新時(shí)期社會(huì)救助檔案管理工作質(zhì)量提升策略分析

馬曉梅

（吉林省公主嶺市救助管理站，吉林 公主嶺 136100）

一、引言

由于中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展在不同的地域呈現(xiàn)不均衡的特點(diǎn)，因此在我國服務(wù)型政府優(yōu)化轉(zhuǎn)型的背景下，將需要對(duì)貧困地區(qū)人口展開社會(huì)救助，以此更好地滿足民眾的基本生存需求。由于社會(huì)救助的覆蓋范圍較廣，則將使得社會(huì)救助檔案的信息內(nèi)容也呈現(xiàn)更加多元化的特點(diǎn)，有關(guān)部門更加需要針對(duì)實(shí)際情況做好相應(yīng)的檔案調(diào)查審核工作，以此更好地確保救助資金下發(fā)的精準(zhǔn)性。以下將對(duì)新時(shí)期社會(huì)救助檔案管理中存在的問題提出相應(yīng)的質(zhì)量提升對(duì)策。

二、新時(shí)代社會(huì)救助檔案管理工作分析

對(duì)社會(huì)救助檔案的管理，應(yīng)遵循分級(jí)管理的原則，這需要將中國民政管理部門與檔案行政管理部門充分結(jié)合起來，并且合理規(guī)劃工作責(zé)任范圍，進(jìn)而使得社會(huì)救助檔案的管理能夠呈現(xiàn)有序性的特征。同時(shí)，省、市檔案局還需結(jié)合本地實(shí)際，制訂符合地方救助要求的指導(dǎo)性文件，對(duì)救助工作進(jìn)行全程監(jiān)督管理。并且還要求縣級(jí)以下的行政機(jī)關(guān)要分批、分階段地對(duì)救助檔案進(jìn)行管理，形成對(duì)救助檔案的實(shí)體和計(jì)劃?，F(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多單位減少了紙質(zhì)文件的使用，用計(jì)算機(jī)中的文檔處理工作，方便了信息的傳播，促進(jìn)了工作方式的革新。在新時(shí)代背景下救助單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息發(fā)展對(duì)工作質(zhì)量的影響，分析新時(shí)代給檔案管理工作過帶來了哪些發(fā)展機(jī)遇。社會(huì)救助檔案管理的工作量較大，加上工作制度比較嚴(yán)格，會(huì)導(dǎo)致許多管理人員覺得工作內(nèi)容枯燥，導(dǎo)致工作人員更新較快，不利于檔案工作效率的提高。而且檔案管理需要端正的工作態(tài)度，保證管理工作的精細(xì)化、規(guī)范化和準(zhǔn)確化，這就需要管理人員根據(jù)新時(shí)代的特點(diǎn)提升社會(huì)救助檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理為救助單位的發(fā)展提供了依據(jù)，提升社會(huì)救助檔案管理的工作質(zhì)量能帶動(dòng)其他部門管理工作的開展，對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行客觀、理性的判斷，還能增強(qiáng)人民群眾對(duì)救助單位的信任，為救助單位未來發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

三、新時(shí)代社會(huì)救助檔案管理工作現(xiàn)狀

在新時(shí)代背景下，社會(huì)救助檔案管理已經(jīng)向電子化、信息化發(fā)展，這不僅能滿足民眾在檔案管理上的多樣化需求，還能保障信息及時(shí)更新、補(bǔ)充，但救助單位實(shí)際的檔案管理工作存在一些問題，影響了其工作質(zhì)量的提升。

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

許多工作人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，在工作中認(rèn)為只要保存好檔案信息即可，忽視了對(duì)檔案的管理和運(yùn)用。加上檔案管理不是救助單位的重點(diǎn)工作，無法直接為單位帶來效益，導(dǎo)致管理人員產(chǎn)生了應(yīng)付的態(tài)度，覺得自己只需要保管好檔案別出現(xiàn)遺失、損壞的問題就行，這導(dǎo)致相關(guān)人員普遍忽視檔案管理工作，缺乏檔案管理的意識(shí)。

（二）缺乏先進(jìn)管理手段

救助單位是市政府主管社會(huì)行政事務(wù)的職能部門，不僅要關(guān)注到社會(huì)基層建設(shè)，還要做好社會(huì)規(guī)劃，保證人民的最低生活質(zhì)量，承擔(dān)著很大的社會(huì)責(zé)任，隨著社會(huì)的發(fā)展救助單位的職權(quán)范圍也逐漸擴(kuò)大，檔案管理的任務(wù)也越來越繁重，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段會(huì)影響管理質(zhì)量，還無法保障檔案的準(zhǔn)確性和完整性，因此需要采納全新的管理方式進(jìn)行社會(huì)救助檔案管理改革。但大部分民政部門缺乏先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用能力，尤其是在建設(shè)電子檔案的過程中使用的方法也比較機(jī)械，沒有形成靈活高效的管理體系，阻礙了檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）管理人員素質(zhì)較低

目前，救助單位許多管理人員的管理能力、專業(yè)素養(yǎng)都比較低，直接影響了檔案管理工作的水平，一方面是因?yàn)椴糠止芾砣藛T沒有嚴(yán)格按照檔案管理的制度，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸納，導(dǎo)致檔案信息存在不準(zhǔn)確、不真實(shí)的問題；另一方面管理人員缺乏管理創(chuàng)新的意識(shí)能力，無法有效運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理工作，需要救助單位加大對(duì)人才培養(yǎng)的投入，建立起專業(yè)化的隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理工作。

（四）社會(huì)救助檔案利用率低下

為了適應(yīng)新時(shí)代背景下管理工作的要求，救助單位也進(jìn)行了一定程度的工作創(chuàng)新，確保檔案管理能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。但他們忽視了檔案信息的利用，缺乏主動(dòng)服務(wù)、管理的意識(shí)，很難滿足民眾在檔案管理上的服務(wù)需求。而且許多檔案的年限久遠(yuǎn)，資料信息也比較雜亂，管理人員沒有分類建立信息資源庫，無法根據(jù)需求快速準(zhǔn)確地搜索檔案信息，導(dǎo)致檔案信息資源利用率較低。

四、新時(shí)代社會(huì)救助檔案管理工作質(zhì)量提升策略

（一）構(gòu)建檔案管理監(jiān)督體系，確保管理工作依法進(jìn)行

提升社會(huì)救助檔案管理工作質(zhì)量需要將政府和社會(huì)群眾的力量充分結(jié)合起來，以此打造更加全面的監(jiān)督管理體系，使得社會(huì)救助檔案管理工作能夠遵循公開透明的基礎(chǔ)原則，為提升救助資金下發(fā)的精準(zhǔn)性和及時(shí)性奠定良好基礎(chǔ)。從政府部門檔案管理工作角度出發(fā)，政府部門需要切實(shí)基于社會(huì)群眾救助的需求履行監(jiān)督管理職能，并依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查和審核，嚴(yán)厲打擊檔案管理工作中存在的一些違法違規(guī)行為；而從社會(huì)監(jiān)督的角度來看，社會(huì)救助檔案管理工作涉及面很廣，社會(huì)大眾對(duì)社會(huì)救助檔案管理工作的監(jiān)督和保證，能夠更好地確保社會(huì)救助檔案在合法的范圍內(nèi)得以開展，進(jìn)而為推動(dòng)我國社會(huì)保障事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（二）建立電子系統(tǒng)，規(guī)范管理方法

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)為相關(guān)人員的生活、學(xué)習(xí)、工作提供了更加便利的方式，救助單位想要提高檔案管理工作的質(zhì)量可以從信息技術(shù)入手，建立起電子化、信息化的管理方式，加快工作人員輸入信息、管理信息、運(yùn)用信息的效率，減少重復(fù)、不必要的工作。在建立電子化系統(tǒng)的過程中，需要管理人員先學(xué)習(xí)信息化工作方法，如何建立網(wǎng)上的資源信息庫和檔案管理網(wǎng)站，如何在網(wǎng)上收集檔案信息等，還要規(guī)范電子管理工作的內(nèi)容，電子檔案大多是直接在網(wǎng)上上傳或下載，在上傳后管理人員應(yīng)及時(shí)歸檔或修改。而且電子化系統(tǒng)會(huì)改變檔案管理的服務(wù)內(nèi)容，為了讓相關(guān)人員能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取檔案信息，需要在檔案網(wǎng)站上建立搜索專題，教授相關(guān)人員如何利用網(wǎng)站查詢或上傳信息，在網(wǎng)上回答相關(guān)人員有關(guān)檔案管理的問題，促進(jìn)各單位、部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享。另外，電子化管理需要專門的設(shè)備和軟件，因此救助單位要加大在檔案管理工作上的投入。例如在硬件建設(shè)上要建設(shè)專門的檔案辦公室，選擇封閉、安全的場(chǎng)所保存紙質(zhì)檔案。還要購入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等信息設(shè)備配合電子化檔案系統(tǒng)的使用，做好日常的維護(hù)、維修工作。在軟件建設(shè)上需要統(tǒng)一檔案的儲(chǔ)存、管理方式，建立安全的系統(tǒng)軟件來保障檔案資源的利用和共享。

（三）完善管理制度，增強(qiáng)工作責(zé)任

社會(huì)救助檔案管理制度時(shí)根據(jù)我國的《檔案法》《檔案工作細(xì)則》《檔案工作條例》等建立的，但新時(shí)代下檔案管理事業(yè)有了很大的變革，如果救助單位還運(yùn)用傳統(tǒng)的管理制度無法適應(yīng)相關(guān)的工作發(fā)展，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。因此，救助單位要不斷完善檔案管理制度。檔案管理制度包括很多方面，首先，救助單位應(yīng)明確工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)，如要求他們貫徹學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策、理論知識(shí)和職業(yè)技能；熟悉社會(huì)救助檔案管理工作內(nèi)容，指導(dǎo)救助單位的工作規(guī)章；了解電子化檔案管理的分類方法、歸檔方法，掌握不同形式檔案信息的收集、整理方法，保證社會(huì)救助檔案管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展。其次，雖然建立了電子化檔案系統(tǒng)，但也要妥善保管紙質(zhì)檔案，需要建立起檔案保管制度，如檔案的擺放順序，進(jìn)入檔案室的要求等，還要保證管理人員根據(jù)季節(jié)、環(huán)境的變化及時(shí)保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，定期清點(diǎn)、檢查檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)破損、霉變問題。另外，為了增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任感可以建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度，如果檔案管理工作的完整性在98%以上、準(zhǔn)確率在100%應(yīng)適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)工作人員，但如果出現(xiàn)檔案丟失、偽造或其他的工作失誤，應(yīng)根據(jù)規(guī)章制度給予處分，嚴(yán)重的還要追究刑事責(zé)任，這樣才能端正檔案員的管理態(tài)度，促使他們?cè)诠ぷ髦兄鲃?dòng)提升自己能力、完善工作內(nèi)容。

（四）提升管理能力，保證工作質(zhì)量

檔案管理工作的質(zhì)量直接與管理人員的素質(zhì)相關(guān)，救助單位要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法和規(guī)范的工作制度，保證他們?cè)谌蘸蟮墓ぷ髦心莒`活解決各種管理問題。檔案管理是一門專業(yè)的管理工作，需要工作者有良好的職業(yè)精神和細(xì)心的工作態(tài)度，能嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行管理工作，懂得操作現(xiàn)代信息技術(shù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)心得管理技巧和方法，因此救助單位可以采用新型的培訓(xùn)形式，為管理人員提供不同的培訓(xùn)課程，讓他們根據(jù)自己的工作需求學(xué)習(xí)，改變被動(dòng)的培訓(xùn)方式。在選擇培訓(xùn)課程時(shí)考慮到管理人員的需求，不僅是專業(yè)知識(shí)、技能的培訓(xùn)，更重要的是進(jìn)行道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，如培訓(xùn)管理人員如何增強(qiáng)自身的創(chuàng)新能力、協(xié)作能力，在提升他們專業(yè)素養(yǎng)的過程中適應(yīng)新時(shí)代背景下的檔案管理工作。同時(shí)還要完善救助單位的招聘制度，公開透明的招聘檔案管理方面的人才，才能保證社會(huì)救助檔案管理工作的質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)檔案管理，提高檔案資源利用率

檔案資源的利用代表了社會(huì)救助檔案管理的效果，提高檔案資源的利用率不僅能推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展，還能反饋出管理問題。為了提高社會(huì)救助檔案資源的利用率，檔案管理人員必須深入了解自己的工作職能，檔案的內(nèi)容，檔案與檔案間的聯(lián)系，檔案資源的價(jià)值等，尤其是珍貴檔案要充分掌握，避免在查閱檔案時(shí)出現(xiàn)盲目、雜亂的問題。其次，利用檔案資源是救助單位的重要服務(wù)工作，需要管理人員加強(qiáng)檔案編研，有些利用者在查閱檔案資源時(shí)不僅要利用檔案原件，還需要相關(guān)的檔案資料，為了能提供完善的服務(wù)，管理人員需要加工檔案資源，給利用者專業(yè)的建議，如可以在電子化系統(tǒng)上開發(fā)檔案資源利用實(shí)例專題，讓相關(guān)人員了解該如何正確使用檔案資源，使得社會(huì)救助檔案管理越來越規(guī)范，給檔案管理工作帶來全新的發(fā)展動(dòng)力，保證檔案資源在救助單位服務(wù)工作中發(fā)揮出自身價(jià)值。此外，相關(guān)部門還需要做好相應(yīng)的宣傳推廣工作，使得各個(gè)部門能夠在相互協(xié)調(diào)配合的基礎(chǔ)上社會(huì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，由此更好地推動(dòng)社會(huì)救助檔案管理工作朝著現(xiàn)代化以及科學(xué)化的進(jìn)程發(fā)展，進(jìn)而為凸顯社會(huì)救助檔案資源的利用價(jià)值奠定良好基礎(chǔ)。

結(jié)束語

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國對(duì)社會(huì)救助的關(guān)注日益增強(qiáng)，和諧社會(huì)的建設(shè)和進(jìn)一步發(fā)展對(duì)社會(huì)救助檔案的管理有一定的要求。社會(huì)救助檔案管理工作在未來的發(fā)展過程中必將呈現(xiàn)出更加多樣化的管理趨勢(shì)。對(duì)此，檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，改變自己傳統(tǒng)的管理觀念和方法，不斷地探索、創(chuàng)新，以求更科學(xué)、更有效、更適宜于社會(huì)救助檔案管理的方法，盡量保證其完好、準(zhǔn)確，進(jìn)而為提升救助資金下發(fā)的精準(zhǔn)性奠定良好基礎(chǔ)保障。