人員崗位設(shè)置及管理探討

周莉

[摘要]我單位自設(shè)立秘書崗位以來，秘書人員對單位工作發(fā)揮了重要作用。由于近兩年部分秘書面臨退休，單位亟須解決新的秘書崗位人員的選用、培養(yǎng)、管理和考核問題。文章基于單位秘書崗位的現(xiàn)狀和存在的問題，提出秘書崗位的設(shè)置及管理的具體操作和管理設(shè)想。

[關(guān)鍵詞]秘書崗位;科研一線人員;崗位設(shè)置

[DOI]1013939/jcnkizgsc202009109

1研究背景

科研單位的基層部門科研人員不僅需要完成科研和生產(chǎn)任務(wù)，還需同時滿足單位管理部門的各項制度要求，時間精力很大一部分消耗在事務(wù)性工作中。2017年，我單位在基層部門初步設(shè)立了秘書崗位，確定了秘書人員，秘書承擔的工作內(nèi)容涉及保密、質(zhì)量、安全、報銷、設(shè)備管理、檔案、外協(xié)等各個方面。秘書人員的工作顯著減輕了科研一線人員事務(wù)性工作負擔，對提高單位整體運行效率起到了積極作用。近兩年部分秘書人員面臨退休，單位目前尚無合適的備選人員。培養(yǎng)一名合格的秘書，需要投入大量的培訓教育和長時間的實踐經(jīng)驗積累，如何對基層部門秘書崗位進行設(shè)置及管理，成為單位亟待解決的問題。

2秘書崗位管理現(xiàn)狀及存在問題

21未建立統(tǒng)一的崗位要求和標準

我單位于2017年部署并實施崗位管理，組織基層部門進行了《崗位說明書》的梳理和填報。當時考慮到基層部門現(xiàn)有秘書人員的實際狀況，以及所承擔的工作不完全相同的情況，未對秘書崗位的具體要求和標準進行統(tǒng)一。最終形成的崗位說明書，僅是各個部門秘書人員實際情況的反映，任職條件、崗位職責等具體內(nèi)容差別很大。由于秘書崗位人員個體能力、素質(zhì)存在差異性，各個部門工作量也不同，秘書工作帶來的效果也不同。這種形式實際上是“因人設(shè)崗”。按照崗位管理的目的：“構(gòu)建科學、合理的崗位任職資格體系，以崗定人，進行合理有效的人員配置，逐步實現(xiàn)人崗匹配，發(fā)揮人力資源的最大效益，并通過崗位任職人員的履職能力提升促進單位事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。”認為針對秘書崗位，單位應建立統(tǒng)一的要求和標準，滿足“以崗定人”的崗位管理要求和理念。

22管理部門未直接參與管理和考核

秘書是管理部門和基層部門之間的橋梁。一方面，秘書熟知基層部門相關(guān)事宜，熟悉科研人員及相關(guān)科研活動，代表基層部門履行集中和規(guī)范的事務(wù)工作，節(jié)省了基層部門科研人員的大量時間和精力;另一方面，秘書熟悉相關(guān)管理制度和要求，能與管理部門進行更為有效的溝通，更好地滿足管理要求。對管理部門來講，秘書是基層部門的代言人;對基層部門來講，秘書是基層部門的事務(wù)管理助手。因此，秘書不同于普通科研人員和計量檢定人員，其履行了部分管理職責，屬于基層管理人員。然而，目前我單位秘書崗位的人員均由基層部門自行選擇設(shè)定，具體管理也是以基層部門為主，管理部門未直接參與管理和考核。

23其他科研單位管理情況調(diào)研

對其他科研單位進行了調(diào)研，了解了其他單位秘書崗位管理的現(xiàn)狀。為高效處理基層部門繁雜的事務(wù)性工作，大部分科研單位都設(shè)置了秘書崗位。秘書崗位人員由基層部門選任產(chǎn)生，具體管理和考核也由基層部門負責，目前也有小部分單位管理部門直接參與到了秘書崗位人員的考核工作中。

3秘書崗位的設(shè)置及管理建議

咨詢了基層部門和管理部門意見，根據(jù)單位實際情況，綜合各方面考慮，認為應對業(yè)務(wù)部秘書崗位的設(shè)置、培養(yǎng)、管理和考核形成統(tǒng)一的要求和標準，從而確保秘書崗位人員能力素質(zhì)的匹配性、同質(zhì)工作的標準化、考核評價的一致性，更好地促進秘書崗位人員的成長，更好地服務(wù)于單位的科研和管理工作。

31統(tǒng)一崗位任職條件和工作職責

311秘書崗位任職條件

任職條件需從學歷培訓經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、能力技能、工作要求及意識態(tài)度等方面逐條進行有針對性的明確。能力技能方面，包括但不限于具備較強的政治素養(yǎng)、學習能力和溝通能力，具備一定的文字處理能力，熟悉計算機的操作技能和業(yè)務(wù)部門工作專業(yè)知識。工作要求及意識態(tài)度方面，最基本的是認真、細心、耐心、負責，最關(guān)鍵的是熱愛并愿意從事服務(wù)、管理工作。秘書崗位人員須保持相對穩(wěn)定，能夠長期穩(wěn)定從事秘書崗位工作。在現(xiàn)任秘書退休前一年，在單位范圍內(nèi)選任合適的人員，通過傳幫帶，逐步熟悉、適應崗位需求，從而實現(xiàn)人員的順利過渡。

312秘書崗位工作職責

秘書崗位主要承擔部內(nèi)日常事務(wù)工作，協(xié)助部門領(lǐng)導管理部內(nèi)工作，負責與機關(guān)各部門、各有關(guān)單位進行工作聯(lián)系、協(xié)調(diào)和配合。具體包括：

（1）承擔科研財務(wù)助理工作。具體負責部門職工日常報銷工作手續(xù)及流程的指導和解答;負責部門報銷單據(jù)及財務(wù)相關(guān)資料的審核，單據(jù)審批手續(xù)的辦理;參與部門科研項目經(jīng)費預算和統(tǒng)籌;配合財務(wù)部門開展管理辦法的宣貫，通知、信息的傳達，資料的收集和發(fā)放等。

（2）承擔部門日常事務(wù)性工作。具體承辦部門物資采購管理工作，包括辦公用品的采購、驗收、發(fā)放、報銷;科研物資采購計劃的編報、設(shè)備驗貨等工作。承辦部門外協(xié)合同的全過程管理，包括合同審核、蓋章備案、存檔、報銷等工作。承辦其他部門事務(wù)性工作。

（3）完成部門領(lǐng)導交辦的其他工作，做好部門領(lǐng)導的助手。由于單位人員緊張，基層部門秘書也會同時一人兼多崗，同時擔任部門設(shè)備管理員、兼職保密員、兼職考勤員、兼職檔案員等兼職崗位。具體由基層部門根據(jù)本部門情況自行安排。

32加強崗位人員培養(yǎng)和管理

321加強培訓指導，提高履職能力

管理部門應按照業(yè)務(wù)分工，從保密、財務(wù)、質(zhì)量、安全等方面對秘書進行專題培訓，培訓內(nèi)容要從具體要求和注意事項等實際操作角度進行認真準備。日常工作中，應通過口頭講解、會議宣貫、發(fā)放總結(jié)材料、答疑解惑等多種形式進行培訓指導，幫助其掌握實操技能，提高履職能力。秘書參加的培訓，需要牢固掌握的內(nèi)容應要求其參加考試，保密、質(zhì)量管理等工作按照相關(guān)管理要求需取得相應證書。

322納入團隊管理

秘書協(xié)助部領(lǐng)導進行部內(nèi)管理，是管理部門各項政策在部門內(nèi)部的宣貫者和實際執(zhí)行者，因此管理部門應將秘書作為部門團隊建設(shè)的一部分。管理部門牽頭制定的相關(guān)辦法、舉措應組織秘書進行交流討論，聽取他們的意見建議。管理部門和基層部門應大力支持秘書的工作，解決他們工作中遇到的問題，經(jīng)常開展談心交流活動，增進理解。

323對秘書崗位人員進行輪崗管理

在秘書崗位人員實現(xiàn)相對穩(wěn)定后，可考慮每隔幾年在不同部門進行一次交換和輪崗，從而使秘書人員既能保持相對穩(wěn)定又能流動起來，有利于秘書的更快更好成長，也有助于各個部門之間的秘書相互取長補短、交流學習經(jīng)驗。

324打通秘書崗位人員的成長渠道

目前秘書崗位人員的成長發(fā)展受到一定程度的限制，一方面，他們雖然承擔了基層管理人員的工作，但按照機關(guān)管理人員序列的管理要求，他們不符合走管理職稱序列的條件;另一方面，他們承擔的工作內(nèi)容大部分是事務(wù)性的工作，日常工作會占用他們大部分的時間和精力，但這些工作內(nèi)容對其走技術(shù)職稱路線基本上沒有裨益。因此，有職業(yè)追求的職工不愿意從事該崗位工作。要從根本上解決這個問題，應單獨建立秘書崗位人員的職稱序列，打通秘書崗位人員的職業(yè)發(fā)展通道。

33管理部門參與考核評價

由于秘書發(fā)揮著上傳下達的作用，管理部門應和基層部門共同實施考核，從而對秘書崗位人員工作情況做出更加客觀、公正、全面的評價。建議在年底考核時，由管理部門和基層部門共同對秘書人員進行考核，各占一定比例權(quán)重。秘書崗位人員考核的要點包括：部門內(nèi)部政策宣貫與執(zhí)行情況;上下溝通協(xié)調(diào)情況;部門領(lǐng)導和職工的認可度;工作完成效果等。具體的考核細則由管理部門根據(jù)秘書人員的實際履職情況，以及單位每年的考核導向制定?？己私Y(jié)果體現(xiàn)在績效工資中，建立有效的激勵約束機制，提升秘書人員的工作積極性。

4結(jié)論

設(shè)置秘書崗位是以減輕基層部門領(lǐng)導和一線科研人員事務(wù)性工作負擔為出發(fā)點和落腳點，通過秘書的專業(yè)優(yōu)勢幫助科研人員從繁雜的日常事務(wù)中解放出來，潛心于科學研究。秘書崗位的合理設(shè)置和有效管理十分重要，也十分迫切，這項工作的有效落實，能夠有力保障單位科研工作、管理工作的順利開展，大大提升管理效能。

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