強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法

高蕾

摘 要：現(xiàn)階段，隨著科技的快速發(fā)展與進步，先進的計算機信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中實現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用，為人們的生產(chǎn)生活及工作帶來了極大的便利。將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作當中，不僅能夠促進檔案管理信息化發(fā)展，提升工作效率及水平，同時也為企業(yè)的發(fā)展提供了更加強有力的支撐。基于此，本文首先概述了檔案管理信息化建設(shè)的意義;其次分析了當前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀;最后探討了強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;對策分析

檔案管理作為企業(yè)管理的一項重要工作，新形勢下檔案管理信息化建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢。但是當前我們發(fā)現(xiàn)該項工作仍存在一系列的問題，例如：缺乏足夠重視、缺少專業(yè)技術(shù)人員等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現(xiàn)存問題成為一項重要工作。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義概述

1）企業(yè)檔案信息化是改革發(fā)展的必然要求。檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，新形勢下對于該項工作提出了更高的要求。在過去的一段時間里，企業(yè)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案材料為主，極易出現(xiàn)損壞、丟失等問題，影響企業(yè)工作的開展。然而借助先進的計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)展開檔案管理工作，極大的促進了在企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)檔案的電子化管理，使得檔案的調(diào)取與應(yīng)用更加便捷。不難看出，互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為發(fā)展的必然要求。

2）企業(yè)檔案信息化是適應(yīng)激烈競爭的迫切要求。信息化時代的到來，給企業(yè)帶來了巨大的發(fā)展機遇，但同時也帶來了一系列嚴峻的考驗。企業(yè)要想實現(xiàn)更加穩(wěn)定發(fā)展，必須要加強企業(yè)信息化建設(shè)。檔案管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，包含著大量的重要資料，一旦出現(xiàn)丟失、破壞將會給企業(yè)帶來巨大的損失。因此企業(yè)要重視起檔案管理的信息化建設(shè)工作，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理制度、管理方法，以便于更好的滿足檔案管理工作需求，準確、完整、真實的記錄保存企業(yè)的發(fā)展狀況及工作業(yè)績以及企業(yè)員工資料，為接下來的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)，為各項決策的制定提供重要的參考依據(jù)，提高企業(yè)核心競爭力，更好的立足于當前日益激烈的行業(yè)競爭當中，實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展現(xiàn)。

3）企業(yè)檔案信息化是保證整個企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的要求。計算機信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)在繼承中謀求創(chuàng)新發(fā)展，在規(guī)范傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)之上，強化檔案信息化管理建設(shè)，充分借助當前先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)，充分發(fā)揮出其優(yōu)勢，提升企業(yè)檔案管理水平，更好的保障企業(yè)的高效運轉(zhuǎn)。不僅如此，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，對于企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、員工管理等方面所起到的作用也是至關(guān)重要的，因此必須要引起足夠的重視。

2 當前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

1）企業(yè)檔案信息化缺乏統(tǒng)一的管理標準。眾所周知，企業(yè)檔案管理工作包含著多方面的內(nèi)容，例如：人事檔案、會議材料、工作計劃、合同等等?，F(xiàn)階段，大部分企業(yè)在檔案管理的過程當中實行的歸口管理模式，并沒有統(tǒng)一的管理模式，這也就導致部分企業(yè)檔案信息化管理停留在表面上，并沒有對其進行深入有效的整合分析，依然采用的是傳統(tǒng)的檔案管理制度與管理方案，缺乏配套統(tǒng)一的管理標準。

2）企業(yè)檔案信息化缺乏創(chuàng)新，利用率低。企業(yè)檔案管理人員在檔案管理的過程當中，通過對檔案信息進行有效的整合分析并歸檔儲存，為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供幫助。但是，當前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過程當中，并不注重創(chuàng)新，對于檔案的管理和利用兩者出現(xiàn)了嚴重的分離，彼此各自為政，這不僅無法使其價值作用得到充分的發(fā)揮，同時也阻礙企業(yè)的發(fā)展與進步。

3）管理人員素質(zhì)不高。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，離不開管理人員的支撐，其自身的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)，是影響信息化建設(shè)成效的重要因素。但是，當前我們發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平、綜合素質(zhì)亟待提升，并不具備良好的信息化管理意識，嚴重阻礙著企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，降低了企業(yè)檔案信息化管理水平。

3 強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策探討

1）強化制度建設(shè)。為了更好的保障企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，必須要充分重視起對制度的完善與建設(shè)工作。基于此，企業(yè)要充分結(jié)合自身實際狀況，建立完善的檔案信息化管理制度，包括檔案信息化采集制度、保存制度等，同時要做好對檔案信息化整理與歸檔的規(guī)范工作，并建立科學合理的監(jiān)督機制，嚴格監(jiān)督管理企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，提高建設(shè)成效。

2）加強企業(yè)管理人員信息化意識。企業(yè)領(lǐng)導人員必須要充分的重視起檔案管理信息化建設(shè)工作，自身要具備良好的信息化意識，并做好對各級管理人員的信息化意識培養(yǎng)工作，定時定期的展開培訓與宣傳，促使其充分意識到在科技快速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，不僅能夠提升檔案管理工作效率，降低在人力、物力以及財力方面的支出，同時要能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的充分利用，強化資源共享率，促進企業(yè)服務(wù)水平的提升。

3）完善企業(yè)檔案信息化管理平臺。在過去的一段時間里，企業(yè)檔案管理主要以紙質(zhì)檔案文件為主，管理流程繁瑣復雜，并且極易出現(xiàn)差錯，管理效率差強人意。基于此，企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)的過程當中，要重視起對檔案信息化管理平臺的建設(shè)工作，實現(xiàn)對檔案資料的一體化管理。在實際的管理過程當中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)完善檔案收集和提取等環(huán)節(jié)工作，優(yōu)化整個工作流程，能夠極大的提升工作效率。不僅如此，借助信息平臺能夠及時的將檔案資料傳輸?shù)綑n案室，降低人力支出，節(jié)省成本。

4）企業(yè)檔案信息化管理創(chuàng)新。檔案信息化建設(shè)背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不復存在，取而代之的是電子檔案，更好的保障檔案資料的完整性。但是，互聯(lián)網(wǎng)背景下需要重視起檔案安全管理工作，通過設(shè)置防火墻，并利用加密技術(shù)，保障檔案管理系統(tǒng)的安全運行，避免出現(xiàn)檔案丟失、竊取等現(xiàn)象。針對重要檔案資料，應(yīng)做好備份工作，避免丟失給企業(yè)帶來損失。

5）招聘相關(guān)檔案信息化管理專業(yè)性人才。上文中我們說到，當前部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平、綜合素質(zhì)亟待提升，因此企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的過程當中，要做好對檔案信息化管理專業(yè)性人才的培養(yǎng)工作。在這一過程當中，首先要加強和高校之間的聯(lián)系，為其輸送優(yōu)秀人才，同時要加大招聘力度，招聘具備高素質(zhì)、高水平、高能力的人才，滿足企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需求。

6）提高檔案管理人員工資待遇水準。通過實際的調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，當前企業(yè)檔案管理人員薪資待遇普遍不高，這在很大程度上影響著其工作積極性。因此企業(yè)在提高準入門檻的同時，應(yīng)提高檔案管理人員的薪資待遇，落實獎懲制度，以便于更好的提升其工作責任心與積極性，留住并吸引更多的優(yōu)秀人才，為企業(yè)檔案信息化管理工作的開展提供更加強有力的人力資源保障。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為企業(yè)的一項重要工作，將計算機信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當中，極大的促進了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。但是，在不斷的實踐當中，也逐漸呈現(xiàn)出了一系列的問題，因此要積極采取針對性措施，通過做好上述六個方面的工作，進一步強化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平，提高檔案管理效率及質(zhì)量，促進企業(yè)的良好發(fā)展。

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