學校文書檔案工作的重要性及開展方式探討

李志香

摘 要：在中學管理工作中，文書檔案工作具有重要的意義，是保證學校穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)性工作，同時也是實現(xiàn)現(xiàn)代教學目標的重要途徑。在以往的中學校園管理中，著重強調(diào)了教學研究工作為學校工作的重點，往往忽視了學校文書檔案工作，認為文書檔案工作對學校影響并不大，所以大多數(shù)中學的文書檔案工作質(zhì)量并不高。對此，本文先是分析了學校文書檔案工作的重要性，然后分析了學校文書檔案工作中存在的問題，最后提出學校文書檔案工作開展的方式，旨在提高學校文書檔案工作質(zhì)量，促進學校的建設(shè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中學;文書檔案工作;重要性;問題;開展方式

隨著現(xiàn)代教育體系的不斷完善，文書檔案工作成為了現(xiàn)代教學的重要的內(nèi)容，其與學校教育和教學有著密切的聯(lián)系。從學校的工作實踐可以看出，加強學校文書檔案工作能夠有效提升學校工作的效能，而且還能夠發(fā)揮決策指導(dǎo)的作用，保障學校的穩(wěn)定健康發(fā)展。因此，學校在進行教學研究工作的同時，也要注重文書檔案工作，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，要積極探索和創(chuàng)新文書檔案工作的方式，提升文書檔案工作的效率，從而發(fā)揮文化檔案的作用，促進學校事業(yè)的發(fā)展。

1 學校文書檔案工作的重要性分析

學校文書檔案工作質(zhì)量影響著學校的可持續(xù)健康發(fā)展，是學校平穩(wěn)運行和實現(xiàn)現(xiàn)代教學目標的基礎(chǔ)性保障。在學校文書檔案工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足當前發(fā)展的需求，必須要進行文書檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，促進學校文書檔案工作質(zhì)量的提升，從而提升學校的管理水平。具體而言，學校文書檔案工作的重要性表現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，中學文書檔案真實、完整地記錄了學校的發(fā)展歷程。彰顯學校文化和記錄學校文化歷史是開展文書檔案工作的主要目的之一，其能夠為構(gòu)建學校價值觀念奠定良好的基礎(chǔ)，不僅對學校的各項活動發(fā)揮著重要的作用，而且還對學校教育的各個方面起到重要的作用。中學是我國教育的重要組成部分，而且在中學校園中，教師和學生的數(shù)量比較多，因此學校的文書檔案資料數(shù)量也非常多。而不同的學校風氣也使得學校檔案所有差異，這便決定了學校文書檔案生成的主要作用之一就是作為學校文化的載體，通過有效的檔案管理能夠為學校形成特有的校園價值觀和教學風氣奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因此，學校相關(guān)的工作人員，要深入研究和分析學校文書檔案，探索學校發(fā)展的規(guī)律，通過文書檔案更深層次地挖掘?qū)W校的潛在價值，推進中學學校的改革建設(shè)和發(fā)展。

第二，學校文書檔案工作的另一個重要目的是為了儲存資料，這些檔案資料中又包含了大量的信息，能夠為學校開展下一步工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時，學校通過查詢和利用這些檔案信息，也可以對下一步工作進行更好的指導(dǎo)，為學校工作指明方向，而且還能夠優(yōu)化學校工作體系。此外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學校加強文書檔案的信息化建設(shè)，能夠?qū)n案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理觀念中解放出來，更好地進行檔案的利用和開發(fā)，為學校教育研究工作的發(fā)展和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支持，從而有效提升學校工作效能。

2 學校文書檔案工作中存在的問題

1）文書檔案工作重視程度較低?，F(xiàn)階段，大部分的中學老師和學習都對文書檔案缺乏一個正確的認識，甚至對文書檔案的認識比較陌生，而且普遍認為文書檔案工作只需要對文件資料進行歸檔即可，對于文書檔案的管理存在片面性的認識，對于文書檔案的重要性和價值認識不到位，缺乏整體的認識。同時，在很多的中學中，文書檔案工作與學校的管理工作并不能夠同步進行，學校并沒意識到文書檔案管理的重要性，不熟悉檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，也不關(guān)注檔案的管理，更多的是將工作重點放在提升教學水平和學生服務(wù)上，對于檔案管理的投入較小，檔案管理設(shè)備陳舊，甚至完全忽略檔案管理，這使得學校文書檔案工作難以實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，檔案管理改革與創(chuàng)新更是無從說起，嚴重影響了學校文書檔案管理質(zhì)量的提升。

2）文書檔案利用率較低。文書檔案利用率較低也是目前中學學校文書檔案工作的問題之一。由于很多中學學校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以學校的檔案資料具有較強的保密性，而且學校在進行檔案管理時比較注重檔案的保存，忽略檔案的利用，基本沒有與外界業(yè)務(wù)產(chǎn)生任何交流，這一定程度上使得文書檔案難以發(fā)揮其作用，檔案的價值也難以真正體現(xiàn)。尤其是隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，大部分學校檔案管理人員的創(chuàng)新能力缺乏，認為檔案信息化建設(shè)只是提升了檔案服務(wù)的便捷性，不能夠在實際的檔案管理工作中有效融入信息技術(shù)，使得文書檔案利用率較低，文書檔案的價值難以有效發(fā)揮。

3）檔案管理人員水平較低。由于大部分中學學校并不重視文書檔案管理工作，所以在檔案管理人才隊伍建設(shè)上也明顯不足，高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才嚴重缺乏，嚴重影響了學校文書檔案管理工作的順利開展。具體來說，目前很多中學中的檔案管理工作基本是由學校的行政人員在進行，也有的是兼職人員在進行，這些人員的專業(yè)知識水平并不高，并不能夠滿足當前文書檔案管理工作的需求。同時，中學文書檔案管理工作的投入力度較小，相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)和教育工作也無法有效進行，以至于檔案管理人員的專業(yè)知識和技能難以有效提升，最終導(dǎo)致學校文書檔案工作始終處于效率低的狀態(tài)。

3 學校文書檔案工作有效開展的方式

1）重視文書檔案管理工作。要想有效促進學校文書檔案工作的順利開展，首先就是要重視文書檔案管理工作，正確地認識文書檔案的重要性與價值，切實發(fā)揮文書檔案的作用。首先，學校要加大文書檔案管理的宣傳力度，讓學校師生都能夠充分認識文書檔案管理工作，并形成較強的認同感，肯定文書檔案的價值作用;其次，中學學校要轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)的管理觀念，加大文書檔案管理工作的投入力度，不僅要注重教學研究工作，同樣也要注重文書檔案管理工作，切實落實文書檔案工作的組織，完善相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，促進文書檔案工作的順利開展;最后，中學學校要順應(yīng)時代發(fā)展的變化，樹立開放性和共享性的合作觀念，重視文書檔案信息化建設(shè)，建立相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文書檔案信息資源的共享，從而促進文書檔案信息的高效利用。

2）加強文書檔案信息化建設(shè)。目前在中學文書檔案工作中，工作主體仍然是紙質(zhì)資料，而且在進行信息處理和加工時，其工作效率較低。對此，學校應(yīng)當加強文書檔案的信息化建設(shè)，順應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求，建立起相應(yīng)的文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面提升學校文書檔案信息化水平，為文書檔案利用和開發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。首先，加快傳統(tǒng)紙質(zhì)資料數(shù)字化的進程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料進行圖像、文字的掃描，并自動著錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫中，推進文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進程;其次，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，并明確數(shù)字化和資源共享的工作目標，將文書檔案與信息技術(shù)有效融合，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，促進文書檔案規(guī)范化管理;最后，完善檔案管理制度，落實文書檔案信息化建設(shè)工作，明確檔案管理發(fā)展的方向，實現(xiàn)檔案信息資源共享，促進學校檔案管理標準化發(fā)展。

3）構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案人才隊伍。中學學校文書檔案工作的有效進行，始終離不開高素質(zhì)的檔案管理隊伍。由于文書檔案工作專業(yè)性較強，所以對于檔案管理人員的要求也非常高，為了有效發(fā)揮文書檔案的價值與作用，學校也要注重文書檔案管理人員專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的提升。對此，學校要加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期開展培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平。同時，也要發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的作用，引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理觀念，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)公眾平臺的作用，擴大檔案資料的應(yīng)用范圍，提升文書檔案的影響力，而且也要加強新知識和新技能的學習，堅持邊學邊用的原則，理論與實踐相結(jié)合，切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

總而言之，文書檔案工作在學校工作中具有十分重要的作用，中學學校要重視文書檔案管理工作，并不斷探索和創(chuàng)新檔案管理的模式，切實提升學校文書檔案工作的效率和質(zhì)量，從而進一步發(fā)揮文書檔案在學校工作中的作用。

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