檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化的風(fēng)險防控

鄒春艷?劉永貴

摘 要：在檔案電子化發(fā)展趨勢下，應(yīng)注意分析檔案電子化的風(fēng)險影響因素，并采取有效的防控措施。文章主要結(jié)合重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測研究院的實(shí)際情況，對檢測結(jié)構(gòu)檔案電子化風(fēng)險影響因素進(jìn)行分析，包括技術(shù)、載體、人為、制度等方面的因素，進(jìn)而提出幾點(diǎn)有針對性的風(fēng)險防控水平，以期促進(jìn)電子檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：檢測機(jī)構(gòu);檔案電子化;風(fēng)險防控

重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測研究院是國家法定測試研究機(jī)構(gòu)，主要履行質(zhì)量檢測等方面的職責(zé)。在其檔案管理工作的開展過程中，堅(jiān)持采用先進(jìn)的技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理方式和方法。目前該機(jī)構(gòu)檔案電子化程度較高，但是在實(shí)際管理過程中，也面臨著多方面風(fēng)險問題，需要構(gòu)建完善的風(fēng)險防控體系，確保檔案信息安全性。

1 檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化的風(fēng)險影響因素

1.1 技術(shù)因素

檔案電子化即采用先進(jìn)的信息化存儲、管理方式，代替原來紙質(zhì)檔案管理，使檔案收集、整理、歸檔、利用效率得到明顯提升。重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測研究院在檔案電子化建設(shè)方面，已經(jīng)基本完成了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，并編制電子檔案目錄，依托于先進(jìn)的信息技術(shù)手段開展相關(guān)檔案管理工作。但是在實(shí)際操作過程中，也不可避免的會受到信息軟硬件環(huán)境的影響。比如在電子檔案傳輸過程中，面臨著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。如果未采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，容易出現(xiàn)重要檔案數(shù)據(jù)被截取或破壞的情況[1]。

1.2 載體因素

在檔案電子化管理模式下，計(jì)算機(jī)是檔案存儲及管理的主要載體，具體存儲介質(zhì)包括磁盤、光盤、云數(shù)據(jù)庫等。如果檔案存儲載體發(fā)生故障或損壞，也會導(dǎo)致重要檔案信息數(shù)據(jù)丟失。目前在重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測研究院的檔案機(jī)房管理過程中，雖然制定了相應(yīng)的管理規(guī)定，定期對軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，但是由于硬件自身較為落后，仍存在較高的安全風(fēng)險隱患。

1.3 人為因素

在電子檔案的管理和利用過程中，人為因素仍然是檔案安全風(fēng)險的主要影響因素。雖然檔案電子化發(fā)展取消了大量人工錄入工作，可以減少人為誤差，但是在實(shí)際使用過程中，可能因操作不當(dāng)，出現(xiàn)誤刪、誤覆蓋等問題。而且人為風(fēng)險水平與檔案管理、使用主體自身的信息化操作水平有關(guān)，檢測機(jī)構(gòu)需要面向不同社會主體提供檔案服務(wù)，各利用主體的信息化操作水平參差不齊，容易增加檔案管理風(fēng)險[2]。

1.4 制度因素

在開展電子檔案風(fēng)險控制管理工作的過程中，需要建立完整的制度體系，對管理責(zé)任進(jìn)行明確劃分，激發(fā)檔案管理人員工作主動性。但是目前檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理制度更新較為滯后，沒有針對檔案電子化管理模式的特點(diǎn)，制定管理制度細(xì)則，難以實(shí)現(xiàn)對實(shí)際工作的有效約束和指導(dǎo)。在此情況下，檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化管理仍面臨極高的風(fēng)險水平，需要盡快做出改進(jìn)。

2 檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化的風(fēng)險防控措施

2.1 創(chuàng)新電子檔案安全防護(hù)技術(shù)手段

在檢測機(jī)構(gòu)的檔案電子化發(fā)展過程中，必須不斷創(chuàng)新電子檔案安全防護(hù)技術(shù)手段，以滿足檔案安全防護(hù)的實(shí)際要求。由于信息技術(shù)發(fā)展速度較快，在系統(tǒng)更新的過程中，難免會出現(xiàn)漏洞，可能受到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，或感染病毒，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)受到破壞。針對這種情況，檢測機(jī)構(gòu)在開展檔案電子化管理的過程中，必須綜合運(yùn)用各種安全技術(shù)手段，構(gòu)建完整的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。具體應(yīng)構(gòu)建三級防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，即端口安全防護(hù)、傳輸過程安全防護(hù)以及服務(wù)器安全防護(hù)。在端口安全防護(hù)過程中，主要利用最新的防護(hù)墻和殺毒軟件，攔截非法訪問。傳輸過程安全防護(hù)主要采用數(shù)字簽名和加密技術(shù)，以密文形式傳輸檔案信息數(shù)據(jù)，防止檔案信息泄露。在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器安全防護(hù)方面，則應(yīng)采用權(quán)限管理、日志管理和數(shù)據(jù)備份技術(shù)，確保服務(wù)器操作安全性。此外，在安全防護(hù)技術(shù)的使用過程中，應(yīng)注意更新升級，不斷提高安全防護(hù)能力，從而對新的攻擊方式作出有效防護(hù)。

2.2 加強(qiáng)電子檔案載體運(yùn)行維護(hù)管理

針對電子檔案載體引發(fā)的安全風(fēng)險問題，首先應(yīng)加快軟硬件設(shè)備的更新，及時淘汰落后、老化的設(shè)備，降低設(shè)備故障概率。在此方面，檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合本單位電子檔案建設(shè)水平，適當(dāng)增加資金投入，更換老舊的計(jì)算機(jī)、路由器和網(wǎng)關(guān)設(shè)備，從而提升硬件水平。其次應(yīng)加強(qiáng)機(jī)房設(shè)備管理，采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段，為機(jī)房設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的穩(wěn)定性提供保障。比如通過為機(jī)房安裝智能傳感器設(shè)備，自動監(jiān)測機(jī)房環(huán)境參數(shù)，并采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，防止因環(huán)境影響引發(fā)設(shè)備故障問題。還可以采用射頻識別技術(shù)對外部移動存儲設(shè)備進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制外部移動存儲設(shè)備的調(diào)用和借出。最后，在電子檔案載體創(chuàng)新過程中，應(yīng)關(guān)注于先進(jìn)的云存儲技術(shù)的應(yīng)用。通過將云數(shù)據(jù)庫作為電子檔案的新存儲載體，節(jié)省檢測單位硬件投資，同時可以發(fā)揮云安全技術(shù)的優(yōu)勢，提高電子檔案存儲的安全性。

2.3 提高電子檔案管理人員素質(zhì)能力

在檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化管理工作的開展過程中，也需要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)能力水平，幫助其快速適應(yīng)新的檔案管理工作環(huán)境，熟練掌握各種業(yè)務(wù)操作方法。在相關(guān)培訓(xùn)工作的開展過程中，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，引導(dǎo)其主動遵守相關(guān)制度規(guī)定，規(guī)范信息化操作流程，杜絕出現(xiàn)人為復(fù)制、泄露檔案信息數(shù)據(jù)的情況?；跈z測機(jī)構(gòu)檔案管理工作的特殊性，在培訓(xùn)過程中可以組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，提高其法律責(zé)任意識。另一方面，也需要加強(qiáng)對檔案管理人員信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)，引導(dǎo)其樹立先進(jìn)的檔案管理理念，善于利用各種信息化工具提高檔案管理效率。此外，應(yīng)加強(qiáng)宣傳和監(jiān)督，督促檔案利用主體對檔案資料進(jìn)行規(guī)范使用，并發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，對其利用過程進(jìn)行自動記錄，為事后問責(zé)提供依據(jù)。在此情況下，可有效降低人為因素引發(fā)的檔案安全風(fēng)險。

2.4 完善電子檔案風(fēng)險防控制度體系

最后，在電子檔案管理工作創(chuàng)新過程中，也需要盡快建立一套完整的電子檔案管理制度體系。在詳細(xì)制度的制定過程中，可以參考國家《電子文件管理暫行辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)文件，結(jié)合檢測機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際建設(shè)情況，確保制度的完善性。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度一樣，電子檔案管理制度也需要細(xì)化到檔案收集、歸檔等具體環(huán)節(jié)，明確標(biāo)準(zhǔn)操作流程，并對管理責(zé)任進(jìn)行詳細(xì)劃分。此外，在電子檔案風(fēng)險防控制度體系的構(gòu)建過程中，為了激發(fā)管理人員工作主動性，應(yīng)建立崗位工作考核制度以及配套的獎懲機(jī)制，使檔案管理人員能夠主動發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中存在的問題，并積極通過管理方法創(chuàng)新，提高電子檔案管理水平。在完整的電子檔案風(fēng)險防控制度體系下，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、高效化開展，從而對檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化管理工作作出全面的優(yōu)化。

3 結(jié)束語

綜上所述，檢測機(jī)構(gòu)檔案電子化管理風(fēng)險影響因素眾多，需要基于檔案電子化管理特點(diǎn)，健全管理制度體系，創(chuàng)新管理技術(shù)方法，確保各項(xiàng)管理工作的有效開展。同時也需要注重軟硬件設(shè)備維護(hù)、人員素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建更加完善的電子檔案管理和利用體系，從而充分發(fā)揮檔案電子化發(fā)展的優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)

[1]劉莎.檔案信息化管理的風(fēng)險識別與安全管理策略研究[J/OL].山西檔案：1-10[2019-12-20].

[2]郭金萍.電子檔案管理存在的風(fēng)險與不安全因素的防范措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：94-95.

作者簡介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業(yè)重慶大學(xué)，副研究館員，研究方向：檔案管理。