公司實(shí)物檔案管理方式探究

朱津橋

摘 要：本文闡述了公司實(shí)物檔案的范圍，對(duì)其具有的特點(diǎn)及目前管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了說(shuō)明，并有針對(duì)性提出對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用的具體辦法。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案;特點(diǎn);問(wèn)題;管理辦法

實(shí)物檔案是公司檔案全宗的一個(gè)重要且特殊的組成部分。范圍包括公司在運(yùn)行、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理、科研等各項(xiàng)工作中做出優(yōu)異成績(jī)和突出貢獻(xiàn)所獲得的榮譽(yù)證明。如證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等榮譽(yù)檔案;公司經(jīng)營(yíng)管理資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、認(rèn)證證書(shū)等資質(zhì)檔案;公司在市場(chǎng)、社會(huì)活動(dòng)中或其他企業(yè)贈(zèng)送的有保存價(jià)值的紀(jì)念品等紀(jì)念品（禮品）檔案;作廢的印章、印模、徽標(biāo)等印信檔案。重要且特殊是因?yàn)檫@些物品能夠反映公司經(jīng)營(yíng)歷程、歷史沿革、技術(shù)進(jìn)步、社會(huì)聲譽(yù)，作為憑證性載體，具有種類(lèi)多樣性，屬于公司無(wú)形資產(chǎn)，故應(yīng)充分開(kāi)發(fā)利用實(shí)物檔案資源，為公司發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值。

1 實(shí)物檔案特點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案少，其他載體檔案多

榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案、紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案在載體類(lèi)型、表現(xiàn)形式和幅面大小等方面存在諸多不同?？傮w說(shuō)，實(shí)物檔案除紙質(zhì)外，還包含更多其他載體。可分為紙質(zhì)、布質(zhì)、木質(zhì)、鐵質(zhì)、玻璃、石質(zhì)、瓷質(zhì)、角質(zhì)等，如紙質(zhì)榮譽(yù)資質(zhì)證書(shū)、錦旗、木質(zhì)獎(jiǎng)牌、鐵質(zhì)牌匾、玻璃獎(jiǎng)杯、玉石、瓷瓶、印章等。在實(shí)體排架時(shí)存在較多困難，無(wú)法按照文書(shū)檔案管理方式上架保管，必須依具體情況分別對(duì)待。

1.2 不同類(lèi)別實(shí)物檔案，時(shí)效性不同

資質(zhì)檔案一般具有固定的時(shí)效性，即有效期，在有效期內(nèi)發(fā)揮價(jià)值，超過(guò)有效期后價(jià)值變化很大，甚至為零。資質(zhì)檔案的種類(lèi)、性質(zhì)不同，其有效期不同，辦理、年審、年檢要求也不同。有的資質(zhì)證有效期是一年，有的是三年或五年（需要年檢或?qū)徍耍?/p>

榮譽(yù)檔案的時(shí)效性表現(xiàn)在，在一定時(shí)間范圍內(nèi)才能有價(jià)值。通常情況下，榮譽(yù)檔案沒(méi)有有效期，但表現(xiàn)出價(jià)值遞減規(guī)律，越新獲得的榮譽(yù)其價(jià)值越大。

紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案的時(shí)效性隨種類(lèi)不同而不同。如有些紀(jì)念品（禮品），沒(méi)有有效期，隨時(shí)間延長(zhǎng)，有的價(jià)值要遞增;如舊印章，隨時(shí)間延長(zhǎng)，使用價(jià)值會(huì)遞減。

2 實(shí)物檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 無(wú)明確規(guī)定

2004年我國(guó)發(fā)布的《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》第二章第九條規(guī)定：歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。但目前我國(guó)除了頒布執(zhí)行DA/T40-2008《印章檔案整理規(guī)則》外，尚沒(méi)有關(guān)于其他實(shí)物檔案的具體管理規(guī)范，所以只能具體情況具體分析。其價(jià)值鑒定，部門(mén)及個(gè)人因素影響較大。

2.2 收集范圍廣

榮譽(yù)實(shí)物一般直接頒發(fā)給個(gè)人、部門(mén)、單位;資質(zhì)實(shí)物一般交給部門(mén)留存;紀(jì)念品（禮品）有的先交給個(gè)人，再移交給單位;印信實(shí)物有的始終在使用部門(mén)留存，有的交給管理印章部門(mén)，故各類(lèi)載體實(shí)物的收集與紙質(zhì)文件材料相比收集難度大、存放點(diǎn)分散。

2.3 保管難度大

由于實(shí)物檔案無(wú)具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，采用平時(shí)歸檔得不到有關(guān)部門(mén)的理解和支持，故其保管產(chǎn)生問(wèn)題。表現(xiàn)在歸檔前部門(mén)或個(gè)人檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，如錦旗類(lèi)榮譽(yù)實(shí)物存在不同程度的破壞，給受損榮譽(yù)實(shí)物檔案的保護(hù)修復(fù)技術(shù)提出了更新的要求。

3 實(shí)物檔案的收集、整理、保管、利用

3.1 實(shí)物檔案的收集

根據(jù)本公司實(shí)際情況制定實(shí)物檔案管理制度，明確收藏范圍。以創(chuàng)業(yè)環(huán)保為例，原則上由公司內(nèi)部各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)收集，其中技術(shù)管理部門(mén)（總工辦）負(fù)責(zé)收集科研技術(shù)成果、技改技革項(xiàng)目等方面的實(shí)物;運(yùn)行管理部門(mén)（運(yùn)營(yíng)管理中心）負(fù)責(zé)收集集團(tuán)所屬污水廠(chǎng)運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目的實(shí)物;黨群部、總經(jīng)理辦公室、董事會(huì)秘書(shū)辦公室、后勤保障部、財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)收集管理和精神文明方面的實(shí)物。

3.2 實(shí)物檔案整理

實(shí)物歸檔的整理就是將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類(lèi)、排列、編號(hào)、著錄、上架，使之有序化的過(guò)程。歸檔實(shí)物的整理單位一般以每件實(shí)物為一件。實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。

3.2.1 整理要求

一是歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整，凡是公司在公務(wù)活動(dòng)中形成、獲得、接受、贈(zèng)送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無(wú)損，整理歸檔;二是每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

3.2.2 整理方法

1）鑒定。一是根據(jù)公司的歸檔范圍，對(duì)每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔;二是對(duì)存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定;三是歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存，其它無(wú)永久保存價(jià)值的實(shí)物由立檔單位造冊(cè)保管若干年后自行處理。

2）分類(lèi)。歸檔實(shí)物應(yīng)在其全宗—實(shí)物類(lèi)別內(nèi)，可按照年度或類(lèi)別-年度進(jìn)行分類(lèi)。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗只能選擇一種分類(lèi)方案并保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。（1）按年度分類(lèi)。將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類(lèi)。采用公元紀(jì)年標(biāo)識(shí)，如“2006”。（2）按類(lèi)別分類(lèi)。將歸檔實(shí)物按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。歸檔實(shí)物按問(wèn)題一般分為榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案、紀(jì)念品（禮品）檔案、印信檔案。榮譽(yù)類(lèi)包括：證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、匾等;紀(jì)念品（禮品）類(lèi)包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念票證、字畫(huà)、題詞、雕塑、花瓶等;印信類(lèi)包括：本公司已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。

3）編號(hào)原則（以按類(lèi)別分類(lèi)為例）。（1）編號(hào)類(lèi)目設(shè)置。實(shí)物檔案，按實(shí)物種類(lèi)共設(shè)四個(gè)二級(jí)類(lèi)目。（2）編號(hào)結(jié)構(gòu)形式。實(shí)物檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用六段制，編號(hào)由左至右排列，均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第一段為全宗號(hào)，暫用“01”表示。第二段為一級(jí)類(lèi)目，實(shí)物檔案代號(hào)，用“7”表示（以創(chuàng)業(yè)環(huán)保為例）。第三段為二級(jí)類(lèi)目，共設(shè)4個(gè)二級(jí)類(lèi)目，即榮譽(yù)、資質(zhì)、紀(jì)念品（禮品）、印信。第四段為年度代號(hào)。第五段三級(jí)類(lèi)目代號(hào)。第六段為案卷號(hào)，按三級(jí)類(lèi)目，自然流水編號(hào)。編號(hào)結(jié)構(gòu)形式示例（見(jiàn)表1）：

3.3 實(shí)物檔案保管

實(shí)物檔案應(yīng)專(zhuān)柜保管。對(duì)貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。存放實(shí)物檔案的檔案室和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。易蟲(chóng)蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作。有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案室，作為專(zhuān)門(mén)保管實(shí)物檔案的場(chǎng)所。

針對(duì)各類(lèi)實(shí)物檔案，應(yīng)設(shè)計(jì)不同類(lèi)型的移交清單（以榮譽(yù)檔案、資質(zhì)檔案中專(zhuān)利證書(shū)為例）。歸檔人員應(yīng)遵照實(shí)物檔案信息，如實(shí)填寫(xiě)相應(yīng)的移交清單，清單一式二份，待實(shí)物檔案移交到檔案室時(shí)，檔案室管理人員與歸檔人員辦理移交手續(xù)，雙方依據(jù)清單，清點(diǎn)核實(shí)，確認(rèn)簽字。

榮譽(yù)檔案移交清單內(nèi)容包含獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、頒獎(jiǎng)單位、實(shí)物類(lèi)型（證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀等）、來(lái)源、移交部門(mén)、移交人、接收人、日期。

資質(zhì)檔案（專(zhuān)利證書(shū)）移交清單內(nèi)容包含：專(zhuān)利名稱(chēng)、專(zhuān)利類(lèi)型、證書(shū)編號(hào)、設(shè)計(jì)發(fā)明人、專(zhuān)利號(hào)、申請(qǐng)日、授權(quán)公告日、專(zhuān)利權(quán)人、授權(quán)單位、授權(quán)人、移交部門(mén)、移交人、接收人、日期。

3.4 實(shí)物檔案利用

由于實(shí)物檔案載體形式的多樣性和特殊性，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，管理和利用則不太方便。通過(guò)開(kāi)發(fā)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，將實(shí)物檔案分為榮譽(yù)檔案、證照類(lèi)資質(zhì)檔案、貫標(biāo)類(lèi)資質(zhì)檔案、專(zhuān)利類(lèi)資質(zhì)檔案、軟件著作權(quán)類(lèi)資質(zhì)檔案等模塊，完成檔案的著錄標(biāo)引、編目檢索、借閱登記、統(tǒng)計(jì)匯總等管理工作。利用數(shù)碼相機(jī)，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行拍攝，將每件實(shí)物檔案經(jīng)數(shù)字化處理成電子文件，經(jīng)過(guò)圖像存儲(chǔ)和處理，清晰完整地將電子文件嵌入到管理系統(tǒng)相應(yīng)實(shí)物檔案文件框中，形成與實(shí)物完全一致的數(shù)字檔案資料。本公司員工通過(guò)局域網(wǎng)登陸管理系統(tǒng)，查詢(xún)檢索，待通過(guò)審批環(huán)節(jié)后，確保檔案信息安全的前提下，下載電子版文件，為項(xiàng)目投標(biāo)、公司宣傳、文化建設(shè)、檔案編研等工作開(kāi)展更為便利的檔案信息深層次加工利用。

參考文獻(xiàn)

[1]朱艷.建立機(jī)關(guān)陳列室應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].商業(yè)文化：學(xué)術(shù)版，2011（8）.

[2]張曉敏.實(shí)物檔案數(shù)字化的方法及成果應(yīng)用[J].檔案管理，2011（1）.

[3]國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》.

[4]梁宇菁.淺析企業(yè)榮譽(yù)資質(zhì)檔案管理工作[J].廣船科技，2016（2）.

[5]郝偉斌.企業(yè)榮譽(yù)檔案管理初探[J].中國(guó)管理信息化，2014（16）.

[6]秦傳庫(kù).建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案管理探析[J].城建檔案，2017（4）.