試析現(xiàn)代檔案管理中的電子檔案管理

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理技術和管理水平也在不斷提升?，F(xiàn)代檔案管理中，電子檔案管理的優(yōu)勢得到凸顯，不僅加快了檔案信息傳輸速度，擴大信息影響范圍，也加快了社會發(fā)展進程。本文將對電子檔案管理優(yōu)勢和存在的問題進行分析，提出加強電子檔案管理相關對策，希望能夠為相關工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;對策

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，具有較高的保護價值和社會利用價值。進入到信息化時代，社會發(fā)展進程在不斷加快，加強電子檔案管理，不僅能夠擴大檔案信息應用范圍，還能提高檔案信息管理效率。

1 電子檔案概述

電子檔案是基于計算機技術和軟件研發(fā)技術基礎上產(chǎn)生的。具有保護價值和應用價值的檔案經(jīng)過歸檔后，形成電子文件，這些電子文件構成了現(xiàn)代檔案管理中的電子檔案。隨著我國社會發(fā)展和信息時代的來臨，電子檔案信息充分發(fā)揮出自身優(yōu)勢，不僅擴大了信息影響范圍，也提高了社會工作效率[1]。

2 電子檔案管理優(yōu)勢

2.1 資源共享優(yōu)勢

電子檔案是基于現(xiàn)在科技基礎上而形成的，電子檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)科技的融合讓電子檔案信息共享成為現(xiàn)實。通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，社會各界能夠在相應的權限范圍內(nèi)進行資源共享，打破了傳統(tǒng)檔案信息所受的時間和空間限制，同時，通過資源共享優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)多點查閱，不同部門或不同使用者能夠結(jié)合電子檔案信息進行高效的溝通和交流，加快了信息使用者工作效率。

2.2 原件保護優(yōu)勢

電子檔案的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)檔案信息獲取方式。在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)檔案作為查閱和資料調(diào)取的主要信息載體，在保存和查閱過程中將增加紙質(zhì)檔案的損壞概率。電子檔案改變了信息獲取存儲和查閱方式，具有較高的安全性。電子檔案出現(xiàn)降低了紙質(zhì)原件的使用頻率，降低原件損壞概率。

2.3 提升效率優(yōu)勢

電子檔案管理將檔案信息與當前互聯(lián)網(wǎng)科技和信息技術相結(jié)合，改變了傳統(tǒng)的信息查閱過程，發(fā)揮出網(wǎng)絡開放性和便捷性的優(yōu)勢，提高使用者信息查閱效率。同時，當前大數(shù)據(jù)技術的應用，也加快了信息檢索速度，提高了信息查閱的準確性。

2.4 隱私保護優(yōu)勢

現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術，能夠?qū)Σ殚喺邫嘞捱M行限制。在具有登錄權限的基礎上，管理系統(tǒng)才允許用戶在授權范圍內(nèi)獲得信息服務。電子檔案管理利用現(xiàn)代科技手段對檔案隱私進行有效保護，并實現(xiàn)科學化和信息化管理。

2.5 經(jīng)濟效益優(yōu)勢

社會的發(fā)展加大了檔案信息使用頻率，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，電子檔案的出現(xiàn)加快了檔案信息存儲和查閱的工作效率，減少了傳統(tǒng)檔案管理方式對人力資源的占用，提高了檔案管理的經(jīng)濟效益。此外，電子檔案信息能夠通過網(wǎng)絡進行傳播，改變傳統(tǒng)管理模式下用戶查閱的路徑，提高了用戶信息使用效率，進而促進社會經(jīng)濟效益的提升[2]。

3 電子檔案管理現(xiàn)狀

3.1 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的威脅

互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展帶來了現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理的快速發(fā)展，提高檔案信息服務效率，擴大了檔案信息服務范圍。但是，互聯(lián)網(wǎng)的開放性也給電子檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。隨著當前網(wǎng)絡科技的發(fā)展和普及，網(wǎng)絡已經(jīng)成為群眾共同應用的資源，在這種開放性的環(huán)境中，網(wǎng)絡中病毒將對電子檔案管理系統(tǒng)構成侵擾，降低網(wǎng)絡運行速度，竊取電子檔案信息，襲擊電子檔案操作系統(tǒng)等。而且，網(wǎng)絡開放性也給黑客入侵電子檔案管理系統(tǒng)帶來了便利條件?；诨ヂ?lián)網(wǎng)為傳輸基礎的電子檔案管理面臨著來自網(wǎng)絡環(huán)境的威脅。

3.2 專業(yè)管理人才短缺

電子檔案管理是基于現(xiàn)代科技發(fā)展基礎上而逐漸形成的，計算機技術、網(wǎng)絡技術和信息通信技術具有發(fā)展時間晚、發(fā)展速度快、技術更新快的特點。而且，計算機技術帶動了全社會的變革，加大了對高端科技人才的需求;而電子檔案管理方面人才不僅需要具有高端技術的應用能力，還需要具有檔案管理相關知識，這種要求無形中縮小了人才獲取的范圍。因此，現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理人才短缺問題較為突出。

3.3 安全防范意識不足

檔案信息是人們在社會活動中形成的原始記錄，其中不僅包含了各類隱私資料還包含了大量的社會活動信息，具有重要的保護價值和社會價值。例如：當前很多不法商家和個人可以收集社會公眾隱私信息，通過各種手段謀求自己私利，甚至通過獲取私人信息騙取錢財，帶來了較大的負面影響。在實際工作中，一些檔案信息管理工作人員安全管理意識不足，安全管理手段欠缺，帶來檔案信息管理風險。

4 加強現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理策略

4.1 加強電子檔案管理人員培養(yǎng)

要加強現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理，需要解決當前人才短缺問題。人才的培養(yǎng)和吸納，一方面要依賴于社會招聘，吸收具有高端科技人才補充到檔案管理隊伍中來，通過這些人才的專業(yè)技術解決現(xiàn)實存在的技術問題，帶動其他管理人員綜合能力提高;另一方面，通過人才培訓提高目前電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，現(xiàn)代檔案管理中，要對人才需求進行合理調(diào)研和考察，將短期培養(yǎng)與長期培養(yǎng)結(jié)合起來，對于急需人才需要加大內(nèi)部培養(yǎng)力度，對于人才儲備，需要與各大高校合作，建立雙師型教學模式，形成人才戰(zhàn)略培養(yǎng)機制。

4.2 提高信息安全防護技術

電子檔案信息具有較高的保密性，因此，要加大網(wǎng)絡系統(tǒng)安全維護，設置防火墻，加大授權管理力度，利用現(xiàn)代技術手段作為技術支持，利用科學管理機制作為制度支持，實現(xiàn)信息安全管理兩手抓。這樣不僅能夠提高網(wǎng)絡環(huán)境下信息安全性，還能夠規(guī)范電子檔案信息管理操作流程，提高檔案管理水平。

4.3 提高電子檔案安全管理意識

要加強電子檔案管理，需要加強工作人員安全意識培養(yǎng)。一方面，通過培訓，提高工作人員安全管理手段，豐富員工安全管理知識，提高員工工作技能;另一方面，建立有效的獎懲機制，規(guī)范員工電子檔案信息操作，嚴格執(zhí)行管理規(guī)范和相關要求，從而促進員工綜合素質(zhì)提升[3]。

5 結(jié)束語

現(xiàn)代檔案管理中，電子檔案管理是基于現(xiàn)代科技發(fā)展基礎上產(chǎn)生的，在實際應用中彰顯出自身優(yōu)勢，推動了社會發(fā)展。但是，在實際應用中也面臨著許多問題，需要不斷加強電子檔案管理研究，提高員工安全管理意識，加強人才培養(yǎng)，這樣才能符合時代發(fā)展需求，最大程度滿足用戶服務需求。

參考文獻

[1]馬英.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].科技展望，2017（11）.

[2]李寶華.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素分析及防范[J].中國高新技術企業(yè)，2017（1）：193-194.

[3]蘇建華.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：125-125.

作者簡介

汪平（1984-），男，漢，成都，本科，研究實習員，四川省藝術研究院，圖書情報。