人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)可行性分析

李文鴻

一、人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的必要性

1.人社檔案多頭管理現(xiàn)象嚴(yán)重，管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失

我國的社會(huì)保障體系包括社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救濟(jì)、社會(huì)福利、優(yōu)撫安置四個(gè)方面。人社檔案是由各個(gè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立負(fù)責(zé)整理與保存，此外不同省份地區(qū)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)與工作流程存在較大差異，這種政出多門的分散管理模式嚴(yán)重阻礙人社檔案的管理和開發(fā)。業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺失十分不利于人社檔案管理工作的開展，至今為止，我國仍未出臺(tái)專門的人力資源與社會(huì)保障檔案管理的法律和行政法規(guī)，只有一部2009年人力資源和社會(huì)保障部與國家檔案局共同出臺(tái)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，該規(guī)定明確了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理要求。該規(guī)定目前僅針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)一項(xiàng)出臺(tái)規(guī)定，其他三個(gè)部分的人社檔案仍面臨無法可依的尷尬境地。由于缺少專門的人社檔案行政法規(guī)和部門規(guī)章的指導(dǎo)，各地都陸續(xù)制定和公布了當(dāng)?shù)仃P(guān)于人社檔案管理的政府規(guī)章，形成了如今我國各省、市及各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的人社檔案形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、歸檔范圍不一致、管理方法不統(tǒng)一的檔案管理現(xiàn)狀，極大限制了全國人社檔案信息的統(tǒng)籌管理和利用。

2.傳統(tǒng)人社紙質(zhì)檔案管理水平低，檔案安全狀況堪憂

傳統(tǒng)人社業(yè)務(wù)檔案主要為紙質(zhì)形式，手工整理，隨著社會(huì)保障范圍的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的需要，制約了人社業(yè)務(wù)效率的提升和服務(wù)的改善。由于業(yè)務(wù)的需要，人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)分散在城市的各個(gè)區(qū)域，與之相應(yīng)的人社檔案也分散保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，人社檔案的分散存儲(chǔ)給檔案的保管帶來巨大隱患，對(duì)參保人員的查詢利用造成了極大的不便。加之許多人社經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員檔案意識(shí)較差，沒有經(jīng)受過專業(yè)的檔案培訓(xùn)與指導(dǎo)，檔案專業(yè)知識(shí)薄弱，無法應(yīng)對(duì)數(shù)量巨大、類型豐富的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理效率低下。由于缺少業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加之許多人社經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案意識(shí)不足，只重視人社業(yè)務(wù)的開展，對(duì)與人社業(yè)務(wù)活動(dòng)相伴而生的檔案資料的整理和保管工作投入不足、重視不夠，以至于沒有形成一套完整統(tǒng)一的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致人社檔案的有序性和完整性無法得到保障。

3.傳統(tǒng)人社檔案管理無法滿足用戶的信息查詢利用需求

人社檔案是智慧人社對(duì)于醫(yī)保、養(yǎng)老、就業(yè)、醫(yī)療等業(yè)務(wù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析評(píng)估與預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)來源。傳統(tǒng)的人社檔案管理存在紙質(zhì)檔案分散保管，手工整理效率低下、整理不規(guī)范的問題，無法將信息儲(chǔ)量豐富的人社檔案變?yōu)椤靶畔⒇?cái)富”。人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，將人社檔案信息進(jìn)行整序，使之有序化，能夠?yàn)槿松绮块T深層次挖掘信息價(jià)值、進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析與預(yù)測(cè)提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息，從而為人社部門進(jìn)行基金監(jiān)管、就業(yè)失業(yè)狀況評(píng)估等業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)指導(dǎo)，能夠通過將各項(xiàng)人社業(yè)務(wù)檔案信息的整合與關(guān)聯(lián)，為參保人員提供完整的、全面的人社檔案信息，提供可視化的檔案信息服務(wù)，以圖表等形式讓參保人員對(duì)復(fù)雜難懂的人社業(yè)務(wù)（如參保繳費(fèi)記錄、報(bào)銷比例）有更加清晰、生動(dòng)的認(rèn)知。國家大力推動(dòng)電子政務(wù)建設(shè)，人社部門也提出建設(shè)“智慧社?！?，為用戶提供“指尖服務(wù)”，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)辦理流程，傳統(tǒng)人社檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人社業(yè)務(wù)的發(fā)展，人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)能夠輔助人社部門實(shí)現(xiàn)“一口受理、一鏈辦理、一網(wǎng)通辦、異地可辦、一次辦好”[1]的目標(biāo)。

4.人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)是我國電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分

2017年國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》明確要求，持續(xù)推進(jìn)政務(wù)信息互通、資源整合，雖然我國電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)取得巨大進(jìn)展，但仍存在諸如在線服務(wù)能力有待提升、信息孤島仍然存在、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尚未形成等問題。我國建立了涵蓋4億人的全國就業(yè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫，全民參保登記數(shù)據(jù)庫的登記人數(shù)超過13 億，人社檔案數(shù)據(jù)不僅儲(chǔ)量巨大，而且數(shù)據(jù)價(jià)值密度極高，人社檔案數(shù)據(jù)的有效管理與開發(fā)利用是我國電子政務(wù)數(shù)據(jù)建設(shè)的重中之重。人社業(yè)務(wù)電子檔案系統(tǒng)通過對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的綜合應(yīng)用，對(duì)存量人社檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)增量人社業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行信息化處理，使數(shù)量巨大、類型駁雜的人社檔案信息有序化，為人社大數(shù)據(jù)信息“提純”，不僅可以保障人社檔案的信息安全，助力政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，統(tǒng)一規(guī)范的信息格式標(biāo)準(zhǔn)還為人社數(shù)據(jù)庫與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同創(chuàng)造條件，為政府資源利用水平和政府服務(wù)水平的提升奠定信息基礎(chǔ)。

二、人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的可行性

1.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的前端控制與收集

人社電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)要與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行銜接，對(duì)人社電子檔案實(shí)施前端控制，根據(jù)人社業(yè)務(wù)的需要對(duì)人社檔案形成格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和業(yè)務(wù)操作流程固化在人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)中。在人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中實(shí)時(shí)產(chǎn)生的電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔，同步更新于統(tǒng)一的人社檔案數(shù)據(jù)庫中，擺脫的傳統(tǒng)管理模式中定期歸檔的弊端，可以使人社檔案信息更快地實(shí)現(xiàn)跨業(yè)務(wù)、跨層級(jí)、跨地區(qū)的流通和共享，通過人社數(shù)據(jù)的快速流動(dòng)與共享，可以減少大量檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入與收集，不僅可以節(jié)省數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，而且在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)用戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)直接錄入，大大縮短業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，人社業(yè)務(wù)異地辦理能很大程度上規(guī)避傳統(tǒng)模式下繁瑣的業(yè)務(wù)辦理流程以及種類繁雜的各種證明。通過對(duì)人社檔案的前端控制，不僅檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一，為人社電子檔案的收集與共享打下了良好的基礎(chǔ)。

2.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的整序與檢索

有序的信息才是真正具有價(jià)值的信息，充分發(fā)揮人社檔案的內(nèi)在價(jià)值需要進(jìn)行檔案信息的整序，整序程序主要分為著錄和標(biāo)引。人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)參照《檔案著錄規(guī)則》并與人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)接，系統(tǒng)錄入除常用著錄項(xiàng)外還新增人社業(yè)務(wù)特有著錄項(xiàng)，保證了人社檔案著錄項(xiàng)目的齊全完整，增強(qiáng)系統(tǒng)著錄的規(guī)范性。通過提前錄入著錄項(xiàng)，建立相應(yīng)的著錄管理模塊，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)著錄和自動(dòng)標(biāo)引，在系統(tǒng)中自動(dòng)生成卷內(nèi)目錄。與傳統(tǒng)檔案著錄不同的是，電子檔案管理系統(tǒng)著錄的不僅是文件本身的內(nèi)容信息，而且包括文件形成背景、文件形成者等元數(shù)據(jù)信息，這些元數(shù)據(jù)作用于人社檔案的全生命周期，對(duì)其進(jìn)行全過程管理和監(jiān)控。

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)在實(shí)施整序的同時(shí)也在建設(shè)電子文件檢索系統(tǒng)。標(biāo)引是建立檢索系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提[2]，電子檔案管理系統(tǒng)通過采用人工智能與概率統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引，按照系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)則從人社檔案信息中自動(dòng)抽取關(guān)鍵詞，提供給檢索系統(tǒng)以作查詢檢索之用。自動(dòng)著錄和自動(dòng)標(biāo)引不僅大大減少檔案管理工作量，提升檔案管理工作效率，還能為人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和用戶提供多條件檢索方式，便于用戶更快更全面地檢索到自己所需的檔案信息，而且利用元數(shù)據(jù)的多維性特征可以反映檔案信息的多維聯(lián)系，比如檢索用戶的醫(yī)保信息、社會(huì)補(bǔ)助領(lǐng)取信息，系統(tǒng)可能會(huì)檢索出同一個(gè)人相關(guān)的就業(yè)失業(yè)等關(guān)聯(lián)信息，通過多條件檢索方式能夠大大提升檢索效率和檢索質(zhì)量，為用戶提供一個(gè)友好的檢索界面。

3.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的保管與安全

人社檔案蘊(yùn)含著大量、核心、質(zhì)優(yōu)、動(dòng)態(tài)的社保數(shù)據(jù)信息，稱之為一座“富礦”可謂實(shí)至名歸[3]。在保證數(shù)據(jù)安全的前提下加以開發(fā)利用會(huì)產(chǎn)生巨大的價(jià)值，然而人社數(shù)據(jù)資源猶如劍之雙刃，發(fā)生數(shù)據(jù)泄露也會(huì)對(duì)國家和社會(huì)帶來無法估量的危害。人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)將以保證人社檔案信息的完整性、可讀性、可用性、機(jī)密性作為保障人社數(shù)據(jù)安全的目標(biāo)，通過應(yīng)用一系列安全技術(shù)與系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以最大限度的保證人社檔案數(shù)據(jù)在保管和利用等環(huán)節(jié)的信息安全。

完整性就是保證數(shù)據(jù)信號(hào)不丟失、未篡改，電子檔案管理系統(tǒng)綜合利用區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、時(shí)間戳技術(shù)來維護(hù)數(shù)據(jù)的完整性。其中數(shù)字簽名技術(shù)和時(shí)間戳技術(shù)利用hash算法將人社檔案信息轉(zhuǎn)化為唯一對(duì)應(yīng)的hash值，通過第三方認(rèn)證保證數(shù)據(jù)的完整、可信;區(qū)塊鏈技術(shù)集成了分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸、共識(shí)機(jī)制、加密算法等多重技術(shù)[4]，對(duì)維護(hù)人社數(shù)據(jù)的真實(shí)完整具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)?？勺x性就是保持人社數(shù)據(jù)可讀的技術(shù)環(huán)境，防止檔案信息丟失，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)通過管控文件格式，跟蹤技術(shù)環(huán)境演變，對(duì)需要長(zhǎng)久保存的人社檔案實(shí)施格式管理，通過格式登記系統(tǒng)等技術(shù)確保人社檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可讀。

可用性就是證據(jù)價(jià)值不丟失，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)通過對(duì)人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成檔案信息加蓋可信時(shí)間戳、數(shù)字簽名等措施，利用hash運(yùn)算保證人社電子檔案真實(shí)可信，值得一提的是區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)于維護(hù)檔案信息的可信性具有突出的效果，它將所有節(jié)點(diǎn)所有檔案真實(shí)性維護(hù)任務(wù)綁定在一起，筑起真實(shí)性保護(hù)的堅(jiān)固城墻[5]。機(jī)密性就是檔案信息內(nèi)容不泄密，人社業(yè)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)庫中整合了各個(gè)業(yè)務(wù)、各個(gè)層級(jí)、各個(gè)地區(qū)的人社數(shù)據(jù)信息，為了讓這些數(shù)據(jù)在電子檔案管理系統(tǒng)中安全、有效的運(yùn)行，保證正常用戶的合理利用和防止信息的濫用或泄露，電子檔案管理系統(tǒng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)的非對(duì)稱機(jī)密、公私鑰設(shè)等技術(shù)，構(gòu)建了多角色權(quán)限管理模式，根據(jù)人社業(yè)務(wù)需要設(shè)置多種系統(tǒng)角色，每個(gè)角色擁有不同范圍的信息利用權(quán)限，從而保證人社信息的合法利用。

4.人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與利用

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)統(tǒng)一的信息整合保管與檢索利用平臺(tái)，通過業(yè)務(wù)流、信息流的建設(shè)與系統(tǒng)設(shè)計(jì)打通不同業(yè)務(wù)、各個(gè)層級(jí)人社檔案數(shù)據(jù)庫的互通壁壘，為人社業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)利用提供了有力的技術(shù)環(huán)境與高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源。電子檔案管理系統(tǒng)依托于數(shù)量巨大、價(jià)值密度高、動(dòng)態(tài)更新的人社檔案信息資源，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的感知能力對(duì)人社各項(xiàng)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)和行為進(jìn)行精準(zhǔn)“畫像 ”，結(jié)合人工智能技術(shù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，從而形成對(duì)大眾個(gè)性化需求的感知與判斷，從而為相關(guān)用戶提供個(gè)性化、專業(yè)化的人社服務(wù)。

人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)為人社各業(yè)務(wù)、各機(jī)構(gòu)、各部門提供了統(tǒng)一業(yè)務(wù)入口、統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人社數(shù)據(jù)的大集中、大融合，通過各個(gè)系統(tǒng)信息的協(xié)同共享，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿，可以大大加快業(yè)務(wù)辦理效率，減少大量繁瑣手續(xù)與無用證明，從而提升群眾滿意度?；诮y(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，人社業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)、人臉、指紋等生物識(shí)別技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)線上遠(yuǎn)程待遇享受識(shí)別認(rèn)證，輔助認(rèn)定就業(yè)扶持、社會(huì)救濟(jì)享受資格，全面提升人社部門公共服務(wù)能力。

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作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院