檔案信息化建設與檔案管理的思考

摘 要：在現(xiàn)代檔案管理中，檔案信息化屬于一種主要形式，是檔案管理今后發(fā)展的必然趨勢。隨著我國信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作為滿足社會發(fā)展的需求，需不斷進行檔案信息化建設，將檔案管理的意義與價值充分凸顯出來。因此，積極更新檔案管理觀念，引入先進的檔案管理技術，提高檔案管理人員的專業(yè)技術與檔案管理能力，保證檔案管理工作的效率與水平，滿足檔案管理工作持續(xù)發(fā)展的需求。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;創(chuàng)新研究

1 檔案信息化建設的概念與特征

1.1 檔案信息化建設的概念

檔案信息化應從廣義與狹義兩方面進行分析，從廣義上來看，檔案信息化是從經(jīng)濟、政治、社會等方面，對各個領域的信息進行融合，真正實現(xiàn)信息資源的共享與融合。從狹義上來看，檔案信息化也是將檔案內(nèi)容資料的信息化，隨著信息技術的發(fā)展，能夠更加突出檔案資料的豐富性與全面性。檔案信息化建設的實質，就是改變檔案的保存方式，由傳統(tǒng)的實質實體保存向電子數(shù)字化載體方向過渡，實現(xiàn)檔案的長期保存。借助信息化平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享，為后期的檔案信息查閱提供便利。檔案信息化建設，還能提高檔案建設效率，為大眾提供高質量的服務。

1.2 檔案信息化建設的特征

在不同的發(fā)展階段，檔案信息化建設也具有不同的特征，在實驗階段，檔案信息化建設，是對以往的檔案管理手段進行改進與完善，將其多元化特點充分體現(xiàn)出來。在普及階段，開發(fā)與應用檢索手段，在與計算機相關的領域當中，開發(fā)與應用檔案管理信息及技術，在與計算機相關的領域當中，檔案管理信息技術得到廣泛應用與認可，其中包含許多編目的普及以及計算機輔助立卷。在網(wǎng)絡階段，使用光盤的儲存能力和應用多媒體技術，使計算機的主體地位被外界認可，在檔案管理中的優(yōu)勢得到凸顯。在數(shù)字檔案時代，建立數(shù)據(jù)庫與使用電子文件管理網(wǎng)絡，數(shù)字檔案逐漸成為檔案管理的代表。

2 影響檔案信息化建設的因素

2.1 缺乏對信息化的認知

檔案信息化建設，改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理服務理念，受傳統(tǒng)工作理念的影響，管理人員缺乏正確的認知，并沒有意識到信息技術對檔案管理產(chǎn)生的影響。利用信息技術提高檔案管理水平，保證各個部門的職能效率。實現(xiàn)檔案信息化的建設，還能夠在檔案管理與查閱方面提供便利，實現(xiàn)檔案資源的共享。因部分工作人員并沒有意識到檔案信息化建設的優(yōu)勢，不僅降低了檔案信息化建設的優(yōu)勢，還會阻礙檔案管理的變革。

2.2 受傳統(tǒng)錯誤觀念影響

在運用信息資源的過程中，因存在錯誤的認知，是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的主要原因，甚至對檔案管理水平的提高產(chǎn)生阻礙。受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，將檔案入館是檔案管理的主要目的，將其長期保存下來，為后期的查閱提供便利。現(xiàn)代信息化檔案管理，實現(xiàn)資源共享是其核心，工作重點由以往的檔案儲存向充分利用檔案資源過度，為大眾提供優(yōu)質的服務，提高檔案資源利用率，將檔案資源的價值與優(yōu)勢充分凸顯出來。

3 檔案信息化建設與檔案管理的措施

3.1 建立完善檔案管理制度

在信息技術飛速發(fā)展的今天，在對檔案進行信息化管理的過程中，需要制定完善的規(guī)章制度與要求。因此，建立完善的檔案信息化管理制度，對于后期各項工作的順利開展具有重要意義。建立完善的網(wǎng)絡制度，統(tǒng)一調度檔案工作人員的職責，建立檔案信息化管理網(wǎng)絡，其中應包含各個崗位工作人員的協(xié)調配合，明確劃分每位工作人員的職責，設立一名組負責人，負責信息化檔案的總體管理。檔案信息化建設中的每位工作人員都應秉承著認真負責的態(tài)度，借助網(wǎng)絡平臺定期對每位員工進行培訓，讓其主動學習和研究相關的法律知識，將其應用到實際的工作當中解決各項問題，真正做到學以致用，在實際的過程中設立相關規(guī)章制度，滿足檔案信息化管理的良好運行。

3.2 加強對電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的文件被傳送至網(wǎng)絡，電子文件管理的重要性由此得到凸顯。通過開展電子文件管理工作，有效保存重要的信息，將檔案信息的價值和優(yōu)勢充分凸顯出來，并具有重要的發(fā)展意義。因此，加強電子文件的管理，第一，建立專業(yè)的技術部門，管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡，提高電子文化的專業(yè)化與制度化，保證電子文件的管理能力。第二，做好與電子文件相關的處理工作，在管理電子文件的過程中，相關工作人員需及時接受、處理、保存電子檔案，有針對性的對文件格式進行修改完善，保證電子文件管理的時效性。第三，做好電子文件的保存問題，因單子文件的形成時間有限，在電子文件管理的過程中，解決電子文件的保存問題，定期復制需要長期儲存的文件，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

3.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

檔案管理效率，與檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)有著必然關聯(lián)，因此，提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務素養(yǎng)，甚至影響今后發(fā)展趨勢。為提高檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)，從以下幾方面進行深入研究。首先，選擇專業(yè)素養(yǎng)過硬的工作人員，檔案管理人員的工作任務并非單純的存放檔案，還應借助網(wǎng)絡對檔案進行儲存與接受，修改完善檔案格式，檔案管理人員應不斷豐富自身計算機知識與實踐能力，定期開展培訓工作，提高檔案管理人員的綜合能力。其次，根據(jù)實際發(fā)展情況，開展相應的培訓工作，隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理人員應不斷的學習與進步，滿足社會發(fā)展的需求，通過定期培訓的方式，增加管理人員的知識儲備能力，提高管理人員的業(yè)務素養(yǎng)。最后，建立完善的競爭機制，將檔案管理人員安排在最合適的崗位，充分發(fā)揮工作人員的主觀能動性，提高檔案管理工作能力與效率。

4 結語

在信息化的時代背景下，檔案信息化建設，是檔案工作改革的必然發(fā)展趨勢。轉變傳統(tǒng)檔案管理方式，既能夠合理運用檔案資源，還能夠提高檔案管理能力。因此，檔案管理人員應用科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，對各方面信息進行搜集與處理，不斷提高自身工作質量與效率。除此之外，檔案管理部門還可引入創(chuàng)新性思維，滿足檔案信息化建設全面發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。

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作者簡介

張智娟，檔案助理館員，昆明市呈貢區(qū)人民政府雨花街道辦事處，大學本科，研究方向：檔案管理。