淺談機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題和利用率

董珊珊

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和國家的大力推動下，我國機關(guān)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展已經(jīng)開啟了新的進程，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案信息化管理擁有全面的優(yōu)勢，但機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)仍然存在一些問題，導(dǎo)致信息化管理的利用率需要進一步提高，本文即分析了機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題，并提出了五點提高利用率的策略。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理;信息化建設(shè);利用率

1 引言

當前，隨著大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，國家對機關(guān)檔案信息化建設(shè)日趨重視。2019年1月1日起施行的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》對檔案信息化建設(shè)提出明確要求，機關(guān)應(yīng)當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃，以此促進檔案信息化為機關(guān)工作正常有序開展和公共服務(wù)提供強有力的支撐。

2 機關(guān)檔案管理分析

1）機關(guān)檔案管理信息化現(xiàn)狀。機關(guān)檔案包含著文書檔案、會計檔案、人事檔案、專業(yè)檔案以及其他檔案等等，機關(guān)檔案工作的科學(xué)、規(guī)范、有效開展，是機關(guān)其他業(yè)務(wù)工作順利開展的必不可少的條件。目前，大多數(shù)機關(guān)單位已經(jīng)開啟了檔案信息化的工作，并且一些單位已經(jīng)取得了良好的成效，但是整體來看，與信息化技術(shù)發(fā)展和社會服務(wù)需求相比，檔案信息化的實施進展依然較慢，大大影響了檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化進程，不利于促進檔案事業(yè)的發(fā)展和國家治理能力的現(xiàn)代化。

2）機關(guān)檔案實施信息化管理的優(yōu)勢。信息化對于機關(guān)檔案管理有著較多幫助，可以提高工作效率，促進利用開發(fā)，更好提供服務(wù)。第一，減輕了工作強度，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，信息化管理能夠大大減輕這些工作量;第二，有利于查漏補缺，在紙質(zhì)文檔管理過程中，一旦文件收集不全，就要進行拆卷、檢閱、整理、重新封卷、編排檔案、修訂目錄等工作，而信息化管理后，可以通過計算機平臺的操作，輕松完成查漏補缺的過程;第三，有利于節(jié)約空間，紙質(zhì)檔案經(jīng)過長期的累積，需要很大的物理空間進行存儲，甚至還需要專門進行維護和看管，而信息化管理以數(shù)字化形式存在，不僅占據(jù)空間較小，查閱還十分方便;第四，便于備份存儲，為防止檔案損壞和突發(fā)事件，一般需要將檔案進行異地備份，紙質(zhì)檔案的備份需要復(fù)制文本，搬運，重新整理，過程比較復(fù)雜，而電子檔案基于其易傳遞、易存儲、已復(fù)制的特點，便于異地備份的操作;第五，擺脫了傳統(tǒng)檔案時間和空間的限制，可以使檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞、隨時隨地進行多方查詢，實現(xiàn)即時傳輸，共享使用，極大的滿足了單位管理和公眾需求。

3）機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。機關(guān)檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，但目前在信息化建設(shè)過程中仍然存在一些問題：一是單位重視程度不夠，存在弱化檔案工作的問題，多數(shù)機關(guān)單位沒有專門的檔案管理部門和專門的檔案管理人員，對檔案服務(wù)單位、服務(wù)公眾的重要性認識不足，一些檔案管理者也存在自我輕視的趨向，檔案工作在單位中被邊緣化。二是檔案管理理念落后，一些單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者固守紙質(zhì)檔案管理的思維模式，對電子檔案的效力持懷疑態(tài)度，對檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢認識不足，認為檔案信息化建設(shè)弊大于利，不利于紙質(zhì)檔案的保存利用和信息的安全保護。三是檔案管理信息化專業(yè)型人才欠缺，單位檔案管理人員缺少相應(yīng)的信息技術(shù)。四是檔案信息化建設(shè)周期長，一些單位歷史資料較多，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案需要耗費大量的人力、物力，需要很長一段時間才能完成，出力多，見效慢，檔案管理信息化的積極性不高。這些問題進一步導(dǎo)致了機關(guān)檔案信息化管理的利用率不高。

3 機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)利用率的提高策略

1）提高機關(guān)檔案信息化開發(fā)利用意識。機關(guān)單位要充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性和必然性，轉(zhuǎn)變管理理念，增強檔案管理和服務(wù)現(xiàn)代化意識，尤其是機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，擺脫封閉陳舊的檔案管理思維模式，將被動的檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，使檔案信息化更好的適應(yīng)服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

2）完善機關(guān)檔案信息化標準體系。建立規(guī)范、科學(xué)、實用的檔案管理信息化標準，使檔案信息化有規(guī)可依，是提高檔案管理信息化利用率的前提，直接影響著檔案工作信息化的步伐。一是要注重規(guī)范性標準，檔案在收集、整理、歸檔、保管、利用過程中都要建立一整套的標準和制度，并嚴格貫徹執(zhí)行。二是要注重實用性標準，檔案信息化的工作開展，必須要立足單位職能和實際情況，優(yōu)先將重要的、利用價值高的文件完成數(shù)字化處理。三是要注重一體化標準，要將檔案信息化與機關(guān)單位自動化辦公、無紙化辦公的發(fā)展結(jié)合起來，完成一體化建設(shè)，從而加速檔案信息化的開發(fā)利用。

3）提高機關(guān)檔案的信息化管理水平。首先，需要實施科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理機制，堅持“三納入”、“三同步”，將機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)納入機關(guān)的整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，堅持將機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同實施、同發(fā)展。其次，開發(fā)應(yīng)用專業(yè)性的檔案管理系統(tǒng)軟件，進一步完善機關(guān)檔案管理的數(shù)字化平臺，促使檔案信息化工作的各個環(huán)節(jié)都能更加流暢便捷，在文件分類、整理、歸檔、鑒定、查找時，操作更加簡潔，以達到科學(xué)、高效利用電子檔案的目的。最后，需要提升機關(guān)檔案信息化管理的硬件水平，保證該硬件服務(wù)能夠支撐數(shù)字平臺的運行和擴展，還需要加強管理人員的綜合素養(yǎng)，能夠掌握檔案信息化管理的技術(shù)手段。

4）加強機關(guān)檔案信息化管理安全保護。安全是檔案信息化建設(shè)的前提條件，也是當前阻礙機關(guān)檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展的隱形問題。解決好機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的安全保護問題，一是要加強組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)。機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要主動做出表率，樹立良好的安全意識和理念;要制定檔案安全管理制度和行為規(guī)范，并嚴格貫徹執(zhí)行;要將檔案安全管理納入單位考核，將檔案安全保護任務(wù)和責(zé)任具體到個人。二是要加強檔案管理人員素質(zhì)提升和培訓(xùn)。管理人員的素質(zhì)也是關(guān)乎機關(guān)檔案信息化管理安全的重要因素，因此在檔案管理人員的培訓(xùn)過程中，不僅要強化他們的業(yè)務(wù)能力，更要培養(yǎng)嚴格的安全保護意識，在所有的操作過程中，都應(yīng)當依照安全規(guī)范進行執(zhí)行。三是加強檔案信息化管理的安全防范。要增強信息系統(tǒng)的安全管理保障功能，加強對身份、信息資源、網(wǎng)絡(luò)配置、密鑰等方面的管理，促進系統(tǒng)對動態(tài)變化中的安全需求做出快速響應(yīng)，最小化減少對用戶和系統(tǒng)管理員的依賴;要增強檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保障功能，確保網(wǎng)絡(luò)在任何狀態(tài)下能夠?qū)崿F(xiàn)自我檢測、自我驗證和自我修復(fù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察和動態(tài)防御功能;要加強數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)能力建設(shè)，所有的數(shù)據(jù)都應(yīng)建立備份庫，要具備相應(yīng)的容災(zāi)能力，既要防范網(wǎng)絡(luò)安全問題，又要規(guī)避火災(zāi)、地震等安全風(fēng)險，還要一旦發(fā)生損害事故，即可采取特定的方法手段還原數(shù)據(jù)，全面確保機關(guān)檔案信息化管理的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，機關(guān)檔案的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然，也是其提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須要注重有效利用率的提高，才能讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價值與意義，為機關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展、整體工作開展和服務(wù)效能發(fā)揮奠定規(guī)范化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

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