機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理中應(yīng)注意的問題

呂亞楠

摘 要：伴隨著社會的不斷進(jìn)步以及經(jīng)濟的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位也迎來新的改革浪潮，傳統(tǒng)養(yǎng)老保險檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下的時代發(fā)展，檔案管理開始暴露出越來越多的問題，所以，機關(guān)事業(yè)單位需要及時改革養(yǎng)老保險檔案管理工作，提升檔案管理工作的科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;完善建議

我國國務(wù)院在2015年出臺了關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老制度改革的決議，開始關(guān)注公民養(yǎng)老保險以及退休待遇的相關(guān)事宜。在改革過程中，因為機關(guān)單位養(yǎng)老保險檔案管理中存在諸多不足，給養(yǎng)老保險檔案管理工作帶來了諸多阻礙。針對這種狀況，需要提升員工檔案管理意識，革新當(dāng)前的檔案管理模式，提升檔案管理工作的科學(xué)性。

1 機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

1.1 機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案特征

與機關(guān)事業(yè)單位的其他工作相比，檔案管理工作具有較強的特殊性，這主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，具有較強的動態(tài)性，受到諸多客觀因素以及主觀因素的影響，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)員工的薪酬、職位以及工作單位都會出現(xiàn)變動，在這種情況下，員工的養(yǎng)老保險也會相應(yīng)出現(xiàn)變化，使得機關(guān)事業(yè)單位的養(yǎng)老保險檔案管理工作具備較強的動態(tài)性。第二，檔案數(shù)量多，我國養(yǎng)老保險制度處于不斷的完善之中，同時機關(guān)事業(yè)單位工作人員也在與日俱增，使得機關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)模龐大。第三，遵守以人為本的要求，機關(guān)事業(yè)單位中檔案工作的梳理以及養(yǎng)老保險制度的相關(guān)工作都以人作為管理對象，所以應(yīng)當(dāng)遵守以人為本的原則展開養(yǎng)老保險檔案管理工作。

1.2 機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理存在的不足

現(xiàn)階段，在養(yǎng)老保險檔案管理方面機關(guān)事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的管理方法，這已然落后于時代發(fā)展的需求。第一，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)并未針對養(yǎng)老保險檔案管理工作確定相配套的管理方案，在保險檔案管理工作中規(guī)范性較差、層次較低。第二，現(xiàn)階段我國養(yǎng)老保險檔案管理工作的科學(xué)性不高。各個事業(yè)單位會結(jié)合自身實際狀況制定相應(yīng)的規(guī)定，可是在具體工作中并未形成統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，事業(yè)單位各行其是。不僅如此，因為機關(guān)事業(yè)單位員工存在較高的流動性，員工養(yǎng)老保險檔案丟失狀況并不罕見。第三，有相當(dāng)一部分機關(guān)事業(yè)單位的職員并不了解檔案管理工作的意義，機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理工作比較忽視，檔案管理整體能力較弱，與此同時部分業(yè)務(wù)人員對保險檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義了解不夠正確，在對待檔案管理工作時比較消極，養(yǎng)老保險檔案得不到科學(xué)歸檔。第四，大部分機關(guān)事業(yè)單位并沒有安排專門人員承擔(dān)檔案管理的相關(guān)工作，僅僅是由其他人員兼顧檔案管理工作，突擊整理檔案，可是因為這些人員并不具備檔案管理的能力，使得檔案存檔具有較高的混亂性，養(yǎng)老保險檔案價值得不到合理保障。

2 養(yǎng)老保險檔案管理工作完善方法

2.1 完善檔案管理制度，提升檔案管理科學(xué)性

為了能夠進(jìn)一步改進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險管理工作，確保檔案管理工作能夠順利實施，需要以單位內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，從問題之處著手，對現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行完善，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理流程，確定檔案的歸檔范圍，為后期檔案使用奠定基礎(chǔ)。另一方面，還需要重視檔案分類管理工作、檔案報名工作以及檔案存檔工作，從制度層面上針對檔案管理的所有環(huán)節(jié)予以規(guī)范。

2.2 強化職員管理意識，改進(jìn)組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)

由于員工對于檔案管理認(rèn)識不夠，因此需要在單位內(nèi)大力宣傳檔案管理，讓機關(guān)事業(yè)單位的工作人員了解檔案管理工作的重要性，以更為積極的態(tài)度對待工作。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)也需要注重檔案管理工作，安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，在單位內(nèi)部組建專門的養(yǎng)老保險檔案管理小組，為檔案管理工作的開展提供人力基礎(chǔ)。

2.3 革新檔案管理模式，提升檔案管理工作信息化水平

在過去，事業(yè)單位主要以人工的形式來整理養(yǎng)老保險檔案，工作效率低下。但是伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個領(lǐng)域的運用，也為檔案管理信息化帶來了機遇。首先，機關(guān)事業(yè)單位需要采用數(shù)字化檔案管理方法，充分利用信息技術(shù)把文字資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字化資料，并利用信息化手段加以整理。再者，采用自動化檔案管理手段，借助于信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的自動化管理，這主要體現(xiàn)在關(guān)鍵詞搜索、檔案收集與篩選等方面。然后，實施互動化檔案管理手段，提升檔案資料的互動性，不斷提高事業(yè)單位養(yǎng)老保險管理能力。

2.4 針對檔案管理人員組織培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

為了提升養(yǎng)老保險檔案管理工作的規(guī)范性，機關(guān)事業(yè)單位急需培養(yǎng)一批掌握檔案管理能力的人員，組建檔案管理工作團(tuán)隊，結(jié)合團(tuán)隊內(nèi)職員的具體工作狀況有針對性的組織培訓(xùn)。第一，機關(guān)事業(yè)單位可以邀請高校內(nèi)的專家為檔案管理人員提供理論培訓(xùn)，幫助職工掌握更多與養(yǎng)老保險檔案管理相關(guān)的理論知識。第二，盡量為職工爭取省開展的檔案管理培訓(xùn)名額，安排相應(yīng)的檔案管理職工參與培訓(xùn)，不斷革新相應(yīng)職工的檔案管理理念，將先進(jìn)的理念應(yīng)用于實踐中。第三，針對檔案管理員工展開信息化技術(shù)培訓(xùn)，確保養(yǎng)老保險檔案管理人員能夠掌握信息化手段，并在今后的工作中展開信息化管理，通過各種軟件建立相應(yīng)的檔案自動化管理體系，利用信息化技術(shù)開展工作。通過這幾種方式提高機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

3 機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理案例分析

3.1 概況

這幾年，某機關(guān)事業(yè)單位在養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在諸多不足，比如并未針對檔案管理工作制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、沒有安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作、事業(yè)單位內(nèi)對于養(yǎng)老保險檔案管理認(rèn)識并不準(zhǔn)確等，針對這種狀況，該事業(yè)單位需要立足基礎(chǔ)，對現(xiàn)有的檔案管理模式予以改進(jìn)。

3.2 主要措施

為了有效提升該單位養(yǎng)老保險檔案管理水平，主要實施了這幾種方法：第一，制定較為系統(tǒng)的檔案管理制度，結(jié)合檔案管理工作存在的問題以及實際需求，制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)人員開展檔案管理工作提供依據(jù)。第二，成立專門的檔案室，在檔案室內(nèi)配備檔案管理的設(shè)施。第三，安排專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，該事業(yè)單位在各個部門均安排了負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，由其負(fù)責(zé)部門內(nèi)的檔案整理與歸檔工作，將所在部門的檔案資料梳理清楚交給檔案室予以報關(guān)，建立科學(xué)有效的養(yǎng)老保險檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第四，組織員工開展檔案管理培訓(xùn)，不斷創(chuàng)新檔案管理員工的專業(yè)理念，提升檔案管理員工的理論素養(yǎng)，并指導(dǎo)檔案管理員工使用先進(jìn)理念開展工作。

4 結(jié)束語

通過上述內(nèi)容不難看出，在社會不斷變化的今天，針對機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作實施改革具有深遠(yuǎn)意義，要求機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及基層職工認(rèn)識到檔案管理的重要性，完善現(xiàn)行的檔案管理制度，革新檔案管理人員的專業(yè)理念，加大檔案管理信息化力度，針對檔案管理人員定期展開培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而使得機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理工作越來越科學(xué)化。

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