紙質(zhì)檔案與電子檔案在保護技術(shù)上的差異性分析

張珊珊

一、引言

從古至今，我國乃至世界對于檔案的存儲所使用的主要介質(zhì)（載體）就是紙張。世界上最早的紙出現(xiàn)在中國的西漢時期，東漢時蔡倫發(fā)明了造紙術(shù)，不僅提高了紙張的質(zhì)量，在紙的制造效率方面也有了質(zhì)的提升。這對于檔案的記錄與保存是一個歷史性的飛躍。紙張有輕薄、價格低等優(yōu)勢，紙張的出現(xiàn)有力地推動了人類文明的進步與發(fā)展。但相比于電子檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案卻也存在著非常明顯的缺陷：第一，紙質(zhì)檔案所傳播的范圍較為狹窄，不能實現(xiàn)大范圍的信息傳輸傳播。第二，紙質(zhì)檔案受到空間性與地域性的影響較大，且紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境的影響而出現(xiàn)損壞。[1]在保存方面比較容易受環(huán)境、制作材料、化學反應等各方面因素的影響。在對紙質(zhì)檔案保管的過程中，對于技術(shù)的要求較高。而電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，出現(xiàn)的時間較晚，二十世紀中后期才出現(xiàn)，與此同時紙質(zhì)檔案已經(jīng)有上千年的歷史。電子檔案的保管要依附于電子計算機，因為它所使用的載體主要是可被讀取的光盤或磁盤、數(shù)據(jù)庫等，且對于電子技術(shù)的要求也較高。電子檔案主要有存儲容量大、占用空間小、可分享性較高等優(yōu)勢，但它的載體和內(nèi)容的可分離性使得其安全性不能保證，且存儲載體的可讀性也有一定的局限。二者都存在不同程度上的的優(yōu)缺點，在進行檔案保護的過程中，不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要依據(jù)不同情況以及不同要求進行保護方式的選擇。同時也要合理地保存電子檔案及紙質(zhì)檔案，以方便今后的使用。二者性質(zhì)與特點上的差異性決定了其保護技術(shù)的差異性。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案保護技術(shù)的差異性分析

1.存儲載體保護的差異性

檔案要被保存，最為重要的是其載體上的信息內(nèi)容，但檔案載體也是關(guān)鍵。紙質(zhì)檔案的存儲載體是紙張。紙張的演變經(jīng)歷了一個漫長的過程，世界上最早的紙出現(xiàn)在我國的西漢時期，而紙張作為一種書寫材料大約在晉代。紙張作為檔案載體，有紙草之便，不易破裂;有竹木之廉，體積不大;有縑帛羊皮之軟，無其貴;有金石之堅，而不笨重。電子檔案的載體主要是光盤或者磁盤、數(shù)據(jù)庫等，光盤及磁盤的主要構(gòu)成材料為聚碳酸脂盤基，這種材料本身就具有帶靜電的性質(zhì)，由于其會產(chǎn)生靜電，就會使得光盤及磁盤外部及內(nèi)部吸附大量的黏土、灰塵，從而導致光盤或磁盤出現(xiàn)發(fā)霉或磨損，進而破壞了磁盤及光盤內(nèi)部存儲的信息，使其失去其應有的價值。[2]而數(shù)據(jù)庫作為存儲電子檔案的載體之一，可以儲存各種類型的電子檔案，如聲像、圖片、文本等。對于檔案載體的保護主要是其壽命，只有延長載體的壽命，檔案才能繼續(xù)發(fā)揮其應有的價值。

2.存儲環(huán)境保護的差異性

在存儲環(huán)境方面，紙質(zhì)檔案的保護要求比電子檔案更高。紙質(zhì)檔案主要保存在檔案庫房中，環(huán)境影響因素多。首先是溫濕度：檔案庫房保存紙質(zhì)檔案的溫濕度標準是：適宜溫度為14℃-24℃，適宜相對濕度為40%-60%。對于紙張來說，在溫度較高、濕度較高的環(huán)境下，紙張會發(fā)生氧化水解反應，從而加速一些不利于紙張耐久性的化學成分產(chǎn)生，進而導致紙張的字跡出現(xiàn)擴散、模糊、洇化等現(xiàn)象。對于電子檔案來說，其受到溫度及濕度影響的方式是不同的。在溫度較高或溫度較低的環(huán)境下，磁盤及光盤中的聚碳酸脂盤基容易發(fā)生膨脹或者是收縮，從而導致磁盤及光盤中使用的多碳材料、塑料及鋁發(fā)生彎曲，進而導致激光束不能準確地讀寫磁盤中的數(shù)據(jù)。其次是顆粒污染物：顆粒污染物對電子檔案載體（磁盤、光盤）的損壞形式包括：生物損壞、化學損壞與物理損壞。生物損壞是指由于顆粒污染物中的各種因素如灰塵等會傳播霉菌孢子，同時灰塵也是霉菌的繁殖地與培養(yǎng)基地，因此，霉菌分泌的有機酸等會嚴重損壞磁盤、光盤，導致存儲的數(shù)據(jù)消失?；瘜W損壞是指顆粒污染物中所包含的化學成分會不同程度地腐蝕、降解磁盤與光盤，從而導致存儲信息丟失。物理損壞是指由于劃傷磁盤、光盤的表面而導致的信息損毀。[3]顆粒污染物對于紙質(zhì)檔案也有一定程度的影響，可能會導致紙張生霉，腐爛，使得紙張上的檔案內(nèi)容被破壞。最后是磁場與機械震動：對于電子檔案來說，外來磁場和機械震動對其的影響是相當大的。外來磁場主要作用于電子檔案的磁性載體，導致磁性涂層發(fā)生消磁或者磁化，進而降低了信號強度與信噪比，使得其所記錄的信息被破壞。除此之外，強烈的機械震動會嚴重影響磁性載體中磁分子的排列順序，導致記錄的數(shù)據(jù)發(fā)生混亂。且在機械震動的過程中，磁盤之間也會產(chǎn)生不同的摩擦，對于磁盤的損壞也較大。

3.信息保護上的差異

紙質(zhì)檔案主要保管在各個檔案館內(nèi)，或者是其他專門的保管機構(gòu)。社會人員如果需要查詢檔案的話需要到相應的機構(gòu)去查找，然后檔案工作人員通過各種程序才能查找到自己所需的檔案。且紙質(zhì)檔案上的信息內(nèi)容都是被寫在紙張上的，如果被修改或多或少都會留下一定的痕跡。而電子檔案在信息保護上難度就大得多。對電子檔案（這里指數(shù)據(jù)庫中保存的檔案）而言，信息與載體是可分離的，電子檔案中信息與載體的可分離性，使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊、甚至被銷毀的危險。此外，電子檔案信息保護方面還面臨一個不可忽視影響因素——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其他程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子檔案保護的重要課題。[4]且電子檔案的不安全性也使得其載體上的信息會被盜竊或惡意篡改，因為電子檔案的修改是無痕跡的，它不像紙質(zhì)檔案信息和載體不可分離。數(shù)字時代給人們帶來許多便利的同時也帶來了許多安全性問題。由于網(wǎng)絡上的信息傳播速度快，范圍廣，且沒有相應的法律保障，電子檔案所存儲信息的不安全性也越來越高。

4.技術(shù)保護上的差異

這里的技術(shù)保護是指對于紙質(zhì)檔案和電子檔案保護中與所需技術(shù)設備相關(guān)的概念。由于紙質(zhì)檔案中的載體、信息、內(nèi)容都集中在同一材料（紙張）中，數(shù)字時代的技術(shù)革新對其基本沒有影響。但電子檔案卻不同，它所存儲的內(nèi)容信息主要靠計算機等電子設備進行讀取，這對于技術(shù)的依賴性很高。且隨著技術(shù)的革新、系統(tǒng)與程序在不斷更新升級，對于同一種光盤或磁盤可能只有一種光驅(qū)可以被讀取，在系統(tǒng)更新之后，新系統(tǒng)就不能適應之前的讀取程序，進而破壞了原先所存儲的檔案。在這一方面二者的差異也比較明顯。且隨著數(shù)字化時代與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案將會是未來檔案保管和利用的趨勢，對于電子檔案存儲技術(shù)的更新所帶來的版本不兼容問題是當前需要研究解決的問題。

三、提高紙質(zhì)檔案和電子檔案保護技術(shù)的途徑

1.加強檔案存儲載體的耐久性

紙質(zhì)檔案的載體主要是紙張，紙張的耐久性主要取決于纖維素、半纖維素和木質(zhì)素所含比例的多少。紙張所含纖維素成分越多，半纖維素適量，木質(zhì)素越少，造出來的紙張質(zhì)量越好，耐久性也越強。在紙張種類中，手工紙是耐久性最強的。因為手工紙的制作過程條件緩和，會進行弱堿處理，且生產(chǎn)過程以竹木為主，不含金屬離子，生產(chǎn)所用的水質(zhì)好等條件使得手工紙的質(zhì)量遠高于機械紙。在檔案用紙的選擇上優(yōu)先使用手工制，也可以有選擇的使用機械紙。而電子檔案的載體主要是光盤與磁盤及數(shù)據(jù)庫，影響光盤耐久性的因素主要有光盤材料的性能，工藝制造過程以及環(huán)境因素。加強光盤材料的耐久性要選擇材料純度高、雜質(zhì)少、光的透過性能好、厚度均勻、吸濕性小的盤基材料。此外在生產(chǎn)工藝上要求也較高，環(huán)境上溫濕度的大小、光的照射、顆粒污染物與水等因素都會影響光盤壽命的長短即耐久性的強弱。 所以在對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行載體保護的過程中，要注意保護側(cè)重點的不同。紙質(zhì)檔案主要是加強紙張的耐久性，延長其紙張壽命;電子檔案主要是注意對其載體的保護，如有效的防止灰塵、粘土等吸附到載體上，數(shù)據(jù)庫中存儲檔案的安全性問題。在對光盤、磁盤進行擺放時，要豎立擺放于固定地點，這樣可以減小光盤之間的壓強與接觸面，可以延長其載體壽命。在保護的過程中，要秉持著適度、高效、還原的原則。

2.優(yōu)化存儲環(huán)境保護的條件

紙質(zhì)檔案需要的存儲環(huán)境保護條件是多方面的，有溫濕度的高低、有害微生物的預防、光的強弱等等，檔案館及相關(guān)機構(gòu)要調(diào)節(jié)好保管紙質(zhì)檔案的條件。同樣，對于電子檔案的保管要求更加嚴格?？諝庵械念w粒污染物對于紙質(zhì)檔案的影響是可恢復的，比如說灰塵等，落在紙質(zhì)檔案上可以將其擦落，并且不會影響到檔案信息內(nèi)容的完整性。但其對于電子檔案的影響則是不可逆的。顆粒污染物在一定條件下會腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基、帶基老化變質(zhì)和磁粉脫落，使電子檔案中的信息內(nèi)容丟失。磁場和機械振動對于電子檔案的影響就更為明顯。破壞性也更大。對于電子檔案的存儲要避免將其置于磁場強的地方，且在存儲過程中要避免機械震動的破壞。數(shù)據(jù)庫主要存在于電子計算機中，保證電子計算機不受外來病毒或者人為因素的破壞是保護好其數(shù)據(jù)庫中電子檔案的前提與保證。對此可以建立一個安全的物理存儲空間。電子檔案的安全物理存儲空間由恒溫、無強光、無塵、無菌、無微生物及昆蟲的潔凈建筑與恒流、恒壓的不間斷電源以及防電磁輻射的存儲設備構(gòu)成。[5]

3.提高信息保護的安全性

電子檔案存儲的載體體積小、容量大、可共享性高、可異地查找檔案等特點對于占地面積大、查找程序復雜、保管要求高的紙質(zhì)檔案來說是一個不可比擬的優(yōu)點。但是電子檔案的安全性與紙質(zhì)檔案相比卻不能得到很好的保證。惡意的篡改，電子副本的應用、內(nèi)容和載體的可分離性、木馬病毒的侵害等都對電子檔案的安全產(chǎn)生一個很大的挑戰(zhàn)。云安全的出現(xiàn)降低了電子檔案中存儲于數(shù)據(jù)庫中檔案信息內(nèi)容的風險性，使得電子檔案在存儲和利用上有了安全保障?！霸瓢踩窃萍夹g(shù)的重要應用， 是傳統(tǒng)IT安全在云計算時代的延伸。它融合了網(wǎng)格計算、并行處理、未知病毒行為判斷等技術(shù)， 通過網(wǎng)狀的大量云終端對云平臺中的異常軟件行為進行監(jiān)測， 獲取病毒、惡意木馬的最新信息， 推送到云服務端進行自動分析處理， 再把解決方案分發(fā)到云終端?！盵6]這樣一來，電子檔案中的信息內(nèi)容就有了一層保護屏障，進而提高了電子檔案的安全指數(shù)。對于光盤磁盤，主要是設置其打開方式，即設置為只讀模式，這樣在利用檔案的過程中就不會對原本存儲好的檔案進行修改，保證其檔案內(nèi)容的真實性、完整性與連續(xù)性。

4.降低技術(shù)革新對保護技術(shù)的不利影響

技術(shù)革新主要會對電子檔案產(chǎn)生一些不利影響，對于紙質(zhì)檔案的影響幾乎可以忽略。由于技術(shù)革新，使得原先的電子檔案（光盤）不能被新的光驅(qū)所讀取，這樣就會導致原先電子檔案中的內(nèi)容無法被讀取，造成經(jīng)濟和文化價值上的損失。對于數(shù)據(jù)庫中的檔案，技術(shù)革新也會對其造成不利影響，使得原先存儲的檔案不能適應新程序。且隨著科技的發(fā)展，技術(shù)革新的速度會越來越快，舊的技術(shù)很快就會被淘汰。找到一個適合所有光盤的讀取系統(tǒng)是保護電子檔案的最重要的一步。但與其被動的適應技術(shù)革新可能會帶來的不定向危害，不如主動尋找解決辦法。數(shù)據(jù)湖技術(shù)是近年剛出現(xiàn)的一種新型存儲電子檔案的方法。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不可以同時存儲多類型，多格式的信息，而數(shù)據(jù)湖技術(shù)則解決了這一難題，它可以快速地錄入，存儲和計算大量來源不同、格式迥異的數(shù)據(jù)，包括文本、圖片、聲音、網(wǎng)頁等各種無序的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。[7]在數(shù)據(jù)讀取的過程中可以有效讀取各種類型的數(shù)據(jù)，大大提高了電子檔案存儲和利用的效率。這是在電子檔案領域出現(xiàn)的創(chuàng)新性的發(fā)展成果，進而也降低了由于技術(shù)革新對電子檔案所產(chǎn)生不利影響。

隨著檔案信息逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，電子檔案將逐漸成為未來檔案存儲、利用的主體，但紙質(zhì)檔案的優(yōu)點也是電子檔案無可比擬的，紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前及今后相當長的時期內(nèi)將互為補充，長期并存。[8]面對這樣的情況，我們只有不斷探索新的保護技術(shù)與方法，總結(jié)其與傳統(tǒng)檔案保護方法的異同，把二者有機的結(jié)合起來，使其發(fā)揮各自的優(yōu)勢，才能使電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，更好地為社會服務。紙質(zhì)檔案與電子檔案在今后的保管利用中是互相借鑒、互相融合的。為社會服務的前提是將其保護好，才能在有限的時間里發(fā)揮其無限的價值，從而在真正意義上實現(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展、提升與超越。

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作者單位：安徽大學管理學院