新時期事業(yè)單位檔案管理工作的探析

劉 濱

黑河市嫩江市第一殯儀館 黑龍江 黑河161400

現(xiàn)狀的發(fā)展過程中可以看出,事業(yè)單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理有一定的管理上的安全隱患的同時,在檔案后期查閱和相關(guān)檔案的總結(jié)及歸檔上也存在一檔的弊端,信息化時代的進步使得檔案管理的進程也隨之增加,檔案管理人員需要有專業(yè)的檔案管理素質(zhì)之外還需要不斷的融合新技術(shù),完善檔案管理的整體體系。另外,從檔案管理的方法上分析,文件檔案的一體化以及檔案管理實行公開化管理模式能夠讓事業(yè)單位的基層員工與管理層之間能夠互相理解,共同進步,在檔案管理中了解彼此工作中的難點及需要及時解決的內(nèi)容等,以此快速提升員工工作及上層管理的效率。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題

1.1 檔案管理的管理方法單一,效率低下 首先,對于事業(yè)單位的整體檔案管理模式和方法而言,傳統(tǒng)的檔案管理形式比較單一,紙質(zhì)版的檔案類型已經(jīng)逐漸被時代所淘汰,相對紙質(zhì)版的檔案繁瑣且容易丟失,管理困難等問題而言,電子信息化的檔案形式順應(yīng)時代的變化應(yīng)運而生,所以,現(xiàn)階段的事業(yè)單位針對剛出現(xiàn)的新形式的電子檔案在管理方法上還沒有完全進行改革,所以導致很多的事業(yè)單位在檔案管理上缺乏完善的管理體系,相關(guān)的技術(shù)工作人員對于信息化的檔案管理模式也不熟悉,檔案管理的整體工作效率比較低,甚至整體的工作質(zhì)量和事業(yè)單位后期的檔案篩查補充等都存在一定的問題。由此可見,我國事業(yè)單位在檔案管理的體系化管理和更新上存在一定的問題,并且對于管理模式和管理方法,管理技術(shù)人員的能力等提升和改進上也需要進行改變,促進及提升。

1.2 檔案管理缺少體系化模式 其次,對于事業(yè)單位檔案管理的模式,傳統(tǒng)管理模式是事業(yè)單位的一部分,但是相關(guān)部門對于檔案管理的內(nèi)容以及其體系化建設(shè)并不是非常重視,相關(guān)的檔案管理內(nèi)容也是比較單一,一般和員工相關(guān)的信息記錄也只是存在于形式,體系化模式的內(nèi)容基層員工并不是非常的了解,這樣的管理方法導致很多的事業(yè)單位檔案管理并不是公開和透明的,一旦檔案管理中的部分內(nèi)容存在問題或者需要重新篩查,重新記錄的時候,就會相應(yīng)存在很多的檔案附加內(nèi)容也需要重新篩查,這對于事業(yè)單位的檔案管理而言帶來了更多的工作難度。從數(shù)字化檔案管理的形式上來看,不僅能夠形成公開透明的管理形式,讓基層員工了解掌握基本的檔案管理內(nèi)容時,還能夠形成事業(yè)單位和基層員工的檔案共享平臺,以此提升檔案管理更新的效率。

2 如何針對性的改善事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)問題

2.1 結(jié)合信息化技術(shù)手段,實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理 事業(yè)單位檔案數(shù)量眾多,并且涉及到的檔案信息眾多,所以為了確保檔案信息能夠準確無誤,分類合理,不能僅僅依靠人工進行檔案管理,應(yīng)該適時安排數(shù)字化方式進行事業(yè)單位檔案管理,及時應(yīng)用信息化技術(shù)手段,從檔案信息的源頭進行把控,對收集到的檔案信息進行合理歸類,從業(yè)經(jīng)歷、家庭背景、技術(shù)職稱等信息應(yīng)該按照分類及時歸集,利用信息化手段,及時把歸集到的信息錄入計算機,計算機會根據(jù)檔案信息的不同瞬時分類,事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該對計算機中檔案信息定時檢查,防止出現(xiàn)檔案信息遺漏或者是丟失的情況發(fā)生,一旦出現(xiàn)這樣的情況,檔案信息管理人員應(yīng)該想辦法進行補救。除此之外,事業(yè)單位檔案信息利用信息化手段進行歸集分類存儲,還可以一定程度的節(jié)約紙張和墨水,可以減少不必要的打印設(shè)備的損耗,由此看出,在事業(yè)單位中檔案信息利用信息化手段進行數(shù)字化管理是大勢所趨,應(yīng)該被更多事業(yè)單位重視關(guān)注,雖然現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理信息化手段進行管理尚存在很多問題,但總的來說利大于弊。

2.2 對檔案管理的技術(shù)人員進行新技術(shù)培訓 事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不僅僅依賴紙質(zhì)化管理了,隨著信息技術(shù)的普及,現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理開始逐步應(yīng)用信息技術(shù),并且接入互聯(lián)網(wǎng),數(shù)字化的管理方式使事業(yè)單位檔案管理更加的便捷。但是,與此同時,這種數(shù)字化的管理方式方便了檔案管理的同時,也對檔案管理人員提出了新的需求,檔案管理人員不能僅僅有管理紙質(zhì)化檔案的能力,還要對信息化檔案管理有所涉及,對計算機檔案錄入,分類歸集審核等有快速反應(yīng)和操作的能力,所以,事業(yè)單位檔案管理人員的計算機操作能力一定要過硬,事業(yè)單位可以定期安排事業(yè)單位檔案管理人員進行定期計算機操作培訓,培訓后可以相應(yīng)的安排考核,檢查檔案管理人員對檔案的計算機操作能力是否達到熟練的地步,檔案管理速度上去了,綜合的效率才會得到提高。有專業(yè)技術(shù)能力的同時也要有一定的知識儲備,檔案管理人員要對檔案信息有快速反應(yīng)的能力,對檔案信息有一定的理解和記憶能力,這樣的檔案管理人員才是事業(yè)單位真正需要的。

2.3 完善事業(yè)單位的檔案管理模式,實現(xiàn)上下級的管理透明化雖然就現(xiàn)階段事業(yè)而言,單位檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢所趨,但是檔案管理中仍然存在很多這樣那樣的問題亟待解決,其中比較突出的問題就是現(xiàn)在在很多事業(yè)單位中出現(xiàn)了檔案信息管理不公開透明,上下級管理不嚴格執(zhí)行,這種類型的問題不及時解決會硬性事業(yè)單位的公共知譽度,帶來不必要的影響和損失,因此為了規(guī)避這種問題的發(fā)生,應(yīng)該實現(xiàn)事業(yè)單位上下級管理透明化,從檔案操作員收集到檔案信息開始進行記錄,到電腦上傳,到各個領(lǐng)導逐級復核,最終返回檔案操作員處進行收集整理為止,這一套流程要做到有跡可循,并且要簡單地進行公示,防止出現(xiàn)上下級管理不透明導致舞弊情況出現(xiàn),在這樣公開透明的管理模式下,事業(yè)單位檔案管理也會更加的規(guī)范,并且效率也會相應(yīng)提升,這也是對檔案信息操作員和檔案審核領(lǐng)導的一種規(guī)范和督促。

3 結(jié)語

新時期事業(yè)單位檔案管理跟之前相比要有所進步,不僅要從事業(yè)單位檔案管理的方式上進行改進,也要改進事業(yè)單位檔案管理的機制,并且要對事業(yè)單位的檔案管理員進行規(guī)范管理,這都是新時期事業(yè)單位檔案管理的改進方向,雖然現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理在改進時仍存在許多問題,但是,這已經(jīng)成為了大勢所趨,不可逆的大方向,所以,要從源頭進行規(guī)范,做到上下級公開透明化管理,提高效率也使管理變得更加嚴格。