淺析如何做好高校檔案查借閱工作

周璐 王媛

【摘要】文章在分析高校檔案查借閱工作重要性的基礎(chǔ)上，提出檔案查借閱工作的工作原則。從高校檔案查借閱頻率較高的文書檔案、會計檔案、科研檔案、學(xué)籍學(xué)位檔案和死亡人員人事檔案的查借閱工作方面詳細(xì)介紹了高校檔案查借閱的規(guī)范化管理過程。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;檔案利用;查借閱工作

一、高校檔案查借閱工作的界定

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案主要包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財會、實物、聲像等類別，涉及高校工作的各個部分。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。做好高校檔案工作，可以更好地保障學(xué)校行政工作有序開展，還可以更好地展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)，保存學(xué)校發(fā)展的記憶。

本文所指的高校檔案查借閱工作是高校檔案提供利用工作中的一個部分，它是指高校檔案館（室）根據(jù)檔案利用者的需求，基于館藏情況，為利用者提供檔案閱覽服務(wù)的工作。通過檔案的提供利用，檔案才能實現(xiàn)最終價值，發(fā)揮檔案的資政、查考、憑證、教育和文化等作用。檔案查借閱工作就像一個窗口，一方面反映了檔案收集整理工作是否有序開展，一方面反映了檔案利用者的不同需求。

二、高校檔案查借閱工作的重要性

（一）做好檔案查借閱工作，是發(fā)揮高校檔案價值的必然要求。高校檔案記錄了高校管理過程中形成的各種重要文件和原始材料，具有參考憑證價值;記錄了高校發(fā)展的歷史，具有歷史價值;記錄了教職員工在高校建設(shè)過程中的篳路藍(lán)縷的經(jīng)歷，具有文化育人價值。這些價值都需要通過閱讀檔案內(nèi)容才能實現(xiàn)。規(guī)范的檔案查借閱工作可以讓檔案更充分發(fā)揮其價值。因此，做好檔案查借閱工作，是發(fā)揮高校檔案價值的必然要求。

（二）做好檔案查借閱工作，是高校檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。高校檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環(huán)節(jié)。檔案的查借閱工作屬于檔案提供利用環(huán)節(jié)的一部分。因此，理順檔案查借閱工作流程，是高校檔案工作規(guī)范化管理的必然之舉。

（三）做好檔案查借閱工作，是高校檔案部門服務(wù)學(xué)校和社會的必然要求。高校具有為社會服務(wù)的職能。高校檔案部門是高校服務(wù)的窗口部門。做好檔案查借閱工作，一方面，可以展現(xiàn)學(xué)校的良好工作風(fēng)貌;另一方面，也可以為畢業(yè)生辦理各類證明事宜提供憑證，為學(xué)校工作提供參考資料，為科研工作提供研究數(shù)據(jù)和材料，更好地服務(wù)于學(xué)校和社會。

三、高校檔案查借閱工作的原則

（一）手續(xù)辦理的規(guī)范性。查借閱不同類型的檔案需要提供的手續(xù)不同，審批的權(quán)限也不盡相同。為了保證檔案的合法合規(guī)使用，檔案利用者應(yīng)根據(jù)檔案館（室）的規(guī)定，填寫相關(guān)的表格或提供相應(yīng)的情況說明，經(jīng)有關(guān)單位審批后，攜帶有效身份證件到館（室）進(jìn)行辦理。表格填寫不完整、情況說明描述不清晰，審批不完備等情況，均無法提供查借閱服務(wù)。

（二）查借閱流程的嚴(yán)格性。檔案查借閱工作需要經(jīng)過查借閱申請材料審核、檢索檔案、利用檔案、清點歸還檔案和利用登記五個流程。由于檔案在一定程度上具有保密性和政治性特征，檔案的查借閱流程必須按步進(jìn)行。只有在完整提供查借閱申請材料的基礎(chǔ)上才能提供檔案的查借閱服務(wù)。檔案利用者在檔案利用過程中應(yīng)當(dāng)遵守檔案保護(hù)、檔案保密的規(guī)定。檔案查借閱后應(yīng)該根據(jù)檔案館（室）的要求進(jìn)行登記。

（三）查借閱服務(wù)的細(xì)致性。查借閱服務(wù)的細(xì)致性主要指檔案工作者在檔案查借閱者手續(xù)完備的情況下，應(yīng)認(rèn)真了解和分析其查借閱需求，盡可能細(xì)致、全面地為利用者提供其所需的檔案材料。

四、高校檔案查借閱工作實踐

（一）文書檔案的查借閱工作。文書檔案是高校檔案查借閱工作中利用最多的一類檔案，包括學(xué)校遵照執(zhí)行的上級來文，學(xué)校制定的各類管理辦法，各部門重要的工作記錄等。1.文書檔案的查閱工作。文書檔案的查閱工作主要涉及兩個對象：校內(nèi)工作人員查閱和校外工作人員查閱。針對校內(nèi)工作人員查閱，如果查閱的是本部門檔案，只需向工作人員提供檔案檢索的途徑，如檔案題名、關(guān)鍵詞、歸檔年度、責(zé)任者等信息，就可以在工作人員找到所需檔案并登記后進(jìn)行查閱;如果查閱的是校內(nèi)其它部門的檔案，基于保密性和規(guī)范化的要求，需提供一份雙方部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后允許查閱的情況說明，進(jìn)行登記后方可查閱。針對校外單位查檔，相關(guān)單位需提供一份介紹信，說明查閱的目的及查閱人的相關(guān)信息，查閱人還需出示身份證件以便于工作人員核實身份，提供檔案查閱服務(wù)。2.文書檔案的借閱工作。文書檔案的借閱服務(wù)只針對校內(nèi)工作人員提供。如果借閱的是本部門的檔案，只需要填寫《外借檔案保密安全責(zé)任書》（一式兩份，外借責(zé)任人和檔案館室各保存一份）即可，《外借檔案保密安全責(zé)任書》中明確說明了外借檔案人需要遵守的檔案借閱規(guī)范，明確了外借檔案的內(nèi)容、外借的時間和外借責(zé)任人，明確了檔案外借過程中若出現(xiàn)檔案損壞或泄密需要承擔(dān)的法律責(zé)任。《外借檔案保密安全責(zé)任書》填寫完畢后，需要部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。如果借閱的是其他部門歸檔的檔案，也需要填寫《外借檔案保密安全責(zé)任書》（一式兩份，外借責(zé)任人和檔案館室各保存一份），此表需要借閱部門和檔案歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時還需檔案歸檔部門分管校級領(lǐng)導(dǎo)簽字。這樣做的原因是：一方面考慮到部門歸檔檔案的保密性需要;另一方面需得到分管校級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和同意，明確檔案外借的責(zé)任。

（二）會計檔案的查閱工作。高校會計檔案是指高校的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于高校的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查一所高校過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)。目前來說，高校會計檔案的查閱工作主要涉及三種對象：畢業(yè)生、校內(nèi)工作人員和校外工作人員。畢業(yè)生查閱會計檔案，主要查閱的是學(xué)費發(fā)票，用以辦理學(xué)費報銷和畢業(yè)證書領(lǐng)取等事宜。針對這類情況，畢業(yè)生需提供學(xué)校財務(wù)部門查到的憑證號和本人身份證即可辦理。校內(nèi)工作人員查閱會計檔案，主要有兩種情況：其一，查閱部門經(jīng)費相關(guān)的會計檔案，如購買辦公用品、設(shè)備設(shè)施的經(jīng)費報銷情況、部門工作人員外出參會培訓(xùn)的經(jīng)費報銷情況等;其二，查閱以個人為單位負(fù)責(zé)項目的會計檔案，如專家學(xué)者的科研項目經(jīng)費報銷情況等。校內(nèi)工作人員查閱會計檔案除需提供財務(wù)部門查到的憑證號外，還需要提供一份情況說明（內(nèi)容包括查閱人、查閱事由、查閱時間），部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人知曉并在“情況說明”上簽字，加蓋查閱部門印章，財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)也需知曉此項查閱工作并簽字。這樣做的原因是：會計檔案涉及到部門或項目負(fù)責(zé)人的財務(wù)信息，具有一定的保密要求，需經(jīng)過三方領(lǐng)導(dǎo)的同意才可進(jìn)行查閱。校外單位查閱會計檔案，主要是學(xué)校審計的需求。考慮到審計工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，審計單位查檔時需校內(nèi)對接職能部門（如監(jiān)察審計部門）工作人員陪同查閱，除提供財務(wù)部門查到的憑證號外，還需提供一份情況說明（內(nèi)容包括查閱人、查閱事由、查閱時間），對接職能部門和財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋對接職能部門公章，同時還需提供審計單位查檔人員的工作證件。

（三）科研檔案的查借閱工作?？蒲袡n案是在科研活動中直接形成的，具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。它是高等學(xué)校和科研管理機(jī)構(gòu)特有的檔案。它是科研人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，是反映科學(xué)研究活動的真實記錄，更是重要的科研信息資源儲備形式。目前來說，科研檔案的查借閱主要是用于科研項目結(jié)題驗收、科研項目后續(xù)研究、科研項目獎勵申報和在校教職工職稱評審。主要針對的對象是科研項目負(fù)責(zé)人和參與人。查借閱的內(nèi)容主要是項目實驗記錄、項目申報書和項目驗收材料。項目負(fù)責(zé)人和項目參與人查借閱本人或本人參與項目的科研檔案，只需出示本人身份證即可查閱。針對非項目組外成員查借閱的情況，查借閱人需出示本人的身份證原件，還需提供一份情況說明（內(nèi)容包括查借閱人、查借閱事由、查借閱時間），項目負(fù)責(zé)人或項目論文指導(dǎo)老師簽字并加蓋其所在科研管理部門公章。原因是：科研檔案是科研項目的精華，科研項目的成果屬于項目團(tuán)隊，科研項目的順利完成是基于負(fù)責(zé)人所在單位提供的條件和平臺?；诳蒲许椖勘Ｃ苄缘男枨?，只有科研項目相關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門都許可后，才能提供查借閱服務(wù)。

（四）學(xué)籍、學(xué)位檔案的查閱工作。學(xué)籍檔案指學(xué)生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本個人信息，以及學(xué)號、入學(xué)時間、學(xué)籍情況等學(xué)校相關(guān)信息。本文所指的學(xué)籍、學(xué)位檔案主要指入學(xué)錄取簡明登記表、學(xué)生成績單、學(xué)生畢業(yè)生名冊、授予學(xué)位審核意見、畢業(yè)論文評語意見書等學(xué)生在校就讀所產(chǎn)生的檔案。學(xué)籍、學(xué)位檔案查閱工作的對象主要包括在校生和畢業(yè)生兩類。在校生查閱的內(nèi)容主要是入學(xué)錄取簡明登記表，查閱目的主要包括：一是用以證實在校生的合法身份以代表學(xué)校參加各級各類比賽。二是求職時根據(jù)應(yīng)聘單位的需求證明該生屬學(xué)校正規(guī)錄取的學(xué)生，符合應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生查閱的內(nèi)容涉及學(xué)籍、學(xué)位檔案的各個方面，查閱目的涉及學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充個人檔案、升學(xué)考試和考證等方面。本人查閱學(xué)籍、學(xué)位檔案只需出示本人身份證原件、畢業(yè)證原件或復(fù)印件即可辦理。由于本人無法到館（室）需委托他人辦理的，需出示被委托人身份證原件，同時提供委托人身份證復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件和委托人親筆簽名的委托書，委托書內(nèi)容包括委托人和被委托人的身份信息、委托事由和委托內(nèi)容。原因是：個人的學(xué)籍、學(xué)位檔案屬個人隱私，需完整的證明材料以保證個人學(xué)籍、學(xué)位檔案的安全保密。

（五）死亡人員人事檔案的查閱工作。干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》中“干部死亡5年后，其人事檔案移交本單位檔案部門保存”的規(guī)定，死亡5年以上的死亡人員人事檔案由檔案館（室）提供查閱服務(wù)。校內(nèi)查閱死亡人員人事檔案，需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內(nèi)容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。校外查閱死亡人員人事檔案，同樣需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內(nèi)容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。除此之外，還需提供查閱單位開具的單位介紹信，出示查閱人身份證原件，以核實查閱目的和查閱者身份。

五、結(jié)論

高校檔案查借閱工作是實現(xiàn)高校檔案價值的重要途徑之一。只有在規(guī)范手續(xù)辦理、嚴(yán)格查閱流程、細(xì)致提供查借閱服務(wù)等工作原則的指導(dǎo)下，在明晰查借閱服務(wù)的對象、內(nèi)容和目的的基礎(chǔ)上，理順查借閱工作流程，才能更好地服務(wù)于高校檔案工作的發(fā)展，服務(wù)于高校和社會的發(fā)展。

【本文系2018年云南省檔案局科技項目“高校檔案管理工作機(jī)制研究——以管理控制理論為視角”的研究成果之一。項目編號：2018-X-026】

【參考文獻(xiàn)】

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[2]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[EB/OL].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm， 2019.06-18.