淺析新時期檔案管理問題及整改措施

陳思婷

摘 要：檔案是歷史的載體，是漫長成長過程歷史的記錄、知識的載體之一。檔案真實客觀地記錄了單位的發(fā)展歷程，是單位重要的信息資源，對單位具有重要的推進(jìn)作用。檔案管理是機(jī)關(guān)單位發(fā)展中必不可少的重要管理工作，檔案管理工作對于機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著極大的影響，其中包括了管理的檔案有婚姻檔案、人事檔案、會計檔案、各部門的資料等，通過對檔案的整理和應(yīng)用，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對機(jī)關(guān)單位的了解，從中總結(jié)經(jīng)驗，從而使其進(jìn)行科學(xué)的決策和管理，以促進(jìn)機(jī)關(guān)單位在新時期的健康發(fā)展。當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展給機(jī)關(guān)單位帶來了很大的挑戰(zhàn)，檔案管理工作在新時期的作用更加突出，只是很多的機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中存在著諸多問題，導(dǎo)致其作用得不到發(fā)揮，所以本文就對新時期的檔案管理工作進(jìn)行分析并探究其有效改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;整改

當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)社會正處于高速發(fā)展的階段，我國已經(jīng)進(jìn)入了發(fā)展的新時期，經(jīng)濟(jì)和科技的飛速發(fā)展給機(jī)關(guān)單位的發(fā)展帶來了諸多的便利，但同時也使其面臨更多的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作的開展能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)了解機(jī)關(guān)單位的歷史，并以此作出科學(xué)的決策和管理，這對于機(jī)關(guān)單位在新時期的發(fā)展是十分有利的。但是很多領(lǐng)導(dǎo)在開展檔案管理工作時，由于對其的重視程度不足以及其他問題，使得檔案管理工作十分落后，所以想要在新時期促進(jìn)自身發(fā)展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要改進(jìn)檔案管理工作。

1 新時期檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案的認(rèn)識和重視不足

很多人不了解什么叫檔案和檔案存在的意義，平時也不注意資料收集和整理，等到要?dú)w檔資料就歸檔一些無用的資料或者復(fù)印件之類的，重要的資料自己留著用，等到自己調(diào)崗了，這些資料也不知所蹤了。有些基層單位沒有配置符合條件的檔案室，把檔案室當(dāng)成雜物房，沒用的東西和檔案一起堆放，沒有給檔案室配置完整的硬件，如設(shè)備空調(diào)、抽濕機(jī)、溫濕度計等。有些基層單位把檔案當(dāng)成一個任務(wù)，有檢查任務(wù)就做就一下，沒有就擱置在角落，純粹是應(yīng)付檢查。

1.2 管理制度不健全

在當(dāng)前的新時期，我國機(jī)關(guān)單位發(fā)展面臨著新的形勢，而檔案管理工作也會面臨更多新的挑戰(zhàn)和問題，這時健全的管理制度就極為重要。但是對很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作進(jìn)行分析和調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度仍然不足，檔案管理制度也不健全，大部分機(jī)關(guān)單位都沿用著傳統(tǒng)的檔案管理制度，只是根據(jù)國家的相關(guān)法律和規(guī)范，提出一些十分基礎(chǔ)且空泛的管理要求，但是對于更加具體的管理流程以及管理人員的監(jiān)督等，卻并沒有提出細(xì)化的管理制度，管理制度缺乏足夠的可行性和操作性，在應(yīng)用時難以解決各種實際問題。另外，還有一些機(jī)關(guān)單位雖然提出了比較詳細(xì)的檔案管理制度，但是這些管理制度大多已經(jīng)比較落后，都是一些早期的制度，不符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展形勢以及機(jī)關(guān)單位的發(fā)展趨勢，難以與機(jī)關(guān)單位的發(fā)展相適應(yīng)，這樣在應(yīng)用的過程中也無法發(fā)揮其應(yīng)有的作

用[1]。檔案管理本身就比較枯燥，管理制度方面的落后和僵化，對于管理工作的創(chuàng)新也極為不利。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是一項十分專業(yè)的工作，必須要由專業(yè)的檔案管理人員來負(fù)責(zé)，所以管理人員的素質(zhì)就十分重要，但是我國很多機(jī)關(guān)單位由于對檔案管理工作不夠重視，所以其管理人員的素質(zhì)也有待提高。一些機(jī)關(guān)單位由于對檔案管理的重視程度不足，所以聘請的工作人員大多并不具備專業(yè)的檔案管理知識，不具備相關(guān)的從業(yè)經(jīng)驗;有很多單位沒有配置專職檔案員，很多檔案員是一身多職的，哪里任務(wù)趕就往哪里調(diào)，這種現(xiàn)象在基層單位很普遍。另外一些機(jī)關(guān)單位雖然聘請了專業(yè)的檔案管理人員來從事該工作，可是其素質(zhì)根本無法滿足新時期的機(jī)關(guān)單位發(fā)展需要，這些工作人員在長期的工作過程，已經(jīng)形成了固有的工作模式，思想比較僵化，對于新時期檔案管理工作的特點(diǎn)以及要求認(rèn)識不足，仍然沿用傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量都十分低下。

2 新時期檔案管理整改的有效措施

2.1 完善檔案管理制度

在新時期，我國機(jī)關(guān)單位在開展檔案管理工作時會面臨更多的挑戰(zhàn)，所以就必須要建立起一套完善的檔案管理制度對檔案管理工作進(jìn)行引導(dǎo)，這是檔案管理工作開展的必然要求。機(jī)關(guān)單位需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，尤其是要對其中的檔案管理監(jiān)督機(jī)制和工作人員的激勵機(jī)制進(jìn)行完善，提出檔案管理工作的相關(guān)流程和規(guī)范化要求，落實責(zé)任制，將檔案管理的相關(guān)責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并具體落實到每個工作人員的身上，這樣能夠使檔案管理工作更加高效穩(wěn)定的運(yùn)行，同時也能夠在出現(xiàn)問題之后，方便進(jìn)行責(zé)任的認(rèn)定;另外相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還需要健全工作人員的激勵機(jī)制，需要將檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作態(tài)度與其薪酬福利掛鉤，以此來激發(fā)工作人員的工作積極性，提高工作質(zhì)量。在新時期機(jī)關(guān)單位開展檔案管理工作時，管理制度必須要與新的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢以及機(jī)關(guān)單位的發(fā)展相適應(yīng)，領(lǐng)導(dǎo)要對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，根據(jù)新時期檔案管理工作的新特點(diǎn)和新要求，對管理制度的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的完善和細(xì)化，保證其可行性[2]。

2.2 提高管理人員素質(zhì)

想要在新時期提高檔案管理工作的質(zhì)量，機(jī)關(guān)單位就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力，時期能夠適應(yīng)新時期檔案管理工作的開展。新時期的檔案管理工作會面臨很多的挑戰(zhàn)，所以對于管理人員的素質(zhì)也有著更高的要求，這時就需要機(jī)關(guān)單位對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其創(chuàng)新意識，使其掌握更加先進(jìn)的檔案管理理念，定期開展講座，向其傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗，提高其工作能力。

2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)

最后，信息化是機(jī)關(guān)單位發(fā)展的重要趨勢，所以檔案管理工作也必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)的管理系統(tǒng)，更新相關(guān)硬件設(shè)備，建立專業(yè)的檔案信息化管理平臺，建立電子檔案，提高檔案的收集、整理和利用效率[3]。

3 結(jié)束語

綜合上文可知，我國經(jīng)濟(jì)科技的飛速發(fā)展帶動了我國的社會發(fā)展，當(dāng)前我國已經(jīng)邁入了新的發(fā)展階段，機(jī)關(guān)單位在發(fā)展時會面臨更多的機(jī)遇，但同時也會面臨更大的挑戰(zhàn)，尤其是其中的檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式和方法已經(jīng)無法滿足新時期機(jī)關(guān)單位的管理和發(fā)展需要，管理制度、管理人員素養(yǎng)以及信息化建設(shè)方面存在的問題，都會影響機(jī)關(guān)單位在新時期的發(fā)展。因此要求機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作進(jìn)行整改，完善管理制度，提高管理人員素質(zhì)，并加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，以此來提高檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]徐維欣.新時期事業(yè)單位人事檔案管理芻議[J].中外企業(yè)家，2019（35）：113.

[2]黃雅玲.新時期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究[J].中外企業(yè)家，2019（32）：105-106.

[3]孫銘偉.新時期企業(yè)檔案工作特點(diǎn)及發(fā)展趨勢探析[J].黑龍江檔案，2019（05）：76-77.