如何做好檔案管理工作

王鑫

摘 要：如今，人們對(duì)于檔案管理工作的重視程度越來(lái)越高。同時(shí)，檔案管理工作本身也較為繁瑣、枯燥。面對(duì)檔案工作本身的挑戰(zhàn)以及人們?cè)絹?lái)越高的要求，必須要將檔案管理工作做好。文中主要就如何做好檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;業(yè)務(wù)素質(zhì);管理制度

檔案管理是一個(gè)非?，嵥楹涂菰锏墓ぷ?，它要求管理員要具備非常強(qiáng)的敬業(yè)精神，和細(xì)心周到的工作態(tài)度，以及從管理思路上、模式上、工作機(jī)制上要大膽創(chuàng)新。由于檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高自身科學(xué)管理水平和服務(wù)的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

1 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應(yīng)對(duì)和解決檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題，我認(rèn)為要從以下幾個(gè)方面入手。

1）配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。

2）掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)辦公自動(dòng)化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

3）檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印，這樣，對(duì)于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的條件

原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)的需要。因此，加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才。

1）繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷地提高，要通過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。

2）要因材施教、多渠道地進(jìn)行人才培訓(xùn)。要從實(shí)際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員缺啥補(bǔ)啥，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理和教育。要通過(guò)各種形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行《檔案法》、《保密法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作法規(guī)的教育培訓(xùn)，使之充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要意義。確保檔案管理安全可靠，無(wú)失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

3 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵

每個(gè)單位的每一項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)的支持是關(guān)鍵，只有得到領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，才能確保這項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。而檔案工作如何能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理人員主要應(yīng)具備以下幾個(gè)方面：

1）愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真做好本職工作。檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，努力學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行、愛(ài)一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績(jī)，給領(lǐng)導(dǎo)和同志們留下良好的印象。

2）勤請(qǐng)示匯報(bào)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，與其他業(yè)務(wù)工作相比，認(rèn)為檔案工作無(wú)關(guān)緊要，可有可無(wú)。由此看來(lái)，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示和匯報(bào)檔案工作，以引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持，是檔案管理人員應(yīng)努力做好的一項(xiàng)工作。

3）樹(shù)立大局意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)單位工作。檔案管理人員要樹(shù)立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞本單位實(shí)際，做好服務(wù)工作，只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

4 建立健全完善的檔案管理制度

1）整理立卷。整理立卷的要求是將應(yīng)歸檔的文件收集齊全。凡需歸檔的文件，起草時(shí)要統(tǒng)一印制的有裝訂線的橫格紙，一律用鋼筆或毛筆書寫，并注意在歸檔文件上加蓋有關(guān)公章，嚴(yán)禁有圓珠筆、鉛筆書寫或批改文件。

2）歸檔檔案必須分清年度，按照同一年內(nèi)一個(gè)問(wèn)題一個(gè)卷的原則進(jìn)行立卷，一個(gè)問(wèn)題內(nèi)容太多也可分成幾卷，幾個(gè)互相有關(guān)的問(wèn)題組成一卷也可以，幾個(gè)單位合辦的事情由主辦單位立卷。

3）跨年度文件一般放在最后一年，兩年以上的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算放在第一年。

4）每卷內(nèi)容按時(shí)間先后順序排列，按正件在先、附件在后;請(qǐng)示在先、批示在后的原則組卷，并填寫卷內(nèi)目錄，逐頁(yè)編號(hào)，去除金屬物，用線繩裝訂成冊(cè)。

5）歸檔立卷要擬好案卷標(biāo)題，標(biāo)題要反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并且簡(jiǎn)明確切，每一案卷要寫明卷內(nèi)文件的形成時(shí)間，并注明保管期限，如卷內(nèi)文件有特殊說(shuō)明，要填寫“備考表”。

5 做好后期檔案的交接

檔案人員交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作。要做好檔案交接工作，應(yīng)采取如下措施：

1）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起重視，尤其是負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)要先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，要把檔案交接列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。

2）檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面。

對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：（1）對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù);（2）對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況;（3）對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序;（4）按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;（5）撰寫檔案移交說(shuō)明。

對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：（1）了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況;（2）向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;（3）必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。

3）認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交;檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。

總之，檔案管理是各單位工作中的一個(gè)很重要的部分，檔案工作做好了，會(huì)使以后工作有了寶貴的借鑒經(jīng)驗(yàn)，因勢(shì)利導(dǎo)，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

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