溝通對提升民辦高校管理人員執(zhí)行力的作用

王 美 佳馮雪

溝通對提升民辦高校管理人員執(zhí)行力的作用

王 美 佳馮雪

[吉林外國語大學(xué)]

隨著民辦教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，民辦高校的辦學(xué)能力與可持續(xù)發(fā)展逐漸成為社會關(guān)注的焦點(diǎn)。行政管理人員是高校行政工作的執(zhí)行主體，具備較高執(zhí)行力的管理人員能夠加確保高校行政工作的有序暢行。而有效溝通則是執(zhí)行的前提，是貫穿執(zhí)行全過程的基本保障，對提高民辦高校管理人員執(zhí)行力有著重要作用。

溝通；民辦高校；行政管理人員；執(zhí)行力

隨著民辦教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，民辦高校的辦學(xué)能力與可持續(xù)發(fā)展逐漸成為社會關(guān)注的焦點(diǎn)。作為高校行政工作的執(zhí)行主體，提升管理人員執(zhí)行力勢在必行，而溝通是貫穿執(zhí)行全過程的基本保障。

一、民辦高校管理人員提升執(zhí)行力的必要性

民辦高校和公立高校同為高等院校，在性質(zhì)上卻有很大區(qū)別。公立高校是主要由國家財政撥款的帶有公益性質(zhì)的事業(yè)單位，而民辦高校則是社會力量對義務(wù)教育的補(bǔ)充，屬于具有教學(xué)許可的民辦企業(yè)。

經(jīng)濟(jì)學(xué)對企業(yè)的定義是以營利為目的的組織。2013年12月12日，吉林外國語大學(xué)等26所民辦高校發(fā)起并成立了非盈利性質(zhì)的民辦高校聯(lián)盟，集中體現(xiàn)了民辦教育的公益性屬性?？梢?，民辦高校無論是以盈利性質(zhì)還是非盈利性質(zhì)為辦學(xué)初心，公益性都是毋庸置疑的基本屬性之一。與國家創(chuàng)辦的公立高校相比，使用自籌資金做公益事業(yè)的民辦高校對自身的可持續(xù)發(fā)展會有更高的期許。基于資金來源的不同，民辦高校的決策與管理模式也必然與公立高校有所不同，對管理人員的執(zhí)行力有著更多的要求，有效溝通對民辦高校管理人員尤為重要。

二、民辦高校管理人員執(zhí)行力的特點(diǎn)

（一）綜合素質(zhì)高

高校是為國家和地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展培養(yǎng)人才的搖籃，民辦高校亦是如此。所謂人才，首先要具備高尚的品德，而作為各類人才的培育者。高校的教師和管理人員必須率先做到德才兼?zhèn)?，才能對學(xué)生進(jìn)行正確的引導(dǎo)。當(dāng)前，有許多民辦高校自籌資金做教育，特別是非盈利性質(zhì)的民辦高校更是將公益思想作為辦學(xué)的初心，為教育事業(yè)做貢獻(xiàn)。因此，民辦高校更需要具備綜合素質(zhì)高、有奉獻(xiàn)精神、有高度執(zhí)行力的管理人員，以促進(jìn)民辦教育事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）工作效率高

民辦高校的管理人員都是聘用制，以聘用合同相互約束。聘用制可以促進(jìn)團(tuán)隊間的競爭，相比公立高校，民辦高校的管理人員需具備更強(qiáng)執(zhí)行力，以更高的工作效率完成工作任務(wù)。

（三）崗位責(zé)任明確

管理人員的崗位分工明確。崗位責(zé)任制是促進(jìn)管理人員執(zhí)行力提升的重要保障，也是工作溝通的指南針。遇到突發(fā)問題時，崗位責(zé)任制可以清晰的找出工作的溝通脈絡(luò)，遇到重大突發(fā)問題可以直達(dá)校長一步解決。清晰的崗位劃分和明確的部門職責(zé)可以促進(jìn)民辦高校管理人員執(zhí)行力的提升。

三、溝通對提升民辦高校管理人員執(zhí)行力的作用

（一）有效溝通對目標(biāo)執(zhí)行的作用

“執(zhí)行的定義是給出結(jié)果”，這樣的說法不無道理。在民辦高校的行政工作中，亦是如此，如果執(zhí)行者閉門造車不與他人溝通，就會出現(xiàn)問題。管理人員進(jìn)行了細(xì)化的分工，每個人都有高效的執(zhí)行力，非常努力地完成自己的本職工作，就會達(dá)到預(yù)期的工作結(jié)果。而由于缺乏有效溝通，整體工作就不會有多大的進(jìn)展。有時效率越高、工作越努力的管理人員造成的人力、物力的浪費(fèi)往往越大，甚至造成不良后果。有效溝通可以促進(jìn)目標(biāo)的執(zhí)行，是民辦高校管理人員提升執(zhí)行力的基本保障。

（二）有效溝通對行政管理隊伍建設(shè)的作用

如果缺乏有效溝通，不但工作執(zhí)行起來效率低下，也會影響執(zhí)行隊伍的團(tuán)結(jié)。在民辦高校行政工作中，也存在這樣的問題：有些管理人員在執(zhí)行上級交代的任務(wù)時，自作主張，按照自己的想法處理工作，結(jié)果會適得其反；領(lǐng)導(dǎo)在布置任務(wù)時交代不全面，導(dǎo)致不善溝通的管理人員工作拖延，工作時長會超出正常完成的幾倍。一邊是領(lǐng)導(dǎo)一遍遍布置工作，一邊是管理人員一次次修改，缺乏有效溝通，便容易在行政工作中出現(xiàn)混亂，影響管理人員執(zhí)行力的提升，還可能使管理團(tuán)隊產(chǎn)生矛盾，不利于隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。

四、民辦高校管理人員在執(zhí)行過程中溝通不暢的原因

（一）管理人員“推理代替溝通”

民辦高校行政事務(wù)冗雜，管理人員身兼多職，遇到事情，可能會出現(xiàn)以推理代替溝通的問題。由于采取人事聘用制度，無論是晉升程序，還是績效考評都與個人業(yè)績息息相關(guān)。因此，遇到緊急事務(wù)在找不到上級領(lǐng)導(dǎo)決策時，基層管理人員更容易產(chǎn)生主觀臆斷，憑借著工作經(jīng)驗去推理領(lǐng)導(dǎo)意圖，按照自己的想法去處理日常事務(wù)，可能會造成事與愿違的不良后果。

（二）管理人員綜合能力欠缺

人事部門招聘管理人員時會以“具有相關(guān)工作經(jīng)驗者優(yōu)先”為前提，其目的是在多種選擇時篩選具有相關(guān)經(jīng)驗者，以便入職者能盡快適應(yīng)崗位工作。經(jīng)驗代表綜合能力和執(zhí)行力，經(jīng)驗豐富的管理人員能夠妥善的處理好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事務(wù)，降低事故的發(fā)生幾率。反之，有的管理人員，由于綜合能力不強(qiáng)，容易出現(xiàn)工作效率低下的問題，還會因此受到領(lǐng)導(dǎo)的指責(zé)，甚至失去更多的工作機(jī)會。

五、民辦高校管理人員有效溝通的策略與建議

有效溝通是民辦高校行政管理人員提升執(zhí)行力的重要途徑，也是確保民辦高校行政工作長遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。何為有效溝通？喬哈里視窗 （Johari Window） 作為一種心理假想模型, 最早20世紀(jì)50年代由美國心理學(xué)家喬瑟夫·勒夫 （Joseph Luft） 和哈里·英格拉姆 （Harry Ingram） 提出，該模型將人與人之間的溝通比作一個窗子, 并按照自己與對方的認(rèn)知程度劃分成四個區(qū)域:開放區(qū)、隱藏區(qū)、盲區(qū)、未知區(qū)，從管理學(xué)角度來看, 只有這四個區(qū)域?qū)崿F(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一, 自己與他人溝通的有效性才能夠?qū)崿F(xiàn)最大化提升[1]。

（一）直抒胸臆的對話式溝通

在我們的企業(yè)、團(tuán)隊和人際關(guān)系中存在著一些長期痼疾，而這些問題幾乎無一例外地是由于關(guān)鍵對話能力不足所導(dǎo)致的。其具體表現(xiàn)是，我們要么不敢面對關(guān)鍵對話，要么總是把這種對話搞砸。經(jīng)過20年的研究和對10萬多人的跟蹤調(diào)查，結(jié)果表明高效的企業(yè)管理者、團(tuán)隊成員、父母和夫妻，這些人的成功秘訣在于——他們具備靈活應(yīng)對在情緒上和觀點(diǎn)上充滿風(fēng)險的嚴(yán)重問題的能力[2]。

毫無疑問，對話是溝通中效果最立竿見影的捷徑。民辦高校管理人員要善于發(fā)現(xiàn)問題，能夠準(zhǔn)確的描述問題，主動與協(xié)作者溝通（或者及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報），然后迅速而妥善的處理問題，這也是民辦高校行政工作中最簡潔的執(zhí)行程序，適用于絕大多數(shù)日常工作和緊急事宜的處理。民辦高校應(yīng)定期通過培訓(xùn)、業(yè)績考核等方式加強(qiáng)對管理人員綜合能力的培養(yǎng)，促進(jìn)管理人員執(zhí)行力的提升，以便準(zhǔn)確應(yīng)對日常工作和各類突發(fā)問題。此外，民辦高校還應(yīng)完善各類規(guī)章制度建設(shè)，為教職工營造融洽的工作氛圍，建立良好的上下級關(guān)系，加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)。在遇到問題時，無論是任務(wù)的布置者還是任務(wù)的傳達(dá)者、或是任務(wù)的執(zhí)行者都能夠主動與他人進(jìn)行有效的溝通，發(fā)揮團(tuán)隊作用，發(fā)現(xiàn)問題能共同協(xié)作、出謀劃策、快速解決問題。

（二）加強(qiáng)公文寫作能力

考特蘭· L·博韋和約翰·V· 希爾認(rèn)為提升溝通技能是商務(wù)職業(yè)發(fā)展中最為重要的步驟，掌握最恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ椒ň鸵馕吨@得職業(yè)生涯的核心競爭力。他們的“三步寫作法”通過設(shè)立模擬真實(shí)的商務(wù)職場溝通情境，力求以案例學(xué)習(xí)的方式指導(dǎo)學(xué)生將所學(xué)知識應(yīng)用到商務(wù)寫作中，從而有效地提高溝通技能和提升職業(yè)競爭優(yōu)勢。“三步寫作法”分為計劃階段，寫作階段和完成階段三個關(guān)鍵步驟[3]。

眾所周知，公文寫作是民辦高校行政管理人員必不可少的工作技能，管理人員要掌握公文寫作的“5W+1H”的內(nèi)容敘述原則，即：什么時間、什么地點(diǎn)、涉及人員、發(fā)生了什么問題、緣由和事情的來龍去脈用凝練的話語清晰地表述完整，易于他人理解和接受。此外，公文寫作通常不需要華麗的辭藻，民辦高校管理人員要特別關(guān)注公文的措辭和受眾性，在與校外人員（特別是各級主管部門的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員）行文溝通時，更要注意用詞，以免詞不達(dá)意產(chǎn)生溝通障礙，為學(xué)校帶來負(fù)面影響。

[1]包湘東.秘書溝通策略研究——基于喬哈里視窗理論[J].秘書之友，2019（07）,15-18.

[2]科里·帕特森,約瑟夫·格雷尼，羅恩·麥克米蘭，艾爾·史威茨勒.關(guān)鍵對話：如何高效能溝通（第2版）[M]. 畢崇毅（譯）.機(jī)械工業(yè)出版社，2012（06）:40-41.

[3]陳茜.商務(wù)溝通理論視閾下“三步寫作法”在商務(wù)英語寫作教學(xué)中的應(yīng)用[J].教育現(xiàn)代化，2019（06）:234-235+238.

吉林外國語大學(xué)2020年度專項資助資金項目“新形勢下提升民辦高校行政管理人員執(zhí)行力的對策研究”（項目編號：JWKY2020JSZD009）

（責(zé)任編輯：楊書元）