立足本職不斷創(chuàng)新—全面提升行政事業(yè)單位檔案管理工作水平

郭莉

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也越來越被行政事業(yè)單位所重視。當前行政事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)了一系列新的變化，檔案管理工作作為行政事業(yè)單位中的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)立足本職不斷創(chuàng)新，通過提升檔案管理水平以更好地推動用人單位健康發(fā)展。檔案管理工作對于行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有非常重要的作用。

關(guān)鍵詞：不斷創(chuàng)新;立足本職;檔案管理;全面提升

行政事業(yè)單位領(lǐng)導要意識到，在工作改革過程中，要充分了解本單位日常管理工作和檔案管理信息。行政事業(yè)單位制定不同的檔案管理目標將會直接影響到日常管理活動，因此，行政事業(yè)單位如果想要獲得長期健康的發(fā)展就需要設(shè)置更加合理化、科學化的檔案管理目標，了解眾多行政事業(yè)單位當前所擁有的檔案狀況，為行政事業(yè)單位提供更加優(yōu)化的檔案管理提供重要參考。

1 行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 行政事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視

目前多數(shù)行政事業(yè)單位對檔案信息管理的認識不足，傳統(tǒng)的檔案管理方法仍然是主流，計算機技術(shù)未能在檔案管理工作中得到廣泛推廣和應(yīng)用，工作方法缺乏創(chuàng)新性，目前的檔案工作方式都使用比較傳統(tǒng)的保存途徑，實現(xiàn)檔案信息管理還有很長的路要走。行政事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在三個問題，一是設(shè)施水平不高，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和信息資源建設(shè)不足，檔案管理人員技術(shù)水平達不到要求，導致檔案管理工作存在諸多問題，需要通過多種手段加以改進。二是部分檔案管理人員責任心不強，檔案場所管理不規(guī)范。三是檔案文件信息利用率不高，一些單位雖然建立了比較完善的信息檔案管理系統(tǒng)，但在共享方面沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2 當前行政事業(yè)單位檔案信息存在的倫理問題

目前多數(shù)行政事業(yè)單位檔案信息自身的安全性較弱，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息被破壞的問題。信息技術(shù)系統(tǒng)的收集、檢索、處理、重組和傳播等信息處理對個人隱私產(chǎn)生影響，使一些人更容易獲取他人的保密信息，如何保護檔案信息安全是衡量檔案管理人員道德問題的重要標準，這就要求檔案管理部門要嚴格遵守有關(guān)法律、法規(guī)和職業(yè)道德，要求檔案管理人員對安全問題有深刻認識。當前，隨著檔案信息量的不斷增加，檔案管理部門應(yīng)更加注意保護個人隱私，加強檔案信息安全建設(shè)，避免個人保密信息泄露給他人的威脅。

1.3 行政事業(yè)單位檔案管理工作方法缺乏創(chuàng)新性

行政事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量問題，直接影響行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行，而且有可能給單位造成巨大損失。當前行政事業(yè)單位檔案管理主要采用收集和登記的方式來獲得檔案第一手所需內(nèi)容，這同時也會導致行政事業(yè)單位所擁有的檔案在收集上比較機械、在保管上比較分散、在抽檢上比較隨機、在內(nèi)容上比較保守。行政事業(yè)單位檔案積壓現(xiàn)象不斷出現(xiàn)，長此以往對行政事業(yè)單位檔案管理水平必將產(chǎn)生非常不好的影響，不利于其穩(wěn)定長遠發(fā)展。要實現(xiàn)檔案管理的功能，必須充分依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，但目前我國行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)普遍水平較低，業(yè)務(wù)信息融合程度低，數(shù)據(jù)不準確、不完整。

1.4 檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容是對檔案材料的收集、保管、傳遞和利用，檔案管理工作人員往往局限于滿足自己的歸檔工作，缺乏足夠的管理能力。檔案管理工作受檔案管理人員素質(zhì)和能力低下的影響，難以適應(yīng)行政事業(yè)單位的機構(gòu)發(fā)展。我國在檔案管理上缺乏科學性，對于檔案管理人員的培訓也缺乏專業(yè)化，不能將檔案管理人才與檔案發(fā)展合理安排于一體，在一定程度上導致了我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的落后，給行政事業(yè)單位的發(fā)展形成了很大的制約。同時，由于現(xiàn)代檔案管理人員培訓力度不足，引進檔案管理專業(yè)人才數(shù)量過少，大多數(shù)工作人員沒有基礎(chǔ)的檔案管理理論知識與豐厚的實踐操作經(jīng)驗，缺乏科學性的工作知識。

2 提升行政事業(yè)單位檔案管理水平的相關(guān)措施

2.1 從根本上加強對檔案管理工作的重視程度

行政事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，首先單位領(lǐng)導要提高對檔案管理的認識與重視，多措并舉，完善檔案管理工作。一是要設(shè)置積極的工作氛圍，積極的工作氛圍可以促進工作人員對檔案管理工作的認識和理解，更好地將檔案管理理念融入具體的工作中。二是要設(shè)置宣傳標語，在工作中將這些標語對工作人員進行落實，讓工作人員之間、工作人員與單位管理層之間興起濃厚的檔案管理氛圍。三是要組織舉辦檔案管理宣傳大使的競賽活動，在單位醒目的位置建立宣傳欄，把近期檔案管理值得大家學習的事跡、圖片、工作方法等相關(guān)知識進行展示，對不利于檔案管理實施的問題進行批評并要求改正，大家互相學習。只有行政事業(yè)單位管理層明確了內(nèi)部檔案控制的方向，明確了內(nèi)部檔案控制的功能，才能改善檔案管理制度。在這方面，管理層應(yīng)努力提高其自身文化水平，并根據(jù)行政事業(yè)單位目前的發(fā)展，制定長期發(fā)展的工作計劃，建立薪酬和制裁制度，這是可行和有效的，要求單位管理層向每個部門的工作人員通報檔案標準化建設(shè)進程。

2.2 提升檔案管理的信息化手段

信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，所以行政事業(yè)單位檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，在檔案管理過程中實施信息化管理，與傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案具有許多優(yōu)勢，符合未來發(fā)展的趨勢。檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力、財力，如果單位領(lǐng)導不給予足夠的重視，檔案信息化建設(shè)的進程必然是緩慢的。實施檔案信息管理的單位應(yīng)當建立健全有關(guān)規(guī)章制度，為實現(xiàn)檔案管理標準化，保證檔案系統(tǒng)之間的聯(lián)合溝通和信息交流暢通，還應(yīng)建立本系統(tǒng)內(nèi)各單位的信息收集、信息利用和安全保護等相關(guān)制度。確保檔案資源的共享和利用，引進先進的多媒體設(shè)備，加強硬件設(shè)備的投資，有效地實施信息化技術(shù)的引進和應(yīng)用，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障。

2.3 引進新型的檔案管理人員

檔案管理人員關(guān)系到行政事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，筆者認為用人單位不僅要引進新型的管理人員，還需要對檔案管理人員進行培訓與教育，要保證檔案管理人員具備良好的檔案管理意識，在日常工作中要有責任心與耐心，能夠遵守相關(guān)的規(guī)章制度，掌握相應(yīng)的專業(yè)知識。從另外一個角度分析，檔案管理工作要從本質(zhì)出發(fā)，從根本上實現(xiàn)對檔案信息的全面應(yīng)用，對檔案管理工作的重要意義加以分析，在潛移默化中調(diào)動每一位檔案管理人員的積極性。只有如此，才能真正打造一批高素質(zhì)高修養(yǎng)的檔案管理人員，真正提高檔案管理的完善性與全面性。

3 結(jié)束語

總的來說，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理水平也要進行全面的提升。社會各界的檔案資源越來越多，給檔案管理人員帶來巨大的挑戰(zhàn)。同時，信息技術(shù)的成熟為檔案管理提供了新的視角，檔案管理信息化建設(shè)和倫理化建設(shè)對我國檔案管理具有重要意義。

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