企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

劉姜鈞泰 張娟

[摘 要] 對于企業(yè)單位而言，辦公室主要是針對企業(yè)的日常綜合事務(wù)進(jìn)行處理的部門，其職能在于傳遞上級命令、反饋下級建議。因此，提升辦公室的綜合事務(wù)管理水平直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。文章就企業(yè)辦公室綜合管理現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施進(jìn)行分析，希望可以促進(jìn)企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的發(fā)展，僅供企業(yè)相關(guān)人員參考。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；辦公室；綜合事務(wù)管理

中圖分類號：C931.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

辦公室作為企業(yè)的綜合事務(wù)管理部門，是企業(yè)開展各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵所在。就企業(yè)辦公室部門而言，其本身工作存在較大的提升空間，存在諸多需要改善的地方。所以，作為企業(yè)辦公室人員要擺正心態(tài)，嚴(yán)格要求自己，努力提升服務(wù)意識和政治素養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展提供后備保障。

一、企業(yè)辦公室綜合管理工作的意義

（一）規(guī)范企業(yè)管理，提高管理水平

在企業(yè)中，辦公室處于管理工作地核心地位，其本身是需要實(shí)現(xiàn)對企業(yè)政策規(guī)章制度擬定與起草的部門。在日常的辦公室綜合管理工作中，需要管理體系實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的支持，并且配合章程辦事，讓企業(yè)管理更加規(guī)范化與科學(xué)化。企業(yè)辦公室綜合管理工作針對企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行合理有效的分類管理，讓各個(gè)部門職能得以優(yōu)化，做到物盡其用，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門管理水平的全面提升。在提高了企業(yè)部門管理水平之后，企業(yè)的管理水平也會相對應(yīng)的提升。要提升管理水平企業(yè)需要考慮從辦公室入手，規(guī)范員工行為，最終讓辦公室成為企業(yè)發(fā)展的重要推動力[1]。

（二）促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展

辦公室作為企業(yè)后勤保障與管理的核心部門，其職能與員工的日常工作有著直接的關(guān)聯(lián)。所以，辦公室各項(xiàng)工作的開展離不開員工的支持，營造良好的辦公氛圍，讓員工產(chǎn)生幸福感和職業(yè)感。團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性會加強(qiáng)辦公室員工的團(tuán)結(jié)，同時(shí)還會促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)員工對企業(yè)有了歸屬感之后，就會減少企業(yè)優(yōu)秀人才的流失，從而能夠有效提升企業(yè)的穩(wěn)定性。企業(yè)的穩(wěn)定性可以讓核心技術(shù)、優(yōu)秀人才、知識經(jīng)驗(yàn)都得到最好的保存，在有新鮮血液加入企業(yè)的時(shí)，也可以為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入生機(jī)與活力。

二、企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀分析

辦公室的綜合事務(wù)管理可以協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的關(guān)系，可以優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的環(huán)境，發(fā)展與完善企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理。但是僅僅基于企業(yè)部門的設(shè)置，可能會導(dǎo)致辦公室工作被忽視，這主要是因?yàn)槠髽I(yè)管理者對辦公室工作的重視度不足，最終讓辦公室工作的開展受到諸多的限制。例如辦公室綜合事務(wù)管理缺少有效的人員配置，使得部分辦公室工作員工身兼數(shù)職，這樣不僅會加重員工工作方面的負(fù)擔(dān)，也會加重員工精神方面的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，隨著企業(yè)員工逐漸趨于年輕化，辦公室年輕員工工作經(jīng)驗(yàn)不足，再加上外界的干擾，可能會導(dǎo)致辦公室年輕員工責(zé)任使命感不強(qiáng)，進(jìn)而影響辦公室工作的順利開展。辦公室員工工作效率的進(jìn)一步提升，可以提高企業(yè)整體的實(shí)際效率。此外，辦公室相應(yīng)的規(guī)章制度需要進(jìn)一步的完善，考慮到有時(shí)不夠明確的部門職責(zé)、工作計(jì)劃性不強(qiáng)、對于突發(fā)事件處理不及時(shí)等問題，都是因?yàn)楣ぷ髦贫炔灰?guī)范造成的；甚至是出現(xiàn)雖然辦公室工作制度已經(jīng)非常詳細(xì)，但是在實(shí)際工作之中得不到落實(shí)，進(jìn)而影響辦公室綜合職能的發(fā)揮。這些問題嚴(yán)重降低了辦公室的工作效率，這樣不僅會影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營受損，影響其經(jīng)濟(jì)效率[2]。

三、提升辦公室綜合事務(wù)管理水平的有效途徑

（一）提高辦公室的職能地位

在企業(yè)發(fā)展中，辦公室綜合管理事務(wù)管理水平的提升，可以提高對企業(yè)日常工作秩序的有效維護(hù)，實(shí)現(xiàn)對員工行為的有效約束，推動企業(yè)發(fā)展任務(wù)的落實(shí)與貫徹，從而實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的相互協(xié)調(diào)。企業(yè)辦公室的職能地位，只能加強(qiáng)，不能削弱，只有這樣才能滿足企業(yè)的發(fā)展要求。辦公室的綜合事務(wù)管理工作，基于企業(yè)實(shí)際的工作流程，這就需要讓辦公室的綜合事務(wù)管理變得更加的規(guī)范與優(yōu)質(zhì)，并且基于不同程度的事務(wù)要求，享受到一定的參謀協(xié)調(diào)權(quán)。所以，企業(yè)要注重辦公室職能地位的進(jìn)一步強(qiáng)化；并且要求將辦公室的基本作用在生產(chǎn)經(jīng)營之中有效發(fā)揮，積極主動地參與企業(yè)工作、政策的制定，做好基層員工與企業(yè)管理層之間的協(xié)調(diào)工作，提高辦公室決策參謀的實(shí)際效果，以此來促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利完成。

（二）重視辦公室制度建設(shè)

辦公室制度建設(shè)就是基于企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作的具體要求，基于條文的方式來實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)行為的規(guī)范，進(jìn)而闡述企業(yè)的各項(xiàng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和對應(yīng)的實(shí)施準(zhǔn)則。

第一，落實(shí)崗位責(zé)任制度。為了讓辦公室事務(wù)管理流程得以規(guī)范，需要利用崗位責(zé)任制度來實(shí)現(xiàn)辦公室工作內(nèi)容的落實(shí)。在實(shí)踐環(huán)節(jié)，需要明確企業(yè)的定責(zé)、定崗計(jì)劃，明確每一個(gè)員工在辦公室綜合管理事務(wù)中的職責(zé)。第二，合理利用獎(jiǎng)懲制度。對于辦公室管理工作而言，獎(jiǎng)懲制度是非常有效的。通過在辦公室管理工作中融入獎(jiǎng)懲機(jī)制，可以有效加強(qiáng)對于辦公室員工的考核，進(jìn)而基于獎(jiǎng)懲制度作為基本依據(jù)，落實(shí)具體的考核方案，最終促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的有效實(shí)施。例如在辦公室的獎(jiǎng)懲制度中將文書書寫情況、出勤情況等作為主要依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，并且利用榜樣作用構(gòu)建理想的辦公室環(huán)境[3]。

（三）優(yōu)化辦公室員工結(jié)構(gòu)與工作流程

在當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)下，任何一個(gè)企業(yè)想要站穩(wěn)腳跟，都需要對辦公室的員工結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)合理的優(yōu)化，再搭配工作流程的設(shè)置，就可以促進(jìn)企業(yè)辦公室綜合管理水平的全面提升，以此來保障企業(yè)管理的合理性與科學(xué)性。企業(yè)在梳理管理內(nèi)容時(shí)不僅要完善管理結(jié)構(gòu)，還要從辦公室員工的選擇入手，確保辦公室員工的專業(yè)素養(yǎng)達(dá)標(biāo)，從而相應(yīng)的優(yōu)化員工結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)員工素質(zhì)的持續(xù)性提升。辦公室的綜合事務(wù)管理是企業(yè)的一個(gè)縮影，也是的企業(yè)風(fēng)向標(biāo)。企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理是非常煩瑣的，并且還會直接觸碰到企業(yè)的機(jī)密信息等內(nèi)容，所以只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作流程的優(yōu)化才可以確保企業(yè)朝著正確的方向發(fā)展。

（四）設(shè)置辦公室綜合事務(wù)管理系統(tǒng)

1.系統(tǒng)需求

在日常的企業(yè)辦公室管理中，會涉及諸多方面的工作，如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)管理、績效考核等。如何將這部分工作真正從傳統(tǒng)模式中解放出來就成為企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理中需要重點(diǎn)考慮的問題。針對企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理系統(tǒng)用例圖所示（見圖1）。

2.系統(tǒng)功能分析

基于企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理的總體需求，需要針對其目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行深入的分析，從而確保其配置功能模塊得以實(shí)現(xiàn)。針對企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理系統(tǒng)功能的結(jié)構(gòu)圖，具體見圖2所示。

通過圖2所展示的企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理系統(tǒng)功能模塊示意圖，可以將對應(yīng)的基本內(nèi)容加以明確，這對于后續(xù)的企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理工作實(shí)施提供良好的基礎(chǔ)條件，確保各項(xiàng)工作順利開展。

（五）明確崗位責(zé)任，提升職業(yè)素養(yǎng)

對于辦公室綜合事務(wù)管理工作而言，辦公室員工的職業(yè)素養(yǎng)對于企業(yè)辦公室綜合事務(wù)管理是非常關(guān)鍵的；這就需要將員工的責(zé)任與權(quán)限明確，提高辦公室綜合事務(wù)管理工作的效率，并且強(qiáng)化服務(wù)意識，增強(qiáng)對業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，這樣才能貫徹與落實(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層的基本意圖，以此來服務(wù)各個(gè)部門工作的有效實(shí)施。身為辦公室員工，還要懂得開放思路，及時(shí)掌握市場的發(fā)展趨勢，通過創(chuàng)新思維模式，從而擺脫傳統(tǒng)工作理念與方式的束縛，保障每一項(xiàng)工作任務(wù)都能順利完成。

四、結(jié)語

對于企業(yè)而言，其整體形象會受到辦公室綜合事務(wù)管理水平的影響。所以，企業(yè)要不斷提升辦公室的綜合事務(wù)管理水平，進(jìn)一步提高辦公室的工作質(zhì)量和效率，以此來促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 麻雨欣.淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑[J].改革與開放，2016（14）：122+124.

[2] 陳歡.淺析如何加強(qiáng)辦公室綜合事務(wù)管理[J].低碳世界，2016（03）：160-161.

[3] 李欣.淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（01）：7.