淺談企業(yè)管理中電子檔案管理方法和途徑

李清華

摘 要：電子檔案是對傳統(tǒng)企業(yè)紙質(zhì)檔案的升級，它同時具有傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢，也能實現(xiàn)電子化的檔案存儲，借助先進地計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對檔案進行管理，這種管理具有較強的自動化以及智能化，從根本上促進了檔案管理效果的提高。電子檔案管理模式對于企業(yè)的管理來講是非常有益的，能夠為企業(yè)整體管理質(zhì)量的提升奠定堅實基礎(chǔ)?；诖耍疚膶ζ髽I(yè)中電子檔案管理方法以及執(zhí)行地途徑進行了研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;電子檔案;途徑;方法

對于企業(yè)來講，檔案管理是必須進行的一項工作，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為檔案管理帶來了新的活力，電子檔案也隨之興起，這為企業(yè)的檔案管理工作帶來了一定的便利，是企業(yè)整體運營質(zhì)量提升的前提。電子檔案管理比傳統(tǒng)的檔案管理模式更加智能、自動，能夠快速為企業(yè)提供有效的信息。

1 電子檔案概述

電子文件是指人們將硬盤、磁盤等作為文件信息的有效載體，對文件的信息進行記載，它涵蓋著電子文書、電子信件以及電子圖書等。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案表現(xiàn)出以下特點：電子檔案的文件已經(jīng)不再是紙質(zhì)的文件類型，它需要在依靠現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能閱讀和瀏覽電子檔案;同時電子檔案能夠通過計算機等方式來進行快速傳遞，距離已經(jīng)不再是限制電子檔案傳播的元素;電子檔案的保存環(huán)境以及條件要求已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，它能夠被復(fù)制或者存儲在不同的介質(zhì)當(dāng)中，獲得者借助電腦便可以對電子檔案內(nèi)的信息進行閱讀。電子檔案屬于創(chuàng)新性的文件管理形式，對企業(yè)的發(fā)展有所幫助，因此需要加強對電子檔案的建設(shè)，為企業(yè)的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

2.1 保管方式不同

電子檔案大多是借助多媒體信息技術(shù)來進行文件信息儲存，設(shè)置文件的可讀性。在收到相關(guān)的檔案信息之后，管理部門可以將其打印出來作為備份，當(dāng)然最終還需要計算機技術(shù)來輔佐，這樣檔案管理部門便能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案文件格式的轉(zhuǎn)化，使其被轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式內(nèi)容，這能夠為以后檔案的利用以及管理更具規(guī)范性和統(tǒng)一性。

2.2 電子檔案分類不同

電子檔案本身具有一定的特殊性。作為檔案管理部門，在接收到相關(guān)的電子檔案文件之后，如果條件允許，可以借助全方位的檢索工具來對相關(guān)的信息進行有效檢索。檔案的管理人員便可以利用這些信息來對檔案文件信息進行檢索，這有效地降低了檔案管理人員的檢索難度。

2.3 文件查詢方式不同

唯有與企業(yè)規(guī)定相符的人員才可以獲得瀏覽信息的權(quán)限，他們可以利用遠程登錄等形式，在計算機系統(tǒng)進行身份核查和確認(rèn)之后，便可以查詢相關(guān)的電子檔案信息，這能夠有效保證電子檔案信息的安全有效性。

3 電子檔案管理的方法與途徑

3.1 各相關(guān)部門積極配合

電子檔案管理制度嚴(yán)格，電子檔案的文件來源相對比較廣泛，相關(guān)的人員不僅僅包括對接的業(yè)務(wù)管理部門人員，也涵蓋著檔案信息錄入人員以及計算機技術(shù)人員等等。需要一定的制度對這些與檔案接觸的人群進行約束，使得相關(guān)的檔案人員能夠自覺遵守這些制度規(guī)則。那么完善相關(guān)的檔案歸檔制度就成為必然之舉。將電子檔案的歸檔納入企業(yè)歸檔制度體系的一部分，同時對檔案信息工作的布置、登記以及總結(jié)等工作環(huán)節(jié)進行約束，對電子檔案工作流程進行考核。為了實現(xiàn)有效的檔案管理，檔案的管理部門、計算機部門以及信息技術(shù)部門需要進步結(jié)合起來，對電子檔案管理的流程進行完善，提升企業(yè)電子檔案信息管理的質(zhì)量和效率。電子檔案文件的形成部門對相關(guān)的管理工作更加熟悉，對文件的形成規(guī)律以及相關(guān)文件之間的聯(lián)系了解得比較深入，它們是承接電子檔案管理工作的主要責(zé)任人，在對相應(yīng)的工作價值進行鑒定時往往更加具有發(fā)言權(quán)。計算機部門以及信息技術(shù)部門能夠?qū)﹄娮訖n案的形成、變更等，對于電子檔案的管理提供了必要的技術(shù)支持。因此良好的電子檔案管理需要建立在三者相互配合的基礎(chǔ)上。

3.2 “兩套制”歸檔

“兩套制”歸檔的形式有助于提升電子檔案的安全性。在新的時代背景下，印章或者是簽字生效的標(biāo)志在于具有法律效力的文件能夠通過文件的形式進行存儲。電子檔案信息能夠被不留痕跡地修改，因此需要將重要的電子檔案信息拷貝到硬盤當(dāng)中進行存儲以此來保證數(shù)據(jù)信息的安全有效性。

3.3 技術(shù)處理工作

為了提升電子檔案的安全有效性，就必須做好技術(shù)處理的工作，以此來防止出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。對于已經(jīng)歸檔的文件需要借助加密、姓名簽署或者身份認(rèn)證等不同的形式來對其進行技術(shù)處理，除此之外，文件閱讀的權(quán)限可以被限制，當(dāng)文件被設(shè)置為只讀后，大部分人只能閱讀文件但是卻不能對其進行修改，“這使得電子檔案的原始憑證能夠被有效留存，促使電子檔案與紙質(zhì)檔案是統(tǒng)一的，在企業(yè)管理中發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。從理論上來講，以化學(xué)磁作為載體的電子檔案可以被永久性保存，這類文件中信息的傳導(dǎo)不需要直接接觸，電子文件能夠在介質(zhì)層中被密封，不會受到外界的影響和干擾，也不會受到空氣中灰塵、水分以及有害物質(zhì)的侵襲。但是電子文件的儲存時間未得到有效的驗證，所以對電子文件進行備份是非常必要的，避免出現(xiàn)文件信息丟失的現(xiàn)象。

3.4 工作平臺方面的創(chuàng)新

建立相應(yīng)處理系統(tǒng)的目的在于優(yōu)化傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作借軟件編程、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等，實現(xiàn)計算機工作流程的重塑，并維持后期的各項執(zhí)行管理機構(gòu)的運轉(zhuǎn)以及業(yè)務(wù)活動。通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用，對于企業(yè)辦公領(lǐng)域而言，可以創(chuàng)建起性能完善的工作平臺，集登錄、流轉(zhuǎn)、收集、鑒定、保存、利用等，具有涉及信息數(shù)據(jù)量大、參與人員多、數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定、信息傳遞準(zhǔn)確迅速、便于交流溝通、和辦公工作流程接近等優(yōu)勢。不難看出，其可以為企業(yè)員工提供現(xiàn)代文明化辦公、規(guī)范化管理的平臺，與此同時通過信息系統(tǒng)的創(chuàng)新和建立能夠為企業(yè)的業(yè)務(wù)活動提供規(guī)范的信息流，實現(xiàn)合理的控制數(shù)據(jù)集中信息靈活利用等平臺，使得文件和檔案管理有效突破傳統(tǒng)期間的瓶頸問題。

3.5 管理模式創(chuàng)新

對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門而言，要具有采取科學(xué)化、合理化管理手段的意識，進而可在極大程度上實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，并為此打下堅固基礎(chǔ)。當(dāng)前是信息化發(fā)展時代，計算機經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒入侵、用戶操作失誤等各種影響因素所導(dǎo)致的問題，這樣就會造成計算機系統(tǒng)的進一步被破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失等。所以這就需要在檔案管理期間添加信息安全管理這一重要舉措，首先可設(shè)置防火墻等電腦技術(shù)手段，這樣就可在硬件設(shè)施方面阻隔不安全隱患的出現(xiàn)，保障系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的安全性和穩(wěn)定性;其次，還要強化工作流程文件夾管理、信息保管的管理，保障信息運轉(zhuǎn)的可靠性、流暢性。最后，設(shè)立相應(yīng)的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的運轉(zhuǎn)、監(jiān)控、管理等，這是系統(tǒng)保障安全穩(wěn)定運行的重要內(nèi)容之一，也可以保障系統(tǒng)所產(chǎn)生應(yīng)用的電子文件的真實性、原始性、完整性。與此同時，還需要工作人員提起重視強化責(zé)任意識，端正工作態(tài)度，積極投入到管理工作當(dāng)中。

4 結(jié)束語

隨著我國信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理也逐漸走向電子化。電子檔案為企業(yè)提供了更加有效的檔案管理方式，有助于企業(yè)內(nèi)部人員及時獲取到相關(guān)的信息，存儲檔案更加簡單、便捷，這對于企業(yè)來講是非常有益的。同時電子檔案也存在一定的安全風(fēng)險，因此企業(yè)需要制定出針對性的措施來應(yīng)對電子檔案信息可能被竊取的狀況，以此來保證檔案信息的安全性。