試論大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)

曾鋮

【摘要】在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)流必須要進行科學合理的整合、分析以及處理。在變化萬千的大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)要堅持與時俱進，改變傳統(tǒng)檔案管理模式。為此，文章深入探究了企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并提出了與之相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)策略，以期對企業(yè)檔案信息進行合理的整合、分析，助推企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案信息化;建設(shè)

隨著信息科技一日千里地發(fā)展，當前我們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)生產(chǎn)運營規(guī)模日益擴大，在具體的運營過程中產(chǎn)生了海量的檔案數(shù)據(jù)信息，導致傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足海量且復雜的檔案信息管理工作?；诖耍瑯?gòu)建一個完善全面的檔案信息化系統(tǒng)是企業(yè)亟待解決的重要問題。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）檔案管理觀念方法較為落后?？v觀企業(yè)檔案管理工作，是非常依賴紙質(zhì)檔案管理的，檔案管理人員沒有從思想意識上認識到數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的重要性和必要性，無法看到檔案信息化建設(shè)帶來的好處，部分企業(yè)管理者片面認為在大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的不再是信息的匱乏，而是如何在海量的檔案信息中，深度挖掘有用的數(shù)據(jù)信息。

（二）忽視檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。在當前的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，辦公信息化設(shè)備、信息化硬件、軟件是必不可少的，在企業(yè)檔案信息化管理中需要運用掃描技術(shù)、計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。眾所周知，企業(yè)檔案管理部門通常被稱之為“清水衙門”，企業(yè)常常因為硬件、軟件缺乏或是資金不足等因素的限制，造成無法進行全面收集檔案、維護、編制、應(yīng)用信息化等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，嚴重制約了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）缺乏檔案信息化建設(shè)標準。在大數(shù)據(jù)時代，越來越多的企業(yè)參與到電子檔案信息化建設(shè)中，由于檔案信息化建設(shè)起步比較晚，加之發(fā)展速度較快，導致檔案信息化建設(shè)標準還在不斷探索階段。因此具體的應(yīng)用過程中經(jīng)常會有電子文件編號、格式、搜集等不一致的現(xiàn)象，導致相關(guān)工作人員使用檔案的效率或是速度降低。如部分企業(yè)為了防止一些心術(shù)不正的工作人員編輯或是修改電子文件，經(jīng)常會將檔案文件設(shè)置成CAJ或者是PDF格式，由于上述兩種各種需要相應(yīng)的閱讀器，才能打開瀏覽內(nèi)容。換言之，也就是在接受CAJ和PDF格式文件信息時，我們必須要下載CAJ或是PDF閱讀器，才能更好地獲取文件當中的信息。

（四）檔案信息安全性比較低。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息包含了各種企業(yè)重要信息、機密信息。對于企業(yè)而言，一旦這類信息泄露出去，必定會企業(yè)帶來不可預估的財產(chǎn)損失和安全隱患。立足于當前絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無法真正落實企業(yè)檔案信息安全防護工作，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，惡意竊取，最終導致企業(yè)機密信息的泄露，嚴重影響了企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念?？v觀當前企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員將工作重點放在檔案信息數(shù)據(jù)的存儲或是收集方面，在很大程度上忽視了檔案信息處理。當前我們正處在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理者和領(lǐng)導者要堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變管理觀念和方法，不斷加強學習，學習其他企業(yè)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點，同時還定期加強對檔案管理人員的培訓力度，通過培訓促使他們認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，充分利用檔案信息，以便更好地為企業(yè)的經(jīng)營和決策服務(wù)，促使企業(yè)經(jīng)濟效益提升。

（二）加強檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)要需重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，通過各種途徑提升檔案信息化建設(shè)的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，通過這些途徑，提升數(shù)據(jù)資源庫搭建質(zhì)量和收集數(shù)量，真正意義上構(gòu)建一個豐富的檔案信息資源庫。對此，需做好以下幾點：一是重點加強檔案資源的收集整理，在企業(yè)檔案信息建設(shè)中，檔案數(shù)量會直接制約或影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的成效。故而，企業(yè)要不斷加強檔案收集工作，為企業(yè)更好實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對此，企業(yè)要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，企業(yè)還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術(shù)，將文字資料掃描成電子檔案，以便在企業(yè)構(gòu)建一個檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企業(yè)要提供軟硬件支持，企業(yè)檔案管理部門，要得到企業(yè)領(lǐng)導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。另外，企業(yè)還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴格遵守行業(yè)標準和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

（三）完善檔案信息化的規(guī)范標準。第一，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件儲存平臺、傳輸途徑以及格式等，如果企業(yè)各個部門將電子文件發(fā)送到檔案管理部門，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲格式不統(tǒng)一等問題，則會嚴重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問題。進而導致企業(yè)檔案信息化管理工作工作效率和質(zhì)量不盡人意。第二，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文件編號制度，同時企業(yè)還要根據(jù)實際情況，制定文件資料收發(fā)記錄表，做好企業(yè)各個部門之間來往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關(guān)文件時，可以及時準確地進行定位，找到檔案資料。另外企業(yè)還要重視電子檔案的開發(fā)和經(jīng)管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業(yè)檔案信息進行統(tǒng)一管理。除此以外，還應(yīng)當大力推動企業(yè)檔案信息化技術(shù)的標準化應(yīng)用，制定詳細明晰的軟、硬件設(shè)備應(yīng)用的標準，增加有關(guān)資源的使用率，強化企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平。

（四）構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護體系。第一，在大數(shù)據(jù)時代，要想確保企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全，企業(yè)需根據(jù)當前檔案管理實際情況，構(gòu)建信息安全防護體系，這過程中包含了算法加密技術(shù)，這種技術(shù)能有效保護企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)。第二，重點加強檔案信息數(shù)據(jù)的使用權(quán)限，充分利用或是設(shè)置大數(shù)據(jù)自身的安全線技術(shù)，進而更好地查閱或是利用檔案信息。第三，還需充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，保障信息數(shù)據(jù)傳輸或是共享的安全性，同時還要分級管理檔案信息數(shù)據(jù)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的精準性。第四，要確保檔案數(shù)據(jù)在安全的范圍內(nèi)傳播，除此之外，還要保障檔案使用人員在查閱或是利用信息的安全性，規(guī)避企業(yè)重要檔案信息的泄露。

三、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中還存在諸多問題?；诖?，要求企業(yè)堅持與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，完善檔案信息化的規(guī)范標準，構(gòu)建檔案大數(shù)據(jù)安全防護體系，完善自身的檔案信息化體系，從整體上促使企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平和效率，助推企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

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