事業(yè)單位的電子檔案管理探微

馮亞峰

摘 要：在科技與經(jīng)濟發(fā)展的推動下，我國進入了信息時代，其對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大影響。事業(yè)單位也不例外，電子檔案就是其一，是信息化技術的一種應用，且十分廣泛，發(fā)揮了巨大作用。但目前事業(yè)單位的單子檔案管理仍存在很多不足，筆者結合工作經(jīng)驗與實際情況，認為可從完善管理體系、制定安全管理制度、建立監(jiān)督機制、提高工作人員綜合素質(zhì)與積極應用軟件等方面進行完善，并在下文中對上述對策進行詳細介紹，以供參考。

關鍵詞：電子檔案;事業(yè)單位;管理

受到信息化技術的影響，電子檔案已經(jīng)廣泛應用于事業(yè)單位的工作中，發(fā)揮了巨大的作用，推動了事業(yè)單位的發(fā)展，與此同時電子檔案的數(shù)據(jù)信息量不斷增加，其管理難度也隨之增長。因此尋求有效的電子檔案管理方法極為重要。

1 傳統(tǒng)檔案管理的不足

以往事業(yè)單位所使用檔案的載體主要為紙質(zhì)文件，其可將相關信息儲存并供查閱，十分重要，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展，相關的信息不斷增加，使得紙質(zhì)文件檔案的數(shù)量也隨之增多，其弊端也越發(fā)明顯。主要有以下幾個方面：一是時效性差，事業(yè)單位的很多工作需要對以往的檔案進行查詢，而要想查詢檔案不僅需要提前申請，同時還需要相關管理人員的簽字，流程多且復雜，效率低下[1];二是不利于保存，紙質(zhì)文件在保存期間需要注意除塵、防火、除濕等程序，而部分事業(yè)單位的條件不足，使得檔案的保存環(huán)境較差，很容易發(fā)生破損等情況;三是成本高，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的數(shù)量也在不斷增加，需要有專門的工作人員進行管理和維護，人工成本劇增。

2 電子檔案的優(yōu)勢

隨著信息化技術的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)并被廣泛應用于事業(yè)單位中，提高了工作效率。筆者認為電子檔案具有以下幾方面的主要優(yōu)勢：一是可快速處理數(shù)據(jù)信息，傳統(tǒng)檔案對數(shù)據(jù)信息的數(shù)據(jù)為手工抄寫，而電子檔案則利用了計算機技術，通過計算機中的相關程序處理數(shù)據(jù)信息不僅可以提高處理速度，同時降低了失誤幾率。二是查詢速度快且便捷，電子檔案在查詢信息時僅需要搜索關鍵詞，系統(tǒng)就可以提供相關的檔案目錄，用戶可在短時間內(nèi)找到所需的檔案[2]。三是儲存更加安全，電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，其對儲存環(huán)境的要求不高，無需進行除塵、除濕等程序，且不會出現(xiàn)翻閱而導致破損的情況，即使計算機發(fā)生問題而導致電子檔案破損，也可以查詢云系統(tǒng)中儲存的數(shù)據(jù)，安全性提高。四是減少了工作人員的工作量與強度，傳統(tǒng)檔案在管理、補錄、查詢等工作時需要專業(yè)的工作人員進行負責，強度與工作量均極大，而電子檔案則不同，工作人員利用計算機即可完成上述工作，節(jié)省了大量時間。

3 當前電子檔案管理存在的問題

1）管理模式落后。雖然電子檔案被廣泛應用于事業(yè)單位中，但相關管理人員沒有認識到其重要性，再加上大部分事業(yè)單位仍以紙質(zhì)檔案為主，使得其沒有對原本的管理模式進行更新與調(diào)整，仍沿用傳統(tǒng)管理模式進行管理，不適用電子檔案，備份不完整、檔案損壞、格式不統(tǒng)一等情況時有發(fā)生。

2）工作人員綜合素質(zhì)較差。由于事業(yè)單位對檔案管理的不重視，導致進行管理檔案的相關工作人員的綜合素質(zhì)不高，其沒有接受過系統(tǒng)化的培訓，缺乏專業(yè)知識和技能;流動性大，很多工作人員剛剛熟悉檔案管理工作就被調(diào)到其他部門;整體年齡偏大，接受新事物的能力差，缺少計算機知識。

3）安全性較差。事業(yè)單位進行檔案管理的工作人員缺少計算機方面的知識和技術，導致電子檔案的安全性較差，很容易被不法分子利用計算機病毒等進行入侵，對電子檔案進行改動或偷取，給事業(yè)單位造成巨大經(jīng)濟損失[3]。

4）無法保證真實性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案上有相關領導的簽字或單位的蓋章，其真實性很容易辨認，但電子檔案則不同，其以數(shù)據(jù)的形式儲存在電腦中，很容易被修改和復制，電子簽名與電子印章也很容易被篡改，其真實性無法保障。

4 完善電子檔案管理的對策

1）完善管理體系。完善的管理體系可以規(guī)范工作人員的相關行為，有利于電子檔案管理。因此相關工作人員要對當前本單位的管理制度進行仔細閱讀，對其中存在的不足進行完善，然后借鑒其他事業(yè)單位的管理制度，并結合本單位自身的情況制定具體內(nèi)容，如電子檔案下載需要遵守的規(guī)定、檔案保存的流程等。

2）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員是進行電子檔案管理的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)直接決定了電子檔案管理工作的效果與質(zhì)量，所以必須要對其綜合素質(zhì)進行加強。主要為以下兩個方面：一是單位方面，單位要定期組織工作人員進行相關培訓，如計算機技術、電子檔案管理方法、工作態(tài)度等;此外還要提高工作人員的薪酬待遇，檔案管理工作很難取得明顯的成績，且沒有崗位提升空間，導致工作人員的積極性不高，因此可適當提高其薪酬待遇與升職空間，以此提高其積極性。二是檔案管理人員方面，其要利用閑暇時間自我學習，努力提高自身的知識水平與專業(yè)能力，使自身可以勝任所在崗位，提高電子檔案管理的質(zhì)量[4]。

3）利用相關軟件。要想使電子檔案的管理更加有效率，相關工作人員就必須要學會使用各種計算機軟件，并將其充分應用到電子檔案管理中，以此提高電子檔案管理的工作效率與質(zhì)量。如OCR圖片識別軟件、電子標簽、數(shù)碼掃描等，利用這些軟件可以提高電子檔案的自動化程度，可對電子檔案進行自動整理、自動收集、自動提取關鍵詞、自動分類等，提高了檔案管理的工作效率。

4）建立安全管理制度。為保證電子檔案的安全性，進而避免出現(xiàn)電子檔案泄漏、被篡改等情況的發(fā)生，建立安全管理制度十分重要。筆者認為可以從以下幾方面做起：一是制作電子檔案時，要確定其分工，并明確檔案制作人員，保證每份檔案都可以追溯到相關人員，一旦出現(xiàn)問題可及時找出原因并追究責任。二是每份檔案在歸檔前，必須要對其進行檢查，保證其完整性與真實性，和源文件一致時方可歸檔。三是為避免檔案非法分子利用，要聘請專業(yè)人員建立起完善的保護系統(tǒng)，并定期進行維護。四是所有電子檔案要分成三份，一份為閱讀所用，另外兩份分別保管于計算機和云儲存中[5]。

5）建立監(jiān)督機制。完善的監(jiān)督機制可以是電子檔案管理的基本保障，相關工作人員若需要進行檔案查詢，只能在單位內(nèi)使用自身的賬號進行登錄方可完成，且根據(jù)工作人員的職位等為其設定相應的權限，其只可瀏覽權限內(nèi)的檔案;若需要瀏覽權限外的檔案，則需要經(jīng)上級領導同意，且在檔案管理人員的監(jiān)督下進行;若需要下載相應檔案，則只能使用只讀光盤;對其他工作人員的瀏覽記錄進行查詢，且實時監(jiān)督用戶的瀏覽行為，一旦出現(xiàn)異常要立刻終止其權限并進行調(diào)查，確保無誤后方可恢復。

5 結束語

綜上所述，電子檔案是目前事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此事業(yè)單位的管理人員必須要充分認識到電子檔案管理的重要性并加以重視，通過加大投入、完善管理體系、提高管理水平等方式推動電子檔案管理質(zhì)量的提高，使其作用得到充分發(fā)揮，進而推動事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻

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[4]盛敏，劉蘭妤，溫亮，等.關于農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位人事檔案信息化的研究[J].湖北農(nóng)業(yè)科學，2019，58（1）：119-121+124.

[5]柴曉潔.信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用探究[J].創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實踐，2019，2（11）：178-179