《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

九、企業(yè)檔案利用工作要求

7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統(tǒng)建設，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。

檔案檢索系統(tǒng)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要內容和必要條件。做到及時、有效地提供檔案利用服務，必須強化檔案檢索系統(tǒng)建設，這是提供利用服務的基礎和必要條件。檔案檢索系統(tǒng)是將已整理好的檔案經過著錄和標引，按規(guī)定順序排列而成的數(shù)據庫。是從不同角度、運用不同手段揭示檔案信息，為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具體系。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng)兩大類。手工檢索系統(tǒng)是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統(tǒng)，常見的有檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄等;計算機檢索系統(tǒng)是使用電子計算機、檔案操作系統(tǒng)等對檔案信息中具有檢索意義的特征進行標識、儲存，達到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機檢索系統(tǒng)根據檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。

開發(fā)檔案信息資源是指企業(yè)檔案部門緊密圍繞本企業(yè)中心工作、重點工作，結合科技、生產活動及其管理的客觀需要，根據檔案庫藏的實際情況，在信息分析研究的基礎上，將相對分散的、數(shù)量眾多的檔案信息進行科學的加工，組織成為相對系統(tǒng)的、形式多樣的檔案信息編研成果，為企業(yè)相關工作主動提供信息服務，或將有關專題的檔案信息集中打包，通過網絡推送服務，主動為相關領導和技術業(yè)務人員提供檔案信息服務的工作。主動開發(fā)檔案信息資源服務企業(yè)需要，是檔案工作具有較高專業(yè)水準的體現(xiàn)，能夠最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，企業(yè)檔案部門應該通過選題、選材、加工、編研等一系列的業(yè)務活動，拓寬檔案信息服務的途徑。

提供檔案利用服務是檔案工作的根本目的。檔案利用服務主要有以下幾種方式：

1）檔案查閱服務;

2）檔案出借服務;

3）檔案展覽與陳列服務;

4）檔案復制服務;

5）檔案證明服務

6）檔案咨詢服務

7）網絡推送服務等。

7.9.2 企業(yè)應根據保密規(guī)定和知識產權管理要求，設定利用者權限。超越權限的利用需有關領導審批。

利用檔案時，應嚴格按照本企業(yè)檔案利用制度和保密制度的有關規(guī)定，按照部門和崗位（職位）的不同分別設定利用權限，超越利用權限的，要按照規(guī)定的程序履行審批手續(xù)。

7.9.3 利用檔案應按規(guī)定進行登記。利用數(shù)果突出的宜進行登記。

借閱檔案登記表是一種全面、系統(tǒng)記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式，它既是檔案機構記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，又是檔案機構向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據，同時還可以通過對借閱登記的分析研究，進一步判斷文件的保存價值，為檔案價值的進一步鑒定提供信息。登記內容包括：序號、日期、檔號、題名、借閱部門、借閱人簽字、歸還日期、備注。

序號：按照時間順序給定的自然流水號;

日期：填寫借閱檔案的時間;

檔號：填寫所借閱檔案的檔號;

題名：填寫借閱檔案的案卷題名或文件題名;

借閱部門：借閱人所在的部門;

借閱人簽字：借閱檔案人員的親筆簽名;

歸還日期：填寫歸還檔案的時間;

備注：需要說明的情況或問題。

檔案利用效果登記簿：是檔案機構對每一次利用的成效結果所進行的跟蹤調查，由利用者負責填寫。內容包括：利用日期、利用部門、利用者、檔號、主要內容、用途、利用效果等。

利用日期：填寫利用檔案的時間;

利用部門：填寫利用者所在的部門名稱;

利用者：填寫利用檔案人員的姓名;

檔號：填寫提供利用檔案的檔號;

主要內容：填寫所利用檔案的主要內容;

用途：填寫利用檔案的目的;

利用效果：填寫利用檔案所解決的問題，或產生的社會效益和經濟效益。

（此部分未完待續(xù)）