查檔高峰暴露出的問(wèn)題及建議

孫銘偉

近年來(lái)，我國(guó)多地檔案館都迎來(lái)了查檔高峰，例如，諸城市檔案館在2013年至今已迎來(lái)三次大的查檔高峰。在中國(guó)檔案資訊網(wǎng)輸入“查檔高峰”進(jìn)行檢索，檢索出的結(jié)果有63條之多，單是2019年就有重慶市涪陵區(qū)檔案館、云南耿馬自治縣檔案館、江西省吉安市檔案館等多家檔案館出現(xiàn)了查檔高峰。這些查檔高峰的出現(xiàn)，彰顯了社會(huì)對(duì)于檔案認(rèn)可度的提升，也有助于擴(kuò)大檔案館的知名度，提升全社會(huì)的檔案意識(shí)，但查檔高峰同時(shí)也暴露出了檔案工作的一些薄弱環(huán)節(jié)和有待解決的問(wèn)題。本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并嘗試提出建議。

一、查檔高峰暴露出的問(wèn)題

1.部門缺乏溝通，檔案館沒(méi)有準(zhǔn)備

對(duì)于檔案館而言，查檔高峰的出現(xiàn)將帶來(lái)比日常多十幾倍甚至幾十倍、上百倍的工作量。一個(gè)縣級(jí)檔案館，平常年份接待的查檔人次大概在幾千人，但在查檔高峰期間，一個(gè)星期接待的查檔人次就可能達(dá)到甚至超過(guò)這個(gè)數(shù)字。如果不能及時(shí)做好準(zhǔn)備工作，查檔高峰到來(lái)后，工作將會(huì)陷入極大的被動(dòng)。每一次查檔高峰的出現(xiàn)，多與教育局、人社局等政府部門出臺(tái)的政策和相關(guān)工作有關(guān)，比如事業(yè)單位人員評(píng)職稱、村干部落實(shí)退職補(bǔ)貼等等，檔案館雖然不是這些工作的推動(dòng)者，但作為檔案憑證提供者，卻要擔(dān)當(dāng)至關(guān)重要的角色。如果檔案館提前知曉相關(guān)部門的工作，也就可以對(duì)查檔高峰做出預(yù)判。然而，在現(xiàn)實(shí)中，教育局、人社局等相關(guān)部門極少會(huì)主動(dòng)與檔案館溝通，這也就造成在查檔高峰到來(lái)時(shí)，檔案館實(shí)際上要面對(duì)的是一場(chǎng)“無(wú)準(zhǔn)備之仗”，工作非常被動(dòng)，尤其是在查檔高峰初期，難以迅速有效地開(kāi)展相關(guān)工作，并因而造成查檔工作效率低下，群眾滿意度不高。

2.檔案館缺少預(yù)案

在查檔高峰到來(lái)時(shí)，檔案館之所以會(huì)出現(xiàn)一定時(shí)期的無(wú)序狀態(tài)，一方面是教育局、人社局等部門沒(méi)有將工作情況提前告知檔案館，另一方面則是因?yàn)闄n案館缺少相關(guān)預(yù)案，或者預(yù)案流于形式。由于查檔高峰并不是一種經(jīng)常發(fā)生的現(xiàn)象，有可能很多年才會(huì)出現(xiàn)一次，很多檔案館對(duì)此的重視程度事實(shí)上是不夠的，也沒(méi)有制定預(yù)案，或者雖然曾經(jīng)制定過(guò)預(yù)案，但是因?yàn)楦鞣N原因而沒(méi)有施行。檔案館分多個(gè)部門，每個(gè)部門都有自己的職責(zé)，承擔(dān)日常查檔任務(wù)的只是一個(gè)部門。當(dāng)查檔高峰到來(lái)時(shí)，需要各個(gè)部門通力合作才可以應(yīng)對(duì)，但由于缺少相關(guān)預(yù)案，仍然由承擔(dān)日常查檔任務(wù)的那一個(gè)部門來(lái)接待成倍增長(zhǎng)的查檔者，這也就造成了查檔高峰初期查檔工作的不利局面。

3.過(guò)度查檔造成浪費(fèi)

當(dāng)前，我國(guó)各地都已經(jīng)取消了查檔費(fèi)用，這對(duì)于廣大人民群眾是一個(gè)好事情，可以減輕查檔者的負(fù)擔(dān)，突出檔案館作為公共文化設(shè)施的公益屬性。但取消費(fèi)用同時(shí)也帶來(lái)了新的問(wèn)題，很多查檔者在得知查詢、復(fù)印檔案不收取任何費(fèi)用之后，往往會(huì)要求工作人員查詢和復(fù)印盡可能多的檔案，而其中有相當(dāng)部分的檔案是查檔者實(shí)際并不需要的。還有的查檔者短期內(nèi)多次到檔案館查詢同一個(gè)問(wèn)題，重復(fù)查詢和復(fù)印檔案。這些現(xiàn)象，可以稱之為過(guò)度查檔。在查檔高峰期間，過(guò)度查檔的問(wèn)題尤為嚴(yán)重。查檔高峰期間，檔案館需要組織多名工作人員同時(shí)開(kāi)展查檔工作，不少查檔者在一個(gè)窗口查完，又去另一個(gè)窗口查，直到讓所有的查檔工作人員都為其查詢一遍才結(jié)束。有很多查檔者只要看到一份檔案上有自己的名字，不管是否有意義，就要求工作人員復(fù)印，不管工作人員怎么解釋，仍然堅(jiān)持要求復(fù)印。這種過(guò)度查檔為檔案館帶來(lái)了很多無(wú)效勞動(dòng)，同時(shí)也造成了公共資源的浪費(fèi)。

二、建議

1.制定預(yù)案，加強(qiáng)溝通

要解決查檔高峰期間尤其是初期的無(wú)序狀態(tài)，首先應(yīng)該從檔案館自身找原因，用制度來(lái)解決問(wèn)題。每一個(gè)檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)該意識(shí)到，盡管查檔高峰不是檔案館的常態(tài)，甚至自己管理的檔案館從未出現(xiàn)過(guò)查檔高峰，但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，查檔高峰出現(xiàn)的概率和頻次會(huì)越來(lái)越高，每一個(gè)檔案館都應(yīng)該制定相關(guān)預(yù)案，明確查檔高峰到來(lái)時(shí)，檔案館的每一個(gè)部門承擔(dān)什么樣的職責(zé)，工作時(shí)間如何安排等等，并形成長(zhǎng)期機(jī)制。有了制度保障，當(dāng)查檔高峰真的到來(lái)時(shí)，檔案館才能做到從容應(yīng)對(duì)。除了自身的制度建設(shè)之外，檔案館還應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與人社局、教育局、組織部、政府辦公室等相關(guān)部門的溝通，這種溝通包括事前、事中和事后每一個(gè)環(huán)節(jié)。[1]在日常工作中，尤其是國(guó)家出臺(tái)某項(xiàng)新政策后，檔案館應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通，了解后續(xù)工作是否涉及到查檔工作，也就可以對(duì)查檔高峰有所預(yù)判。在查檔高峰期間，檔案館也需要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，了解工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和涉及到的查檔人數(shù)，如有必要，可以請(qǐng)后者派工作人員協(xié)助查檔。在查檔高峰結(jié)束以后，檔案館應(yīng)再次與相關(guān)部門溝通，一方面溝通查檔情況，另一方面了解是否還有后續(xù)的工作有可能帶來(lái)新的查檔高峰。

2.推行檔案數(shù)字化，開(kāi)展異地查檔

查檔高峰期間，檔案館接待的查檔人次成倍增長(zhǎng)，工作量非常大。如果采用傳統(tǒng)的手工查檔方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且查檔效果不好，還容易造成紙質(zhì)檔案的損毀。而采用計(jì)算機(jī)查檔，則具有方便快捷、查檔效果好、不會(huì)損壞紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。事實(shí)上，在現(xiàn)實(shí)中，數(shù)字檔案館在應(yīng)對(duì)查檔高峰時(shí)也的確發(fā)揮了極大的作用。[2]各地檔案館都應(yīng)該加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，用先進(jìn)技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案工作的提升，從而有效應(yīng)對(duì)可能到來(lái)的查檔高峰。此外，檔案館還應(yīng)該積極探索異地查檔、網(wǎng)上查檔等新型方式。作者婁紅將跨館查檔、網(wǎng)上查檔、電話查檔等統(tǒng)稱為“異地查檔”，當(dāng)前，我國(guó)各地異地查檔工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)，并且范圍越來(lái)越廣，從單一區(qū)域逐漸擴(kuò)大了全省范圍和多省市跨地區(qū)查檔。[3]查檔高峰期間，來(lái)到檔案館的查檔者，有相當(dāng)比例是從外地過(guò)來(lái)的，如果查檔者可以在居住地檔案館就可以查詢異地檔案，或者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、打電話等方式查到所需要的檔案，也就無(wú)需再前往異地檔案館，從而也就減少了查檔高峰的到館人次，有利于降低檔案館的工作量，提升工作效率。

3.最大限度減少過(guò)度查檔造成的浪費(fèi)

過(guò)度查檔和和由此帶來(lái)的資源浪費(fèi)，是檔案館當(dāng)前面臨的一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，我們必須予以重視。之所以會(huì)出現(xiàn)過(guò)度查檔的現(xiàn)象，一是因?yàn)椴樵兒蛷?fù)印檔案不需要任何費(fèi)用，這就造成了部分查檔者出現(xiàn)了“占便宜”的心理，能多復(fù)印一張就多復(fù)印一張，即使沒(méi)有意義，也想要復(fù)印出來(lái)。二是因?yàn)闄n案部門在宣傳免費(fèi)查檔時(shí)，片面強(qiáng)調(diào)免費(fèi)，而忽視了對(duì)檔案本身的宣傳，社會(huì)整體的檔案意識(shí)和檔案認(rèn)知仍然處在一個(gè)比較低的水平。三是因?yàn)閲?guó)民的公德意識(shí)有待提高，很多人并不認(rèn)為過(guò)度查詢和復(fù)印檔案是對(duì)公共資源的一種浪費(fèi)。要減少過(guò)度查檔造成的浪費(fèi)，就要從這三個(gè)原因入手。免費(fèi)查檔是我國(guó)的一項(xiàng)惠民政策，檔案館應(yīng)該堅(jiān)定地執(zhí)行。檔案館應(yīng)該努力提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案認(rèn)知，通過(guò)展覽、報(bào)刊、廣播、電視等各種途徑宣傳檔案，讓更多的人了解檔案憑證價(jià)值的特殊性。同時(shí)檔案館應(yīng)充分發(fā)揮公共文化場(chǎng)館的作用，宣傳財(cái)政資金取之于民、用之于民和節(jié)約公共資源的重要性，讓查檔者意識(shí)到過(guò)度查檔是一種浪費(fèi)。同時(shí)檔案館應(yīng)貫徹雙面復(fù)印的原則，并積極探索多份檔案打印在一張紙上的方式，最大限度降低檔案復(fù)制成本。

參考文獻(xiàn)：

[1]邢常秀，王增強(qiáng).現(xiàn)代管理學(xué)在查檔高峰中的應(yīng)用[J].云南檔案，2017（1）：45-46.

[2]吳金忠，趙輝.從容應(yīng)對(duì)查檔“大潮”——諸城市檔案館民師查檔工作紀(jì)實(shí)[J].中國(guó)檔案，2013（11）：44.

[3]婁紅.異地查檔的問(wèn)題及建議[J].檔案天地，2019（9）：58-59+32.

作者單位：山東省諸城市衛(wèi)生綜合執(zhí)法大隊(duì)