人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用分析

馮春霞

摘 要：在現(xiàn)在的社會(huì)，人工智能技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用都是非常廣泛，在檔案管理方面使用人工智能技術(shù)可以更好的保證工作的準(zhǔn)確性，提升工作的效率的同時(shí)又能夠降低出錯(cuò)的概率。在檔案管理中使用的文獻(xiàn)查閱法可以對各項(xiàng)資料進(jìn)行一個(gè)綜合的調(diào)查，在檔案管理中使用人工智能的技術(shù)是非常有必要的，例如智能識別系統(tǒng)和指紋虹膜識別技術(shù)以及智能檢索技術(shù)這些在檔案管理中的應(yīng)用必然是大大加強(qiáng)了信息管理智能化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人工智能;信息化技術(shù);網(wǎng)絡(luò)

在我國的各行各業(yè)的發(fā)展中，人工智能的運(yùn)用是越來越廣泛，不管說是在生產(chǎn)方面的自動(dòng)化還是說在平時(shí)辦公方面的信息化，這些實(shí)際上都是人工智能運(yùn)用的一種表現(xiàn)。在現(xiàn)在的檔案管理信息化中融入人工智能技術(shù)考慮的更多地應(yīng)該是如何能夠保障檔案管理工作的高效性，保障檔案信息的安全同時(shí)又在此基礎(chǔ)上能夠最大程度的降低運(yùn)行的成本，最終使得檔案信息管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)從繁雜的檔案抄寫到自動(dòng)化工作的轉(zhuǎn)變。

1 人工智能技術(shù)與檔案管理

1.1 人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)的概念早在跟多年前在一些歐美發(fā)達(dá)國家中就已經(jīng)提出來了，經(jīng)過這么多年的發(fā)展人工智能早已經(jīng)從概念發(fā)展成為實(shí)際的技術(shù)。目前，人工智能的技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)，為生產(chǎn)發(fā)展帶來了巨大的動(dòng)力。人工智能技術(shù)首先就是AL技術(shù)，這是人工智能技術(shù)的英文縮寫，這種技術(shù)其實(shí)就是說通過計(jì)算機(jī)將很多個(gè)系統(tǒng)結(jié)合起來，最終形成一個(gè)類似于人腦的智能系統(tǒng)。簡單的來說，人工智能技術(shù)可以看作是對于人腦的一種復(fù)制，為了能夠更加方便人類的工作和學(xué)習(xí)。

1.2 檔案管理

在以前，檔案管理工作一般上來說都是屬于行政管理的工作范疇，現(xiàn)在各行各業(yè)甚至是規(guī)模很小的公司中也都存在著檔案管理的工作。在以前的檔案管理工作中，工作人員一般上都是使用抄寫和記憶的方式對檔案進(jìn)行整理，并且工作人員要手動(dòng)的撰寫目錄，這都是非常耗費(fèi)人力物力的，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤?，F(xiàn)在，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中使用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，這極大地解放了勞動(dòng)力。伴隨著人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理工作必然會(huì)更加輕松。

2 人工智能技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的必要性

2.1 降低錯(cuò)誤率

在檔案信息管理工作中運(yùn)用人工智能技術(shù)最為明顯的一個(gè)優(yōu)勢就是可以有效的降低出錯(cuò)的概率。在檔案管理工作中使用智能檢索的技術(shù)可以有效降低出錯(cuò)率，當(dāng)工作人員在進(jìn)行關(guān)鍵詞的檢索的時(shí)候，有時(shí)候可能對于自己要尋找的檔案和內(nèi)容比較模糊，那么在這種情況之下，智能檢索中的延伸檢索技術(shù)就可以根據(jù)工作人員輸入的關(guān)鍵詞來進(jìn)行一個(gè)拓展和延伸，能夠讓工作人員快速的查找到自己所需要的內(nèi)容，提升工作的效率。另外在以往的工作中，管理人員一般上都是通過手動(dòng)的抄寫資料進(jìn)行檔案的管理這樣會(huì)很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，在現(xiàn)在，通過人工智能的技術(shù)，錯(cuò)誤率可以大大的降低。

2.2 提高管理效率

一般上來說，在一個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目檔案中，檔案資料常常包括了企業(yè)前期投入和招標(biāo)資料，包括了企業(yè)的預(yù)算以及企業(yè)各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人甚至是各種會(huì)議的會(huì)議內(nèi)容等等，對于這些資料的整理是非常麻煩的。但是如果使用人工智能技術(shù)的話，這些又是非常簡單的。工作人員可以在計(jì)算機(jī)中編制一個(gè)成熟的程序，然后工作人員可以為這些內(nèi)容預(yù)留出來一個(gè)空間，當(dāng)各項(xiàng)的工作都進(jìn)行完之后，計(jì)算機(jī)就能夠自動(dòng)的將各種資料檔案混合到一起，這樣就可以大幅度節(jié)省工作人員的時(shí)間，提升工作效率。

2.3 提高安全性

在現(xiàn)在的檔案管理工作中，對于那些大型的企業(yè)和國家的事業(yè)單位來說，信息管理中最為重要的一點(diǎn)就是安全的問題。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中，一般上都是純靠人力來解決這些工作的，所以也就會(huì)出現(xiàn)很多的不確定性，如果說檔案管理的工作中負(fù)責(zé)的人員的意志不夠堅(jiān)定，那么就有可能會(huì)泄露一些機(jī)密文件從而會(huì)造成巨大的損失。但是，如果利用了人工智能的技術(shù)，那么檔案管理的安全性就可以得到一個(gè)保障，人工智能技術(shù)可以為資料限制很多的權(quán)限，這樣一些沒有權(quán)限的人員就不能夠輕易的打開資料庫，從根本上就保證了檔案的安全性。

3 人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用措施

3.1 系統(tǒng)智能識別技術(shù)

智能識別的技術(shù)可以說是人工智能中最為關(guān)鍵也是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的技術(shù)了，在現(xiàn)在的人工智能技術(shù)中智能識別可以說是一項(xiàng)發(fā)展最為成熟的技術(shù)，它的應(yīng)用也是最為廣泛的。智能識別目前在主要的就是在文字檢索上面的應(yīng)用，隨著技術(shù)的發(fā)展，還可以通過語音的形式來進(jìn)行智能檢索甚至是通過圖片就能實(shí)現(xiàn)智能檢索并且進(jìn)行一個(gè)判斷，這些技術(shù)都可以應(yīng)用到檔案信息管理中來。

3.2 指紋虹膜識別技術(shù)

利用指紋識別技術(shù)和虹膜識別技術(shù)，就可以很大程度上杜絕安全隱患。舉例來說，當(dāng)查閱一些機(jī)密文件的時(shí)候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進(jìn)行識別，在前期檔案管理工作的時(shí)候，要對這些機(jī)密文件進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。

3.3 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享技術(shù)

檔案管理工作是一項(xiàng)程序非常復(fù)雜的工作，在以往的傳統(tǒng)的檔案管理的工作中，一般上人們都是使用紙質(zhì)文件的形式一級一級的審批，當(dāng)在處理一些非常機(jī)密的文件的時(shí)候向上級的審批工作更是非常的繁雜，但是，如果使用人工智能的技術(shù)的話，那么這些工作就會(huì)變得非常輕松，人工智能的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享技術(shù)可以將這些工作流程簡單化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以完成這些審批的工作。而且對于企業(yè)和行政單位來說，很多資料都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行共享，這樣在布置一些工作的時(shí)候就不需要單個(gè)找人處理了，通過共享平臺(tái)，相關(guān)的工作人員就能直接工作，大大提升了效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，更多的是依靠員工來完成各項(xiàng)工作，耗時(shí)耗力，錯(cuò)誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時(shí)代，積極地使用人工智能技術(shù)，并將其運(yùn)用在檔案管理的信息化工作當(dāng)中去，盡可能的實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)技術(shù)的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優(yōu)化。

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