淺析如何做好高校檔案查借閱工作

周璐 王媛

【摘要】文章在分析高校檔案查借閱工作重要性的基礎(chǔ)上，提出檔案查借閱工作的工作原則。從高校檔案查借閱頻率較高的文書檔案、會計(jì)檔案、科研檔案、學(xué)籍學(xué)位檔案和死亡人員人事檔案的查借閱工作方面詳細(xì)介紹了高校檔案查借閱的規(guī)范化管理過程。

【關(guān)鍵詞】高校檔案;檔案利用;查借閱工作

一、高校檔案查借閱工作的界定

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案主要包括黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會、實(shí)物、聲像等類別，涉及高校工作的各個(gè)部分。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。做好高校檔案工作，可以更好地保障學(xué)校行政工作有序開展，還可以更好地展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)，保存學(xué)校發(fā)展的記憶。

本文所指的高校檔案查借閱工作是高校檔案提供利用工作中的一個(gè)部分，它是指高校檔案館（室）根據(jù)檔案利用者的需求，基于館藏情況，為利用者提供檔案閱覽服務(wù)的工作。通過檔案的提供利用，檔案才能實(shí)現(xiàn)最終價(jià)值，發(fā)揮檔案的資政、查考、憑證、教育和文化等作用。檔案查借閱工作就像一個(gè)窗口，一方面反映了檔案收集整理工作是否有序開展，一方面反映了檔案利用者的不同需求。

二、高校檔案查借閱工作的重要性

（一）做好檔案查借閱工作，是發(fā)揮高校檔案價(jià)值的必然要求。高校檔案記錄了高校管理過程中形成的各種重要文件和原始材料，具有參考憑證價(jià)值;記錄了高校發(fā)展的歷史，具有歷史價(jià)值;記錄了教職員工在高校建設(shè)過程中的篳路藍(lán)縷的經(jīng)歷，具有文化育人價(jià)值。這些價(jià)值都需要通過閱讀檔案內(nèi)容才能實(shí)現(xiàn)。規(guī)范的檔案查借閱工作可以讓檔案更充分發(fā)揮其價(jià)值。因此，做好檔案查借閱工作，是發(fā)揮高校檔案價(jià)值的必然要求。

（二）做好檔案查借閱工作，是高校檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。高校檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環(huán)節(jié)。檔案的查借閱工作屬于檔案提供利用環(huán)節(jié)的一部分。因此，理順檔案查借閱工作流程，是高校檔案工作規(guī)范化管理的必然之舉。

（三）做好檔案查借閱工作，是高校檔案部門服務(wù)學(xué)校和社會的必然要求。高校具有為社會服務(wù)的職能。高校檔案部門是高校服務(wù)的窗口部門。做好檔案查借閱工作，一方面，可以展現(xiàn)學(xué)校的良好工作風(fēng)貌;另一方面，也可以為畢業(yè)生辦理各類證明事宜提供憑證，為學(xué)校工作提供參考資料，為科研工作提供研究數(shù)據(jù)和材料，更好地服務(wù)于學(xué)校和社會。

三、高校檔案查借閱工作的原則

（一）手續(xù)辦理的規(guī)范性。查借閱不同類型的檔案需要提供的手續(xù)不同，審批的權(quán)限也不盡相同。為了保證檔案的合法合規(guī)使用，檔案利用者應(yīng)根據(jù)檔案館（室）的規(guī)定，填寫相關(guān)的表格或提供相應(yīng)的情況說明，經(jīng)有關(guān)單位審批后，攜帶有效身份證件到館（室）進(jìn)行辦理。表格填寫不完整、情況說明描述不清晰，審批不完備等情況，均無法提供查借閱服務(wù)。

（二）查借閱流程的嚴(yán)格性。檔案查借閱工作需要經(jīng)過查借閱申請材料審核、檢索檔案、利用檔案、清點(diǎn)歸還檔案和利用登記五個(gè)流程。由于檔案在一定程度上具有保密性和政治性特征，檔案的查借閱流程必須按步進(jìn)行。只有在完整提供查借閱申請材料的基礎(chǔ)上才能提供檔案的查借閱服務(wù)。檔案利用者在檔案利用過程中應(yīng)當(dāng)遵守檔案保護(hù)、檔案保密的規(guī)定。檔案查借閱后應(yīng)該根據(jù)檔案館（室）的要求進(jìn)行登記。

（三）查借閱服務(wù)的細(xì)致性。查借閱服務(wù)的細(xì)致性主要指檔案工作者在檔案查借閱者手續(xù)完備的情況下，應(yīng)認(rèn)真了解和分析其查借閱需求，盡可能細(xì)致、全面地為利用者提供其所需的檔案材料。

四、高校檔案查借閱工作實(shí)踐

（一）文書檔案的查借閱工作。文書檔案是高校檔案查借閱工作中利用最多的一類檔案，包括學(xué)校遵照執(zhí)行的上級來文，學(xué)校制定的各類管理辦法，各部門重要的工作記錄等。1.文書檔案的查閱工作。文書檔案的查閱工作主要涉及兩個(gè)對象：校內(nèi)工作人員查閱和校外工作人員查閱。針對校內(nèi)工作人員查閱，如果查閱的是本部門檔案，只需向工作人員提供檔案檢索的途徑，如檔案題名、關(guān)鍵詞、歸檔年度、責(zé)任者等信息，就可以在工作人員找到所需檔案并登記后進(jìn)行查閱;如果查閱的是校內(nèi)其它部門的檔案，基于保密性和規(guī)范化的要求，需提供一份雙方部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后允許查閱的情況說明，進(jìn)行登記后方可查閱。針對校外單位查檔，相關(guān)單位需提供一份介紹信，說明查閱的目的及查閱人的相關(guān)信息，查閱人還需出示身份證件以便于工作人員核實(shí)身份，提供檔案查閱服務(wù)。2.文書檔案的借閱工作。文書檔案的借閱服務(wù)只針對校內(nèi)工作人員提供。如果借閱的是本部門的檔案，只需要填寫《外借檔案保密安全責(zé)任書》（一式兩份，外借責(zé)任人和檔案館室各保存一份）即可，《外借檔案保密安全責(zé)任書》中明確說明了外借檔案人需要遵守的檔案借閱規(guī)范，明確了外借檔案的內(nèi)容、外借的時(shí)間和外借責(zé)任人，明確了檔案外借過程中若出現(xiàn)檔案損壞或泄密需要承擔(dān)的法律責(zé)任?！锻饨铏n案保密安全責(zé)任書》填寫完畢后，需要部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。如果借閱的是其他部門歸檔的檔案，也需要填寫《外借檔案保密安全責(zé)任書》（一式兩份，外借責(zé)任人和檔案館室各保存一份），此表需要借閱部門和檔案歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)還需檔案歸檔部門分管校級領(lǐng)導(dǎo)簽字。這樣做的原因是：一方面考慮到部門歸檔檔案的保密性需要;另一方面需得到分管校級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和同意，明確檔案外借的責(zé)任。

（二）會計(jì)檔案的查閱工作。高校會計(jì)檔案是指高校的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于高校的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查一所高校過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)。目前來說，高校會計(jì)檔案的查閱工作主要涉及三種對象：畢業(yè)生、校內(nèi)工作人員和校外工作人員。畢業(yè)生查閱會計(jì)檔案，主要查閱的是學(xué)費(fèi)發(fā)票，用以辦理學(xué)費(fèi)報(bào)銷和畢業(yè)證書領(lǐng)取等事宜。針對這類情況，畢業(yè)生需提供學(xué)校財(cái)務(wù)部門查到的憑證號和本人身份證即可辦理。校內(nèi)工作人員查閱會計(jì)檔案，主要有兩種情況：其一，查閱部門經(jīng)費(fèi)相關(guān)的會計(jì)檔案，如購買辦公用品、設(shè)備設(shè)施的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷情況、部門工作人員外出參會培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷情況等;其二，查閱以個(gè)人為單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目的會計(jì)檔案，如專家學(xué)者的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)報(bào)銷情況等。校內(nèi)工作人員查閱會計(jì)檔案除需提供財(cái)務(wù)部門查到的憑證號外，還需要提供一份情況說明（內(nèi)容包括查閱人、查閱事由、查閱時(shí)間），部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人知曉并在“情況說明”上簽字，加蓋查閱部門印章，財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)也需知曉此項(xiàng)查閱工作并簽字。這樣做的原因是：會計(jì)檔案涉及到部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)信息，具有一定的保密要求，需經(jīng)過三方領(lǐng)導(dǎo)的同意才可進(jìn)行查閱。校外單位查閱會計(jì)檔案，主要是學(xué)校審計(jì)的需求?？紤]到審計(jì)工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，審計(jì)單位查檔時(shí)需校內(nèi)對接職能部門（如監(jiān)察審計(jì)部門）工作人員陪同查閱，除提供財(cái)務(wù)部門查到的憑證號外，還需提供一份情況說明（內(nèi)容包括查閱人、查閱事由、查閱時(shí)間），對接職能部門和財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋對接職能部門公章，同時(shí)還需提供審計(jì)單位查檔人員的工作證件。

（三）科研檔案的查借閱工作。科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。它是高等學(xué)校和科研管理機(jī)構(gòu)特有的檔案。它是科研人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，是反映科學(xué)研究活動的真實(shí)記錄，更是重要的科研信息資源儲備形式。目前來說，科研檔案的查借閱主要是用于科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收、科研項(xiàng)目后續(xù)研究、科研項(xiàng)目獎勵申報(bào)和在校教職工職稱評審。主要針對的對象是科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參與人。查借閱的內(nèi)容主要是項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)記錄、項(xiàng)目申報(bào)書和項(xiàng)目驗(yàn)收材料。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目參與人查借閱本人或本人參與項(xiàng)目的科研檔案，只需出示本人身份證即可查閱。針對非項(xiàng)目組外成員查借閱的情況，查借閱人需出示本人的身份證原件，還需提供一份情況說明（內(nèi)容包括查借閱人、查借閱事由、查借閱時(shí)間），項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目論文指導(dǎo)老師簽字并加蓋其所在科研管理部門公章。原因是：科研檔案是科研項(xiàng)目的精華，科研項(xiàng)目的成果屬于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，科研項(xiàng)目的順利完成是基于負(fù)責(zé)人所在單位提供的條件和平臺?；诳蒲许?xiàng)目保密性的需求，只有科研項(xiàng)目相關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門都許可后，才能提供查借閱服務(wù)。

（四）學(xué)籍、學(xué)位檔案的查閱工作。學(xué)籍檔案指學(xué)生在校就讀所錄入的個(gè)人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本個(gè)人信息，以及學(xué)號、入學(xué)時(shí)間、學(xué)籍情況等學(xué)校相關(guān)信息。本文所指的學(xué)籍、學(xué)位檔案主要指入學(xué)錄取簡明登記表、學(xué)生成績單、學(xué)生畢業(yè)生名冊、授予學(xué)位審核意見、畢業(yè)論文評語意見書等學(xué)生在校就讀所產(chǎn)生的檔案。學(xué)籍、學(xué)位檔案查閱工作的對象主要包括在校生和畢業(yè)生兩類。在校生查閱的內(nèi)容主要是入學(xué)錄取簡明登記表，查閱目的主要包括：一是用以證實(shí)在校生的合法身份以代表學(xué)校參加各級各類比賽。二是求職時(shí)根據(jù)應(yīng)聘單位的需求證明該生屬學(xué)校正規(guī)錄取的學(xué)生，符合應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生查閱的內(nèi)容涉及學(xué)籍、學(xué)位檔案的各個(gè)方面，查閱目的涉及學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充個(gè)人檔案、升學(xué)考試和考證等方面。本人查閱學(xué)籍、學(xué)位檔案只需出示本人身份證原件、畢業(yè)證原件或復(fù)印件即可辦理。由于本人無法到館（室）需委托他人辦理的，需出示被委托人身份證原件，同時(shí)提供委托人身份證復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件和委托人親筆簽名的委托書，委托書內(nèi)容包括委托人和被委托人的身份信息、委托事由和委托內(nèi)容。原因是：個(gè)人的學(xué)籍、學(xué)位檔案屬個(gè)人隱私，需完整的證明材料以保證個(gè)人學(xué)籍、學(xué)位檔案的安全保密。

（五）死亡人員人事檔案的查閱工作。干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》中“干部死亡5年后，其人事檔案移交本單位檔案部門保存”的規(guī)定，死亡5年以上的死亡人員人事檔案由檔案館（室）提供查閱服務(wù)。校內(nèi)查閱死亡人員人事檔案，需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內(nèi)容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。校外查閱死亡人員人事檔案，同樣需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內(nèi)容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋部門公章。除此之外，還需提供查閱單位開具的單位介紹信，出示查閱人身份證原件，以核實(shí)查閱目的和查閱者身份。

五、結(jié)論

高校檔案查借閱工作是實(shí)現(xiàn)高校檔案價(jià)值的重要途徑之一。只有在規(guī)范手續(xù)辦理、嚴(yán)格查閱流程、細(xì)致提供查借閱服務(wù)等工作原則的指導(dǎo)下，在明晰查借閱服務(wù)的對象、內(nèi)容和目的的基礎(chǔ)上，理順查借閱工作流程，才能更好地服務(wù)于高校檔案工作的發(fā)展，服務(wù)于高校和社會的發(fā)展。

【本文系2018年云南省檔案局科技項(xiàng)目“高校檔案管理工作機(jī)制研究——以管理控制理論為視角”的研究成果之一。項(xiàng)目編號：2018-X-026】

【參考文獻(xiàn)】

[1]中華人民共和國教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法（中華人民共和國教育部令第27號）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs_left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html，2019-06-17.

[2]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[EB/OL].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm， 2019.06-18.