我院門診西藥房藥品盤點(diǎn)情況分析與改進(jìn)

邱學(xué)玲

藥房作為醫(yī)院的一個大型服務(wù)窗口，時刻反映著醫(yī)院整體服務(wù)水平和管理質(zhì)量，同時影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。門診西藥房的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)藥品的監(jiān)督和管理，而藥品盤點(diǎn)作為門診西藥房藥品管理的重要環(huán)節(jié)，是衡量藥品管理水平的重要指標(biāo)，對于保障藥品質(zhì)量、及時了解藥品保管情況顯得尤為重要[1]。通過對門診西藥房藥品盤點(diǎn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析盤點(diǎn)出現(xiàn)差錯的原因并提出改進(jìn)措施和建議，可以提高藥房管理質(zhì)量，加強(qiáng)藥房規(guī)范化管理[2]。我院自2015年開始對門診西藥房藥品全面實(shí)施數(shù)字化管理，每個季度進(jìn)行1次藥品全面盤點(diǎn)，藥品庫存也運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理[3]。本次研究通過對我院2017年1月至2018年12月共8個季度藥品盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，來探討數(shù)字化管理對于藥房藥品盤點(diǎn)的影響以及改進(jìn)措施。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取我院2017年1月至2018年12月連續(xù)8個季度門診西藥房的藥品盤點(diǎn)盈虧表為原始數(shù)據(jù)，通過分析影響藥品盤點(diǎn)賬實(shí)不符的各種原因，改進(jìn)賬物管理模式，提高藥品管理水平[4]。

1.2 盤點(diǎn)方法

每個季度最后1天從18:00～20:00，根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)量多少對盤點(diǎn)人員進(jìn)行分配，2人一組分發(fā)盤點(diǎn)表，一人負(fù)責(zé)整理藥品、清點(diǎn)數(shù)量，另一人負(fù)責(zé)記錄。全部人員整理清點(diǎn)結(jié)束后，同時進(jìn)入同一盤點(diǎn)系統(tǒng)錄入盤存數(shù)據(jù)，一人負(fù)責(zé)報(bào)數(shù)，另一人負(fù)責(zé)輸入電腦。錄完之后2人再一起復(fù)核1遍。全部藥品盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)表上簽字，再交由盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人簽字[5]。盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對盤點(diǎn)表進(jìn)行抽盤，最后出具盤點(diǎn)總結(jié)報(bào)告上交醫(yī)院財(cái)務(wù)處保管。

1.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

分析整理8個季度的藥品盈虧數(shù)據(jù)。將盤點(diǎn)金額、賬面金額、盤點(diǎn)藥品品種數(shù)、盤盈藥品品種數(shù)、盤虧藥品品種數(shù)、賬物相符品種數(shù)進(jìn)行分類匯總。運(yùn)用Excel對整理出來的數(shù)據(jù)按以下公式計(jì)算：①盤點(diǎn)誤差率=(盤點(diǎn)金額-賬面金額) /賬面金額×100%；②賬物相符率=賬物相符品種數(shù)/盤點(diǎn)藥品品種數(shù)×100%[6]。

2 結(jié)果

由于本藥房藥品品種、數(shù)量繁多，周轉(zhuǎn)快，使用范圍廣，易破損，故盤點(diǎn)誤差率和賬物相符率不可能達(dá)到100%準(zhǔn)確。制定的標(biāo)準(zhǔn)為：盤點(diǎn)誤差率最大允許范圍為＜0.2%，賬物相符率最大允許范圍為＞80%。對統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得知我院門診西藥房2017年1月至2018年12月共8個季度藥品庫存誤差率平均為0.2260%，詳情見表1。賬物相符率平均為77.4%，詳情見表2。盤點(diǎn)誤差率偏高而賬物相符率偏低。

3 討論

3.1 產(chǎn)生誤差的原因分析

3.1.1 設(shè)備原因：電腦發(fā)藥系統(tǒng)減庫存不準(zhǔn)，特別是發(fā)放頻率高的藥，如高血壓類、高血脂類、糖尿病類慢性病治療用藥每日用量都達(dá)幾百盒，系統(tǒng)減庫存不準(zhǔn)時有發(fā)生。另外，發(fā)生患者退藥時，電腦反復(fù)操作退藥系統(tǒng)會導(dǎo)致藥品金額已減少但庫存未增加的情況，也會導(dǎo)致盤點(diǎn)時產(chǎn)生誤差。

3.1.2 人為因素：①盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)漏盤或者錯盤的情況導(dǎo)致帳物不符，后期抽查沒有發(fā)現(xiàn)。②有的患者已交藥費(fèi)但因有事不及時來藥房取藥或者不知道醫(yī)生開了藥卻把藥費(fèi)交了，還有個別患者把藥品遺漏在發(fā)藥窗口，這些均會導(dǎo)致庫存減少而實(shí)物增加[7]。③日門診處方量平均有4 000多張，忙碌中難免有發(fā)藥人員將藥品發(fā)出而未及時在電腦上確認(rèn)處方，導(dǎo)致庫存未減而實(shí)物減少的情況。④住院藥房與門診藥房之間由于日常需要，彼此會有借藥情況發(fā)生，通過打印紙質(zhì)退庫單實(shí)現(xiàn)藥品的發(fā)放與接收，產(chǎn)生出入賬。還有一些私人借藥換藥未及時結(jié)清也會導(dǎo)致賬物不符。⑤門診藥房每日人流量大，患者多，環(huán)境嘈雜，發(fā)藥人員經(jīng)常在發(fā)藥同時還要回答多個患者的提問，發(fā)生發(fā)錯藥或者發(fā)漏藥的情況在所難免，也會使庫存出現(xiàn)誤差。⑥門診藥房不僅僅是藥品調(diào)劑工作，還有藥品分裝、藥品盤點(diǎn)等復(fù)雜繁瑣的工作，藥房工作人員對制度執(zhí)行不到位，藥房負(fù)責(zé)人監(jiān)管不嚴(yán)，新員工不熟悉藥房盤點(diǎn)流程，均會導(dǎo)致盤點(diǎn)出現(xiàn)誤差。

表2 我院門診西藥房2017年～2018年藥品盤點(diǎn)賬物相符情況統(tǒng)計(jì)

3.1.3 藥品因素：①在實(shí)際工作中用量較大的醋酸潑尼松片、酮替芬片、地高辛片等零散藥片每次盤點(diǎn)差額較大，因?yàn)橐云瑸閱挝话l(fā)放的藥品從庫房是以瓶或盒為單位先領(lǐng)回藥房，再拆零一部分方便醫(yī)生開藥，故在電腦系統(tǒng)里存在兩種規(guī)格，盤點(diǎn)時藥品散落而未能計(jì)數(shù)容易造成漏盤[8]。②藥品配送過程中擠壓、撞碎或者配藥人員調(diào)配過程中發(fā)生破損導(dǎo)致庫存減少而未在系統(tǒng)記錄。③有的藥一段時間用量較大，門診藥房用完而庫房暫時缺貨，造成藥品供應(yīng)短缺，當(dāng)時寫欠條給患者但其未在盤存前及時來取藥，造成賬物不符。④一些治療用藥、透析用藥、病區(qū)用藥等，患者只需在門診繳費(fèi)不用取藥，繳費(fèi)后庫存即減少，但護(hù)士會收集處方后一起來兌藥，這是導(dǎo)致盤點(diǎn)誤差非常大的因素[9]。

通過表1得知，2018年第三季度盤點(diǎn)誤差率最大，分析該季度盤點(diǎn)表發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致盤點(diǎn)金額和賬面金額相差較大的原因主要有4種藥，詳情見表3。這4種藥均為病區(qū)治療用藥，用量極大，患者憑繳費(fèi)處方來藥房換領(lǐng)藥單，由護(hù)士統(tǒng)一領(lǐng)藥。由于該季度透析患者減少，護(hù)士月末來兌藥的處方減少，而藥房負(fù)責(zé)人每月月初調(diào)整當(dāng)月治療用藥的庫存，導(dǎo)致這4種藥庫存不準(zhǔn)。因?yàn)榻痤~較大，庫存較多，影響盤點(diǎn)誤差率。

3.1.4 藥品擺放標(biāo)識不嚴(yán)：①同一廠家生產(chǎn)的藥品外觀相似，工作人員在調(diào)配或盤點(diǎn)時容易看錯。②藥理作用相近的藥擺放在同一貨架上，成分相近。部分藥品進(jìn)入藥房時存在一品兩規(guī)，配藥的時候容易拿錯。③貴重藥品、高危藥品、麻醉藥品和精神類藥品沒有和普通藥品分開分柜存放，且未設(shè)立提醒標(biāo)識。

3.2 改進(jìn)措施及建議

3.2.1 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)：①定期通知醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)中心工作人員對藥房電腦進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化和維護(hù)，完善系統(tǒng)管理軟件，一旦工作中發(fā)現(xiàn)漏洞及時派人修復(fù)[10]。②平時可對發(fā)放頻率高的藥品品種進(jìn)行不定期盤點(diǎn)，及時調(diào)整電腦庫存，以保證季度末盤點(diǎn)準(zhǔn)確進(jìn)行。

3.2.2 加強(qiáng)人員培訓(xùn)管理：①人為因素是管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，要通過嚴(yán)格的規(guī)章制度及納入獎懲機(jī)制來提高工作效率，減少差錯的發(fā)生[11]。②藥房發(fā)藥人員發(fā)完每位患者的藥后交代藥品需當(dāng)面點(diǎn)清，以免漏拿或錯拿，并對當(dāng)日未及時取藥的患者進(jìn)行登記。③安排專人負(fù)責(zé)每日清點(diǎn)電腦上未確認(rèn)的處方，及時調(diào)整庫存。④住院部藥房與門診藥房之間借藥打印的退庫單上有單號，盤點(diǎn)前把所有單號再次核對一遍是否全部確認(rèn)接收。所有私人借條應(yīng)在盤點(diǎn)前全部清理完畢。⑤要求藥品調(diào)劑人員嚴(yán)格按照四查十對的操作流程調(diào)配藥品，并進(jìn)行雙人核對，保證藥品準(zhǔn)確發(fā)放到患者手上。⑥定期組織藥學(xué)知識培訓(xùn)和工作制度培訓(xùn)，新老員工之間多學(xué)習(xí)、多交流工作心得，對新參與的盤點(diǎn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提前熟悉盤點(diǎn)流程。全面分析工作中出現(xiàn)的問題，確保藥品發(fā)放無誤，全體員工共同進(jìn)步。

表3 2018年第3季度導(dǎo)致盤點(diǎn)誤差較大的藥品情況分析

3.2.3 完善藥品管理制度：①零散藥片定期安排負(fù)責(zé)人收集歸類分區(qū)單獨(dú)存放，如遇處方開具零散藥片，優(yōu)先使用已開封的藥瓶，并標(biāo)注開封日期和有效期，用完再新開一瓶。另外，借用住院部藥房的自動包藥機(jī)分包零散藥片，方便盤點(diǎn)該藥品數(shù)目。②破損或過期藥品應(yīng)單獨(dú)存放并及時做好登記，報(bào)告給藥房負(fù)責(zé)人再進(jìn)行退庫或調(diào)換處理[12]。③臨時短缺藥品及時調(diào)整庫存，長期短缺藥品及時通知臨床醫(yī)生，以方便其為患者替換為其他藥。④治療用等不取的藥定期提醒病區(qū)護(hù)士來結(jié)清，并及時調(diào)整庫存。

3.2.4 建立藥品維護(hù)責(zé)任制：①對新加入門診藥房的員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)，識別外觀、商品名相近等看似或聽似的藥品品種，并貼上特殊標(biāo)記，最大程度減少發(fā)藥失誤[13]。②將易混淆，多規(guī)格藥品分開存放，方便盤點(diǎn)人員識別，減少盤點(diǎn)誤差。③對毒性藥品、麻醉藥品、精神類藥品實(shí)行每日專人盤點(diǎn)、專柜存放并專冊登記。同時加強(qiáng)對高危藥品、貴重藥品的管理，確保上述藥品賬物相符率達(dá)到百分之百[14]。④執(zhí)行專人專柜責(zé)任制，定期進(jìn)行有效期維護(hù)，并登記錄入電腦統(tǒng)一管理。

綜上所述，藥品盤點(diǎn)不僅僅是金額和數(shù)量上的統(tǒng)計(jì)，在很大程度上反映了藥房管理水平。盤點(diǎn)誤差率大說明還需加強(qiáng)藥品監(jiān)督管理，而且賬物相符率是管理的效果，不是盤點(diǎn)的結(jié)果[15]。另外，相比原來的人工管理，門診西藥房實(shí)施數(shù)字化管理后，在不影響藥房正常工作的情況下，在2小時內(nèi)完成整個藥房的盤點(diǎn)工作，節(jié)約了盤點(diǎn)時間，其盤點(diǎn)誤差率、賬物相符率也都有大幅度改善，有效提高了藥房管理的工作效率[16]。通過分析結(jié)果得知，我院門診西藥房改進(jìn)效果目前尚不明顯，還需進(jìn)一步完善藥房藥品管理制度，提高藥品管理質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時分析原因，并持續(xù)改進(jìn)管理模式，從而提升整體藥學(xué)服務(wù)質(zhì)量，提高患者滿意度，確?；颊哂盟幇踩退幏抗ぷ鞯捻樌M(jìn)行。