精細化管理在企業(yè)檔案管理中的運用概述

汪潔

摘 要：為促進企業(yè)檔案管理水平更高、發(fā)揮出更強大的作用，本文對企業(yè)檔案管理中精細化管理工作部署進行分析。首先分析了企業(yè)檔案管理過程中存在的問題，如不夠規(guī)范、管理理念不夠新、信息化水平不夠高等，其次對精細化管理的運用要點進行解析，保證對應的操作手段更加有針對性，促進企業(yè)的高速率發(fā)展。

關鍵詞：精細化管理;企業(yè)檔案;信息化管理

企業(yè)結合發(fā)展實際，對應科學的精細化管理措施，可使其發(fā)展更加規(guī)范和科學，不斷推進其快速發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

1.1 管理不夠規(guī)范

我國企業(yè)的檔案管理工作的制度化、模式化時間不長，因此積累的經(jīng)驗與西方先進國家相比，還存在初級的探索階段，同時部分企業(yè)的領導層并未對檔案管理工作的科學化、精細化形成正確的認識，因此不能保證領導過程中對應了科學的管理方法，因此最為直接的后果就是檔案信息的管理無法及時有效的系統(tǒng)化、規(guī)范化，形成較為獨立的管理制度與系統(tǒng)。加上社會當前的發(fā)展步伐非?？欤虼瞬粔蛞?guī)范、先進的檔案信息管理方法最終會被淘汰，拖慢企業(yè)發(fā)展的步伐，甚至可能會給企業(yè)的高效運作與發(fā)展壯大帶來阻礙。

1.2 檔案管理理念不夠新

此問題集中體現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理人員對檔案管理工作的性質認識不夠清晰甚至存在誤解，因此導致檔案管理工作無法精細化、信息化，因為很多企業(yè)的管理人員認為檔案管理工作是一項十分簡單且對企業(yè)發(fā)展影響不會很大的工作，這種認識十分片面且短淺，檔案工作的有效落實可能暫時不如銷售、運行工作那樣可在短期內給企業(yè)創(chuàng)造出價值，但檔案管理工作運行的水平會給企業(yè)帶來十分深遠的影響。如果不對此項工作進行重視，工作浮于表面特征明顯的話，會直接導致檔案數(shù)據(jù)丟失、利用水平過低等問題，這些問題的存在都會對企業(yè)的后期發(fā)展造成影響。

1.3 信息化水平不夠高

社會進入到信息技術高速發(fā)展的階段后，很多行業(yè)的運行、發(fā)展模式發(fā)生了較大轉變，因此如果企業(yè)在轉變效率如此之快、市場競爭如此激烈的環(huán)境中沒有及時進行信息化轉變，可能會在短時間內就被淘汰。企業(yè)的檔案管理工作也是如此，如果不跟隨時代發(fā)展進行信息化水平的提升，促進管理模式的系統(tǒng)化、規(guī)范化，激增的檔案信息處理工作以及形勢更加豐富的檔案信息會讓工作人員的任務孤單更重，最終導致管理工作出現(xiàn)的誤差與錯誤概率激增，影響企業(yè)的高效發(fā)展。而我國的企業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)建設整體水平一直不夠高，因此必須得到企業(yè)管理層的重視，從理念、技術、處理形式上轉變。

2 精細化管理在企業(yè)檔案管理中的運用要點

2.1 提升人才培養(yǎng)水平

提升認識的基礎上，還要對人才的綜合素質水平進行整體性提升，尤其是檔案管理人員專業(yè)技術水平、實踐能力等，只有將人才的整體素質進行提升，才能保證各項工作的開展、對接效率更高，為企業(yè)的發(fā)展帶來更多的推動力。同時，人才通過不斷的學習與經(jīng)驗積累，才能及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，進而在尋找問題解決對策的過程中，讓檔案信息的管理水平得到大幅提升。我國企業(yè)的發(fā)展步伐雖然較快，但是由于起步較晚、基礎較差，必須要從人員管理層面入手，加大精細化管理的力度、加強人才的培訓力度等，尤其是那些已經(jīng)擁有一定管理經(jīng)驗的老員工，如果其先進技術操作水平可以獲得提升，那么其將可以在實際工作的落實中推動工作更為高效的運作。因此企業(yè)必須加大人才的操作技術培訓力度，并對人才的崗位職責與配置進行革新，保證人才可為企業(yè)的高效發(fā)展提供源源不斷的動力。

2.2 配合精細化管理制度

企業(yè)在發(fā)展的過程中，必須對應適宜的精細化管理制度，原因主要分布于以下幾個方面：

首先，提升檔案精細化管理制度的建設力度，配合專業(yè)有效的管理機制，可讓檔案管理工作的效率得到提升，同時保證各項工作出錯的頻率更低、管理水平更高。其次，將檔案管理工作的落實進行具體化、詳細化，可讓檔案管理的精細化水平更高，進而保證檔案信息獲得更為細致的整理。再次，精細化管理制度的對應，可讓人員的職責得到明確，也可保證管理體系的層次更加科學，保證工作的落實過程中沒有阻力，落實的可以更加高效與準確。最后，精細化管理制度的對應，讓檔案管理工作的流程得到細分，工作人員的任務職責將更加清晰，承擔的負擔更少，可保證人員的工作積極性維持在一個較高的水平。

2.3 嚴格檔案精細化管理考核制度

對應更為嚴格的檔案管理制度并提升考察標準，能夠保障檔案精細化管理工作的落實更加嚴謹、規(guī)整，有效防止工作過程中出現(xiàn)的問題過多，影響工作運行質量。其次，配合精細化管理考核制度時，還要加大制度落實管理力度，保證崗位職責人員能夠嚴格遵守，對自己的行為進行約束。很多企業(yè)在配合檔案管理體系時，由于不夠系統(tǒng)、全面，導致制度流于形式，無法深入到基層員工的工作內部指導其工作態(tài)度與方法。再有，一些企業(yè)雖然已經(jīng)配合出了管理考核制度，但是由于適配性不足，考核工作的落實同樣會受到影響，無法起到應有的作用。不夠精細的管理制度讓企業(yè)的領導者管理工作開展不能及時、有效，因此及時配合建設精細化的管理考核制度是企業(yè)檔案管理精細化之必需。

2.4 提升管理信息化水平

信息技術高速發(fā)展的時代背景下，企業(yè)必須要及時轉變運行、管理理念，借助信息技術進行工作模式的革新，讓工作的運行流程更加規(guī)范、高效。因此，提升檔案管理工作的信息化水平十分必要，決定著一個企業(yè)在市場競爭中的實力。首先，企業(yè)的檔案管理工作必須要配置一個適宜的管理系統(tǒng)，保證其功能的全面發(fā)揮。其次，企業(yè)要對自身的應用技術水平進行提升，保證資金、技術、設備層面的投入力度，讓企業(yè)的信息化工作環(huán)境達到水準，進而維護信息化工作的落實效率。

3 結語

促進企業(yè)檔案管理工作的精細化，能夠讓企業(yè)的運行更加穩(wěn)定、借助到的助力更多，發(fā)揮檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的協(xié)助效用。同時企業(yè)中的管理層、部門管理者、基層工作人員等，都需要明確自身崗位職責，促進精細化工作的落實高效，保證精細水平達到標準。

參考文獻

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