新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)趨勢探究

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，在新形勢背景之下，企業(yè)檔案管理朝著信息化趨勢發(fā)展。本文通過介紹企業(yè)檔案管理信息化的重要性、工作要求，通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的問題，提出了其信息化的新思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);發(fā)展趨勢

1 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的重要性

所謂信息化管理，是指通過先進(jìn)的管理思想理念以及輔之一定的技術(shù)手段，提高企業(yè)管理的效率，從而提高企業(yè)的市場競爭力。而檔案管理也是如此，對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，可以使得檔案的處理過程高效快捷。當(dāng)今時(shí)代，是一個(gè)信息技術(shù)充分發(fā)展的時(shí)代，在新形勢的背景之下，企業(yè)的檔案管理也需要跟上時(shí)代的腳步，實(shí)現(xiàn)信息化管理。以下是新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的重要性：

1.1 對檔案的原件進(jìn)行有效保護(hù)

所謂信息化管理檔案，是指將檔案利用技術(shù)手段，通過掃描的方式把企業(yè)的庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，從而使用數(shù)字化檔案代替紙質(zhì)版原稿的使用，這也能因此減少檔案原件的使用頻率。相比于傳統(tǒng)的方式，每次使用需要翻找檔案原件，數(shù)字化的檔案能夠減少檔案原件的損耗，從而對其起到一定的保護(hù)作用。除此之外，由于拿出的頻率減少，也能大大降低檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)，從而方便了企業(yè)的檔案管理，減少了意外的產(chǎn)生。

1.2 便于檔案歸檔

傳統(tǒng)時(shí)期，企業(yè)檔案歸檔的方式是通過手工操作，不僅工作量極大，而且較為繁瑣，出錯(cuò)率較高，這需要檔案管理人員通過手工整理以及手動(dòng)制作目錄，并且發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤進(jìn)行修改時(shí)難度較大，這還進(jìn)一步加大了企業(yè)檔案管理的成本。而通過信息化手段對企業(yè)檔案進(jìn)行歸檔，檔案人員通過計(jì)算機(jī)能夠直接進(jìn)行一系列操作，從而完成這項(xiàng)看似復(fù)雜的工作，提高了企業(yè)檔案管理的效率。

1.3 便于檔案檢索

企業(yè)檔案的檢索的傳統(tǒng)手段是檔案管理人員通過從歸檔的一本本檔案目錄中進(jìn)行查找，通過逐本查找的方式得到相關(guān)人員所需要的信息，然后再根據(jù)目標(biāo)中標(biāo)注的檔案位置到庫房進(jìn)行查找。而通過信息化手段，可以直接利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，在企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫中直接調(diào)取所需要的檔案信息，并且還能直接在線閱讀檔案，不僅檢索的速度快，而且能夠進(jìn)行多角度的檔案查找，提高了檔案查找的準(zhǔn)確率，大大減輕了檔案工作人員的工作量，提高企業(yè)效率。

1.4 提高企業(yè)檔案的保密性以及安全性

企業(yè)檔案作為企業(yè)的信息資源，很多情況下是企業(yè)的機(jī)密文件，也因此對企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要作用。尤其是涉及商業(yè)機(jī)密或是國家機(jī)密的文件，一旦泄露會(huì)造成嚴(yán)重的損失。在信息化時(shí)代，檔案管理的信息化能夠通過加密設(shè)置等方式提高檔案的保密性以及安全性，防止機(jī)密資料外泄，這相對于紙質(zhì)文件無疑安全性更高。除此之外，在計(jì)算機(jī)中查閱企業(yè)檔案，相關(guān)人員還可以對可查閱人員進(jìn)行嚴(yán)格控制，并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)哪些人進(jìn)行了檔案的查閱，從而避免檔案竊取或是外泄的可能性，提高了企業(yè)檔案的保密性以及安全性。

2 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化的工作要求

在新的形勢背景下，企業(yè)檔案管理工作開始由傳統(tǒng)手段向信息化手段轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過程中，企業(yè)不可急功近利，而應(yīng)當(dāng)在工作開展之前，結(jié)合企業(yè)的自身情況，確定符合企業(yè)自身發(fā)展趨勢的信息化檔案管理建設(shè)之路。因此，為避免企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)誤區(qū)，在進(jìn)行企業(yè)檔案建設(shè)中需要注重以下幾點(diǎn)要求：

2.1 掌握市場開發(fā)信息

經(jīng)過多年的發(fā)展，我國的市場形勢已經(jīng)較為穩(wěn)定，但是這也并不意味著不存在較大風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樵谶@樣一個(gè)市場環(huán)境中，注定企業(yè)面臨著較大的市場競爭。因此在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，有關(guān)人員需要針對特定的市場環(huán)境以及自身的特點(diǎn)，做出切實(shí)有效地方案。

企業(yè)的發(fā)展離不開時(shí)下掌握的市場形勢，并且通過市場開發(fā)信息進(jìn)行市場形勢分析。在當(dāng)今的市場環(huán)境下，消費(fèi)者對產(chǎn)品的要求不僅僅是質(zhì)量，還存在諸多需要進(jìn)一步挖掘的市場需求，對此，企業(yè)需要擴(kuò)大自身的經(jīng)營范圍，在所掌握的市場信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大市場經(jīng)營的規(guī)模。

2.2 掌握企業(yè)發(fā)展的政策信息

企業(yè)的發(fā)展離不開國家政策的支持，一般來說，政府為了保證市場穩(wěn)定，助于企業(yè)發(fā)展，會(huì)不定期的出臺(tái)一些激勵(lì)政策維護(hù)市場發(fā)展。因此，對于企業(yè)來說。對于這些政策信息需要及時(shí)、充分掌握，并且進(jìn)行分析，在這樣的基礎(chǔ)上，企業(yè)不僅能夠?qū)椅磥淼陌l(fā)展方向以及軌跡有一個(gè)基本的掌握，還能從中掌握企業(yè)今后發(fā)展的大方向，這能夠避免企業(yè)在檔案管理信息化的建設(shè)過程中走入發(fā)展誤區(qū)。

2.3 掌握企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息

對市場信息以及政策信息充分掌握的前提下，還需要對企業(yè)檔案管理的技術(shù)信息有一定的掌握。所謂信息化，就是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理以及自動(dòng)檢索等功能，因此技術(shù)信息是信息化建設(shè)的決定性因素。通過技術(shù)信息的掌握，能夠幫助企業(yè)及時(shí)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化水平，從而更好地為企業(yè)檔案管理服務(wù)。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)簡單的工作，而是一項(xiàng)復(fù)雜而又系統(tǒng)，并且需要不斷優(yōu)化迭代的工作。因此，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化的過程中，會(huì)存在諸多問題阻礙其發(fā)展。這是不可避免，而且需要不斷面對解決的。對于我國企業(yè)來說，信息化水平普遍不高，而且正處于時(shí)代的適應(yīng)期，檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)也不足，主要存在問題有以下幾點(diǎn)：

第一、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展不平衡。我國中小企業(yè)多，而且發(fā)展存在諸多阻礙。其檔案信息化的建設(shè)也不例外，盡管都進(jìn)行了檔案管理方式的改革，但是其發(fā)展的水平卻不同，有高有低。這些問題產(chǎn)生的原因，一方面是企業(yè)不重視檔案管理信息化建設(shè)，更愿意把企業(yè)發(fā)展的精力投入到擴(kuò)大市場經(jīng)營范圍等地方，另一方面是企業(yè)的人才、資金等資源有效，心有余而力不足，無法對檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與發(fā)展。

第二、企業(yè)基礎(chǔ)條件薄弱。檔案的信息化管理對企業(yè)資金、技術(shù)等要求都更高了，對于發(fā)展初期的企業(yè)來說，其基礎(chǔ)條件都較為薄弱，各方面水平都跟不上時(shí)代的要求。尤其是在中小企業(yè)中，缺乏信息化的相關(guān)人才，檔案管理信息化之路可謂是舉步維艱。加上缺乏設(shè)備支持，企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的深度以及力度明顯不足。

第三、企業(yè)缺乏統(tǒng)籌思想、盲目建設(shè)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要企業(yè)多部門多環(huán)節(jié)的相互配合，并且需要由上至下進(jìn)行組織規(guī)劃建設(shè)。但是，在當(dāng)今企業(yè)工作中，明顯缺乏這種統(tǒng)一的思想，在檔案管理信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)章制度缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致了信息化建設(shè)的重復(fù)率較高，盲目性嚴(yán)重，這嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的效率。

第四、企業(yè)檔案管理缺乏與其他信息管理的有效銜接。在企業(yè)檔案管理中，并不是單打獨(dú)斗，而是與企業(yè)中其他信息管理密切相關(guān)。比如，在企業(yè)中，檔案管理還和生產(chǎn)活動(dòng)以及各種公文處理密切相關(guān)，但是由于二者之間缺乏必要的聯(lián)系容易導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)孤立的現(xiàn)象，這不符合企業(yè)的良好發(fā)展要求。

總而言之，對于企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的問題，一方面需要企業(yè)自身加大重視，提高效率，另一方面也需要國家予以一定程度的幫助，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。

4 新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

4.1 建立信息化管理理念

新形勢背景下，管理方式的轉(zhuǎn)變首先要進(jìn)行管理理念的革新，企業(yè)要進(jìn)行檔案管理信息化，還需要建立信息化管理理念。對于企業(yè)來說，管理理念的轉(zhuǎn)變可以從三方面入手。首先，從檔案管理人員入手，提高企業(yè)檔案管理人員的信息化意識(shí)，其通過不斷了解企業(yè)檔案管理方式的未來發(fā)展趨勢的過程，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，加大其對信息化管理的重視程度。其次，利用多渠道進(jìn)行信息化檔案管理的宣傳，一方面加大管理層對于檔案信息化的重視，另一方面讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理信息化的重要性以及必要性。再者，革新檔案管理的服務(wù)理念，加大企業(yè)數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更加準(zhǔn)確、快捷以及全面的信息服務(wù)。

4.2 加強(qiáng)信息化制度建設(shè)

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)信息化制度建設(shè)有助于明確責(zé)任以及目標(biāo)，從而提高建設(shè)的效率。從大的方面來講，企業(yè)檔案管理信息化的目標(biāo)是提高企業(yè)檔案管理的水平，促進(jìn)企業(yè)的全面信息化，從而為企業(yè)在堅(jiān)持技術(shù)、效益以及管理等多項(xiàng)原則的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展及運(yùn)轉(zhuǎn)。而從具體的方面講，企業(yè)檔案管理信息化的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門的獨(dú)立，通過各項(xiàng)制度對部門人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，以此提高企業(yè)的管理水平以及管理效率?？偠灾訌?qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化制度建設(shè)，在一定程度上也是為了之后的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.3 提高信息化的技術(shù)水平

上文曾提到我國中小企業(yè)由于技術(shù)水平不足而導(dǎo)致的企業(yè)檔案管理的信息化障礙，因此，要促進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)，還需要提高企業(yè)檔案管理的技術(shù)水平，從而真正實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化、科學(xué)化。提高信息化的技術(shù)水平，一方面要加快檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)，在這個(gè)過程中，既要實(shí)現(xiàn)軟件的發(fā)展，也需要發(fā)展硬件設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、路由器的維護(hù)，管理系統(tǒng)開發(fā)與完善等。而在另一方面，還需要對企業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。數(shù)據(jù)庫是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享及自動(dòng)檢索。

4.4 加強(qiáng)檔案管理安全體系建設(shè)

企業(yè)檔案是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，對于不同級(jí)別的檔案具有不同的安全性要求，也正因?yàn)槿绱?，企業(yè)需要根據(jù)其安全需求以及風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)檔案進(jìn)行分類，從而實(shí)現(xiàn)區(qū)別化管理。在這個(gè)過程中，需要對企業(yè)檔案管理進(jìn)行多種安全級(jí)別的設(shè)計(jì)，并且對信息化系統(tǒng)進(jìn)行評估監(jiān)測，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，立即停止使用并且進(jìn)行優(yōu)化。其次，可以通過冗余設(shè)計(jì)的方式降低系統(tǒng)的檔案信息的失效性，從而保證其安全性能。最后，還需要通過企業(yè)檔案管理的元件設(shè)計(jì)余度，以此提高企業(yè)檔案管理信息化的安全性。總而言之，對于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)來說，安全性的重要性不言而喻，因此安全性的要求也需要企業(yè)納入信息化建設(shè)的范圍之內(nèi)。

4.5 加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，最終還需要通過專業(yè)化人才來完成，因此，為保障企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)工作的持續(xù)，還需要打造一支專業(yè)水平夠強(qiáng)的人才隊(duì)伍。一方面，人才隊(duì)伍建設(shè)需要企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，對企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行再培養(yǎng)，比如通過定期培訓(xùn)、講座等方式加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化學(xué)習(xí)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要對專業(yè)人員進(jìn)一步配置，明確職責(zé)，保證各發(fā)所長，各司其職。另一方面，還需要加強(qiáng)對專業(yè)型的復(fù)合人才的培養(yǎng)選拔，采取適當(dāng)?shù)募?lì)制度發(fā)揮優(yōu)勢人才的作用，在招聘上有針對性地進(jìn)行這方面人才的選拔，積極吸取高素質(zhì)的人才進(jìn)行

企業(yè)。

5 結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，企業(yè)檔案管理的趨勢是信息化。通過檔案管理的信息化建設(shè)，能夠有效提高企業(yè)工作效率，從而為企業(yè)在激烈的市場競爭中贏得一席之地。

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作者簡介

陳曉圣（1982-），女，漢族，研究方向：檔案管理。