關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考

劉志鴻

【摘 要】隨著我國現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)我國檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢，這既是我國檔案管理的一次重大革命，也是信息時(shí)代我國檔案管理發(fā)展的客觀要求。本文圍繞推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性，深入分析了檔案管理相關(guān)工作的現(xiàn)狀，探討了推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;現(xiàn)代化;措施

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)逐步進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的新時(shí)代。各種新的信息技術(shù)和新的管理方法的廣泛應(yīng)用，使我國的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了迅速的變化，這些新變化一直影響著我國檔案的科學(xué)管理和企業(yè)的發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，以及大量的大型電子文件，檔案管理越來越開放，檔案逐漸成為國家和社會(huì)信息共享的重要信息管理資源，這直接要求我國從事檔案管理的企業(yè)盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要同步協(xié)調(diào)，以適應(yīng)市場形勢轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化是我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。如果從發(fā)展過程的科學(xué)角度來理解，檔案管理發(fā)展的現(xiàn)代化進(jìn)程，是檔案管理部門積極應(yīng)對新一代科學(xué)與舊技術(shù)接軌的重大挑戰(zhàn)，并不斷開展以加快檔案社會(huì)管理現(xiàn)代化。傳統(tǒng)認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理的一個(gè)重要過程?，F(xiàn)階段，我國檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)涵和作用主要包括：人們對檔案管理專業(yè)認(rèn)識(shí)的現(xiàn)代化，檔案管理專業(yè)發(fā)展技術(shù)水平要求的現(xiàn)代化，檔案管理專業(yè)設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化，檔案管理從業(yè)人員培養(yǎng)的現(xiàn)代化。[1]

二、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理的快速現(xiàn)代化，既是我國檔案管理行業(yè)實(shí)現(xiàn)自身重大突破和快速發(fā)展的必然需要，也是適應(yīng)時(shí)代快速發(fā)展的必然需要。科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，帶動(dòng)了檔案相關(guān)技術(shù)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。檔案管理要真正實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)、健康的發(fā)展，就必須始終跟上時(shí)代科技發(fā)展的步伐，同時(shí)在發(fā)展過程中，逐步謀求發(fā)展。另一方面，檔案管理現(xiàn)代化的快速實(shí)現(xiàn)，充分迎合了整個(gè)時(shí)代快速發(fā)展的實(shí)際需要。在整個(gè)行業(yè)都實(shí)現(xiàn)了高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的時(shí)候，如果檔案管理行業(yè)還沾沾自喜，滿足于自身微小的科技進(jìn)步，不僅會(huì)使整個(gè)行業(yè)時(shí)代的發(fā)展脫軌，而且還會(huì)被淘汰，嚴(yán)重落后于整個(gè)時(shí)代的發(fā)展。

三、檔案管理工作現(xiàn)狀分析

依靠先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將不斷推動(dòng)我國檔案管理快速發(fā)展的新進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是我國現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)化、智能化、信息化和先進(jìn)工業(yè)化的必然結(jié)果。高新技術(shù)裝備是發(fā)展知識(shí)經(jīng)濟(jì)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段，沒有先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，任何管理思想和企業(yè)技術(shù)管理方法都可能無法付諸實(shí)施。計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)檢索，微文件技術(shù)在企業(yè)檔案存儲(chǔ)管理中的應(yīng)用也具有十分重要的應(yīng)用意義。[2]

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時(shí)代，對今后我國檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，提出了更高的基本要求，選拔德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才是我國知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代的核心內(nèi)容。事實(shí)上，經(jīng)濟(jì)社會(huì)時(shí)代的檔案工作者，還需要具備較高的檔案專業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)理論知識(shí)和國家機(jī)關(guān)檔案應(yīng)用技術(shù)知識(shí)。

四、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的措施

1、更新管理觀念，增強(qiáng)管理意識(shí)

加快我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹各級(jí)政府文件精神，不斷提高和強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)，代表我國經(jīng)濟(jì)、政治、文化事業(yè)，大膽創(chuàng)新，探索符合企業(yè)檔案管理實(shí)際特點(diǎn)的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用理論和實(shí)踐方法，建立和發(fā)展中國特色的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理論體系，堅(jiān)持當(dāng)代中國一切基本國情，從我國企業(yè)實(shí)際出發(fā)，制定企業(yè)檔案管理的新目標(biāo)、新任務(wù)、新方針、新政策，創(chuàng)造性地積極推進(jìn)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檔案技術(shù)的應(yīng)用，不斷拓寬檔案服務(wù)的應(yīng)用領(lǐng)域，提高質(zhì)量，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理，使我國企業(yè)充滿生機(jī)和青春。[3]

2、更新設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和工作的深入，各行各業(yè)檔案管理人員的數(shù)量也在逐步增加。依靠手工技術(shù)手段進(jìn)行企業(yè)檔案管理，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能完全滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要。因此，盡快運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行企業(yè)檔案管理勢在必行。計(jì)算機(jī)、多媒體尤其是超媒體的不斷涌現(xiàn)，為企業(yè)解決這一矛盾展示了光明的前景。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和其他檔案管理人員，有必要從新的理念出發(fā)，更加重視新的管理技術(shù)和設(shè)備，以新的價(jià)值觀對待社會(huì)事務(wù)，引進(jìn)和運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)和設(shè)備，從而有效地促進(jìn)檔案事業(yè)的健康有序發(fā)展。利用數(shù)字化計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)管理，對企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行數(shù)字化拷貝、掃描和實(shí)時(shí)采樣，實(shí)現(xiàn)大型企業(yè)內(nèi)部檔案管理的數(shù)字化。通過這種人機(jī)交互的操作模式，只要搜索者在計(jì)算機(jī)屏幕上，自動(dòng)指出計(jì)算機(jī)檢索管理應(yīng)用程序，就可以顯示和輸出所需的檢索文件、子目錄、摘要等信息，大大提高了檢索效率。

3、順應(yīng)企業(yè)管理信息化發(fā)展要求，提高企業(yè)檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

隨著國家和社會(huì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的深入，電子檔案的產(chǎn)生和使用給檔案管理工作者自身帶來了巨大的社會(huì)挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如何充分發(fā)揮電子檔案管理的管理特點(diǎn)和技術(shù)優(yōu)勢，為廣大企業(yè)員工提供高質(zhì)量、全方位的電子檔案業(yè)務(wù)信息管理服務(wù)，是我國企業(yè)開展檔案工作的重要政治任務(wù)之一。適應(yīng)全球檔案信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作者綜合素質(zhì)的不斷提高和服務(wù)意識(shí)的不斷培養(yǎng)仍然是兩個(gè)關(guān)鍵因素?，F(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部檔案管理的現(xiàn)代化，只是相對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理而言的。

企業(yè)檔案管理的重大意義和企業(yè)現(xiàn)代化的主要發(fā)展特點(diǎn)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)化、信息化、智能化和業(yè)務(wù)電子化、自動(dòng)化。也就是說，要用更少的時(shí)間、人力、物力，及時(shí)處理、整理與企業(yè)生產(chǎn)檔案有關(guān)的信息，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營者和管理人員提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)、快捷、有效的檔案服務(wù)，并進(jìn)行管理運(yùn)用多種現(xiàn)代化管理手段建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，隨著信息安全觀念的日益增強(qiáng)，新的檔案知識(shí)、新的信息技術(shù)、新的硬件事物和新的服務(wù)體驗(yàn)層出不窮。然而，各級(jí)檔案管理部門的工作人員普遍還存在著檔案知識(shí)管理結(jié)構(gòu)老化、服務(wù)經(jīng)驗(yàn)和技能單一的不良現(xiàn)象，僅僅依靠其現(xiàn)有的檔案知識(shí)管理技術(shù)很難完全適應(yīng)社會(huì)的實(shí)際要求和新信息技術(shù)的應(yīng)用。各級(jí)檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握新的專業(yè)知識(shí)和技能，才能積極參與到電子商務(wù)環(huán)境下檔案管理工作的變革中，起到積極的推動(dòng)作用。[4]

雖然信息技術(shù)的進(jìn)步對企業(yè)信息管理環(huán)境的不斷建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的推動(dòng)作用，但知識(shí)型人才仍然只是一個(gè)決定性的因素，檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提高和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以及信息環(huán)境下檔案管理意識(shí)的不斷培養(yǎng)，仍然是企業(yè)檔案管理信息化的重點(diǎn)。全面提高檔案管理專業(yè)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)技能專業(yè)培訓(xùn)水平，推進(jìn)檔案管理專業(yè)人員教育培訓(xùn)，加快檔案改革開放步伐，并調(diào)整檔案人才培養(yǎng)的發(fā)展方向，以更好地適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

結(jié)束語：

總之，隨著我國現(xiàn)代科學(xué)管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)我國檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢，這既是我國檔案管理的一次重大革命，也是信息時(shí)代我國檔案管理發(fā)展的客觀要求。因此，我國每一個(gè)檔案管理工作者都要有緊迫感，要進(jìn)一步解放思想，更新認(rèn)識(shí)觀念，努力學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)現(xiàn)代科技知識(shí)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，積極參與推動(dòng)我國檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的偉大進(jìn)程，推動(dòng)我國檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，使現(xiàn)代檔案管理技術(shù)提升到一個(gè)新的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘蓉.對檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].電力檔案，2003，000（003）：32-35.

[2]楊銳.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].山西檔案，2013，（S1）：

[3]阿娟.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].呼倫貝爾學(xué)院學(xué)報(bào)，1999，（）：119-120.

[4]錢云祥 陳曉春 陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].浙江檔案，2002，（2）：31-31.

（作者單位：圍場滿族蒙古族自治縣委組織部）