加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要作用分析

張春榮

摘 要：基于對(duì)加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)檔案管理重要作用的研究，首先，闡述加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要作用。然后，分析物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要作用。最后，為確保物業(yè)企業(yè)檔案管理工作的順利展開，給出加強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)、完善檔案管理制度等措施。

關(guān)鍵詞：物業(yè)企業(yè);檔案管理;教育培訓(xùn)

在如今社會(huì)的不斷發(fā)展中，物業(yè)企業(yè)已經(jīng)成為我國發(fā)展的重點(diǎn)與關(guān)鍵，如果物業(yè)企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)自身更好發(fā)展，同時(shí)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，要加強(qiáng)檔案管理工作。通過檔案管理工作的展開，不僅能夠提升企業(yè)服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平，同時(shí)能夠提升資源利用率，避免資源浪費(fèi)情況產(chǎn)生。所以，本文將針對(duì)加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要作用相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 物業(yè)企業(yè)檔案管理基本概述

1.1 內(nèi)涵

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)和科研等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮著應(yīng)有的作用。例如：每年公司領(lǐng)導(dǎo)多次強(qiáng)調(diào)的重中之重的《年度物業(yè)管理、安保及食堂托管項(xiàng)目》投標(biāo)工作中，檔案資料發(fā)揮了極其重要的作用。這得歸功于平日對(duì)各類檔案資料的收集、整理和歸檔。

1.2 性質(zhì)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，全面、真實(shí)地反映著企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，檔案管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。同時(shí)，企業(yè)檔案也是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化氛圍等。例如：那一張張抗風(fēng)搶險(xiǎn)的照片，一段段災(zāi)后復(fù)電的影像，一份份表揚(yáng)和感謝的文件，一方面讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力;另一方面也有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 物業(yè)企業(yè)檔案管理重要作用

如果將物業(yè)企業(yè)視為生產(chǎn)企業(yè)，那么物業(yè)企業(yè)管理服務(wù)就是企業(yè)產(chǎn)品，檔案管理就是物業(yè)企業(yè)管理服務(wù)說明書。物業(yè)企業(yè)檔案主要記載的內(nèi)容是，企業(yè)實(shí)際發(fā)展內(nèi)容以及工作人員服務(wù)內(nèi)容等。與此同時(shí)，還包含合同約定、環(huán)境綠化、安全保衛(wèi)、物業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)以及管理等。管理者與領(lǐng)導(dǎo)者通過加強(qiáng)對(duì)檔案信息內(nèi)容的利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的科學(xué)合理配置，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)等情況的產(chǎn)生。實(shí)際物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：

檔案在法律方面的作用。檔案是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)，能夠保護(hù)企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害，明確各方職責(zé)，減少不必要的糾紛[1]。例如：在公司與某些員工之間的勞資糾紛中，檔案管理工作起到了重要的憑證作用。

檔案在培訓(xùn)方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高培訓(xùn)效率和培訓(xùn)效果。

3 加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)檔案管理有效措施

3.1 加強(qiáng)員工檔案管理意識(shí)

為更好實(shí)現(xiàn)物業(yè)企業(yè)檔案管理工作，要保證物業(yè)企業(yè)內(nèi)工作人員能夠具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。工作人員只有具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，才能及時(shí)做好檔案收集與歸檔等各項(xiàng)工作，確保物業(yè)企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行[2]。在加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)中，可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在企業(yè)中，要加強(qiáng)宣傳工作，宣傳的主要內(nèi)容就是有關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容。通過宣傳工作的展開，促使工作人員能夠?qū)n案管理工作有正確認(rèn)識(shí)，從而在未來工作的開展中，可以端正工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待各環(huán)節(jié)檔案管理工作。第二，加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育培訓(xùn)工作，通過教育培訓(xùn)工作的展開，能夠不斷提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力。提高工作人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，避免在實(shí)際檔案管理工作的開展中，出現(xiàn)一系列弄虛作假等違法或者違規(guī)行為。在這一過程中，管理者與領(lǐng)導(dǎo)者要將各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到實(shí)際工作人員身上，確保檔案管理工作可以有專門工作人員負(fù)責(zé)，防止出現(xiàn)工作混亂等情況產(chǎn)生。

3.2 完善檔案管理制度

在物業(yè)企業(yè)檔案管理工作的開展過程中，除了要加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)，同時(shí)還需要完善檔案管理制度。在檔案管理制度的完善中，可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，積極鼓勵(lì)檔案管理工作人員以及企業(yè)基層工作人員，參與到檔案管理工作中，使得檔案管理制度的完善性與合理性得到保障。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案目錄的完善，每個(gè)季度要結(jié)合檔案目錄內(nèi)容對(duì)檔案資料進(jìn)行催收，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的核實(shí)與檢查[3]。如果在檢查工作與核實(shí)工作的開展中，發(fā)現(xiàn)在其中存在資料不完整情況，要及時(shí)聯(lián)系相應(yīng)責(zé)任人，對(duì)檔案資料進(jìn)行調(diào)整與完善。如果錯(cuò)誤問題較為嚴(yán)重，那么可以適當(dāng)給予責(zé)任人一定懲罰，促使工作人員能夠?qū)n案管理工作有正確認(rèn)識(shí)，對(duì)其他員工起到一定警示作用，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。第三，在企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作的開展中，會(huì)制定相應(yīng)的檔案管理制度，但是制度的完善性無法保障?；诖?，物業(yè)企業(yè)可以在傳統(tǒng)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，不定期進(jìn)行檔案管理制度的修訂與補(bǔ)充，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的不斷完善，增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性。第四，對(duì)其他企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行借鑒，然后結(jié)合物業(yè)企業(yè)自身實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，確保檔案管理制度的科學(xué)性。在檔案管理制度得到完善后，要將其落實(shí)到實(shí)際檔案管理工作中，將檔案管理制度的作用與價(jià)值充分發(fā)揮，不斷提升企業(yè)檔案管理水平，增強(qiáng)物業(yè)企業(yè)在市場(chǎng)中的影響力與競(jìng)爭(zhēng)力。

4 結(jié)束語

綜上所述，在物業(yè)企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理工作的展開對(duì)于企業(yè)的更好發(fā)展而言具有重要作用?；诖?，物業(yè)企業(yè)應(yīng)該將檔案管理工作作為重點(diǎn)與關(guān)鍵，不斷提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)能力，促使工作人員能夠主動(dòng)參與到檔案管理工作中。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物業(yè)企業(yè)檔案管理中存在的問題，針對(duì)問題給出有效解決措施，確保檔案信息內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確與齊全完整，避免出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤等情況產(chǎn)生，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息與資源的合理配置企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]詹敏青.淺議如何做好物業(yè)電氣設(shè)備檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（21）：89.