淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用，對于事業(yè)單位來說，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，就要進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?，并作為主要的建設(shè)目標(biāo)。在當(dāng)前的信息化背景下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化存在著一些問題，如缺乏對信息化建設(shè)的重要認(rèn)識(shí)、沒有制定全面的信息化建設(shè)規(guī)劃、沒有專門的信息化建設(shè)網(wǎng)站等，導(dǎo)致事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平受到一定的阻礙。因此，需要用先進(jìn)的信息化思維模式，來思考事業(yè)單位的檔案管理工作，對其進(jìn)行全新的審視，尋找出適合事業(yè)單位發(fā)展和提升檔案管理信息化的主要措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

對檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)質(zhì)上就是在檔案內(nèi)容不變的基礎(chǔ)上，對檔案的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使其發(fā)展成為信息化，以此來順應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變換，符合市場的基本需求。近年來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各界的穩(wěn)步發(fā)展離不開檔案，因此對于檔案的需求也越來越高。所以，實(shí)行檔案管理信息化，能夠有效的提高對檔案的管理效率，節(jié)約管理成本和管理時(shí)間，目前逐漸成為事業(yè)單位中檔案工作者的首要工作。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

1.1 沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)主要采用的是實(shí)體檔案管理，沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，對開展信息化建設(shè)的積極性較低。首先，單位在進(jìn)行管理時(shí)沒有將數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類和加工，導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)的使用效率較低，無法滿足當(dāng)前社會(huì)對事業(yè)單位的發(fā)展要求。其次，相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)知還停留在實(shí)體管理上，沒有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對提高檔案管理效率，降低管理成本的重要作用。最后，在實(shí)行檔案管理時(shí)仍然采用手工操作的方式，技術(shù)操作水平較低，制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展[1]。

1.2 缺乏檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

由于缺乏對信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃制定時(shí)，沒有與事業(yè)單位的總體發(fā)展戰(zhàn)略相符合，導(dǎo)致與事業(yè)單位的總體發(fā)咋還能規(guī)劃不相適應(yīng)，整體的檔案建設(shè)規(guī)劃偏離了實(shí)際的發(fā)展現(xiàn)狀。其次，由于一些企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，沒有進(jìn)行全面深入的調(diào)查和驗(yàn)證，導(dǎo)致部分事業(yè)單位存在著信息化建設(shè)規(guī)劃過于超前，缺少建設(shè)發(fā)展所需要的條件[2]?；蛘呤?，一些企業(yè)在實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)后，沒有注重其實(shí)際的管理效果，導(dǎo)致實(shí)際發(fā)展缺乏靈活性和拓展性，缺少足夠的發(fā)展建設(shè)空間。

1.3 沒能建立檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)站

信息化建設(shè)主要是依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接起來的，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)也是需要網(wǎng)站作為信息輸送的節(jié)點(diǎn)。但是，由于當(dāng)前檔案管理信息化的建設(shè)還處于發(fā)展階段，網(wǎng)站的建立也處在設(shè)計(jì)階段，所以事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)無法根據(jù)網(wǎng)站來進(jìn)行信息查詢和傳輸?shù)染唧w工作，由于無法借助網(wǎng)站的形式為群眾提供檔案資料方面的服務(wù)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的工作效率處在低水平狀態(tài)。其次，由于不能將檔案管理工作歸納到事業(yè)單位的綜合信息系統(tǒng)中，導(dǎo)致無法對其進(jìn)行統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，也難以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和傳播，檔案管理的效率也較低[3]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

2.1 提高檔案管理人員的信息素質(zhì)

對于檔案管理工作來說，進(jìn)行檔案管理信息化，首先要提高自身的信息化專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)水平。在提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)方面，可以從以下四點(diǎn)進(jìn)行：第一、要讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的發(fā)展意識(shí)，使其檔案管理理念得到更新，提高工作人員對檔案管理信息化工作的積極性。第二、要定期開展對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，其中包括了理論知識(shí)和實(shí)際操作兩部分，從而提高工作人員的信息技術(shù)水平和操作效率。第三、要制定一套完整的員工信息技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)，對工作人員進(jìn)行定期的技術(shù)水平考核，從而提高員工的工作效率和水平。第四、要設(shè)置明確的賞罰制度，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行物質(zhì)和精神上的激勵(lì)，從而提高員工的工作積極性。

2.2 加強(qiáng)檔案管理信息化硬件建設(shè)

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速的背景下，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等新型技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在事業(yè)單位中實(shí)施檔案管理信息化，首先要有完善的硬件設(shè)施，才能為之后的建設(shè)打好基礎(chǔ)。首先，為了保證相關(guān)的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)高效的使用，需要進(jìn)行硬件設(shè)施的強(qiáng)化，在事業(yè)單位中配備一些性能較好的服務(wù)器系統(tǒng)。其次，要加大對事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，保障信息化建設(shè)能夠快速發(fā)展，加快建設(shè)速度。然后，為了提高信息化管理的效率，可以使用先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，在信息設(shè)備的推動(dòng)下，實(shí)現(xiàn)全面的檔案管理信息化操作。最后，要根據(jù)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展情況，制定符合事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)管理的移動(dòng)客戶端，拓寬信息化建設(shè)發(fā)展的傳播途徑[4]。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化軟件建設(shè)

對于事業(yè)單位來說，進(jìn)行檔案管理信息化，需要以符合事業(yè)單位的需求為基礎(chǔ)，尋找適合事業(yè)單位信息化建設(shè)的管理軟件和系統(tǒng)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。首先，要根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案信息管理的實(shí)際需求，制動(dòng)可以傳播信息和數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的共享。其次，可以建立一個(gè)符合事業(yè)單位信息管理需求的綜合性服務(wù)網(wǎng)站，根據(jù)這個(gè)信息平臺(tái)來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站的建設(shè)，提升其信息化管理的水平和效率。最后，在建立服務(wù)平臺(tái)和網(wǎng)站的基礎(chǔ)上，要對其進(jìn)行信息數(shù)據(jù)保護(hù)系統(tǒng)的開發(fā)和研究，提高系統(tǒng)的抗病毒能力，從而減少信息數(shù)據(jù)遭遇惡性攻擊帶來的損害，保障檔案中的信息和數(shù)據(jù)能夠在安全的環(huán)境下傳遞。同時(shí)，要做好檔案信息的備份工作，提高檔案信息的安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，本文主要是對事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的檔案管理信息化建設(shè)的主要措施，首先需要對信息化建設(shè)進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理人員的信息素質(zhì)，其次要加強(qiáng)檔案管理信息化硬件建設(shè)，為信息化建設(shè)建筑良好的基礎(chǔ)條件，最后要加強(qiáng)檔案管理信息化軟件的建設(shè)，提高信息化管理的效率和水平?？傊?，對于事業(yè)單位來說，建立檔案管理信息化已經(jīng)成為市場發(fā)展的必然趨勢，對事業(yè)單位的發(fā)展和穩(wěn)定具有重要作用。

參考文獻(xiàn)

[1]宋林靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法[J].河北企業(yè)，2019（06）：47-48.

[2]徐曉慧.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究[J].智庫時(shí)代，2019（34）：294-295.

[3]李迅.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].醫(yī)學(xué)食療與健康，2019（12）：183+185.

[4]黎海容.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：75+79.

作者簡介

李世杰（1975-），男，漢，河南省周口市，助理館員，本科，漢語言文學(xué)專業(yè)，研究方向：檔案管理。