論高校教職工體檢檔案的人性化管理

摘 要：關(guān)注教職工身心健康，維護(hù)教職工的健康知情權(quán)和隱私保密權(quán)，是工會維護(hù)教職工切身利益、服務(wù)教職工的一個(gè)重要體現(xiàn)。特別是現(xiàn)在快節(jié)奏的工作環(huán)境下，競爭日愈激烈，相隨而來的是緊張生活狀態(tài)下的亞健康狀態(tài)和各種職業(yè)病。每年一度的健康體檢，可以讓職工及時(shí)了解自己的身體狀況，以便做到早發(fā)現(xiàn)、早治療。如何加強(qiáng)對職工體檢檔案的人性化管理，既能尊重職工的隱私，又能提醒和幫助教職工關(guān)注自己的健康，為教職工做好服務(wù)，是新時(shí)期工會工作人性化管理要探討的內(nèi)容之一。

關(guān)鍵詞：教職工;體檢檔案;人性化;管理

關(guān)注教職工身心健康，維護(hù)教職工的健康知情權(quán)和隱私保密權(quán)，是工會組織維護(hù)教職工切身利益、服務(wù)教職工的一個(gè)重要體現(xiàn)。特別是現(xiàn)在快節(jié)奏的工作環(huán)境下，競爭日愈激烈，相隨而來的是緊張生活狀態(tài)下的亞健康狀態(tài)和各種職業(yè)病。每年一度的健康體檢，可以讓職工及時(shí)了解自己的身體狀況，以便做到早發(fā)現(xiàn)、早治療，這是工會工作人性化管理與服務(wù)的內(nèi)容之一，也是工會組織加強(qiáng)凝聚力的有力體現(xiàn)。

1 教職工體檢檔案與其他檔案的區(qū)別

教職工體檢檔案是記錄職工體檢的真實(shí)信息，是職工身體素質(zhì)的最直接體現(xiàn)和反映，內(nèi)容包涵了普通的身高、體重、血壓、心電圖，也包涵了較為隱私的肝功和血常規(guī)、男女科檢查、家庭病史等。由學(xué)校工會的專門人員負(fù)責(zé)存放管理。

其他檔案包括組織人事檔案、學(xué)籍學(xué)案、教學(xué)檔案。分絕密、機(jī)密和秘密三種。分別由人事部門、教務(wù)部門和學(xué)生管理部門的相關(guān)人員保存管理。

1）人事檔案。人事檔案是記錄職工各種履歷的綜合信息庫，由于檔案中種類表格或信息大部分均屬個(gè)人填寫，牽涉到每一位教職工的工資信息、人生履歷、各種嘉獎(jiǎng)或處分等最原始的信息，它的借閱和查看，要履行嚴(yán)格的手續(xù)，除了檔案人的書面申請外，還要由部門負(fù)責(zé)人的簽字、人事部門的領(lǐng)導(dǎo)同意后，再到檔案管理人員那填寫借閱表，方能查看或借走翻閱。

2）學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案則是學(xué)生在校期間校園生活的真實(shí)記錄和反映，直到該生畢業(yè)后，學(xué)籍檔案中的一部分要轉(zhuǎn)成人事檔案，歸其所從屬的單位人事部門或當(dāng)?shù)氐娜瞬殴芾碇行谋９艽娣拧W(xué)生個(gè)人沒有權(quán)利查看本人的學(xué)籍檔案的。就是有查看的訴求和必要時(shí)，也要遵循相關(guān)的借閱規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)后方能借閱。

3）教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是教師記錄教學(xué)信息、總結(jié)教學(xué)規(guī)律、反映教學(xué)效果、研討教學(xué)方法的檔案記錄。它是相對來說，開放性比較強(qiáng)的一類檔案，可以在學(xué)校內(nèi)部進(jìn)行交流和互查，由學(xué)校的教務(wù)管理部門負(fù)責(zé)管理。隨著現(xiàn)代化的辦公手段應(yīng)用，許多高校的教學(xué)檔案由原始的紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮訖n案，特別是互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和各種教學(xué)管理軟件的設(shè)計(jì)，使得教學(xué)檔案的保管和互查進(jìn)一步方便、快捷，極大地提高了效率和檔案的應(yīng)用率。

2 體檢檔案管理人員的職責(zé)

作為體檢檔案管理人員，對職工的體檢檔案管理要做到“四不”：不壞、不亂、不丟、不散。不壞，就是體檢檔案保管要完好無損，不致因各種不利因素而致檔案的損壞;不亂，就是要求檔案保管工作有秩序，不雜亂，檔案整齊規(guī)范，查找方便;不丟，就是體檢檔案的保管要絕對安全，不能因工作疏忽而毀壞或遺失;不散，就是檔案的保管要相對集中，這樣方便檔案的管理，不因檔案的分散存放而造成管理不便，甚至遺失丟露等情況的發(fā)生?！八牟弧惫芾砉ぷ骺简?yàn)了檔案管理人員的責(zé)任心和素質(zhì)，也體現(xiàn)了耐心和工作方法的靈活。

3 對體檢檔案的管理方式探討

由于現(xiàn)代電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技的普及，采用微機(jī)化管理和紙質(zhì)檔案存放相結(jié)合的教職工體檢檔案保管方式，是絕大多數(shù)高校工會保管和存放教職工體檢檔案的手采用方法。這是因?yàn)椋?/p>

1）紙質(zhì)體檢檔案材料是最原始的教職工健康資料和數(shù)據(jù)的體現(xiàn)方式，因?yàn)槊恳豁?xiàng)的檢查都要經(jīng)過醫(yī)生和檢驗(yàn)人員的簽字蓋章認(rèn)可，其檢查結(jié)果真實(shí)可靠，很難再進(jìn)行人為的偽造、更改。具有較高的真實(shí)可信度。且紙質(zhì)體檢檔案也是電子體檢數(shù)據(jù)庫建立的最原始依據(jù)和憑證。

2）電子體檢數(shù)據(jù)庫的建立，是在紙質(zhì)體檢材料的基礎(chǔ)上，為了查驗(yàn)和保存的方便，通過設(shè)立特殊的軟件或建立電子文檔、電子表格等形式，把教職工各種體檢信息和健康狀況記錄在電腦系統(tǒng)，方便查詢和管理。

3）電子體檢檔案的管理要求管理人員不僅要有熟練操作微機(jī)的能力，還要有較高的素養(yǎng)，因?yàn)轶w檢檔案畢竟也牽涉到教職工的個(gè)人隱私，這要求管理人員的保密性工作要做到位，不能泄露教職工的患病隱私，尤其是大家都很敏感的乙肝大小三陽、生殖系統(tǒng)的病變等，不要給教職工帶來心理壓力和猜忌，這樣方能體現(xiàn)出工會組織對教職工的維護(hù)職能，和體現(xiàn)維護(hù)職能所采取的人性化管理手段。

4 電子體檢檔案的查閱

成立體檢電子檔案，最主要的是方便管理和查閱。但是這個(gè)查閱也要有嚴(yán)格的規(guī)定，要履行相關(guān)的手續(xù)才能查閱，這樣是為了尊重和保證教職工的個(gè)人隱私，也是體現(xiàn)人性化管理的重要方式。

如何在電子體檢檔案的查閱過程中，既能有效利用這一快捷方式，又能充分保障職工的隱私，我認(rèn)為，首先，要制訂出完善的電子體檢檔案查閱制度和電子檔案管理人員的管理制度，制度是工作有序開展和進(jìn)行的保障，有了有效可行、規(guī)范完備的制度作先行，就為了保障職工的合法權(quán)益與隱私提供了必要的條件。

其次，制訂嚴(yán)格完善的查閱手續(xù)，這是制度得以有效實(shí)施的保證和需要。手續(xù)應(yīng)包括如下：印制專門的查閱表格供查閱人填寫，填寫內(nèi)容包括姓名、所在部門、聯(lián)系電話、以及表格下注免責(zé)說明;查閱人應(yīng)帶上自己的身份證或工作證，查閱前出示證件以證明身份;查閱人查閱的信息必須是本人或直屬親屬（夫妻、父母、子女），且出示相關(guān)的證件證明，如戶口簿等;如代人查閱，須有被查閱人的許可（電話許可、身份證許可），方能查閱電子檔案。電子檔案管理人員有義務(wù)交待，查閱直系親屬以外的體檢檔案，需要征得他人的同意并簽署免責(zé)同意書，以免不必要的糾紛，也是更好地尊重和維護(hù)第三方的隱私需要和管理手段。

5 對檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著《檔案法》的頒布實(shí)施，加之檔案工作的細(xì)致化要求和人性化要求越來越高，檔案管理人員的培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)也相應(yīng)地提到檔案管理日程上來。通過培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)一步了解檔案和檔案工作的收集、整理、文件的歸檔、電子檔案的管理、檔案的保管等相關(guān)制度和要求。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)國家檔案的法律法規(guī)，明確紙質(zhì)檔案和電子檔案收集、整理、管理的原則和方法，從理論和實(shí)踐上相結(jié)合，掌握檔案管理工作的基本方法和思路要求，具備獨(dú)立從事檔案工作的能力和獨(dú)立處理電子檔案事務(wù)的能力。培訓(xùn)只是一種必要的管理手段而不是目的，培訓(xùn)的目的是為了更好地做好檔案管理工作，使檔案更好地為教職工服務(wù)。

作者簡介

程瑞紅（1980-），女，漢，河南省濮陽市清豐縣，本科，檔案管理專業(yè)。