大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理模式研究

丁小珈

摘 要：當(dāng)今社會已經(jīng)大數(shù)據(jù)時代，高校檔案也已經(jīng)逐步進(jìn)入“電子檔案時代”，成為了高校檔案管理的重要方式。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理帶來機(jī)遇的同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須作出調(diào)整。本文結(jié)合大數(shù)據(jù)理論，針對紙質(zhì)檔案管理和電子檔案的不同特點(diǎn)，對大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行集中梳理，剖析管理中遇到的挑戰(zhàn)，提出可行而有效的應(yīng)對挑戰(zhàn)之策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案;挑戰(zhàn);管理

在如今這個大數(shù)據(jù)時代，電子檔案已經(jīng)在我們生活的方方面面得到應(yīng)用，成為了大數(shù)據(jù)時代的一個重要組成部分。高校作為素質(zhì)教育的重要陣地，有很多關(guān)于高校教育歷史的檔案，其中記錄著全校師生教學(xué)和學(xué)習(xí)活動，因此，高校檔案的管理十分重要。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展，高校檔案管理逐漸從“紙質(zhì)檔案”轉(zhuǎn)向“電子檔案”，并且電子檔案日益成為高校檔案管理的重要部分。電子檔案的管理實(shí)踐中面臨諸多挑戰(zhàn)，急需不斷創(chuàng)新電子檔案管理模式，從而順應(yīng)時代的發(fā)展。

1 概念釋義

1）大數(shù)據(jù)。國外對大數(shù)據(jù)的界定是：“超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力的大規(guī)模數(shù)據(jù)獲取、存儲、管理和分析的數(shù)據(jù)集合，不僅數(shù)據(jù)量大，傳輸速度快，而且數(shù)據(jù)類型十分豐富?！睆暮暧^上來看，大數(shù)據(jù)搜集到的信息包括了很多方面，并且分為不同的層次;從微觀上來看，大數(shù)據(jù)是從不同的終端搜集到的每一個不同的個體構(gòu)成的。大數(shù)據(jù)首先是數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，其次是數(shù)據(jù)來源綜合了全方位不同角度，再次，大數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不足，具有隨機(jī)性特點(diǎn)。

2）電子檔案。電子檔案是指通過電子設(shè)備如計算機(jī)形成的不同形式的各種信息資料的記錄，包括文字、圖片、影像等形式。電子檔案是信息時代的必然產(chǎn)物，其不需要紙張來登記，而是需要電子設(shè)備閱讀和傳輸。電子檔案攜帶十分方便，并且不受時空的影響可以隨時傳遞;此外，電子檔案的存儲十分方便，對存儲環(huán)境的要求也非常低。電子檔案不僅能夠提高檔案管理的工作效率，而且能夠使檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性更高，提高了其利用率，此外，電子檔案的建立管理成本與紙質(zhì)檔案的管理相比成本更低。

2 高校電子檔案的管理現(xiàn)狀

1）電子檔案管理理念較為落后。由于高校的電子檔案管理工作起步相對較晚，高校領(lǐng)導(dǎo)和基層組織電子檔案管理理念較為落后。一些高校不能按照《檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)對電子檔案進(jìn)行管理，也沒有對電子檔案管理的全面規(guī)劃。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要安排一個專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，有一個電子檔案管理系統(tǒng)就可以完成管理工作，未將電子檔案管理工作納入到學(xué)校的整體規(guī)劃中來。此外，電子檔案未充分發(fā)揮其有效價值，為教學(xué)服務(wù)，為決策服務(wù)，未能從大數(shù)據(jù)思維發(fā)揮電子檔案的積極作用。落后的理念勢必會影響電子檔案的管理。

2）電子檔案管理制度尚不完善。大數(shù)據(jù)時代對電子檔案的應(yīng)用范圍越來越廣，國家檔案局出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》對電子檔案管理提出了宏觀要求，但高校電子檔案管理還存在諸多問題。比如，高校各部門對電子檔案的管理要求不一致，使電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理難以實(shí)施;同時，高校之間由于未使用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的信息共享;此外，部分高校不重視檔案制度建設(shè)，未建立完善的檔案安全管理制度。

3）電子檔案的安全保護(hù)措施有待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時代的電子檔案已經(jīng)逐步在一定的領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)共享，滿足不同用戶的需求。但在共享的過程中可能存在安全隱患，如果不經(jīng)過特殊存儲措施或者安全保密措施，就會導(dǎo)致檔案信息的泄露。同時，電子檔案的保存還可能會因?yàn)橛布墓收匣蛘呷藶閾p壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，這些都需要引起電子檔案管理者的重視。

4）電子檔案管理人才相對匱乏。高校的電子檔案管理一般屬于教輔部門或后勤支撐部門負(fù)責(zé)，檔案管理人員很多為老師兼職，沒有熟練掌握專業(yè)知識和電子信息處理技能的檔案管理人員，很少有專業(yè)的檔案管理人員。此外，高校檔案管理人員的編制問題也制約了人才的引進(jìn)。高校的員工編制多為教學(xué)崗位的老師安排，檔案管理人員的編制少之又少，并且沒有正常的晉升渠道。而大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理人員提出了較高的要求，必須具有專業(yè)的檔案管理知識，熟練運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)，才能適應(yīng)高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。

3 大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理模式的創(chuàng)新性建議

1）不斷更新電子檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時代對高校電子檔案管理提出了新的要求，面對電子檔案管理挑戰(zhàn)必須不斷更新管理理念，形成符合時代潮流的現(xiàn)代化電子檔案管理意識。

高校領(lǐng)導(dǎo)首先要增強(qiáng)電子檔案管理工作的使命感，搭建由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，不同院系領(lǐng)導(dǎo)參與，具體崗位專業(yè)人員執(zhí)行的專業(yè)隊(duì)伍，確保電子檔案管理工作具有較強(qiáng)的組織保障。此外，要將電子檔案管理工作納入到學(xué)校的常規(guī)管理日程中，編入學(xué)校的總體工作規(guī)劃中，與日常工作同步管理。

2）建立科學(xué)的電子檔案管理制度?？茖W(xué)的制度是一切工作的基礎(chǔ)，電子檔案管理工作也不例外。高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際，通過“座談會”或“調(diào)查問卷”等不同形式對不同的系部及機(jī)關(guān)單位進(jìn)行電子檔案管理問題調(diào)查，了解當(dāng)前電子檔案管理工作中存在的問題，挖掘電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，為制定完善的電子檔案管理制度提供依據(jù)。

電子檔案管理制度必須高度重視電子檔案的安全性，多措施確保電子檔案的安全。一是確保電子檔案在恒溫恒濕的環(huán)境中，保障電子檔案存儲設(shè)備的安全;二是通過設(shè)置訪問密碼、安裝殺毒軟件等方式確保電子檔案使用安全;三是備份電子檔案數(shù)據(jù)，以防丟失。

制定詳細(xì)的制度落實(shí)方案。制度制定出來要能夠嚴(yán)格執(zhí)行才能發(fā)揮制度的作用，因此要進(jìn)一步細(xì)化電子檔案管理制度的落實(shí)方案，從而為管理工作提供保障。

3）加強(qiáng)電子檔案的安全保護(hù)。一是采取安全有效的保存方式。明確電子檔案的保管期限并錄入磁、光記錄介質(zhì)上，在脫機(jī)狀態(tài)下保存;將電子檔案壓縮后存檔;備份后存儲。二是電子檔案與紙質(zhì)檔案同步保存。將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步歸檔，形成雙重備份，從而解決電子檔案易修改的問題，既不影響電子檔案的應(yīng)用，又確保其安全性。三是處理好共享與保密的關(guān)系。電子檔案能夠同時給多人共享使用，但必須設(shè)立權(quán)限，在訪問系統(tǒng)中設(shè)置加密機(jī)制和分級權(quán)限控制，并記錄訪問者的使用軌跡。除了采取防火墻技術(shù)保證電子檔案的安全性，電子檔案的管理部門還可以健全電子檔案管理體制，將校園局域網(wǎng)和外網(wǎng)隔離，確保校園網(wǎng)安全來保證電子檔案的安全。

4）多措并舉，培養(yǎng)和引進(jìn)電子檔案管理人才。大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理對人才的需求十分迫切。高校一方面要大力引進(jìn)電子檔案管理的專業(yè)人才，減少兼職工作人員的編制，尤其是要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)碩士及以上學(xué)歷人才的引進(jìn);對引進(jìn)的人才在技術(shù)津貼、職稱評定等方面予以照顧;此外，單位內(nèi)部要加強(qiáng)對現(xiàn)有電子檔案管理工作人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，提升現(xiàn)有管理人員的技能，對具有電子檔案專業(yè)知識的其他崗位的工作人員可以實(shí)行轉(zhuǎn)崗，從而提高管理隊(duì)伍的整體水平。

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