人事檔案管理模式創(chuàng)新思考

摘 要：人事檔案是單位檔案管理中的重中之重，其管理質(zhì)量會影響人事選拔任用工作，影響相關(guān)部門對社會個體的考察。在新的發(fā)展形勢下，只有不斷創(chuàng)新人事檔案管理的內(nèi)容以及方式，確保人事檔案管理工作有序、科學(xué)、合理開展，才能增強(qiáng)檔案管理的有效性，為相關(guān)部門的人事選拔任用工作提供參考依據(jù)。文章對人事檔案管理模式創(chuàng)新的現(xiàn)實意義進(jìn)行分析，指出當(dāng)前人事檔案管理中存在的主要問題，綜合探討人事檔案管理模式創(chuàng)新的路徑，旨在進(jìn)一步打造內(nèi)容安全可靠、方式便捷高效的人事檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：路徑;人事檔案;創(chuàng)新;開放;管理模式

人事檔案管理模式的創(chuàng)新有利于社會人才流動，為社會發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展注入源源不斷的動力。做好人事檔案管理模式創(chuàng)新工作，不僅要從宏觀層面入手，也需要從微觀的角度對人事檔案管理工作進(jìn)行觀察，找出人事檔案管理中存在的不合理之處，實施更有指向性的方案，提升人事檔案管理的質(zhì)量，更好為社會發(fā)展服務(wù)。過去一段時間，部分單位人事檔案管理工作不規(guī)范、不科學(xué)的問題突出。故此，如何進(jìn)一步創(chuàng)新人事檔案管理模式，適應(yīng)未來人事管理工作的開展需要，是當(dāng)前檔案學(xué)界研究的重點。

1 人事檔案管理模式創(chuàng)新的現(xiàn)實意義

1.1 節(jié)約人事檔案管理成本

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的不竭動力，能夠改變檔案管理的模式，節(jié)約檔案管理的成本。具體到人事檔案管理領(lǐng)域，無論是將信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中，還是創(chuàng)新體制機(jī)制，都能夠減少人事檔案管理中所耗費的人力、物力以及財力，幫助單位更好地縮減成

本[1]。一方面，單位應(yīng)用信息技術(shù)對人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，可以進(jìn)一步減輕檔案管理人員工作量，讓檔案管理人員有更多的時間投入到檔案開發(fā)利用工作當(dāng)中，實現(xiàn)單位人力資源配置效益的最大化。另一方面，創(chuàng)新檔案管理體制機(jī)制，從宏觀上對人事檔案管理的各項內(nèi)容進(jìn)行全方位把控，可以進(jìn)一步縮減人事檔案管理中不必要的中間環(huán)節(jié)，提升管理效率，合理控制成本。

1.2 確保人事檔案內(nèi)容真實完整，發(fā)揮檔案價值

在倡導(dǎo)平等、公平的社會環(huán)境當(dāng)中，人事檔案也是社會個體平等的重要體現(xiàn)。人事檔案作為社會個體身份的象征，詳細(xì)記錄了社會個體文化背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)能力以及其他基本信息，其重要性不言而喻。推動人事檔案管理模式創(chuàng)新，更好地對人事檔案進(jìn)行科學(xué)保管，避免人事檔案在流轉(zhuǎn)以及借閱過程中損毀、殘缺或者丟失，可以更好地促進(jìn)人事管理以及人事流動。除此之外，只有創(chuàng)新人事檔案管理模式，進(jìn)一步規(guī)范各項管理行為，才能有效防止人事檔案作假等情況的發(fā)生，發(fā)揮檔案價值。

2 人事檔案管理中存在的主要問題

2.1 尚未建立開放化的人事檔案管理模式，影響人才流動

人事檔案具有很強(qiáng)的人身附和性，其隨著社會個體工作環(huán)境、工作地域的變化而變化。當(dāng)前，我國尚未建立開放化的認(rèn)識檔案管理模式，導(dǎo)致人事檔案在實際流轉(zhuǎn)過程中手續(xù)多、時間長，不利于人才的流動。一是部分地區(qū)尚未建立科學(xué)聯(lián)動的人事檔案流動機(jī)制，相關(guān)單位、部門沒有充分應(yīng)用云儲存技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行流轉(zhuǎn)。許多社會個體通常需要等待檔案接收部門接收到紙質(zhì)檔案之后，才可以就業(yè)和繳納社保。二是人事檔案保密性與開發(fā)性相沖突，人事檔案開放化、共享化的進(jìn)程受阻。由于人事檔案會涉及個人隱私，所以單位不可能將人事檔案全部予以公開化或者共享化。在這種環(huán)境下之下，如何在堅持保密的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)科學(xué)開放，是當(dāng)前需要重點解決的問題。所以對其進(jìn)行全面開放化、共享化是不現(xiàn)實的。

2.2 人事檔案管理人員的能力素質(zhì)與時代發(fā)展不匹配

當(dāng)前部分單位人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、理論功底不扎實，對于信息技術(shù)的應(yīng)用能力不強(qiáng)，阻礙了人事檔案創(chuàng)新的步伐。一是缺乏主動學(xué)習(xí)意識[2]。部分檔案管理人員沒有立足于自身現(xiàn)有的不足以及缺陷進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，難以跟上檔案事業(yè)發(fā)展的潮流。二是缺乏有效培訓(xùn)。部分單位雖然組織了相應(yīng)的培訓(xùn)，但往往難以收到理想的效果。之所以出現(xiàn)這類問題，主要是部分單位在策劃培訓(xùn)工作時沒有做到實事求是，培訓(xùn)的內(nèi)容以及方式與人事檔案管理實際不匹配。

2.3 人事檔案管理不規(guī)范不及時

一是人事檔案材料手續(xù)不完備、字跡不規(guī)范。部分單位在接收人事檔案過程中沒有嚴(yán)格把控人事檔案的質(zhì)量關(guān)，將部分不合格、不規(guī)范的材料放入檔案中。同時，沒有及時檢查人事檔案中是否有遺漏的資料，直至最后利用、查閱過程中才發(fā)現(xiàn)遺漏問題[3]。二是部分單位人事檔案轉(zhuǎn)接更新不及時，沒有及時準(zhǔn)確地對人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充與更新。三是缺乏績效考核與責(zé)任落實機(jī)制，對相關(guān)主體的制約與約束力度不足，影響人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。

3 人事檔案管理模式創(chuàng)新的路徑

3.1 探索建立開放化的人事檔案管理模式，促進(jìn)人才流動

為了更好地讓人事檔案服務(wù)于社會，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)整體發(fā)展。相關(guān)單位可以探索建立開放化的人事檔案管理模式。一方面，各個職能單位、部門之間要加強(qiáng)溝通，進(jìn)一步應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、云儲存等工具對人事檔案進(jìn)行流轉(zhuǎn)。為了避免紙質(zhì)人事檔案流轉(zhuǎn)速度過慢的問題，可以探索數(shù)字檔案先行的服務(wù)模式，進(jìn)一步強(qiáng)化對數(shù)字檔案的應(yīng)用。另一方面，堅持人事檔案保密的基本原則，有限度地進(jìn)行人事檔案開放工作。人事檔案在開放共享的過程中，必須要明確查閱的權(quán)限、主體以及依據(jù)，并保存相應(yīng)的查閱記錄，充分保障利益相關(guān)人的個人隱私。所以對其進(jìn)行全面開放化、共享化是不現(xiàn)實的。

3.2 打造精干型人才隊伍

總體而言，隨之時代不斷發(fā)展，人事檔案管理工作對于人事檔案管理人員的要求會逐步加深。一方面，作為人事檔案的管理者，務(wù)必要樹立主觀能動意識，努力提升個人的專業(yè)素養(yǎng)以及理論功底。檔案管理者要結(jié)合自身管理中存在的不足，有針對性地進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)，以更為嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度應(yīng)對人事檔案管理工作。另一方面，單位要分別從職業(yè)道德、信息化技術(shù)應(yīng)用、現(xiàn)代檔案管理技能等角度對人才進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理者的知識結(jié)構(gòu)，提升其專業(yè)能力以及認(rèn)知水平，為人事檔案管理創(chuàng)新打下堅實的基礎(chǔ)。

3.3 規(guī)范人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控人事檔案質(zhì)量

一是要明確檔案材料的接收手續(xù)以及流程，嚴(yán)格依法依規(guī)辦事。同時，對于不符合相關(guān)要求的材料要予以退回，及時要求相關(guān)主體進(jìn)行補(bǔ)充報送，并將相應(yīng)的情況記錄下來。二是要明確檔案轉(zhuǎn)接以及更新的標(biāo)準(zhǔn)以及期限，避免人事檔案在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)遺失的狀況，及時對相應(yīng)的信息進(jìn)行補(bǔ)充與更新。三是要建立一套動態(tài)、長效、系統(tǒng)的監(jiān)督考核機(jī)制，明確監(jiān)督考核內(nèi)容，提升檔案管理者的規(guī)范意識。

4 結(jié)束語

社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，人事檔案管理工作的現(xiàn)實意義日益突出，各個單位也在人事檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行了積極有益的探索，推動了我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展，積累了寶貴的經(jīng)驗。然而，由于我國人事檔案管理工作起步較晚，導(dǎo)致實踐中各個單位管理水平差異較大。為此，本文從理論層面就人事檔案管理模式的創(chuàng)新展開論述。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，作為一項嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的工作，單位在創(chuàng)新人事檔案管理模式時必須要從多個角度入手，第一，要探索建立開放化的人事檔案管理模式，促進(jìn)人才流動。第二，要打造精干型人才隊伍。第三，要規(guī)范人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控人事檔案質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：170-171.

[3]張波.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：35-36.

作者簡介

韓丹丹（1980-），女，江蘇省南京人，中專，畢業(yè)于南京廣播電視大學(xué)，助理管理員，研究方向：檔案管理。