大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作分析

唐雅薇

摘 要：檔案文件管理已經(jīng)成為社會(huì)信息最重要的組成部分，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理工作變得尤為重要。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，如何去利用大數(shù)據(jù)去對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化是非常重要的。本文通過闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的意義出發(fā)，分析了目前我國企業(yè)檔案管理工作所存在的問題，并提出了對(duì)應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案管理;工作分析

1 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的重要意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行有效的研究能夠進(jìn)一步的提高企業(yè)的服務(wù)能力。通過對(duì)企業(yè)檔案管理的研究能夠促進(jìn)檔案管理的改革工作，使得企業(yè)檔案的管理與現(xiàn)代的信息化社會(huì)發(fā)展達(dá)到同步。經(jīng)過對(duì)企業(yè)檔案管理工作的研究可以使得企業(yè)檔案管理人員學(xué)習(xí)到新的企業(yè)檔案管理的技術(shù)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理進(jìn)一步完善，提升企業(yè)檔案管理的工作效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案的信息化管理優(yōu)化改革能夠使得企業(yè)在面對(duì)新的發(fā)展形式時(shí)能夠有的放矢。

2 我國企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1）企業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。目前市場經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，一些企業(yè)的管理人員對(duì)企業(yè)檔案疏于管理，企業(yè)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。一些企業(yè)雖然有檔案管理的目標(biāo)，但是時(shí)間一長企業(yè)檔案管理工作并不能按照計(jì)劃進(jìn)行，沒有意識(shí)對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，甚至故步自封放任自流。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督不力，使得在企業(yè)管理的過程中往往領(lǐng)導(dǎo)只在嘴上說，卻沒有去監(jiān)督執(zhí)行，當(dāng)工作繁忙時(shí)根本對(duì)檔案管理工作不聞不問。由于企業(yè)的目標(biāo)時(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)收益，很多企業(yè)對(duì)待企業(yè)發(fā)展立足與經(jīng)濟(jì)指標(biāo)是否完成，而不去長遠(yuǎn)的考慮企業(yè)的命運(yùn)，在檔案管理工作上并不愿意多去投資。企業(yè)檔案管理工作在很多企業(yè)地位很低，檔案管理機(jī)構(gòu)職能被削弱，檔案管理工作的命運(yùn)和前景令人擔(dān)憂。

2）檔案管理缺乏專業(yè)性。目前在很多企業(yè)中，檔案管理工作僅僅局限于對(duì)檔案的收發(fā)整理和保管，盡管會(huì)有一些信息化管理的行為，但是并沒有將信息化的內(nèi)容利用起來，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。這其中主要的問題是檔案管理人員對(duì)工作的重視程度不夠，而且由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作積極性不高，很多企業(yè)的檔案管理人員都是非專業(yè)人員，大部分的工作只是按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)布置的簡單任務(wù)就可以了，這樣的行為嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的長期發(fā)展。

3）缺乏檔案管理體制。隨著我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)改革的步伐進(jìn)一步加快，在不斷的改革過程中很多企業(yè)內(nèi)部發(fā)生了巨大的變化。例如領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的變化，以前企業(yè)的檔案管理工作由主抓技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)，而目前多數(shù)是由行政領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)，而且負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)發(fā)生了變化，以前的企業(yè)里有檔案處，檔案由檔案處管理形成了管理體系，部門設(shè)立相對(duì)比較齊全。而目前企業(yè)檔案的管理通常只有一個(gè)部門全權(quán)在管理，管理工作做的不細(xì)致。目前我國的民營企業(yè)以及各種外資合資企業(yè)對(duì)檔案的管理并沒有形成相應(yīng)的管理模式，缺乏管理體制，使得檔案管理問題頻發(fā)。

4）不能滿足用戶信息需求。企業(yè)檔案管理的核心功能就是要實(shí)現(xiàn)檔案的檢索，查閱數(shù)字化檔案原件等等。目前在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，用戶對(duì)于檔案的信息檢索和內(nèi)容查閱要求越來越高，需要在便捷的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確和全面，而這一點(diǎn)很多企業(yè)做不到。目前我國的企業(yè)數(shù)字檔案處于相對(duì)比較獨(dú)立的狀態(tài)，資源服務(wù)很難滿足用戶的信息需求，而且數(shù)字檔案管理不善很難實(shí)現(xiàn)知識(shí)的轉(zhuǎn)化，所以很難滿足廣大檔案用戶的信息需求。

3 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化

1）實(shí)行文檔一體化管理。目前數(shù)字檔案的建立以及取得了不錯(cuò)的成果，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)一體化信息平臺(tái)的對(duì)接，使得各類信息數(shù)據(jù)歸檔管理，提高利用效率。在平臺(tái)上可以將收發(fā)文模塊按照流程進(jìn)行分塊處理，達(dá)到最好的共享效果。在企業(yè)檔案管理過程中，使用電子軟件進(jìn)行相應(yīng)的對(duì)接時(shí)需要注重檔案管理系統(tǒng)和一體化信息平臺(tái)的優(yōu)化，需要將對(duì)應(yīng)的電子文件管理嵌入到辦公系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)電子文件的周期性管理，達(dá)到比較好的檔案管理效果。在檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，為企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提供保障。

2）做好數(shù)字檔案建設(shè)。企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄，在企業(yè)發(fā)展的過程中各種各樣的數(shù)據(jù)都會(huì)被記錄下來，而企業(yè)檔案的管理也是企業(yè)變革的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對(duì)于企業(yè)的未來有著非常重要的參考價(jià)值。對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行數(shù)字檔案建立對(duì)于企業(yè)而言是非常重要的，在完成數(shù)字化建設(shè)之后要不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的檢查，提高數(shù)字化工作的質(zhì)量，保證數(shù)字檔案資源可以利用。

3）提高信息化服務(wù)水平。經(jīng)過數(shù)字化檔案資源的管理整合，通過互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將同一個(gè)工程或者與之相關(guān)的項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)字化的整合，在整合之后為不同的用戶來提供不同的資源，根據(jù)需求不同，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將數(shù)字資源進(jìn)行組織和開發(fā)，優(yōu)化檔案的信息服務(wù)方式。目前基于云技術(shù)的發(fā)展，可以統(tǒng)一搭建統(tǒng)一的云服務(wù)平臺(tái)，可以保證用戶隨時(shí)隨地的查閱檔案資源，為用戶提供全方位的信息。

4）加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)控制。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然企業(yè)檔案管理工作更加方便快捷，但是與此同時(shí)企業(yè)檔案信息內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)比較大。因此在企業(yè)檔案數(shù)字化管理時(shí)需要確保數(shù)字檔案完整性，確保數(shù)字化檔案的資源不能泄露，更不能丟失。目前很多檔案在服務(wù)的過程中在互聯(lián)網(wǎng)端，因此必須做好對(duì)應(yīng)的安全控制，要防范網(wǎng)絡(luò)入侵，與此同時(shí)要對(duì)開放的數(shù)字資源做好用戶權(quán)限的設(shè)置。在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存時(shí)要留有備份，確保檔案能夠長期儲(chǔ)存。

5）提高檔案管理工作者職業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理工作中檔案管理者在扮演著踐行者和推動(dòng)者的雙重角色，而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理者的工作內(nèi)容發(fā)生了很大的變化，檔案管理者需要不斷地加強(qiáng)信息處理的能力以及主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，全面提高職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)對(duì)檔案管理者應(yīng)該定期地組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，有條件的需要開展一些專題講座以及合作研究，同崗位交流等等，通過這些內(nèi)容使得檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)到新的檔案管理知識(shí)，提高檔案管理水平，逐步優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案管理也迎來了巨大的挑戰(zhàn)，在市場競爭激烈的今天，信息管理已經(jīng)勢在必行。通過對(duì)企業(yè)檔案資源的深度挖掘能夠不斷優(yōu)化企業(yè)工作內(nèi)容，為企業(yè)未來發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過對(duì)企業(yè)檔案信息的深度開發(fā)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，充分的利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，推進(jìn)企業(yè)的不斷向前發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作中要不斷提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，只有通過不斷的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷對(duì)檔案信息化管理內(nèi)容進(jìn)行研究才能真正做好檔案管理工作。

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