普通高中檔案電子管理淺議

李廣東

摘 要：隨著現(xiàn)代化教育的不斷發(fā)展與深入，現(xiàn)代化技術(shù)在不斷應(yīng)用到各行各業(yè)。我國教育質(zhì)量在不斷提高的過程中，普通高中學(xué)生的入學(xué)數(shù)量在穩(wěn)步上升，學(xué)生的檔案管理越來越受到重視，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理是如今的大趨勢。本文對普通高中檔案管理中出現(xiàn)的一些問題與現(xiàn)象進(jìn)行了透徹的分析，并在最后提出了一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞：普通高中;檔案管理：電子檔案

學(xué)生的檔案對于學(xué)生的學(xué)習(xí)生涯而言有著極其重要的作用，不僅能夠記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)中學(xué)習(xí)情況，還能夠加強(qiáng)學(xué)校對高中學(xué)生的管理。我國信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在現(xiàn)在化教學(xué)方面有著得天獨厚的應(yīng)用之處，隨著學(xué)生數(shù)量的不斷增多，學(xué)生的檔案管理在不斷復(fù)雜化、多樣化、現(xiàn)代化。因此，學(xué)校的檔案管理從紙質(zhì)版轉(zhuǎn)移至電子版是合理規(guī)范學(xué)生檔案的一種趨勢。

1 學(xué)生檔案的特征

隨著教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案的數(shù)量在逐年加大，學(xué)生檔案的特征也愈發(fā)明顯。學(xué)生檔案有三個特征：首先就是真實性，學(xué)籍檔案能夠真實地記錄學(xué)生在校的所作所為，所有的記錄有憑有據(jù)，能夠證明學(xué)生在高中三年的實際學(xué)習(xí)狀況。如今的法律條文中已經(jīng)規(guī)定，學(xué)籍檔案的可信度要超過學(xué)生所持有證件的可信度，當(dāng)學(xué)生所持有證件與學(xué)生的學(xué)籍檔案不一致時，相關(guān)單位要以學(xué)籍檔案為主要參考。其次是保密性，學(xué)生檔案中包括了很多的個人信息，學(xué)生姓名、家庭住址、聯(lián)系電話、父母關(guān)系、教師信息、學(xué)習(xí)狀況等等都包含在內(nèi)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也是學(xué)生個人檔案的重要組成。因此學(xué)生檔案在管理過程中要重視其隱私性，始終要注重學(xué)生的信息安全。最后是豐富性，學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生高中三年的記錄，但是檔案的管理并不能僅僅重視這些，學(xué)生的入學(xué)信息、在校獲獎信息、學(xué)生在校的健康狀況以及學(xué)生的輟學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)信息都要包含在內(nèi)。

2 電子學(xué)籍檔案管理的意義

電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言有著許多優(yōu)點，如今許多高中對于學(xué)生學(xué)籍的管理都采用的電子檔案管理的方式。首先電子檔案管理能夠是學(xué)生的檔案管理工作更加便捷，電子檔案的收集與處理都在系統(tǒng)中完成，減少了人工成本的投入，通過周期性的信息錄入能夠使檔案的管理更加條理化、規(guī)范化、細(xì)致化。目前我國普通高級中學(xué)的數(shù)量有18452所，高中生的數(shù)量已經(jīng)超過了兩千三百萬，這種數(shù)量的學(xué)籍檔案對于學(xué)籍檔案管理工作者而言是一個巨大的挑戰(zhàn)，然而使用電子學(xué)籍檔案管理能夠使檔案的管理流程進(jìn)一步優(yōu)化，減輕了管理人員的工作壓力，進(jìn)而推動學(xué)校的管理工作。

3 電子檔案管理中存在的問題

3.1 電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

我國教育規(guī)模在不斷的擴(kuò)大，學(xué)生的檔案管理一比較復(fù)雜，目前我國僅高中以及以上的學(xué)習(xí)單位有相對應(yīng)的獨立管理平臺，高中學(xué)生的信息檔案管理在不斷受到重視，但是由于學(xué)生的信息資源涉及范圍及較廣，信息不能及時同步，因此，在學(xué)生檔案管理的過程中容易發(fā)現(xiàn)學(xué)生的部分信息重復(fù)或者錯誤，甚至有一些信息沒有錄入的現(xiàn)象，另外部分學(xué)校之間的信息管理平臺相互獨立，不同的學(xué)校采用不同的檔案管理系統(tǒng)，可能對于本校而言某一個檔案管理系統(tǒng)比較適合，而上級單位卻使用另外一種檔案管理系統(tǒng)，不同的檔案管理系統(tǒng)之間還存在一定的差異，對于學(xué)生的檔案會做出不同的管理，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而學(xué)生的檔案管理效率就得不到保證。

3.2 電子檔案管理人員的專業(yè)性不足

如今現(xiàn)代化技術(shù)在逐漸深入各行各業(yè)，信息技術(shù)也在電子檔案管理方面大展手腳，但是對于檔案管理方面許多學(xué)校還停留在紙質(zhì)檔案管理的層面上，對于電子學(xué)籍檔案的管理中的重視不夠，無法發(fā)揮出現(xiàn)代化信息技術(shù)的特點，無法發(fā)揮電子信息技術(shù)在檔案管理方面所具有的優(yōu)勢。信息技術(shù)比較復(fù)雜，熟練地進(jìn)行電子信息檔案的管理需要專業(yè)的人員，電子學(xué)籍檔案的管理也不僅僅是信息的錄入，許多高中校領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理還存在著一些誤區(qū)，沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，進(jìn)而使學(xué)籍檔案的管理無法高效進(jìn)行。

3.3 檔案的信息安全的重視不到位

學(xué)生的檔案具有很強(qiáng)的隱私性，學(xué)生檔案一旦丟失或者泄露會對學(xué)生將來的發(fā)展產(chǎn)生一定影響。因此，學(xué)校要重視學(xué)生學(xué)籍檔案的信息安全。電子文檔相對于紙質(zhì)文檔而言更加容易被修改，而且文件一旦被修改就很難找回之前的相關(guān)信息，這樣會使學(xué)校在信息核對的過程中發(fā)現(xiàn)信息不一致或者查找不到原來的真實信息，對于惡意修改人員難以追查，相應(yīng)的證據(jù)也不能及時保存。因為學(xué)生的學(xué)籍信息都保存在電子文檔中，所以學(xué)校在進(jìn)行電子學(xué)籍檔案管理的過程中一定要重視檔案的信息安全。另外很多學(xué)校沒有相應(yīng)的信息安全保護(hù)系統(tǒng)，雖然目前還沒有出現(xiàn)比較嚴(yán)重的黑客盜取學(xué)生信息事件，但是對于學(xué)生的信息安全而言，學(xué)校要做好的準(zhǔn)備工作，制定出如果學(xué)生檔案信息泄露以后的補(bǔ)救工作。

4 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的方法

4.1 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一以及相關(guān)制度的建立

學(xué)籍檔案的管理工作要進(jìn)行合理統(tǒng)一，對于管理方式要規(guī)范化，加強(qiáng)對檔案的收集、利用、記錄、歸檔工作的管理，要切實結(jié)合《檔案法》，在進(jìn)行檔案管理的過程中要結(jié)合本校的實際教學(xué)制度，另外學(xué)生的檔案是人事檔案的重要組成部分，因此，學(xué)校在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的過程中要與2018年新出臺的《干部人事檔案工作條例》緊密相連，對于信息技術(shù)要充分利用，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。由于學(xué)籍檔案的特殊性，學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的過程中要學(xué)習(xí)和落實《檔案法》中的條例，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一的同時建設(shè)相應(yīng)的檔案管理制度。

4.2 加強(qiáng)對電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作

電子檔案的管理人員需要熟練應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在進(jìn)行管理人員選擇的過程中要求管理者要有一定的計算機(jī)基礎(chǔ)，積極招聘計算機(jī)專業(yè)人員。在學(xué)籍檔案管理團(tuán)隊組建的過程中，校方要根據(jù)隊伍中工作人員的不同性格特點進(jìn)而使用不同的搭配方式，打造出一個能夠完美完成檔案管理工作的管理團(tuán)隊。

4.3 做好學(xué)生的檔案信息安全保護(hù)工作

電子檔案在管理的過程中要始終把信息安全放到首位，學(xué)生的信息在錄入的過程中要保留相關(guān)的錄入痕跡，對于檔案的錄入時間做好記錄，對于檔案的管理人員要制定相應(yīng)的責(zé)任管理，學(xué)生信息誰錄入就誰負(fù)責(zé)，完善相應(yīng)的問責(zé)工作。另外在學(xué)籍檔案查詢的過程中要注重信息的安全，對于檔案的查詢者要設(shè)置相應(yīng)的級別設(shè)置，不同級別的查詢這開放不同量的學(xué)籍信息，對于特別隱私的信息要進(jìn)行規(guī)范化處理，控制學(xué)生信息的傳播范圍。另外，學(xué)校要建設(shè)相應(yīng)的信息安全系統(tǒng)，在如今的互聯(lián)網(wǎng)時代，黑客攻擊事件屢見不鮮，一些不法分子會通過盜取學(xué)生的檔案信息進(jìn)而謀取眾多利益，因此學(xué)校要建設(shè)相關(guān)的信息安全管理系統(tǒng)，將潛藏的危險扼殺在搖籃之中，不斷強(qiáng)化電子檔案管理人員的信息安全意識，提高應(yīng)變不良情況的能力.

5 總結(jié)

在我國教育水平不斷提高的情況下，學(xué)生的學(xué)籍管理工作在不斷受到重視，使用電子文檔的方式進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍管理是必然趨勢。因此，學(xué)校要加強(qiáng)學(xué)籍管理工作制度的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)水平，注重學(xué)生的檔案信息安全工作，進(jìn)而推動我國教育的發(fā)展。

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