企業(yè)辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)與職能拓展

黃彬

在企業(yè)的發(fā)展中，辦公室工作主要起到上下協(xié)調(diào)、后勤保障的關(guān)鍵作用，所以需要順應(yīng)企業(yè)的發(fā)展實(shí)情去不斷變化，滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，確保企業(yè)核心業(yè)務(wù)的有序開展。文章主要針對(duì)目前企業(yè)辦公室工作中所面臨的挑戰(zhàn)展開分析，并對(duì)辦公室工作職能的拓展方向進(jìn)行簡(jiǎn)要探究。

企業(yè)辦公室工作人員一定要端正工作態(tài)度且樹立與時(shí)俱進(jìn)觀念，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求去不斷調(diào)整自身職能，對(duì)目前辦公室工作中所面臨的挑戰(zhàn)加以改善，為企業(yè)核心業(yè)務(wù)以及其他部門工作的有序開展提供保障，從而推動(dòng)企業(yè)在市場(chǎng)環(huán)境中保持競(jìng)爭(zhēng)力。

一、企業(yè)辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)多樣化

現(xiàn)代企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)較以往有了極大的變化，為了進(jìn)一步提高企業(yè)管理水平，組織結(jié)構(gòu)也從簡(jiǎn)單的直線型結(jié)構(gòu)向多元主體的矩陣式結(jié)構(gòu)發(fā)展，并且在發(fā)展中出現(xiàn)了扁平化、柔性化的企業(yè)工作形式。企業(yè)辦公室作為企業(yè)職能部門的關(guān)鍵組成，而組織結(jié)構(gòu)的變化也對(duì)辦公室工作的內(nèi)容和形式造成影響。所以，企業(yè)辦公室工作要如何與多元變化的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)相適應(yīng)，是目前擺在眼前的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

（二）企業(yè)發(fā)展法制化

企業(yè)發(fā)展中不僅面臨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也暗藏著諸多經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)，倘若企業(yè)工作中法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較為匱乏，不懂得如何利用法律武器去維護(hù)合法權(quán)益以及規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，則會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)極大隱患。所以，法制化建設(shè)也是目前企業(yè)需要正視的問(wèn)題，而企業(yè)辦公室作為企業(yè)重要組織，一定要在法律允許范圍內(nèi)開展工作，確保辦公室工作與企業(yè)法制化保持協(xié)調(diào)。

（三）企業(yè)形式多元化

現(xiàn)如今的企業(yè)形式非常多元，出現(xiàn)委員會(huì)、工作室等形式的公司，而在不同形式的企業(yè)業(yè)態(tài)當(dāng)中，其行政方法也各有不同，立足不同的行政體系構(gòu)建的服務(wù)機(jī)構(gòu)也就存在差異。所以，企業(yè)辦公室不管是在職能還是工作理念和方法等方面，都要與企業(yè)形式保持協(xié)同，凸顯出辦公室工作的針對(duì)性是今后企業(yè)辦公室工作需要接受的挑戰(zhàn)。

（四）企業(yè)管理理念現(xiàn)代化

企業(yè)管理理念逐漸呈現(xiàn)代化發(fā)展形勢(shì)，所以辦公室工作也需要緊隨潮流去發(fā)展。具體來(lái)講，目前企業(yè)的現(xiàn)代化管理理念主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：①企業(yè)決策的數(shù)據(jù)化發(fā)展。企業(yè)決策決定了企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，而辦公室工作則通過(guò)一系列的信息調(diào)研為企業(yè)決策提供參考。在如今的信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代，辦公室工作需要不斷提高數(shù)據(jù)意識(shí)與大數(shù)據(jù)分析能力，將數(shù)據(jù)與企業(yè)管理相融，提高企業(yè)決策的科學(xué)性;②企業(yè)管理信息化程度提高。信息化技術(shù)與企業(yè)管理相融，直接影響了辦公室工作流程，如何做好信息化建設(shè)以及提高信息整合能力、共享能力、安全保障能力，是今后辦公室工作需要關(guān)注的重點(diǎn)。

二、企業(yè)辦公室工作職能拓展

（一）實(shí)現(xiàn)模塊化發(fā)展

推進(jìn)企業(yè)辦公室工作的模塊化發(fā)展，則需要結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容對(duì)辦公室工作進(jìn)行精細(xì)劃分以及流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)提高辦公室工作效率以及節(jié)約資源利用的目的，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。首先，企業(yè)辦公室要清楚認(rèn)識(shí)到哪些工作更適合采取模塊化方式，因?yàn)檗k公室工作內(nèi)容繁雜，其中政務(wù)工作基本上在模塊化管理之下能夠提升工作效率，但是接待工作卻明顯效果不佳，所以對(duì)這一點(diǎn)要十分明確;其次，在企業(yè)辦公室工作采取模塊化方式的過(guò)程中，要做好信息收集與反饋工作，為模塊化管理的后續(xù)優(yōu)化提供參考依據(jù)，重點(diǎn)要收集辦公室工作人員的意見，結(jié)合辦公室工作內(nèi)容去做出針對(duì)性調(diào)整。

（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與法制化發(fā)展

企業(yè)辦公室工作的規(guī)范化與法制化相互依存。其中規(guī)范化發(fā)展意味著企業(yè)需要結(jié)合辦公室工作實(shí)情去制定更合理的工作制度，并且要求辦公室人員嚴(yán)格落實(shí)制度規(guī)定，保證在良好秩序下提高工作效果。而法制化的發(fā)展則意味著辦公室工作需要在法律法乎的約束下開展，規(guī)避一切可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)。不難看出，企業(yè)辦公室工作的法制化屬于規(guī)范化中的核心部分，而規(guī)范化則是法制化的關(guān)鍵保障。具體來(lái)講，企業(yè)辦公室工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與法制化發(fā)展要做好以下幾點(diǎn)：①嚴(yán)把流程審批關(guān)，保證所有工作的開展都符合制度與法規(guī)要求;②做好程序化管理，嚴(yán)格按照制度與法規(guī)要求去推行工作流程;③做好風(fēng)險(xiǎn)性、合法性評(píng)估工作，為企業(yè)重大決策提供參考基礎(chǔ)。

（三）提高企業(yè)官媒管理水平

現(xiàn)代企業(yè)的官方媒體在如今的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下要充分發(fā)揮形象塑造的作用，所以企業(yè)辦公室工作人員一定要樹立互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)，致力于提高企業(yè)官方媒體的管理水平。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)官媒管理水平的提升，企業(yè)辦公室需要做好如下幾點(diǎn)工作：①圍繞企業(yè)官媒管理要求去完善官媒運(yùn)營(yíng)制度，保證官媒信息的真實(shí)性以及管理的規(guī)范化;②企業(yè)辦公室官媒管理人員要深諳互聯(lián)網(wǎng)信息傳播之道，以較高的信息素養(yǎng)與媒介素養(yǎng)去綜合辦公室工作流程與官媒運(yùn)營(yíng)工作;③企業(yè)官媒管理需要不斷提高信息質(zhì)量水平，嚴(yán)把信息審核關(guān)，一切不利于企業(yè)發(fā)展以及有損企業(yè)形象的內(nèi)容都要排除。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著現(xiàn)代企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理理念與模式在不斷發(fā)展，企業(yè)的辦公室工作也面臨著一定的挑戰(zhàn)。作為辦公室工作人員，需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流與企業(yè)發(fā)展需求去逐步解決辦公室工作中存在的不足，并且要重視對(duì)自身職能的拓展，推動(dòng)辦公室工作向模塊化、規(guī)范化方向發(fā)展，同時(shí)要提高互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代官媒管理水平，更好地發(fā)揮出為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航的作用。（作者單位：中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第四十六研究所）