檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

摘 要：在現(xiàn)代檔案管理中，檔案信息化屬于一種主要形式，是檔案管理今后發(fā)展的必然趨勢。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作為滿足社會(huì)發(fā)展的需求，需不斷進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的意義與價(jià)值充分凸顯出來。因此，積極更新檔案管理觀念，引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)與檔案管理能力，保證檔案管理工作的效率與水平，滿足檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);創(chuàng)新研究

1 檔案信息化建設(shè)的概念與特征

1.1 檔案信息化建設(shè)的概念

檔案信息化應(yīng)從廣義與狹義兩方面進(jìn)行分析，從廣義上來看，檔案信息化是從經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等方面，對各個(gè)領(lǐng)域的信息進(jìn)行融合，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與融合。從狹義上來看，檔案信息化也是將檔案內(nèi)容資料的信息化，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，能夠更加突出檔案資料的豐富性與全面性。檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)，就是改變檔案的保存方式，由傳統(tǒng)的實(shí)質(zhì)實(shí)體保存向電子數(shù)字化載體方向過渡，實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存。借助信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為后期的檔案信息查閱提供便利。檔案信息化建設(shè)，還能提高檔案建設(shè)效率，為大眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。

1.2 檔案信息化建設(shè)的特征

在不同的發(fā)展階段，檔案信息化建設(shè)也具有不同的特征，在實(shí)驗(yàn)階段，檔案信息化建設(shè)，是對以往的檔案管理手段進(jìn)行改進(jìn)與完善，將其多元化特點(diǎn)充分體現(xiàn)出來。在普及階段，開發(fā)與應(yīng)用檢索手段，在與計(jì)算機(jī)相關(guān)的領(lǐng)域當(dāng)中，開發(fā)與應(yīng)用檔案管理信息及技術(shù)，在與計(jì)算機(jī)相關(guān)的領(lǐng)域當(dāng)中，檔案管理信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用與認(rèn)可，其中包含許多編目的普及以及計(jì)算機(jī)輔助立卷。在網(wǎng)絡(luò)階段，使用光盤的儲(chǔ)存能力和應(yīng)用多媒體技術(shù)，使計(jì)算機(jī)的主體地位被外界認(rèn)可，在檔案管理中的優(yōu)勢得到凸顯。在數(shù)字檔案時(shí)代，建立數(shù)據(jù)庫與使用電子文件管理網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字檔案逐漸成為檔案管理的代表。

2 影響檔案信息化建設(shè)的因素

2.1 缺乏對信息化的認(rèn)知

檔案信息化建設(shè)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念，受傳統(tǒng)工作理念的影響，管理人員缺乏正確的認(rèn)知，并沒有意識(shí)到信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的影響。利用信息技術(shù)提高檔案管理水平，保證各個(gè)部門的職能效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)，還能夠在檔案管理與查閱方面提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。因部分工作人員并沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，不僅降低了檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，還會(huì)阻礙檔案管理的變革。

2.2 受傳統(tǒng)錯(cuò)誤觀念影響

在運(yùn)用信息資源的過程中，因存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的主要原因，甚至對檔案管理水平的提高產(chǎn)生阻礙。受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，將檔案入館是檔案管理的主要目的，將其長期保存下來，為后期的查閱提供便利。現(xiàn)代信息化檔案管理，實(shí)現(xiàn)資源共享是其核心，工作重點(diǎn)由以往的檔案儲(chǔ)存向充分利用檔案資源過度，為大眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高檔案資源利用率，將檔案資源的價(jià)值與優(yōu)勢充分凸顯出來。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

3.1 建立完善檔案管理制度

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，在對檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，需要制定完善的規(guī)章制度與要求。因此，建立完善的檔案信息化管理制度，對于后期各項(xiàng)工作的順利開展具有重要意義。建立完善的網(wǎng)絡(luò)制度，統(tǒng)一調(diào)度檔案工作人員的職責(zé)，建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，其中應(yīng)包含各個(gè)崗位工作人員的協(xié)調(diào)配合，明確劃分每位工作人員的職責(zé)，設(shè)立一名組負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)信息化檔案的總體管理。檔案信息化建設(shè)中的每位工作人員都應(yīng)秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)定期對每位員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓其主動(dòng)學(xué)習(xí)和研究相關(guān)的法律知識(shí)，將其應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中解決各項(xiàng)問題，真正做到學(xué)以致用，在實(shí)際的過程中設(shè)立相關(guān)規(guī)章制度，滿足檔案信息化管理的良好運(yùn)行。

3.2 加強(qiáng)對電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的文件被傳送至網(wǎng)絡(luò)，電子文件管理的重要性由此得到凸顯。通過開展電子文件管理工作，有效保存重要的信息，將檔案信息的價(jià)值和優(yōu)勢充分凸顯出來，并具有重要的發(fā)展意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理，第一，建立專業(yè)的技術(shù)部門，管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)，提高電子文化的專業(yè)化與制度化，保證電子文件的管理能力。第二，做好與電子文件相關(guān)的處理工作，在管理電子文件的過程中，相關(guān)工作人員需及時(shí)接受、處理、保存電子檔案，有針對性的對文件格式進(jìn)行修改完善，保證電子文件管理的時(shí)效性。第三，做好電子文件的保存問題，因單子文件的形成時(shí)間有限，在電子文件管理的過程中，解決電子文件的保存問題，定期復(fù)制需要長期儲(chǔ)存的文件，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理效率，與檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有著必然關(guān)聯(lián)，因此，提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，甚至影響今后發(fā)展趨勢。為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從以下幾方面進(jìn)行深入研究。首先，選擇專業(yè)素養(yǎng)過硬的工作人員，檔案管理人員的工作任務(wù)并非單純的存放檔案，還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行儲(chǔ)存與接受，修改完善檔案格式，檔案管理人員應(yīng)不斷豐富自身計(jì)算機(jī)知識(shí)與實(shí)踐能力，定期開展培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合能力。其次，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，開展相應(yīng)的培訓(xùn)工作，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，滿足社會(huì)發(fā)展的需求，通過定期培訓(xùn)的方式，增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備能力，提高管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。最后，建立完善的競爭機(jī)制，將檔案管理人員安排在最合適的崗位，充分發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，提高檔案管理工作能力與效率。

4 結(jié)語

在信息化的時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)，是檔案工作改革的必然發(fā)展趨勢。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，既能夠合理運(yùn)用檔案資源，還能夠提高檔案管理能力。因此，檔案管理人員應(yīng)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，對各方面信息進(jìn)行搜集與處理，不斷提高自身工作質(zhì)量與效率。除此之外，檔案管理部門還可引入創(chuàng)新性思維，滿足檔案信息化建設(shè)全面發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。

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作者簡介

張智娟，檔案助理館員，昆明市呈貢區(qū)人民政府雨花街道辦事處，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。