大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理優(yōu)化與發(fā)展

張鴻艷 顧相君

〔內(nèi)容提要〕 隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校電子檔案管理迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶給高校檔案管理工作便利和高效的同時，也存在管理安全風(fēng)險(xiǎn)、管理制度不規(guī)范和復(fù)合型檔案人才缺乏等問題。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，如何探索高校數(shù)字化電子檔案管理路徑，提升管理效率，提升檔案管理工作水平，值得深入研究和創(chuàng)新。

〔關(guān)鍵詞〕 高校 大數(shù)據(jù) 電子檔案

黨的十九大報(bào)告中提出：“我國步入了教育信息化新時代，要全面推動教育現(xiàn)代化?！毙碌目茖W(xué)技術(shù)應(yīng)用對傳統(tǒng)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。為了迎接挑戰(zhàn)，滿足新時代檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理水平得到明顯提升，為檔案管理事業(yè)指明了方向和前進(jìn)的動力。

一、大數(shù)據(jù)時代對高校電子檔案管理工作挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時代特征。一是信息量巨大?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數(shù)據(jù)多樣性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)檔案管理建立在數(shù)據(jù)、信息、視頻以及圖文的基礎(chǔ)上，人們可以通過大數(shù)據(jù)信息更高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數(shù)據(jù)時代擺脫了對傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的依賴，人們在收集信息范圍和信息處理速度方面得到了明顯的提升。大數(shù)據(jù)時代為人們生活工作提供了便利條件同時，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2.大數(shù)據(jù)時代給高校電子檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。隨著我國高校不斷向創(chuàng)新型、科技型、復(fù)合型發(fā)展，在高校各項(xiàng)管理教學(xué)工作中產(chǎn)生大量的電子文件。電子文件不同于傳統(tǒng)文件，對檔案管理人員的數(shù)字化管理水平有了更高的要求。目前，高校各部門并沒有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理，缺少專業(yè)的檔案管理人員，管理方式的滯后以及電子檔案普及程度不高等因素都會導(dǎo)致檔案信息不能及時有效的共享。因此，大數(shù)據(jù)時代背景下高校電子檔案管理面臨如下挑戰(zhàn)：一是信息數(shù)量增加對檔案管理規(guī)范化提出了新要求。隨著高校發(fā)展涉及面不斷廣泛，檔案管理過程中所包含的數(shù)據(jù)信息量也在不斷增加，在繁重的檔案管理工作中檔案管理人員還要對檔案進(jìn)行核對調(diào)整，導(dǎo)致工作量增加，從需求側(cè)角度檔案管理對科學(xué)化、高效化的電子檔案管理提出了迫切需求。二是缺少統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理本質(zhì)上都是對檔案、文件信息的整合與保存。雖然國家檔案局出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，明確了電子檔案的管理制度，但各高校在電子檔案管理方面缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員往往依靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案歸類和管理，在這個過程中容易造成檔案信息的流失和遺漏，一旦檔案工作人員轉(zhuǎn)崗或休息，接替者不能及時對檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化處理。

二、加強(qiáng)電子檔案管理推進(jìn)高校檔案管理科學(xué)化和系統(tǒng)化的意義

1.適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需要。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，計(jì)算機(jī)應(yīng)用為電子檔案管理提供了技術(shù)支撐，信息化檔案管理有利于簡化檔案管理流程，提高檔案管理、存放的工作效率和安全性，在學(xué)校各項(xiàng)工作中實(shí)現(xiàn)電子化和無紙化辦公。提高檔案分類、收集、管理和共享的效果，滿足大數(shù)據(jù)時代信息多樣化需求。

2.提升檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行業(yè)的發(fā)展都依托互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，因此檔案管理工作要不斷進(jìn)行自我創(chuàng)新和改革，形成“互聯(lián)網(wǎng)思維”，積極利用信息技術(shù)及檔案管理軟件，提高檔案管理安全性、隱蔽性，減少檔案查閱、修改工作時間，實(shí)現(xiàn)管理信息自動化處理，進(jìn)一步降低檔案管理出現(xiàn)漏洞和遺失的可能。同時，隨著辦公系統(tǒng)不斷完善，電子檔案的分類更加細(xì)化，要求管理人員結(jié)合檔案管理信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，提高檔案整合效果并方便接受各類檢查。

三、創(chuàng)新電子檔案管理方式路徑探索

國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，傳統(tǒng)檔案管理要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，“探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動的融合;研究制定加強(qiáng)電子檔案長期保存技術(shù)研究與應(yīng)用”。因此，創(chuàng)新電子檔案管理模式滿足大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理高效、系統(tǒng)化需要勢在必行。

1.建立健全電子檔案管理制度。一是高校應(yīng)出臺符合本校實(shí)際的電子檔案管理制度?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，要制訂和完善信用、交通、教育等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校行政部門要重視檔案管理工作，明確校院兩級檔案管理機(jī)構(gòu)及相應(yīng)職責(zé)，整合各職能部門職責(zé)，精簡檔案存量，形成管理扁平化。在日常維護(hù)和管理過程中做到權(quán)責(zé)明晰，結(jié)構(gòu)合理，規(guī)制高效。二是完善考核獎懲機(jī)制。學(xué)校檔案主管部門要制定校院兩級檔案管理人員考核獎懲機(jī)制，對考核合格的工作人員給予一定的津貼補(bǔ)助，對考核不合格或發(fā)生重大檔案管理事故的工作人員進(jìn)行調(diào)崗或相應(yīng)數(shù)目的工資懲處，保證檔案管理人員工作積極性，形成監(jiān)督制約機(jī)制。三是根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況制定傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理雙重制度。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在高?？偭看螅瑢?shí)現(xiàn)電子化需要耗費(fèi)大量的人力和物力，有一些紙質(zhì)檔案由于存放時間較長不適合進(jìn)行電子化拍照錄入，因此要根據(jù)實(shí)際情況形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重管理制度。

2.創(chuàng)新電子檔案管理模式。一是創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認(rèn)為，高校檔案管理部門要樹立創(chuàng)新思維，充分應(yīng)用數(shù)據(jù)集成、可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、MapReduce、分步式文件存儲系統(tǒng)為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時代對檔案管理的要求。創(chuàng)新管理理念，關(guān)鍵在人。高校一方面應(yīng)加大對電子檔案信息化建設(shè)的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)檔案信息處理設(shè)備;另一方面可以邀請第三方專業(yè)信息處理公司對高校檔案進(jìn)行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺。二是創(chuàng)新模式。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)在各項(xiàng)工作中的應(yīng)用，電子檔案管理也應(yīng)嘗試?yán)脜^(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的分布式系統(tǒng)，簡化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析自動對電子檔案進(jìn)行歸納、存檔和加密，進(jìn)一步減少人工干預(yù)防止發(fā)生失誤和遺漏。三是培養(yǎng)創(chuàng)新人才。大數(shù)據(jù)時代高校對電子檔案管理及信息技術(shù)處理人才需求量較大，高?？梢圆扇?chuàng)新人才培養(yǎng)方式滿足信息化檔案管理要求?！毒V要》中提出，統(tǒng)一規(guī)劃各級各類檔案人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，改進(jìn)培訓(xùn)方式。擁有電子檔案專業(yè)人才是能否順利做好電子檔案信息平臺的關(guān)鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓(xùn)，掌握最先進(jìn)的電子檔案管理知識，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，通過開展專業(yè)人員到校開設(shè)講座、檔案員交流會和企業(yè)實(shí)習(xí)培訓(xùn)等形式切實(shí)提高操作人員對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的認(rèn)知能力。

四、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時代的來臨給傳統(tǒng)檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時，也帶來了電子化管理、無紙化辦公的高效和便捷性，為檔案管理搭建了信息化平臺。電子檔案的日常維護(hù)中檔案管理部門要高度重視電子檔案管理過程中安全性、軟件的可操作性和管理人員的工作積極性，形成合力推動高校檔案事業(yè)邁上新的臺階。

（作者單位：哈爾濱學(xué)院）

責(zé)任編輯：宋 爽