應(yīng)用型人才培養(yǎng)背景下辦公室工作與管理的教學(xué)重構(gòu)

王 蓓

（浙江樹人大學(xué)，浙江 杭州 310015）

“推進(jìn)應(yīng)用型大學(xué)建設(shè)”是目前我國高等教育政策的一條基本路徑。這要求高校教育要以培養(yǎng)高素質(zhì)應(yīng)用型人才為基本目標(biāo)。在此背景下，為了能夠讓學(xué)生直接面向管理服務(wù)第一線，筆者所在學(xué)校的辦公室工作與管理課程力求走出傳統(tǒng)的理論教學(xué)模式，從教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式以及教學(xué)空間的拓展上落地課程實踐性作出思考，探尋有利于知行合一的應(yīng)用型人才培養(yǎng)的有效教學(xué)模式。

1 教學(xué)內(nèi)容——從條塊的知識框架轉(zhuǎn)向綜合性的工作業(yè)務(wù)

自90年代以來，《辦公室工作與管理》教材有數(shù)十之多，版本不一，然而在內(nèi)容的編訂上有相似之處，教材多從辦公室工作性質(zhì)的整體概說出發(fā)，根據(jù)辦公室工作實踐，把教學(xué)內(nèi)容的重點放在辦公室工作點（諸如時間管理、信息管理、環(huán)境管理之類）的梳理上。這樣編寫的好處是：知識框架感比較強(qiáng)，辦公室工作的內(nèi)容一目了然。教師在理論講解時，也可以將具體的辦公室工作知識梳理得非常清晰。值得注意的是，依這樣的方式來組織教學(xué)內(nèi)容的不足也是明顯的，即對辦公室工作的描述，重原則、重功能、重工作流程，很容易忽視學(xué)生在現(xiàn)實工作情境中分析問題、解決問題的思維方式的建立。實際上，辦公室是“一個多功能、多層次的綜合體”［1］，它的工作業(yè)務(wù)在實際的職場空間并非僅僅呈現(xiàn)為一個又一個線性連綴的工作點，而表現(xiàn)為一個個綜合性業(yè)務(wù)的組織、協(xié)調(diào)與決策的復(fù)雜拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。因此辦公室中的各類管理工作須在一個綜合性的業(yè)務(wù)情境中呈現(xiàn)其具體性。如果僅僅是講解這些工作點的功能、性質(zhì)與程序，單純地就事論事，那么這門實踐性極強(qiáng)的課程教學(xué)就會變成知識點的梳理和介紹。為了能夠更好地幫助學(xué)生建立在辦公室工作中處理綜合性問題的分析思維，我們在選用黃良友主編《辦公室工作與管理》這一教材的基礎(chǔ)上重新調(diào)整了課程的實踐教學(xué)的部分內(nèi)容，即課程的教學(xué)大綱在總體介紹辦公室工作概論、辦公室工作人員的必備素質(zhì)之后，教學(xué)內(nèi)容重心便轉(zhuǎn)入辦公室的常規(guī)工作點，進(jìn)一步將這些工作的相關(guān)內(nèi)容綜合歸納到一個具體的業(yè)務(wù)情境中。依辦公室的實際工作而言，通常情況下，辦公室的具體業(yè)務(wù)，“往往概括為三句話：辦文、辦會、辦事［2］?！痹诮虒W(xué)過程中，辦文的教學(xué)內(nèi)容是圍繞“文”而展開的一切工作，包括前期調(diào)研、信息收集、歸納與整理、文書的擬制、收發(fā)文書的程序以及具體的環(huán)節(jié)。辦會的教學(xué)內(nèi)容圍繞辦會的基本規(guī)律、方法和技巧展開。整個教學(xué)內(nèi)容劃分為三個基本的環(huán)節(jié)：會前的準(zhǔn)備、會中的服務(wù)以及會后的總結(jié)工作。具體教學(xué)內(nèi)容涉及會議方案的討論與審定、會務(wù)通知的擬定（辦文），會場環(huán)境的布置，會務(wù)接待的準(zhǔn)備，會務(wù)材料的準(zhǔn)備及分發(fā)，會議流程的擬定，會場秩序的維持，會務(wù)經(jīng)費的管理，會議記錄，各類應(yīng)急預(yù)案的制訂，會議總結(jié)的撰寫，會議材料的存檔等等。辦事，在辦公室工作當(dāng)中經(jīng)常會遇到上級交付的臨時工作，因此教學(xué)內(nèi)容也體現(xiàn)為較大的機(jī)動性，根據(jù)實踐安排為工作交流預(yù)案，商務(wù)宴請預(yù)案，辦公室物品的管理，辦公室協(xié)調(diào)工作的原則與技巧。以上三類綜合業(yè)務(wù)事實上已經(jīng)涵蓋辦公室環(huán)境管理、時間管理、信息管理、事務(wù)管理、文書工作及保密工作等。在教學(xué)的過程中，重點圍繞一個綜合性的業(yè)務(wù)工作，分析辦公室具體工作的基本流程，把以上這些常規(guī)的辦公室管理知識化入到具體的工作場景中進(jìn)行分析，可以幫助學(xué)生更為立體地體認(rèn)辦公室工作中的各類問題，也可以幫助學(xué)生多層次地探究辦公室工作與管理中相似問題在不同情境中的解決方案。以上的教學(xué)內(nèi)容，在課時的安排上，于常規(guī)工作的原則及流程，概述略講；于具體工情境中工作方案的探究及解決則重點講，詳細(xì)分析。

2 教學(xué)方式——從單一的教師講授轉(zhuǎn)向多維的團(tuán)隊教學(xué)

在過去的教學(xué)中，我們通常是一門課程一個主講教師。這種教學(xué)方式可以保證課程教學(xué)的完整性與體系性。然而辦公室工作與管理這門課程有自身的特殊性。辦公室本身就是一個單位中溝通上下，協(xié)調(diào)各方的組織機(jī)構(gòu)，辦公室工作則表現(xiàn)出多功能性、繁雜性、綜合性的特點，因此現(xiàn)實職場中，辦公室通常根據(jù)工作內(nèi)容劃分出不同的崗位分工，不少辦公室工作人員都只負(fù)責(zé)辦公室眾多工作中的一個層面，如果在教學(xué)中只選擇一個主講教師，則不利于課程應(yīng)用性全方位的實現(xiàn)。加之，高校教師大多不在辦公室工作業(yè)務(wù)的第一線，這就不容易實時追蹤到課程實踐性的前沿。為了讓學(xué)生更客觀、充實地體驗辦公室工作的現(xiàn)實性，本門課程打破長期單一教師的講授模式，面向優(yōu)秀的企事業(yè)單位辦公室，組建課程教學(xué)團(tuán)隊，以有效保證課程教學(xué)的實踐性與前瞻性。首先，在課程教學(xué)學(xué)時的安排上，由課程主講教師全程監(jiān)控整個教學(xué)流程，課程主講教師負(fù)責(zé)課程中理論內(nèi)容的講授，為后續(xù)更好地開展面向應(yīng)用型的專業(yè)教育打下理論基礎(chǔ)。課程內(nèi)容中“辦文、辦會、辦事”三大綜合業(yè)務(wù)的實踐教學(xué)部分則交由企事業(yè)單位在其崗位上累積了豐富經(jīng)驗的管理者。在教學(xué)安排上，每位業(yè)師根據(jù)教學(xué)大綱選擇自己最熟悉的業(yè)務(wù)工作來進(jìn)行講授與分享，使學(xué)生得到最鮮活的工作經(jīng)驗和處理問題的思維方法。在企事業(yè)單位業(yè)師的授課過程中，主講教師不脫離課堂，作為助教安排和引導(dǎo)課堂教學(xué)秩序。這樣一來，主講教師一方面可以從業(yè)師的授課中提取有利于課程發(fā)展的實踐經(jīng)驗，另一方面也可以實時掌握學(xué)生的知識接受情況，在后續(xù)的教學(xué)過程中，針對業(yè)師的授課情況及時調(diào)整教學(xué)內(nèi)容和設(shè)計。其次，在課程考核及評價中，融入業(yè)師課程的項目考核。業(yè)師授課結(jié)束后，以自己辦公室中的某一個具體工作為考核內(nèi)容，甚至有的業(yè)師會直接將目前手頭上處理的某一項工作為考試內(nèi)容。在整個考核過程中，學(xué)生通過預(yù)案的設(shè)計展現(xiàn)自己對工作問題的思考，通過現(xiàn)場宣講的方式來呈現(xiàn)自己對項目的探究過程。業(yè)師現(xiàn)場對學(xué)生的宣講作點評和分析，迅速反饋學(xué)生在項目工作中的不足之處。值得注意的是，也有業(yè)師發(fā)現(xiàn)學(xué)生預(yù)案中非常新穎的工作思路，直接從課堂買走學(xué)生的預(yù)案設(shè)計。這些都不同于以往單一筆試的做法，給學(xué)生的課堂學(xué)習(xí)注入了鮮活的元素，也有助于提高學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情。當(dāng)然，這一改革在目前教學(xué)中也呈現(xiàn)出了一些問題，比如：教學(xué)團(tuán)隊的穩(wěn)定性時常會因為業(yè)師的工作安排而受到影響，教學(xué)團(tuán)隊的建立多依靠主講教師的“人情”，而非校內(nèi)教學(xué)和業(yè)師企業(yè)工作發(fā)展的互利，因此在校企的融合上還有待進(jìn)一步的深入。

3 教學(xué)空間——從傳統(tǒng)的教室走向廣袤的辦公場域

在目前眾多的教學(xué)研究成果中，我們不難發(fā)現(xiàn)大學(xué)課堂的教學(xué)空間已經(jīng)不再拘泥于單一的教室，為了營造學(xué)生高參與度、個性化的教學(xué)體驗，不少課程在教學(xué)模式上也在開辟諸如混合式學(xué)習(xí)的模式。早在2000年左右，這一教學(xué)模式就得到了國內(nèi)外學(xué)者的關(guān)注。起先，教學(xué)研究者僅把混合式教學(xué)歸結(jié)為面對面教學(xué)和線上教學(xué)的結(jié)合。而自從2013年開始，這一概念的教學(xué)特性得到了更為深化的發(fā)展，“即所謂混合，不僅僅是面對面教學(xué)與在線教學(xué)的混合，更是在‘以學(xué)生為中心’的學(xué)習(xí)環(huán)境下教學(xué)與輔導(dǎo)方式的混合［3］。”這種教學(xué)方式能夠使學(xué)生得到更為個性化的、有針對性的學(xué)習(xí)體驗。正是基于這樣的初衷，辦公室工作與管理課程試圖走出一維的教學(xué)空間——教室，向更為個性化和有針對性的學(xué)習(xí)體驗空間拓展。通常在課堂，甚至在線上教學(xué)中，該門課程所分析和討論的案例，多為虛擬案例，即便參與案例的預(yù)案設(shè)計，也僅僅是從觀念到觀念的轉(zhuǎn)化，學(xué)生的學(xué)習(xí)體驗無法深入地滲透到實踐一線。為了讓學(xué)生能夠更好地在辦公場域中體驗辦公室工作的復(fù)雜性與綜合性，就必須讓學(xué)生從教室中走出來。為此，我們?yōu)閷W(xué)生拓展了60 h的校內(nèi)辦公室服務(wù)實訓(xùn)。實訓(xùn)以“辦公室工作”為主題。在實訓(xùn)過程中，為每位學(xué)生配備一名實習(xí)導(dǎo)師，針對性地為實習(xí)學(xué)生布置工作任務(wù)，輔導(dǎo)學(xué)生實習(xí)。學(xué)生則需要在實習(xí)過程中詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容，服務(wù)時長以及工作反思，實習(xí)導(dǎo)師則針對他的工作給出評定意見。

這一拓展模式為的是有效地構(gòu)筑課程教學(xué)的社會臨場感、教學(xué)臨場感與認(rèn)知臨場感。只有這三者同時發(fā)揮作用，學(xué)生的學(xué)習(xí)才能稱之為有效的學(xué)習(xí)。所謂的社會臨場感的概念發(fā)源于溝通理論，“在交互過程中感知到另外一個‘人’的凸顯，進(jìn)而感知到人際關(guān)系的凸顯程度，也就是通過媒介進(jìn)行溝通的過程中，其他人被視為‘真實人的程度’［4］。”在實訓(xùn)中，學(xué)生可以在一個現(xiàn)實的工作空間中，通過人與人之間有意義的交流，展現(xiàn)自我的工作能力，從而發(fā)展人際關(guān)系。由此可以更有效地拓展他們自主學(xué)習(xí)的能力和實踐管理能力。從學(xué)生的角度而言，教學(xué)臨場感的獲得很大程度是取決于學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中，能夠獲得“及時的、支持性的、適當(dāng)?shù)姆答仭保?］。在課堂教學(xué)中，由于案例是虛擬的，工作場景也是仿真的，問題性的探究很難落到實處。若把課堂教學(xué)中的案例難題落到現(xiàn)實的工作空間中，學(xué)生就必須積極地采取方式去應(yīng)對。遇到難題時，在場的實訓(xùn)指導(dǎo)教師也能夠給予及時的、個性化的、支持性的反饋。通過現(xiàn)實化的工作反思與討論，學(xué)生也就能更有效地獲得辦公室工作意義的理解與建構(gòu)過程。在教學(xué)過程中，認(rèn)知臨場感的獲取不是一次性的。它需要持續(xù)性的探討、反思與學(xué)習(xí)才能真正獲得。在課堂上所獲得的知識在很大程度上還表現(xiàn)為一些靜態(tài)的概念和故事。而60 h的實訓(xùn)則可以把教材中的概念進(jìn)一步清晰地過程化為一個個鮮活的解決問題的過程。讓學(xué)生在具體的工作環(huán)境中就自己的困惑與工作的伙伴展開協(xié)同式的探討，則可以深入地體驗辦公室管理的工作技巧與規(guī)律。在整個實訓(xùn)的過程中，很多實訓(xùn)學(xué)生體現(xiàn)出來的成熟度和責(zé)任感得到了校內(nèi)實訓(xùn)導(dǎo)師的好評，與此同時也激發(fā)了他們自主學(xué)習(xí)的興趣與熱情。在教學(xué)過程中，課程實踐性的落地一直都是教學(xué)當(dāng)中的難題。辦公工作與管理這門課程，經(jīng)過教學(xué)團(tuán)隊的多年摸索，通過對辦公室工作的實際調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)以綜合性的業(yè)務(wù)帶動知識結(jié)構(gòu)的梳理與歸納，發(fā)動優(yōu)質(zhì)的業(yè)師資源來分享工作一線的實際經(jīng)驗，將課堂的教學(xué)拓展到具體的鮮活的工作空間中，則能夠更有效地幫助學(xué)生獲得個性化的、針對性的學(xué)習(xí)體驗。這也就說明這類課程真實的學(xué)習(xí)只能發(fā)生在與現(xiàn)實恰適的互動中。