電子檔案信息安全管理和技術(shù)措施

李海燕

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，”互聯(lián)網(wǎng)+”的趨勢在各行各業(yè)逐漸形成。電子檔案已經(jīng)逐步代替紙質(zhì)檔案成為單位人事管理、人員調(diào)動憑據(jù)的首要檔案管理形式。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有許多優(yōu)點，但是不排除其面臨著安全風險。電子檔案管理面臨的問題既有人為因素同時又有非人為因素，我們要正確區(qū)分，辯證分析，進而提出有針對性的解決方案。本文將探討電子檔案信息安全管理和技術(shù)措施，供讀者參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全管理;技術(shù)措施

如何做好檔案信息安全保障管理，提高專業(yè)能力，沖破壟斷，保障檔案信息安全，使電子檔案能夠長期安全、穩(wěn)定、順利的發(fā)展，已經(jīng)成為時代發(fā)展的關(guān)注重點。

1 電子檔案的獨特性

電子檔案的應用在生活中隨處可見，不管是家庭、工作、學習都必然存在其中。電子檔案之所以被現(xiàn)代人類所認同，是因為電子檔案擁有獨特的特性。例如，可以在不同的計算機內(nèi)進行流轉(zhuǎn)，可以與檔案制作時期的載體進行分離，不拘束于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的郵寄形式?？梢源_保檔案在流轉(zhuǎn)過程中的絕對安全，避免數(shù)據(jù)流失。區(qū)別于紙質(zhì)檔案的流轉(zhuǎn)方式，避免中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。另外電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容可以進行實時更改和替換，這樣一來，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到另一方時，如果檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)需要更改，可以根據(jù)指定內(nèi)容區(qū)域修改，區(qū)別于紙質(zhì)檔案的必須重新覆蓋，以及數(shù)據(jù)更改不方便的問題。同時也保證了數(shù)據(jù)的實效性和精準性。

電子檔案可以允許錯誤操作的發(fā)生，如果電子檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)資料因為某些客觀因素導致錯誤性刪除，那么可以根據(jù)計算機技術(shù)在硬盤內(nèi)進行復原恢復，避免麻煩的加大，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案如果因為意外操作導致檔案原件丟失或者毀壞，那么必須耗費大量的人力物力資源才可以達成檔案復原恢復，還不能保證恢復后的檔案完整。電子檔案最為重要的特點是易于保存性，電子檔案的保存方式，要遠遠超過紙質(zhì)檔案保存的方法。電子檔案的保存需要U盤、硬盤、云平臺等現(xiàn)代化存儲工具作為支撐，相對于紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境來說，操作性降低，但是劣勢是更容易被損壞。不過這一點瑕疵并不能使其應用性降低。相對于紙質(zhì)檔案保存環(huán)境需要的濕度、溫度等條件，電子檔案便利的保存方式引起人們的認同。

2 電子檔案數(shù)據(jù)資料的安全性要求

數(shù)據(jù)信息安全是現(xiàn)代人追求的目標，在現(xiàn)代生活中，人們保存著各種數(shù)據(jù)，有些不愿意被人知曉的數(shù)據(jù)檔案則需要妥善保管，以保證其不會丟失和被有心人竊取。

1）電子檔案的機密性。電子檔案可以確保數(shù)據(jù)資料的合法使用者任何意圖的流轉(zhuǎn)和更改，在電子檔案的訪問時，訪問者需要驗證身份，才可以進行數(shù)據(jù)的訪問。

2）電子檔案的真實性。電子檔案內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進行流轉(zhuǎn)時，需要核實檔案來源的合法渠道，避免數(shù)據(jù)的混入。

3）電子檔案的完整性。數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和相互間的瀏覽是電子檔案存在的主要作用，關(guān)注電子檔案的相關(guān)人員瀏覽后，發(fā)生的改變和改變的內(nèi)容，要看是否涉及數(shù)據(jù)的損壞，以保證電子檔案的完整性。

以上三個條件是檔案管理的重中之重。電子檔案的管理一般都由計算機為工具來進行操作和部署。檔案管理安全系統(tǒng)必須以涵蓋以上三個條件為基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)檔案的共享和信息數(shù)據(jù)的公開應用。在此期間，檔案管理系統(tǒng)必須保證每個環(huán)節(jié)都要進行安全檢修，發(fā)現(xiàn)并解決安全系統(tǒng)中的漏洞。

3 電子檔案信息管理應采取的措施和建議

3.1 改善硬件設(shè)備提高工作效率

通過檔案專屬設(shè)備購入渠道，購買較為先進的計算機、掃描儀、存儲介質(zhì)等檔案工作專用硬件設(shè)備。這樣既可以提高工作效率，又可以加強圖表與聲像電子檔案在入庫存儲時的清晰度，為以后的儲存與檢閱帶來成效。特別是高端存儲介質(zhì)將會更好地保存?zhèn)浞莸碾娮訖n案信息，一旦檔案信息系統(tǒng)受到破壞或是電子檔案信息丟失，我們就可以迅速地將存儲介質(zhì)中的備份檔案信息重新導入電子數(shù)據(jù)庫，保護檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

3.2 加強系統(tǒng)安全防護

尋找像OA、Ever、Do等大型檔案系統(tǒng)制作公司，根據(jù)自己單位不同需要與要求來訂制一套適用于自己的檔案信息系統(tǒng)。這樣可以增強檔案信息系統(tǒng)在運行時的可靠性和專屬使用性。購買正版的網(wǎng)絡(luò)防護系統(tǒng)軟件，這樣可以加強檔案信息系統(tǒng)在運行時加強對網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒對系統(tǒng)的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保護檔案信息系統(tǒng)的正常安全運行。設(shè)定借閱人權(quán)限，通過借閱人權(quán)限來控制借閱人在查閱電子檔案時的查閱范圍。這樣就可以更好地對一些具有保密性電子檔案進行保護，以防信息外泄而帶來巨大損失。借閱者要在系統(tǒng)中實名注冊，并設(shè)定八位以上的字母與數(shù)字混合密碼。每個借閱者只能登陸自己的用戶名與密碼，這樣在檔案信息系統(tǒng)的后臺管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)都可以對每個借閱者查閱的所有電子檔案、登陸時間、登陸地點等相關(guān)查閱信息進行保存，并建立查閱信息檔案，以便出現(xiàn)問題時可以準確知道借閱信息。

3.3 制定完善的檔案信息系統(tǒng)的管理制度

根據(jù)運行檔案信息系統(tǒng)的獨特性，有針對性地制定相應管理制度。應從信息采集、信息審核、電子信息入存檔案信息系統(tǒng)、電子檔案查閱等環(huán)節(jié)制定相應工作步驟與規(guī)范性工作條例制度。設(shè)定專人專崗，特別是信息采集這個過程當中要設(shè)定雙崗，針對所采集的信息進行嚴肅認真核實后，才可以將采集到的電子信息根據(jù)類別分存入庫，這樣才可以保確檔案信息的正確性和有效性。對檔案信息系統(tǒng)運行當中所使用到的硬件設(shè)備，制定相應的維護制度，定期對硬件設(shè)備進行全面系統(tǒng)維護。要增加對那些備份用的存儲介質(zhì)的日常維護，因為一旦檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，這些備份介質(zhì)當中的電子檔案信息就成了至關(guān)重要的唯一信息。因此日常對硬件設(shè)備的維護，即保證了檔案信息系統(tǒng)的正常運行，也延長了硬件設(shè)備的正常時間。建立培訓制度，定期對檔案管理人員進行相應的技術(shù)培訓，因為現(xiàn)在的檔案信息系統(tǒng)管理人員，不但要掌握檔案管理，還要具有一定的網(wǎng)絡(luò)與計算機知識。定期培訓可以讓我們的管理人員掌握當下網(wǎng)絡(luò)與計算機的硬件與軟件技術(shù)知識，這樣就可以在實際工作當中更好地提高工作效率，避免一些錯誤操作，維護好檔案信息系統(tǒng)的正常運行，抵御網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒與計算機病毒對檔案信息系統(tǒng)的侵害。

4 結(jié)束語

為了進一步保證電子檔案信息的安全，企業(yè)應大力采用現(xiàn)金的管理模式和管理方法，針對現(xiàn)下電子信息檔案中所存在的網(wǎng)絡(luò)風險，進行全面的分析和研究，從而制定出對應的解決策略，妥善對其進行處理和補救。企業(yè)要確保企業(yè)檔案電子信息的安全性和穩(wěn)定性，體現(xiàn)電子信息安全管理技術(shù)的優(yōu)勢，就應該推行信息標準化、統(tǒng)一化的管理模式，通過硬件完成網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)，適應檔案信息化管理的需要，注重檔案科學的管理和服務(wù)理念，找準定位，提高綜合實力，從而為實現(xiàn)檔案信息共享創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻

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