信息時代做好企業(yè)檔案安全管理工作的思考

韓鵬

摘 要：信息時代企業(yè)檔案管理工作面臨諸多方面的挑戰(zhàn)，特別實在安全管理方面，其不僅要承擔(dān)來自網(wǎng)絡(luò)方面的威脅，還對檔案管理工作提出更高的要求。下面文章主要對信息時代企業(yè)檔案管理問題進(jìn)行分析，并探討具體的安全管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;信息化;安全管理

現(xiàn)階段社會經(jīng)濟(jì)體等各方面的發(fā)展和進(jìn)步的速度飛快，大量的信息在存儲庫中的分析、存儲，以及個人信息逐漸在數(shù)據(jù)庫中整合，這就對相關(guān)的信息管理工作方面提出了更高、更嚴(yán)格的要求，在信息時代大的背景下，智能化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用與云計算的技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理工作中成功的大范圍的應(yīng)用與推廣。

1 檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息能夠客觀、真實地記錄歷史，對社會實踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認(rèn)知客觀世界，屬不可再生資源。只有在準(zhǔn)確地把握社會實踐基礎(chǔ)上的真實記錄，做好資源數(shù)據(jù)整合，將一些重要的規(guī)律性內(nèi)容進(jìn)行歸檔留存，并通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設(shè)下的電子檔案是時代發(fā)展趨勢，實現(xiàn)了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過便捷的方法實現(xiàn)檔案信息資源整合。同時信息化建設(shè)對檔案管理也有了新的要求。做好電子和紙質(zhì)兩種不同載體間的轉(zhuǎn)換、不斷完善計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬軟件條件，電子檔案的優(yōu)勢是顯而易見并可行的。

2 檔案信息化管理模式存在的問題

2.1 技術(shù)設(shè)備的配置完善度差

隨著技術(shù)的快速發(fā)展與不斷的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也取得了不斷的發(fā)展與提升，各個領(lǐng)域中都已經(jīng)對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，為相應(yīng)的人群的相關(guān)的生產(chǎn)生活的便利性起到了推進(jìn)作用。在信息時代背景下，檔案信息的管理也逐漸滲入了計算機(jī)信息技術(shù)，并隨著技術(shù)的進(jìn)步，逐漸建立起了不斷完善的信息資源管理的平臺，這一平臺的建立，對檔案信息的安全管理帶來了新的挑戰(zhàn)，這就是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。綜合當(dāng)前社會中的檔案信息管理的展現(xiàn)的狀況看來，普遍的都暴露出了相關(guān)安全方面的技術(shù)設(shè)備的配置上不完善的問題。由于在檔案信息資源安全管理的大平臺的建立以及維護(hù)上需要投入大量的資金和技術(shù)人員的投入，與企業(yè)的利益相關(guān)性小，因此部分企業(yè)以及私人單位對該平臺的沒有投入更多的關(guān)注及資金支出，對相關(guān)的檔案信息管理的平臺技術(shù)沒有進(jìn)行更為深入的了解與研究，這就從根本上導(dǎo)致了檔案信息管理在一定程度上蘊(yùn)含著一定的風(fēng)險。為了最大限度的節(jié)省企業(yè)的運(yùn)營中的成本投入，一些企業(yè)以及單位對檔案信息管理方面的設(shè)備以及維護(hù)中沒有進(jìn)行資金的全力支持，這就導(dǎo)致了管理中的相關(guān)技術(shù)方面的配置較低，從硬件技術(shù)上制約了檔案信息中的相關(guān)的管理工作開展中也隱含了眾多的安全隱患。

2.2 信息資源系統(tǒng)安全性較低

在信息時代下的信息資源系統(tǒng)的相關(guān)的安全性相關(guān)的方面有三個。首先是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身的安全的缺陷，該方面的缺陷主要是基于互聯(lián)網(wǎng)自身的開放性與共享性的基本特征。且由于互聯(lián)網(wǎng)是一個虛擬的空間存在，由此在安全管理工作開展的方面存在著一定的局限性，檔案信息管理應(yīng)用的計算機(jī)技術(shù)也就包含了同樣的缺陷存在。其次是在檔案管理工作的相關(guān)的開展的人員在操作過程中違規(guī)帶來的安全方面的隱患，該種隱患主要是指在檔案信息管理平臺上，信息內(nèi)容量巨大，人為的操作，難免會出現(xiàn)一定的工作的失誤。最后是檔案信息管理平臺遭遇到外部黑客的惡意破壞的隱患，在日常的檔案信息管理工作中，由于相應(yīng)的管理工作人員自身的安全意識弱，在檔案信息管理的專業(yè)技術(shù)方面也不夠熟練，因此在日常的管理工作過程中不能有效及時的對檔案信息的管理平臺系統(tǒng)進(jìn)行有效的技術(shù)方面的維護(hù)，最終導(dǎo)致檔案信息管理平臺都有風(fēng)險的存在。

3 信息時代電子檔案的安全管理策略

3.1 在實踐中不斷完善電子檔案監(jiān)督機(jī)制

信息化背景下的檔案管理逐漸過渡到向社會、向單位部門及員工服務(wù)的職能，電子檔案安全問題至關(guān)重要。應(yīng)進(jìn)一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制。首先就要實現(xiàn)對電子檔案的密級劃分，結(jié)合不同的等級情況操作，在確保數(shù)據(jù)信息安全的前提下，才能達(dá)到電子信息檔案管理規(guī)范化、秩序化的要求。電子檔案的管理人員要依據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置不同的安全等級保護(hù)程序，積極有效地實現(xiàn)監(jiān)控，保證操作上合法合規(guī)，注重結(jié)合檔案保密登記，實現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化管理，這樣才能進(jìn)一步提升電子檔案的有效利用率，提升電子檔案信息交流的便捷高效性。

3.2 加強(qiáng)檔案安全管理

在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案的作用不可小覷，在信息化技術(shù)的強(qiáng)大推動下，為檔案管理工作的開展提供了極大的便利性，但是也極容易引發(fā)安全問題。因此，必須要做到以下幾點：首先，在檔案信息化管理過程中，必須要提高對檔案安全問題的高度重視，加強(qiáng)防護(hù)檔案管理系統(tǒng)，確保高度的安全性，并且也要對防病毒軟件、防黑客攻擊技術(shù)等進(jìn)行靈活運(yùn)用。其次，相關(guān)人員要及時更新和備份存檔文件，避免檔案文件丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。對于技術(shù)人員來說，要對網(wǎng)絡(luò)防火墻和身份驗證等方式進(jìn)行應(yīng)用，不斷提高檔案管理的安全水平，實現(xiàn)電子文件的順利傳輸，將保密性優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來，防止電子文件被非法竊取。最后，企業(yè)還要為檔案管理人員開展一系列的教育培訓(xùn)，將檔案管理工作落實到位，避免不良行為的出現(xiàn)，一旦查處，要予以嚴(yán)懲，從而將檔案資源安全問題的出現(xiàn)概率降至最低。

3.3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，推進(jìn)隊伍建設(shè)專業(yè)化

一是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專職檔案管理隊伍，引進(jìn)專業(yè)人才，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)化的檔案管理理論，積極改進(jìn)服務(wù)方法，完善服務(wù)手段，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，全面提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，為檔案室管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變奠定堅實的基礎(chǔ)。二要在不斷探索創(chuàng)新基礎(chǔ)上，及時總結(jié)好的經(jīng)驗做法，積極尋找檔案管理中的創(chuàng)新點和閃光點，并進(jìn)行匯總、整理、優(yōu)化，努力探索出一套適合本企業(yè)工作實際的現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)要立足現(xiàn)代社會，就需要對檔案信息化管理的價值進(jìn)行準(zhǔn)確分析，依靠高效的安全管理制度，提升安全管理水平，發(fā)揮多種安全技術(shù)的作用，為信息技術(shù)作用的發(fā)揮營造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，推動檔案管理工作的順利開展。

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