高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)研究

林穎群

摘要：

隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用率不斷提高，信息技術(shù)改變著人類的生活，使人們的工作和學(xué)習(xí)效率得到顯著提升，檔案工作也不例外。高校作為檔案信息儲(chǔ)備的重要集散地，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，提高檔案的利用率，滿足檔案管理、國(guó)民教育、社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展需要，推進(jìn)檔案信息資源的聯(lián)動(dòng)和共享。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息資源;共享平臺(tái)

前言

高校在管理過程中，產(chǎn)生了大量的檔案信息，其中包含了教學(xué)、科研、行政管理以及人事管理等各種類型的檔案信息，也包含了這些檔案信息帶來的巨大的社會(huì)價(jià)值，對(duì)我國(guó)檔案管理、國(guó)民教育、社會(huì)發(fā)展均有著重要推動(dòng)作用。我國(guó)是一個(gè)教育大國(guó)，根據(jù)教育部公布的最新數(shù)據(jù)，截至2019年我國(guó)共有2956所高校。但由于高校數(shù)量巨大、高校地理區(qū)域分散、信息不對(duì)稱等因素的制約，使得高校之間的檔案信息資源無法及時(shí)分享和傳遞，這種情況也嚴(yán)重制約了高校檔案信息資源的溝通和共享。隨著信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)廣泛運(yùn)用為信息資源共享提供了有力的技術(shù)支持，這有效地促進(jìn)了高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，顯著地提升了檔案管理工作效率，同時(shí)也提升了檔案信息資源的可利用價(jià)值。

1.高校檔案信息資源建設(shè)存在的問題

1.1檔案信息資源失衡

部分高校依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，將實(shí)體檔案作為檔案信息管理的主體，不重視甚至不使用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，突出傳統(tǒng)價(jià)值，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理，缺少電子化數(shù)據(jù)資源，檔案信息資源很難為師生或其他院校共享。另外，部分高校并沒有形成良好的檔案信息資源建設(shè)的意識(shí)，管理模式相對(duì)落后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者沒有提高對(duì)數(shù)字化檔案信息管理的重視程度，并且缺乏有效的管理措施，導(dǎo)致高校電子檔案資源匱乏，制約資源共享，導(dǎo)致信息資源失衡。

1.2檔案資源利用率低

首先，我國(guó)大部分高校的檔案資源管理自成體系，彼此之間沒有建立有效的聯(lián)系，更談不上共享機(jī)制。自成體系的管理模式，導(dǎo)致資源分散，各院校處于孤立狀態(tài)，各高校之間也缺少交流，檔案管理固步自封，這種管理模式也嚴(yán)重影響了高校檔案資源的利用率低，其服務(wù)性沒有得到體現(xiàn)，檔案過于封閉不利于高校師生對(duì)相關(guān)資料的利用，并且也無法為其他院校提供參考。其次，當(dāng)前大部分高校也無法實(shí)現(xiàn)自身檔案資源的橫向與縱向利用，高校的檔案信息資源不流通，檔案存儲(chǔ)失去了原有的意義。再次，自成體系的管理模式不利于檔案的統(tǒng)一管理，導(dǎo)致相關(guān)部門管理上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理模式需要調(diào)整，檔案利用率有待提高。

1.3檔案重藏輕用

當(dāng)前，我國(guó)高校的檔案管理工作更為注重對(duì)檔案的存儲(chǔ)，過分關(guān)注紙質(zhì)檔案的收藏，忽略對(duì)數(shù)字檔案的整理。在一定程度上，檔案失去了原本的意義，僅單純作為信息資源的收納，卻無法對(duì)信息資源進(jìn)行合理整合，檔案信息資源無法得到深入挖掘，其使用價(jià)值無法得到彰顯，高校領(lǐng)導(dǎo)以及在校師生也很難充分利用檔案，提高自己的工作與學(xué)習(xí)效率。除此之外，檔案信息資源整理的缺失，也導(dǎo)致學(xué)校部分檔案信息不完整，缺乏全面性。檔案信息資源管理未建立檔案的查閱機(jī)制，無法將檔案服務(wù)與信息資源應(yīng)用相融合，導(dǎo)致檔案信息資源重藏輕用，檔案信息管理效率低下。

2.高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)策略

2.1構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息整理平臺(tái)

首先，高校應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。隨著信息時(shí)代的到來，數(shù)字資源已經(jīng)成為提高競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，而高校的檔案作為承載數(shù)據(jù)的載體，相關(guān)部門必須轉(zhuǎn)變管理觀念，對(duì)檔案進(jìn)行保管，延參數(shù)據(jù)資源的廣度，提高檔案管理體系的建設(shè)合理性。與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案館的儲(chǔ)存作用，將數(shù)字資源與文本資源進(jìn)行整理，突破傳統(tǒng)管理方式對(duì)檔案管理工作的限制，樹立新型管理觀念，提高對(duì)數(shù)字檔案管理的重視程度，此外，高校也應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行劃分，使檔案管理工作朝著多元化發(fā)展。

其次，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，需要提高對(duì)高校電子檔案管理的重視程度，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將紙質(zhì)文檔與電子文檔進(jìn)行整合，保證檔案的管理與使用協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案的綜合性能。此外，在日常工作中，高校需要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的情況，對(duì)電子檔案進(jìn)行整理與劃分，提高檔案管理的數(shù)字化水平，促使檔案管理更加科學(xué)合理，滿足不同部門的差異需求，與此同時(shí)，相關(guān)部門進(jìn)行檔案整合平臺(tái)建立時(shí)，也要對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字平臺(tái)的建成速度，開辟檔案管理新途徑。

2.2檔案服務(wù)調(diào)整為開放式

信息社會(huì)的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理的信息化，其管理方式也呈現(xiàn)包容式和開放式，為了滿足社會(huì)的發(fā)展，高校檔案管理部門必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，保證信息資源得到開放共享，挖掘檔案資源的深入研究?jī)r(jià)值，與此同時(shí)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)用戶個(gè)性化也逐漸顯現(xiàn)，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的個(gè)性化，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高信息的兼容性，保證檔案資源體系朝著個(gè)性化與數(shù)字化方向發(fā)展，提高檔案管理工作的合理性，與此同時(shí)，高校應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，打破封閉式檔案管理模式，盡可能滿足人們對(duì)于檔案信息資源的需求。

此外，高校相關(guān)部門進(jìn)行檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)時(shí)，需要做到保護(hù)用戶信息，確保使用者的信息不被公開，使用戶的知情權(quán)、隱私權(quán)得到保障，對(duì)用戶進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，保證信息的獲取相對(duì)隱私，高校的檔案信息資源作用也能得到發(fā)揮。

2.3提高檔案信息共享效率

隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校進(jìn)行檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)時(shí)，不僅要保證檔案信息得到合理歸納，而且要提高檔案的共享性，使高校檔案的收藏價(jià)值得到最大化。在信息發(fā)展環(huán)境下，高校必須合理規(guī)劃管理標(biāo)準(zhǔn)，提高傳統(tǒng)檔案與電子檔案的歸納效率，增強(qiáng)高校內(nèi)部與其他院校的聯(lián)系，形成良好的共享機(jī)制，充分發(fā)揮高校檔案信息資源的共享功能。

首先，高校需要根據(jù)自身情況進(jìn)行信息數(shù)字化，確定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，確立相同的檔案分類機(jī)制，確定檔案數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫娴臉?biāo)準(zhǔn)，使各高校間的信息資源整合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案信息資源存儲(chǔ)和整理效率。

其次，高校應(yīng)當(dāng)提高信息資源的共享程度，高校領(lǐng)導(dǎo)者需要清晰的認(rèn)識(shí)到信息資源的儲(chǔ)藏價(jià)意義，充分挖掘檔案資源的使用價(jià)值，發(fā)揮檔案的指導(dǎo)性作用。因此，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以數(shù)字化為向?qū)?，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，整合檔案資源，提高數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立高校之間的聯(lián)系，避免信息孤立化情況出現(xiàn)。

再次，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建資源管理體系，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的調(diào)整，合理調(diào)整數(shù)據(jù)自然結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分層與歸納，科學(xué)使用云計(jì)算等現(xiàn)代技術(shù)，整合檔案信息資源，提高檔案信息的共享性，加快檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)的步伐。

最后，高校應(yīng)當(dāng)提高檔案信息資源的聯(lián)動(dòng)性，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)，加強(qiáng)與其他院校的溝通和共享。在檔案管理過程中，提高溝通和共享的頻率，促進(jìn)檔案信息協(xié)調(diào)發(fā)展，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，保證檔案信息資源建設(shè)得到發(fā)揮，提升高校數(shù)據(jù)共享競(jìng)爭(zhēng)力，打造高校之間合作共贏的局面。

總結(jié)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息資源管理模式也朝著共享型發(fā)展，高校應(yīng)當(dāng)抓住時(shí)代發(fā)展契機(jī)，加強(qiáng)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，提高對(duì)檔案信息資源管理的投入，建立現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值，提高檔案的利用率，滿足檔案管理、國(guó)民教育、社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展需要，推進(jìn)檔案信息資源的聯(lián)動(dòng)和共享。

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[2]劉婧.高校數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的平臺(tái)及實(shí)現(xiàn)[J].檔案天地，2018（07）：30-32.

（作者單位：四川外國(guó)語大學(xué)重慶南方翻譯學(xué)院，重慶? 401120）