不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)研究
——以防城港市為例

許晶晶

（廣西民族大學(xué)檔案館，廣西 南寧 530006）

伴隨城市道路擴(kuò)建、舊城搬遷及老城改造等工程的推進(jìn)，以房地產(chǎn)為主的不動(dòng)產(chǎn)事業(yè)迅猛發(fā)展。與之相應(yīng)，這些工程中歸檔的不動(dòng)產(chǎn)登記資料，因與民生密切相關(guān)，或用于查考，或用于憑證，或用于決策等，其利用服務(wù)工作受到重視。本文以防城港市為例，談?wù)劜粍?dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)問題。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀

1.利用服務(wù)主體集中化

在《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》 出臺(tái)前，國土、住建、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等部門均為民眾提供不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)，其主體是分散的。但在國家實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度后，利用服務(wù)主體開始集中，統(tǒng)一到不動(dòng)產(chǎn)登記中心進(jìn)行辦理。如防城港市，《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》 出臺(tái)前，民眾可以在防城港市林業(yè)局、市住房保障和城市管理局、市海洋局、市農(nóng)業(yè)局、市國土資源局等政府部門查詢和利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，而2016 年4 月后，防城港正式成立不動(dòng)產(chǎn)登記中心，由此生成的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案也由該機(jī)構(gòu)統(tǒng)一提供利用。

2.利用服務(wù)手段現(xiàn)代化

過去，民眾利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，一般需親自上門，借助手工服務(wù)獲取相關(guān)信息，耗時(shí)費(fèi)力。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，用戶除通過上門查閱檔案外，也可以利用微博、微信、門戶網(wǎng)站等手段進(jìn)行檔案查詢咨詢甚至在線獲取相關(guān)證明材料，大大縮減了人工服務(wù)的排隊(duì)等候時(shí)間。如在防城港市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，其在官網(wǎng)開辟了相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)模塊。

3.利用服務(wù)制度日趨完善

2007 年10 月1 日起實(shí)施的《中華人民共和國物權(quán)法》 的第十八條規(guī)定：權(quán)利人、利害關(guān)系人可以申請(qǐng)查詢、復(fù)制登記資料，登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供。2015年3月1日出臺(tái)的《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)工作進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)定。2016 年1 月公布的《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》 進(jìn)一步貫徹《中華人民共和國物權(quán)法》 和《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》。2018年3月2日施行的《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》，對(duì)法定的查詢主體進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化。隨著相關(guān)制度的出臺(tái)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的管理規(guī)定日趨完善。

4.利用需求多樣化

隨著《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》 的出臺(tái)，原保存于住建、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案由不動(dòng)產(chǎn)登記中心集中提供利用，為民眾使用相關(guān)檔案提供便利。與此同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)市場規(guī)范化管理繼續(xù)改進(jìn)，公眾房產(chǎn)需求的剛性特征越發(fā)明顯，以及民眾房產(chǎn)憑證意識(shí)的提高，社會(huì)公眾開始逐步放棄使用容易丟失或造假的老地契和老房契，積極主動(dòng)地向不動(dòng)產(chǎn)登記部門申請(qǐng)各類不動(dòng)產(chǎn)登記證，這就使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)量日益增長，公眾對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用需求也逐漸多樣化。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)存在的問題

1.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)整合難

受過去體制因素的影響，土地、房產(chǎn)、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門在辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記、確權(quán)、測繪、發(fā)證等工作時(shí)，因其系統(tǒng)編碼、測繪比例都自有標(biāo)準(zhǔn)，使得信息整合工作存在困難。與此同時(shí)，建立在傳統(tǒng)手工登記模式基礎(chǔ)上的登記資料信息化程度低，也使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的整合變得困難，檔案質(zhì)量也有所下降，從而降低了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的水平。

2.檔案人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

受重視程度、資金提供、人員培訓(xùn)等因素的影響，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理人員不僅數(shù)量不足，其專業(yè)素養(yǎng)也達(dá)不到檔案管理要求。[1]以防城港市不動(dòng)產(chǎn)登記中心為例，其專兼職檔案工作人員只有3 人，且這3 人中只有1 人擁有檔案管理專業(yè)文憑。而在實(shí)際的人力資源管理工作中，其相關(guān)人員崗位技能培訓(xùn)也相當(dāng)缺乏，基本沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)。造成的結(jié)果是，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量龐大，但是檔案人員的數(shù)量與專業(yè)素養(yǎng)無法與之匹配，從而導(dǎo)致大量的檔案無法及時(shí)整理入庫，進(jìn)而影響到其后續(xù)的提供利用工作。

3.服務(wù)方式無法滿足用戶的信息需求

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的傳統(tǒng)方式是窗口查閱和檔案室查閱，這種方式雖然具有相對(duì)保密、安全的優(yōu)點(diǎn)，但在利用服務(wù)質(zhì)量和效率等方面無法滿足公眾需求。如，由于大部分工作自動(dòng)化水平不高，需要人工輔助查詢，遠(yuǎn)程異地查詢和自助查詢尚未全面實(shí)現(xiàn)。[2]導(dǎo)致利用者可能為了一份證明材料需要輾轉(zhuǎn)于多個(gè)機(jī)構(gòu)和部門之間，耗時(shí)長，效率低。無法滿足用戶信息需求方面快、準(zhǔn)、便利的要求。目前，這種相對(duì)低效率的服務(wù)方式仍然大量存在

三、改進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)的對(duì)策

1.加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)的整合

筆者以為，可以依據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》 規(guī)定的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)登記機(jī)構(gòu)、登記簿冊(cè)、登記依據(jù)和信息平臺(tái) “四統(tǒng)一”，啟動(dòng)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的整合工作。為此，需要以不動(dòng)產(chǎn)登記中心為唯一指導(dǎo)和整合機(jī)構(gòu)，以不動(dòng)產(chǎn)單元為基本單位進(jìn)行登記。要求不動(dòng)產(chǎn)單元具有惟一編碼。與此同時(shí)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)該包含哪些內(nèi)容也需做出統(tǒng)一規(guī)定，即要求所有國土、住房、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等部門應(yīng)該統(tǒng)一行業(yè)數(shù)據(jù)內(nèi)容，各部門要加強(qiáng)溝通，對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容不一致的要及時(shí)更正。。

2.注重不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人才的培訓(xùn)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)工作能否有效開展離不開高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)人才的培訓(xùn)、交流、使用進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為從業(yè)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、交流任職等創(chuàng)造條件，不斷提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理及服務(wù)人才隊(duì)伍的素質(zhì)。培訓(xùn)的重點(diǎn)在于：不僅涉及檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還需涉及數(shù)據(jù)信息技術(shù)，及相應(yīng)的管理技能。

3.轉(zhuǎn)換不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)方式

第一，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案利用服務(wù)不應(yīng)是被動(dòng)坐等用戶上門，而應(yīng)是主動(dòng)提供服務(wù)。[3]一方面，需加大宣傳力度，借助報(bào)刊、電視和互聯(lián)網(wǎng)等媒體廣泛宣傳不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的價(jià)值，提高民眾利用服務(wù)的知曉度；另一方面，可根據(jù)需求，利用現(xiàn)場征詢、電話征詢、展覽、現(xiàn)場辦公等方式，讓更多的民眾知曉并利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。

第二，建立自助式檔案利用服務(wù)系統(tǒng)緩解窗口接待壓力?？稍囆腥四槞z測拍照自助式查詢利用檔案服務(wù)系統(tǒng)?；蚋鶕?jù)需異地查詢利用檔案的用戶需求，采用微博、微信、門戶網(wǎng)站等方式，使用戶輸入個(gè)人身份證號(hào)碼或個(gè)人在辦理產(chǎn)權(quán)證時(shí)的密碼即可免費(fèi)訪問各種數(shù)據(jù)庫。[4]也可以在查驗(yàn)結(jié)果真實(shí)性的工作中，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)平臺(tái)上拓展二維碼查驗(yàn)功能，用戶可以通過識(shí)別查檔證明上的二維碼進(jìn)行真?zhèn)悟?yàn)證，保障查檔結(jié)果的真實(shí)性和安全性。