普通高中學(xué)生檔案管理中的問題與對(duì)策

摘 要：普通高中學(xué)生檔案是高校招生錄取的重要依據(jù)，是社會(huì)錄用人才的重要參考，其重要性不言而喻。本文分別從高中學(xué)生檔案的重要作用、存在的主要問題和解決對(duì)策等方面進(jìn)行探討，以期實(shí)現(xiàn)高中學(xué)生檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)生;檔案管理;問題;對(duì)策

普通高中學(xué)生檔案是對(duì)高中學(xué)生三年成長(zhǎng)過程的記錄，是學(xué)生升學(xué)、就業(yè)甚至是升職的重要參考，是學(xué)校規(guī)范辦學(xué)、提升教育教學(xué)質(zhì)量的重要手段。但是，當(dāng)前高中學(xué)生檔案管理中存在著系列問題，導(dǎo)致現(xiàn)行檔案管理模式不符合現(xiàn)實(shí)需要，特別是隨著檔案管理的信息化和社會(huì)環(huán)境問題等原因，導(dǎo)致必須調(diào)整高中學(xué)生檔案管理思路、改進(jìn)管理方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)高效，真正服務(wù)學(xué)生成長(zhǎng)、學(xué)校教學(xué)管理、高校錄取、國(guó)家和社會(huì)錄用人才。

1 普通高中學(xué)生檔案的重要作用

普通高中學(xué)生檔案，是其人生第一份檔案，其重要作用不言而喻，主要表現(xiàn)為三方面：一是高中檔案為學(xué)生一生發(fā)展做好準(zhǔn)備。高中學(xué)生檔案記錄了學(xué)生三年的成長(zhǎng)過程，是人生最基礎(chǔ)的一份檔案，并將伴隨學(xué)生終生。二是為高校錄取人才作依據(jù)。高中學(xué)生檔案為高考報(bào)名提供了依據(jù)，在學(xué)生電子檔案已實(shí)現(xiàn)與高考招生平臺(tái)對(duì)接，與高招錄取融為一體，學(xué)生電子檔案記載的基本信息和在校成績(jī)及表現(xiàn)等，成為高校錄取的重要依據(jù)。三是為國(guó)家為社會(huì)挑選人才作參考。無(wú)論是學(xué)生高中畢業(yè)就直接走入社會(huì)，還是繼續(xù)到高校深造后就業(yè)，用人單位都會(huì)參考其高中階段檔案記載的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想品行記錄和社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等信息，因此高中學(xué)生檔案自然成為國(guó)家和社會(huì)選拔錄用人才的重要參考。

2 普通高中學(xué)生檔案存在的主要問題

1）檔案信息不全面、不準(zhǔn)確。普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案主要包含學(xué)生的姓名性別、出生年月、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)、學(xué)號(hào)，以及家庭情況、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)及中考成績(jī)等多方面信息。但是在具體的檔案管理中，我們發(fā)現(xiàn)不少學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容不全面、填寫不準(zhǔn)確，甚至存在信息不實(shí)現(xiàn)象。

2）高考電子檔案與紙質(zhì)檔案不一致。普通高中學(xué)生在填報(bào)考生高考報(bào)名表時(shí)，常常出現(xiàn)把是否應(yīng)往屆、是否農(nóng)村和城鎮(zhèn)等方面的內(nèi)容填錯(cuò)。通常學(xué)校為了指導(dǎo)學(xué)生填寫電子檔案，會(huì)讓學(xué)生在紙上試填并進(jìn)行審核，但由于學(xué)生及家長(zhǎng)主觀認(rèn)識(shí)和理解上的故意或過失，在填寫上述關(guān)鍵信息的電子檔案時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的錯(cuò)誤，其中最為突出的是考生把戶籍填錯(cuò)，比如，把本省外市戶籍填成外省，還有的學(xué)生把外省填報(bào)為本省等，從而導(dǎo)致電子檔案和紙質(zhì)檔案不一致，從而影響高招報(bào)名和高校錄取。

3）隨遷子女高考檔案不真實(shí)。一是不合格的居住證問題。很多地方規(guī)定隨遷子女需居住滿3年，但有的雖住滿3年但非連續(xù)，有的家長(zhǎng)沒有辦理居住證的，有的居住證有效期截止至報(bào)名時(shí)間未滿3年等等。二是不合格的社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)問題。有的考生父母僅購(gòu)買了社會(huì)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)及基本醫(yī)療保險(xiǎn)中的一種;有的考生父母有工作，但未辦理社會(huì)保險(xiǎn)。三是不合格的戶籍問題。有的考生父母為本省戶籍而考生為外省戶籍，有的考生戶籍為本省但父母戶籍為外省，有的考生戶籍雖為本省但剛剛遷入等。上述種種情況，因不符合當(dāng)?shù)馗呖紙?bào)名條件或錄取條件，均會(huì)導(dǎo)致學(xué)生及家長(zhǎng)為實(shí)現(xiàn)高考報(bào)名和錄取，從而對(duì)檔案材料進(jìn)行造假，或故意做不真實(shí)表述。

4）普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案不真實(shí)。普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)表，包含普通高中學(xué)生模塊修習(xí)記錄表，基本素質(zhì)評(píng)價(jià)細(xì)目表等，該表主要記錄了學(xué)生3年6次綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)情況，包括證明材料和評(píng)語(yǔ)等。在這部分檔案中，普遍存在重視學(xué)業(yè)成績(jī)輕品德操行、重在校表現(xiàn)輕視社會(huì)實(shí)踐的現(xiàn)象，導(dǎo)致對(duì)普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案，進(jìn)行了不科學(xué)甚至虛假的記錄，這樣就不能反映學(xué)生真實(shí)學(xué)業(yè)水平、思想品德、藝術(shù)素養(yǎng)和社會(huì)實(shí)踐能力以及學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。

3 解決普通高中學(xué)生檔案存在問題的對(duì)策

1）及時(shí)更新檔案信息。解決普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案信息不全面、不準(zhǔn)確問題，要多方協(xié)作、多措并舉。首先，要加大宣傳力度，讓社會(huì)各界重視學(xué)生學(xué)籍檔案工作。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校的唯一憑證，學(xué)籍也被稱之為“第二身份證”，要通過家長(zhǎng)會(huì)、新聞媒體等多渠道，讓社會(huì)各方面高度重視支持高中學(xué)生檔案工作，從新生注冊(cè)開始至學(xué)生畢業(yè)全過程進(jìn)行全面協(xié)作，確保學(xué)生檔案信息的全面、真實(shí)。其次，要充分發(fā)揮信息技術(shù)手段的作用，將學(xué)生電子檔案信息與各種官方數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行勾連、匹配，實(shí)現(xiàn)信息的互通和驗(yàn)證。最后，班主任老師、學(xué)生檔案管理員要與家長(zhǎng)多聯(lián)系，及時(shí)更新完善學(xué)生的檔案信息。學(xué)生進(jìn)入高中階段以后，學(xué)校需要從中考招生庫(kù)及時(shí)提取學(xué)生信息，對(duì)學(xué)生個(gè)人信息進(jìn)行核實(shí)和完善，特別是要及時(shí)更新家長(zhǎng)聯(lián)系方式、家庭住址、學(xué)生姓名等情況。當(dāng)學(xué)生學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)，學(xué)校要及時(shí)利用學(xué)籍管理平臺(tái)進(jìn)行操作，對(duì)學(xué)生各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行完善。

2）加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的比對(duì)。要保證普通高中學(xué)生高考報(bào)名電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，在考生填寫表格之前，學(xué)生檔案管理員和班主任老師要向家長(zhǎng)和學(xué)生說明學(xué)生檔案的重要性，解釋戶籍等信息在高考報(bào)名錄取中的重要意義，使學(xué)生家長(zhǎng)對(duì)兩份檔案一致性有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，并要求學(xué)生家長(zhǎng)在學(xué)生填寫的紙質(zhì)檔案上進(jìn)行審核簽名，再由班主任老師現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)學(xué)生填寫電子檔案并進(jìn)行審核，最后由學(xué)生檔案管理員在后臺(tái)把戶口本與電子檔案進(jìn)行逐人核對(duì)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。

3）做好隨遷子女報(bào)名資格審核工作。要嚴(yán)格按照《關(guān)于印發(fā)〈進(jìn)城務(wù)工人員隨遷子女在各省參加高校招生考試實(shí)施辦法（試行）〉的通知》，進(jìn)一步明確各級(jí)政府部門職責(zé)，對(duì)進(jìn)城務(wù)工人員隨遷子女的報(bào)名資格進(jìn)行審核。教育主管部門要負(fù)責(zé)隨遷子女就學(xué)年限和學(xué)籍的審核;人力資源和社會(huì)保障部門要做好對(duì)進(jìn)城務(wù)工人員穩(wěn)定就業(yè)和社會(huì)保險(xiǎn)年限的審核;住建部門要負(fù)責(zé)審核進(jìn)城務(wù)工人員住所房地產(chǎn)登記情況;流動(dòng)人口管理部門要負(fù)責(zé)進(jìn)城務(wù)工人員合法穩(wěn)定住所和居住證的審核;學(xué)校主要負(fù)責(zé)對(duì)隨遷子女報(bào)名資格的審核，向?qū)W生和家長(zhǎng)傳達(dá)國(guó)家、省市縣相關(guān)政策并做好引導(dǎo);招生考試部門要對(duì)隨遷子女報(bào)名資格審核表進(jìn)行匯總復(fù)核。

4）如實(shí)填寫綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案。要避免因重視學(xué)業(yè)成績(jī)輕品德操行、重在校表現(xiàn)輕視社會(huì)實(shí)踐，而導(dǎo)致的普通高中學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)檔案的不科學(xué)甚至虛假記載問題，各級(jí)政府和全社會(huì)要高度重視學(xué)生綜合素質(zhì)發(fā)展，建設(shè)完善綜合實(shí)踐基地，為學(xué)生提供實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)和條件;學(xué)校要不斷革新教育教學(xué)理念，拋棄分?jǐn)?shù)至上的理念，按照全面發(fā)展的要求對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育和評(píng)價(jià)，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)分政策，按照規(guī)定開設(shè)相關(guān)的課程供學(xué)生選修，堅(jiān)持學(xué)生自評(píng)、互評(píng)和教師評(píng)價(jià)相結(jié)合對(duì)學(xué)生品德操行進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐材料嚴(yán)格做好公示。

5）不斷提升學(xué)生檔案管理的實(shí)效。高中學(xué)生檔案尤其是電子檔案，對(duì)學(xué)生本人及其家庭和高校、國(guó)家及社會(huì)均會(huì)產(chǎn)生影響，其涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)，各方主體責(zé)任大，因此，應(yīng)從提升學(xué)生檔案管理實(shí)效，維護(hù)各方主體利益，有利于時(shí)代發(fā)展的角度，從實(shí)際出發(fā)解決普通高中學(xué)生檔案管理問題。首先是要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。其次是要明晰各級(jí)各部門的責(zé)任。最后學(xué)校作為學(xué)生檔案工作的終極管理者，應(yīng)將責(zé)任細(xì)分到具體的管理人員、班主任和相關(guān)教師，從學(xué)生終身發(fā)展出發(fā)，為學(xué)生終身負(fù)責(zé)，為每位學(xué)生建好紙質(zhì)檔案和電子檔案。

總之，要高度重視普通高中學(xué)生檔案工作，采取現(xiàn)代化技術(shù)手段科學(xué)、合理制作、管理檔案，及時(shí)解決檔案管理中的各種問題，更好地為學(xué)生、學(xué)校、高校、國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

劉貴珍（1973-），女，廣東省廣州市玉巖中學(xué)助理檔案館員。