基于高校酒店延伸一站式會議服務的一些思考

呂 斌

基于高校酒店延伸一站式會議服務的一些思考

呂 斌

浙江浙大圓正酒店管理有限公司]

高校酒店在高校學術交流和接待服務中扮演著重要角色，基于酒店服務延伸一站式會議服務，已成為眾多高校接待單位關心的話題。本文從高校酒店的特殊屬性出發(fā)，詳細分析了高校酒店延伸一站式會議服務的必然性和可行性，并探討了疫情給學術會議行業(yè)帶來的影響以及如何使用智能技術助力學術會議等問題。

高校酒店；一站式會議；學術會議；智慧會務

近年來，隨著高校學術會議規(guī)格逐年增高和數量逐年增多，高校酒店在高校學術交流、會議研討、接待工作中扮演著越來越重要的角色，是高校文化交流活動的有力支撐。高校酒店必須認清自身的特殊性，規(guī)避短處，發(fā)揮長處，主動對接校內接待資源，以一站式會議為平臺，做好服務延伸和多元發(fā)展，從而更好地保障學校，服務社會。

一、高校酒店的特殊性

高校相對封閉的環(huán)境決定了高校酒店具有一定的特殊屬性，區(qū)別于社會上的酒店。

（一）事業(yè)性的管理體制

高校酒店提供服務的主要對象是學校及相關人員，高校酒店通常地處校內或學校周邊，在管理上也通常納入學校的行政管理體系，在經營目標上，以“服務學?！睘榍疤幔骖櫢咝Ｉ鐣б媾c酒店經營效益。

（二）固定化的酒店客源

高校酒店的客源相對固定，主要有以下幾類人員：一是來校參加各類學術論壇的人員，二是來校進行交流訪問和參觀的人員，三是參加相關教育培訓班的人員。高校酒店不能像社會酒店那樣自主選擇客源，這是由高校酒店的服務對象和經營性質決定的。

（三）半封閉式的酒店環(huán)境

國內很多高校坐落于郊區(qū)大學城，離主城區(qū)較遠，交通、人流和配套設施與城區(qū)相比均有一定差距。而很多高校酒店在校園范圍以內，使得這類型的高校酒店受限于地理位置，不具備對外接待客源的優(yōu)勢。

此外，目前我國大部分高校酒店不論是在硬件設施、服務質量，還是在經營管理上，都難以和有著成熟運營模式的社會酒店抗衡。有的高校酒店即便重新裝修提升了硬件設施水平，但管理水平和人員素質等軟實力依然不盡人意，從而限制了高校酒店的發(fā)展。

二、高校酒店延伸一站式會議服務的必然性

高校承擔著人才培養(yǎng)、科研發(fā)展和文化傳承的使命，而學術會議論壇承載著思想文化交流的功能，因而越來越頻繁地在高校舉辦。隨著國內一些高水平大學提出了建設世界一流大學的目標，在學術交流上也要求與國際接軌，舉辦的會議規(guī)格標準不斷提升。在此趨勢下，國內知名高校的會議服務也開始對標國際學術會議，努力創(chuàng)新模式，提高專業(yè)化水平。

一個學術會議的組織既包含與主題內容相關的工作，比如學術課題的確定、發(fā)言人和參會人員的邀請，會議論文的征集、評審和篩選等；也包括針對整場活動的支撐性服務，比如會場預訂和服務、會議資料制作、食宿交通、會后考察等系列安排；本文提及的會議服務主要指指這類支撐性服務。

具體來說，高校學術會議的會務流程是由會前、會中、會后等多個環(huán)節(jié)組成的。會前的準備工作按時間順序包括：會議報備審核、接受報名、流程策劃、會議預算管理、公告通知、邀請嘉賓、參會人員吃住行的預訂、整理制作論文集、宣傳物料設計制作和會場布置。會中工作包括：會議注冊報到、食宿和交通的對接、會議現場的組織和服務。會后的工作則主要是會議資料的整理、歸檔、集結出版，會議支出結算等。由此可見，學術會議的會務工作綜合性強、工作量大，圍繞著物流、人流和信息流展開。如果是國際會議，外國參會者帶來的文化習俗差異將更加考驗組織者的服務細致程度和應變能力。

目前，很多國內高校學術會議的組織習慣是主辦單位負責全部的工作。主辦單位一般是學校行政部門、科研相關部處、院系，或者以某個學科帶頭人牽頭的實驗室或課題組。主辦單位不僅要做好與會議主題相關的內容性工作，還要負責大量繁雜的事務性會務工作，通常加上部門全部人手和研究生都難以應對。主辦單位往往疲于應付事務性會務工作，無法集中精力做好會議內容性工作。而負責會務的部門人員和學生由于缺乏會務經驗，組織專業(yè)性不夠，效率低，臨時應變力差，常常造成會議活動組織很出現疏漏，從而影響會議效果。這種“親自上陣”的辦會模式從全校范圍來講是一種人力資源失調和浪費，因辦會單位在一段時間內不可能重復辦會，既不能有效積累辦會經驗，也不能讓學校的辦會水平得到提高。

而一般高校的會議場所主管部門附帶的服務功能，往往局限在會場內的現場服務，還沒有真正介入會務籌備全過程的專業(yè)服務，導致很多高校自主承辦的會議論壇組織一直處于比較粗放的狀態(tài)。因此，將會議組織中的事務性工作與會議內容性工作分離開來是較為合理的方式，即會議內容性工作由主辦單位或高校教師帶領研究生承擔，事務性會務工作則由專業(yè)會議服務機構來承擔，兼顧效率和效果。

近幾年，大型高校學術會議也出現過社會上的一些專業(yè)會務公司的身影，但由于其不熟悉校內環(huán)境，工作溝通和資源整合能力不足，也不能充分服務于高校學術會議。而校內的服務機構在了解、體現和融合學校文化特色、整合校內資源方面具有絕對優(yōu)勢，在服務學校的宗旨目標之下，能更好地提供服務保障，發(fā)揮專業(yè)化水平。高校酒店作為校內不可或缺的服務機構，完全可以從自身擁有的住宿資源、餐飲資源及場館資源優(yōu)勢出發(fā)，破除高校酒店特殊性帶來的劣勢，積極對接、整合和盤活學校其他接待資源，轉變會議服務方式，延伸提供一站式會議服務，主動承擔起為學校和院系提供專業(yè)會議服務的職能，成為高校學術會議專業(yè)可靠的支撐力量。

三、高校酒店延伸一站式會議服務的可行性

高校酒店應積極轉變經營思路，改變以往單一只提供住宿房間、餐飲安排和會議場所的粗放式做法，打造一支專業(yè)化、高素質的一站式會議服務團隊，秉承“向上走一步，向下走一步”的服務理念，為高校學術會議提供全面、深度、精細、專業(yè)、智慧的一站式會議服務，借力信息化手段，實現高校酒店延伸一站式會議服務模式的轉型升級。

隨著信息化建設在高校中的不斷推進，各高校目前已經進入以服務為導向的智慧校園建設階段。高校建設需要不斷創(chuàng)新，兼容整合各類資源，優(yōu)化管理流程，充分融合移動互聯、大數據等新技術、新理念。高校作為中外學術交流、活動承辦的重要平臺，每年承辦超過百場、涉及十萬人次會務活動，海量的會務信息、角色種類、數據資料等勢必要投入巨大的資源作為支撐，如何借助移動互聯網技術整合校內外資源、發(fā)掘平臺價值、提高服務體驗已成為了會務服務關注的焦點。

（一）建立統(tǒng)一數據中心，優(yōu)化數據管理

酒店的接待服務和會議服務都圍繞著“人流”，人流即數據，基于此筆者提出建立高校接待數據中心的設想，實現會務數據、酒店接待數據統(tǒng)一匯集，平臺化管理，提高酒店服務和會務后端管理的便捷性。

（二）打造標準化的會務流程體系，節(jié)省會務組織成本

建立高校會務系統(tǒng)平臺，靈活適用于各種會務活動，滿足會務體系中發(fā)布、報名、審核、與會、總結、生活服務等全周期業(yè)務需求，打造標準化會務流程體系。

（三）以科技創(chuàng)新推動服務升級

利用移動互聯網、大數據、云計算、物聯網等最新技術優(yōu)化會務流程體驗，助力打造新“互聯網+會務”系統(tǒng)，以新技術為驅動推動智慧化服務體驗提升，彰顯服務品牌價值，引領高校會務信息化潮流。

四、疫情之下，智能技術助力學術會議

2020年，受“新冠”肺炎疫情影響，會展業(yè)成為遭受沖擊最大的行業(yè)之一。特別是上半年，學校大量大型會議選擇延期或取消，校門緊閉，接待活動無從開展。但另一方面，也意味著下半年可能出現會議量和團隊接待量階段性井噴。疫情帶來了挑戰(zhàn)，更帶來了變革和機遇.疫情期間，會議行業(yè)涌現了大量的智慧會議案例，針對會議三大場景，結合大數據、云傳播、直播等技術，實現“云端會議”，為今后高校智慧學術會議的舉辦提供了一定的參考價值。

（一）學術大?，F場連線，人不到會觀點到會

現場連線技術突破距離的限制，實現多種線上互動：如嘉賓演講畫面投放大屏，學術報告分享零距離；在線互動問答，彈幕提問即時互動，包括留言、點贊、分享等；主會場、分會場多地實時連接，音視頻互聯，場景交互實時分享。

（二）百人會議到萬人會議，線上線下輕松切換

利用直播推流服務器，提供攝像機接口、PC和控臺音頻接口，實現會議現場視頻的網上高清直播，參與嘉賓可以通過掃描二維碼或點擊鏈接的方式觀看現場直播。此外，還可以支持微博分發(fā)、主流直播平臺、微信嵌入、PC端直播、媒體轉發(fā)、APP嵌入，跨PC/手機觀看視頻，不限制人數觀看視頻流量，從百人會議到萬人會議，從會議現場到大小屏幕，均可輕松切換。

（三）在線觀看+存儲回顧，實時分享宣傳推廣

通過專業(yè)直播技術和導播團隊支持，授課實現多屏同步，實時分享，全終端適配觀看，各大直播平臺輕松鏈接，增加活動曝光量。此外還能做到會議全程現場錄制，全程視頻和照片記錄，提供會議后的直播觀看相關數據流量統(tǒng)計報告。

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（責任編輯：趙永奎）