水泥企業(yè)在ERP系統(tǒng)建設(shè)過程中的思考

張鐵軍

摘 要：隨著信息技術(shù)及相關(guān)電子產(chǎn)品的高速發(fā)展，以及由競爭而不斷產(chǎn)生的企業(yè)管理需求都促使企業(yè)信息化更迅猛的發(fā)展。企業(yè)信息化的關(guān)鍵是財務(wù)ERP 系統(tǒng)的建設(shè)。本文以財務(wù)ERP 系統(tǒng)在水泥生產(chǎn)企業(yè)的應(yīng)用為例，分析了ERP 系統(tǒng)建設(shè)過程中的不足，并就如何完善ERP 系統(tǒng)的建設(shè)提出了個人的意見。

關(guān)鍵詞：企業(yè);財務(wù)信息化;ERP

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP 系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的英文簡稱， 是借助于先進的信息技術(shù)，以財務(wù)為核心，集物流、資金流、和信息流為一體，支撐企業(yè)精細化管理和規(guī)范化運作的綜合性的信息系統(tǒng)。當(dāng)前，我國各類企業(yè)已經(jīng)廣泛地開展ERP 系統(tǒng)建設(shè)，并取得了一定的成績，但存在的問題同樣不容忽視，急需采取有效的應(yīng)對措施。

二、企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)的意義

（一）有利于提升企業(yè)競爭力

現(xiàn)在是信息爆炸的時代，從股市的上躥下跳，就能看出市場變化的風(fēng)云莫測，ERP系統(tǒng)的建設(shè)，使企業(yè)對物資、資金、信息的精細化管理得以實現(xiàn)。并保證了企業(yè)能夠快速的收集信息，并做出正確的分析、預(yù)測，為企業(yè)做出正確的決策提供依據(jù)。

（二）促進財務(wù)人員職能轉(zhuǎn)型

2016年6月22日，財政部發(fā)布財會[2016]10號《管理會計基本指引》的通知，對加強管理會計工作，提升內(nèi)部管理水平，促進經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級提出了指導(dǎo)性意見。管理會計的推出使財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型迫在眉睫。ERP 系統(tǒng)的建設(shè)，促使傳統(tǒng)財會人員掌握信息技術(shù)操作技能，并提高分析能力、風(fēng)險管理能力和戰(zhàn)略管理能力，從繁重的、重復(fù)的機械勞動中抽離，從而投身于能夠為決策提供依據(jù)，讓企業(yè)創(chuàng)造價值的管理型工作中去。

三、ERP系統(tǒng)建設(shè)中存在的不足

（一）ERP系統(tǒng)功能的適用性差、應(yīng)用不足

企業(yè)間差異較大，且對企業(yè)需求了解不足，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法靈活地適應(yīng)個性化的企業(yè)管理流程要求，企業(yè)不得不按ERP系統(tǒng)中的固有模式去運作。例如，我公司在進行財務(wù)軟件升級后出現(xiàn)了這樣的情況，水泥行業(yè)是高能耗行業(yè)，電耗是一項重要指標，升級后電耗通過產(chǎn)品核算，但不能錄入用電量，導(dǎo)致系統(tǒng)無法計算電耗，而通過建立臺賬的方式進行管理，不但增加了額外的工作量，且不利于電耗信息在以后年度的對比、查找。

ERP系統(tǒng)軟件功能設(shè)計較為先進，但對實施的要求較高，導(dǎo)致無法使用，例如：我公司對現(xiàn)有浪潮系統(tǒng)進行了升級，功能上新增了確認作業(yè)成本中心等新功能，但是作業(yè)成本法在實際實施中要求較高。我公司現(xiàn)階段無法實施。

ERP系統(tǒng)軟件功能設(shè)計較為先進，但應(yīng)用不足。企業(yè)中使用ERP 系統(tǒng)的人員以財務(wù)人員為主，計算機知識缺乏，系統(tǒng)運行后，對ERP系統(tǒng)的中不常用的功能運用不足，甚至在業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，依然墨守成規(guī)，在使用中出現(xiàn)錯誤。例如：企業(yè)ERP系統(tǒng)中的報表系統(tǒng)，都具有自定義報表的功能，但是能夠在實際工作中通過自定義報表進行應(yīng)用的情況較少。

（二）ERP系統(tǒng)對預(yù)算的支持不足

預(yù)算管理是現(xiàn)在大中型企業(yè)常用的一種管理手段，如何在ERP系統(tǒng)環(huán)境中實施預(yù)算控制。在實際工作中，一種是錄入預(yù)算數(shù)據(jù)后在ERP系統(tǒng)中采用剛性控制。當(dāng)發(fā)生超預(yù)算的情況時，說明原因，進行審批后，再解鎖，但是當(dāng)差異較大時，存在解鎖次數(shù)較多的問題：另一種是不錄入ERP系統(tǒng)中，人為控制，雖然避免了解鎖的問題，但存在控制相對滯后，差異對比不能系統(tǒng)生成的問題。

（三）ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入方式較為單一，未與其他系統(tǒng)集成

ERP系統(tǒng)涉及多個部門，是信息采集與加工的系統(tǒng)。便捷、多樣化的錄入方式，可以減少員工的工作量，及時生成數(shù)據(jù)，讓企業(yè)準確作出判斷以應(yīng)變?，F(xiàn)有的錄入方式大部分為手工錄入，部分允許導(dǎo)入。但在利用其他系統(tǒng)的現(xiàn)有數(shù)據(jù)，以及新設(shè)備、新技術(shù)實現(xiàn)快速錄入方面支持不足。例如，我公司存在浩創(chuàng)系統(tǒng)（用于保存過磅檢斤數(shù)據(jù)）、開具增值稅發(fā)票的金稅系統(tǒng)，但企業(yè)在發(fā)生銷售行為后，ERP系統(tǒng)并不能通過這兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接形成憑證。

（四）在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，不能滿足移動辦公、遠程辦公的需求

手機是現(xiàn)在人們最常用的工具之一，隨著手機功能的日漸強大，一些原來只能在電腦上完成的工作，已經(jīng)能夠在手機上完成。現(xiàn)在很多系統(tǒng)都支持手機端操作，如OA系統(tǒng)支持在手機端完成審批。作為財務(wù)的ERP系統(tǒng)，也應(yīng)該充分利用手機便捷、持有量大的特點，及時推出移動版本，滿足查詢的需求。

隨著新冠肺炎疫情的發(fā)生，ERP系統(tǒng)遠程辦公應(yīng)對特殊情況的需求更明確的表現(xiàn)出來。少量的遠程訪問，雖然也能夠通過偽VPN的方式遠程訪問個人電腦，再由個人電腦訪問ERP，但是還是需要有人去給個人電腦開機，且網(wǎng)速極慢，效率不高;同時這樣的訪問也不在公司的可控范圍內(nèi)，對公司而言存在更大的風(fēng)險。

（五）信息生成缺乏標準化，形成信息孤島

信息的價值在于通過對信息數(shù)據(jù)的分析，看到數(shù)據(jù)背后的真相，即通過數(shù)據(jù)去了解業(yè)務(wù)。有效信息的生成是在企業(yè)整體部署下，綜合考慮了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和財務(wù)需求，建立標準、規(guī)則。如果沒有規(guī)劃、標準，放任自流，就會形成了一座座信息孤島。例如：2019年集團要求各子公司集中對庫存物資編碼進行梳理，主要原因是原有物資編碼沒有建立科學(xué)的標準，導(dǎo)致相同的物資各個子公司設(shè)立了不同的編碼。

四、ERP系統(tǒng)中存在不足的解決措施

（一）引入復(fù)合型人才與強化培訓(xùn)

ERP功能在設(shè)計和需求上的不匹配，原因有很多，主要原因在于缺乏同時精通計算機和財務(wù)的人才，從設(shè)計方講，我國大部分開發(fā)人員都是計算機科班出身，對計算機精通但對財務(wù)專業(yè)缺乏深入的認識，僅僅局限于財務(wù)核算、記錄等，不能完全了解財務(wù)人員的真正需求。同樣，從使用方講，財務(wù)人員精通財務(wù)知識而欠缺計算機方面的技能，用得少，不會用，不能為設(shè)計方提供有效的反饋、建議和要求。

對此，企業(yè)要做的工作，一方面是優(yōu)化人才引進渠道，引進具有復(fù)合技能的人才，發(fā)揮其在ERP系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用，另一方面，加強對現(xiàn)有財務(wù)人員的培訓(xùn)工作，提升財務(wù)人員信息技術(shù)操作技能與ERP系統(tǒng)的運用能力，使財務(wù)人員能夠更好地開展現(xiàn)代財務(wù)管理工作。并將自己的需求反饋給軟件企業(yè)。這個培訓(xùn)并不是隨著ERP系統(tǒng)的運行就結(jié)束的，而是需要長期不定期的現(xiàn)場培訓(xùn)，伴隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，不斷完善用戶操作手冊，讓ERP用戶依照標準的流程進行操作。

（二）ERP系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)采用預(yù)算控制，但控制不應(yīng)是剛性控制

在ERP系統(tǒng)中采用預(yù)算控制，錄入預(yù)算數(shù)據(jù)，有利于后期的分析，并可以發(fā)揮系統(tǒng)及時性的特點，實時提示預(yù)算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的差異，但在控制時可取消剛性控制，發(fā)揮系統(tǒng)數(shù)據(jù)整理和分析的優(yōu)勢，自動生成對比及差異數(shù)據(jù)，由財務(wù)人員及相關(guān)人員根據(jù)數(shù)據(jù)的變化去分析業(yè)務(wù)中出現(xiàn)了什么問題，落實差異的原因，并進行審批或進行后期的分析。

（三）引入二維碼擴展ERP錄入方式

ERP系統(tǒng)的錄入方式可以借鑒二維碼的使用，充分利用手機或手持掃描設(shè)備等。例如：現(xiàn)在很多安標企業(yè)在上報安全隱患時都采用了手機掃描后直接上報的方式。同樣，在生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)引入二維碼技術(shù)，通過手持設(shè)備掃描二維碼標簽進行數(shù)據(jù)采集上報;也可以把二維碼作為身份識別的編碼.在材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)在ERP系統(tǒng)中開發(fā)二維碼打印功能。將二維碼打印到標簽紙上，進行粘貼。并借鑒超市用手持設(shè)備掃描后結(jié)賬的方式，通過手持設(shè)備掃描二維碼標簽進行出庫領(lǐng)用的錄入，或用于對供應(yīng)商所供材料質(zhì)量的跟蹤。

（四）加強信息標準化建設(shè)

加強信息標準化建設(shè)，是財務(wù)管理工作本身的內(nèi)在需求，也是ERP系統(tǒng)建設(shè)的必要條件。不規(guī)范的信息將直接影響到數(shù)據(jù)抓取和報表生成。首先，要規(guī)范物資的編碼規(guī)則，規(guī)范企業(yè)會計核算標準。規(guī)范科目的使用，摘要的編制，輔助賬的設(shè)置等。其次，要優(yōu)化現(xiàn)有的財務(wù)流程。在符合公司經(jīng)營授權(quán)管理和內(nèi)控管理要求的前提下，整合低效流程節(jié)點、刪除無效流程節(jié)點，并高度結(jié)合企業(yè)定編、定崗、定員的情況，實現(xiàn)財務(wù)流程的標準化。

（五）強化對ERP使用效果的評價

ERP系統(tǒng)建設(shè)中最基本的要求是系統(tǒng)能夠運行起來，但更重要的是完成事前制定的目標，對其他系統(tǒng)進行整合，以及后期對系統(tǒng)的維護。企業(yè)ERP建設(shè)成功不是一蹴而就的，需要持續(xù)的改進。通過效果評價去推進ERP系統(tǒng)的持續(xù)改進。

結(jié)束語：

ERP系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的過程，通過加強人才的引入，日常化的培訓(xùn)，簡化錄入方式等方式，去滿足業(yè)務(wù)的變化以及企業(yè)的管理需求，提高效率，強化管控，適應(yīng)市場的變化，提高企業(yè)的競爭力。

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