企業(yè)出租自有房屋全流程管理研究

熊雨治

(中國電信股份有限公司福建分公司 福建 福州 350001)

企業(yè)自有房屋出租是指企業(yè)其所有或經(jīng)營的房屋交給承租人使用，承租人依照規(guī)定定期支付出租人一定數(shù)額的租金，取得房屋的占有權(quán)和使用權(quán)的行為。房屋租賃是房屋使用價值零星出售的一種商品流通方式。房屋租賃期限超過六個月雙方當事人必須簽訂書面合同。①

A企業(yè)屬于集團下屬省級分公司，2019年12月?lián)碛腥》课葙Y產(chǎn)原值58.8億元，其中經(jīng)營租賃租出房屋原值2.55億元。2019年A企業(yè)完成出租房屋租金收入1.64億元，占期末租出資產(chǎn)原值的64.3%。下面就A企業(yè)出租自有房屋的全流程管理闡述如下。

一、全流程管理概述

流程管理是企業(yè)管理者采用某種以規(guī)范化地構(gòu)造端對端的卓越業(yè)務流程為中心，持續(xù)不斷地提高組織業(yè)務績效為目的的系統(tǒng)化管理方法或技巧。流程管理的核心內(nèi)容是從流程的實施角度出發(fā)，關(guān)注企業(yè)采取的各項流程是否增值，借此建立一套符合企業(yè)實際并構(gòu)造卓越的業(yè)務流程的總稱。②

企業(yè)自有房屋出租全流程管理是企業(yè)針對招租、簽訂合同、執(zhí)行合同、收款跟蹤和效益分析等一系列業(yè)務活動的融合，是能夠創(chuàng)造價值的流程管理。

二、全流程管理實施規(guī)則

(一)制定管理辦法

基于企業(yè)實際情況，下發(fā)《關(guān)于印發(fā)A企業(yè)房產(chǎn)租賃管理辦法的通知》和《關(guān)于明確土地房產(chǎn)實物管理責任部門及房屋租賃租金等相關(guān)費用收繳流程的通知》，加強房屋租賃業(yè)務管理，規(guī)范房屋租賃行為；按照“分級管理、統(tǒng)籌規(guī)劃、程序規(guī)范、決策透明”原則規(guī)范運作；開展業(yè)務依法管理、規(guī)范運作、集體決策，不得以權(quán)謀私，損害公司利益；遵循“操作與決策相分離”的原則，參與操作的人不決策，參與決策的人不操作；建立利益關(guān)系者回避制度，涉及直系親屬、主要社會關(guān)系的利益相關(guān)人不得參與操作、決策事項。針對免租期、定價管理、審批權(quán)限和租賃合同等進行了規(guī)范，充分發(fā)揮資源使用效益，用好、盤活房屋土地資源，維護企業(yè)利益，實現(xiàn)資產(chǎn)保值增值。同時，加強租金、水電費、物業(yè)管理費等相關(guān)費用的收繳管理，避免漏收漏繳及欠費風險，對相關(guān)費用的收繳職責、標準、流程等相關(guān)要求進行了梳理。

(二)落實責任部門

根據(jù)A企業(yè)的組織架構(gòu)，涉及使用部門、辦公室、財務部、采購部和法律部，分別承接自有房屋出租的不同環(huán)節(jié)的責任。其中辦公室系房屋實物牽頭管理部門，負責房屋資源統(tǒng)籌規(guī)劃，組織制定盤活利用計劃和方案，制定租賃業(yè)務管理實施細則，負責租賃業(yè)務的規(guī)范操作和日常運營管理;使用部門負責會同牽頭管理部門做好房屋土地資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，做好渠道門店、機房生產(chǎn)用房的租賃需求和使用管理，規(guī)范資源置換的引商入店合作模式，進行效益前評估和效能后評價，嚴格執(zhí)行收支兩條線管理，建立退出機制。財務部負責房屋土地資產(chǎn)的價值管理，配合牽頭管理部門制訂盤活利用計劃和方案，參與租賃需求評估和合同審核，對定價合理性提出審核意見，配備人員進行租賃合同解析，開展房屋土地租賃效益評價，建立評價結(jié)果應用機制。采購部負責指導、規(guī)范各單位房屋土地租賃和選聘評估機構(gòu)及拍租機構(gòu)的招租、競標等采購工作;法律部負責房屋土地租賃過程中的法律事務支撐，對租賃條款進行審核，出具法律專業(yè)意見。

按照土地房產(chǎn)所處物理區(qū)域劃歸各屬地分公司管理，按照使用部門將機房類房產(chǎn)統(tǒng)一劃歸至網(wǎng)絡運營部管理，營業(yè)廳劃歸銷售及渠道拓展部管理，土地房產(chǎn)租賃面積在1000 平方米及以上的租賃統(tǒng)歸辦公室管控負責。

(三)信息公開透明

租賃價格在價值評估的基礎(chǔ)上確定，價值評估包括自行詢價和委托評估兩種方式，定價采取公開、公平、公正的市場化原則方式確定，保證租金價格合理。招租采用公開拍租、公開競價、比選、詢價、定向談判、競爭性談判以及國家法律規(guī)定的其他形式。辦公室定期公開閑置房地產(chǎn)信息，如閑置情況，推動業(yè)務責任部門招租工作。財務部定期跟蹤租賃合同期限，到期前3個月通知責任部門落實后續(xù)簽約工作。

(四)系統(tǒng)動態(tài)管理

在企業(yè)門戶網(wǎng)站設立房屋租賃管理系統(tǒng)，利用集團集中 MSS管理系統(tǒng)、協(xié)議級收入項目管理系統(tǒng)做好租賃業(yè)務日常管理，通過房屋土地實物與合同的關(guān)聯(lián)，建立自有、租入、無償使用房屋土地實物管理臺賬，對每個合同月租金建檔管理，進行合同解析，嚴格執(zhí)行履約計劃，生成收費情況報表，提供應收清單，提交物業(yè)管理部門進行收繳。通過系統(tǒng)管理方式來降低人工操作、計算和信息核對風險，減少人工成本的消耗，達到租賃信息全過程動態(tài)管理。同時,財務部門做好業(yè)財對賬，每月房租臺賬與房屋租賃管理系統(tǒng)導出的下賬成功記錄匹配，對單據(jù)全過程跟蹤，發(fā)現(xiàn)遺漏單據(jù)及時補下賬，做好補收工作，分析存在差異的原因并提出整改舉措。

(五)關(guān)鍵環(huán)節(jié)跟蹤

企業(yè)做好出租自有房屋的各流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)跟蹤，做到責任分解到位、跟蹤到人、落實到底，并抓好考核。重點是做到租賃合同到期跟蹤、房租下賬情況跟蹤、租金到賬認領(lǐng)跟蹤、履約保證金收繳認領(lǐng)跟蹤和代收水電、物業(yè)費催繳跟蹤等。

(六)日常監(jiān)督檢查

定期組織實施檢查，從租賃程序規(guī)范性、租金定價合理性、審批責任履行等方面進行檢查和風險評估，查錯糾弊，完善制度。利用集團集中 MSS 管理系統(tǒng)、協(xié)議級收入項目管理系統(tǒng)做好租賃業(yè)務日常管理，通過房屋土地實物與合同的關(guān)聯(lián)，建立自有、租入、無償使用房屋土地實物管理臺賬，做好合同解析，嚴格執(zhí)行履約計劃，實現(xiàn)租賃信息全過程動態(tài)管理。牽頭管理部門組織開展房屋土地資產(chǎn)盤點自查，原則上至少一年一次，檢查核對實物臺賬信息的完整性、準確性；核實租賃物業(yè)使用情況，會同財務部門核實履約計劃執(zhí)行情況、資金收付情況；了解擬盤活物業(yè)狀況、權(quán)屬，收集租賃市場信息；加強對出租物業(yè)的日常監(jiān)督管理，對承租方拖欠租金、違約使用資產(chǎn)帶來安全隱患、未經(jīng)允許轉(zhuǎn)租或變相轉(zhuǎn)租等，應及時采取防范措施，依據(jù)合同維護公司的合法權(quán)益。歸口管理部門協(xié)助做好租金催繳，開展定期不定期實地查看，關(guān)注承租方使用資產(chǎn)是否有違約等情況，防范相關(guān)出租風險。對于嚴重違反企業(yè)規(guī)定并發(fā)生導致企業(yè)利益損失的行為，按規(guī)定追究當事人責任。

三、全流程實施階段

企業(yè)房租收入全流程管理主要有可行性評估及招租、合同簽訂、收入履約計劃、催繳與收款、續(xù)租及終止和效益分析等六個方面，具體如下。

(一)可行性評估及招租

辦公室針對具體出租房屋對象進行可行性評估，制定出租方案?？尚行栽u估包括需求評估、風險評估、價值評估、成本及凈收益測算等。采購部針對招租方案開展招租工作，招租可采用公開拍租、公開競價、比選、詢價、定向談判、競爭性談判以及國家法律規(guī)定的其他形式,尋找和確定租賃對象。若通過拍租方式更有利于提高出租資產(chǎn)收益，可選擇在招標入圍、合同有效期限內(nèi)的拍賣機構(gòu)進行公開拍租。

(二)合同簽訂

經(jīng)過可行性評估、招租與公示后，根據(jù)招租結(jié)果與承租方簽訂合同。租賃合同嚴格按照要求使用規(guī)范合同文本模板，及時在 MSS 合同系統(tǒng)發(fā)起合同審批，并在資產(chǎn)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)實物信息，生成正式合同并歸檔后，在 MSS資產(chǎn)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)實物信息，動態(tài)更新基礎(chǔ)信息。業(yè)務合作中如涉及房屋土地租賃，則須分別簽訂業(yè)務合同和房屋租賃合同，在 CRM 受理時應強關(guān)聯(lián)租賃合同號，避免無法受理房租收入。

(三)收入履約計劃

合同簽訂歸檔，在完成設定租金收入計劃后推送合同解析平臺，財務部合同解析人員接收合同并完成解析，合同解析后生成租金收入計劃與項目編碼。將合同賬期、金額、套餐類型與項目編碼、合同編碼等關(guān)鍵解析信息進行系統(tǒng)間的傳遞，自動觸發(fā)CRM下賬，確保及時、準確下賬，實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)的及時交互。

(四)催繳與收款

由物業(yè)公司配合各部門抄取出租房屋水表、電表讀數(shù)，編制租金、水電費、物業(yè)管理費、空調(diào)費等費用表，與承租方核對相關(guān)費用、雙方簽字確認。房屋實物管理部門針對所屬房租按月做好房租臺賬工作，對于未收繳的房屋租賃租金、合同履約保證金進行催收。財務部通過ITSM發(fā)起系統(tǒng)外開票審核，開具專票或推送電子票，然后由房屋實物管理部門通知承租人進行認領(lǐng)并轉(zhuǎn)款。

(五)續(xù)租及終止

出租合同到期前，辦公室應至少提前3個月開始實質(zhì)性招租，避免產(chǎn)生空租期。續(xù)租流程原則上比照新出租，同等條件下，可優(yōu)先考慮業(yè)務相對穩(wěn)定、合同履行良好、溝通順暢的承租方續(xù)租。確需提前終止合同時，辦公室會同相關(guān)部門與承租方協(xié)商終止租賃合同，履行合同審批程序。

(六)效益分析

加強租賃效益分析，建立效益評價模型，對房屋租金成本效益、資產(chǎn)使用效益等進行綜合分析和對標，優(yōu)化租賃盤活方案的制定和細化，提升資產(chǎn)價值和效益。

四、全流程管理實施成效及意義

A企業(yè)通過出租自有房屋全流程管理，樹立風險管控意識，理清企業(yè)內(nèi)部房產(chǎn)概況，推進明晰關(guān)鍵環(huán)節(jié)責任，有效盤活企業(yè)自有資產(chǎn)，確保穩(wěn)固房租收入。

(一)理清企業(yè)房產(chǎn)

A企業(yè)通過房屋租賃管理系統(tǒng)統(tǒng)計，截止2020年8月全省持有房產(chǎn)917宗，其中納入出租的自有房產(chǎn)92宗。而且將房屋租賃管理系統(tǒng)與企業(yè)SAP系統(tǒng)對接，自動匹配房屋原值、折舊、修理費等成本關(guān)鍵信息，有利于提高租賃成本的核算，提高精細化管理水平。

(二)盤活企業(yè)資產(chǎn)

A企業(yè)基于房屋租賃管理系統(tǒng)，做到關(guān)鍵環(huán)節(jié)五項跟蹤。根據(jù)辦公室房租通報，2020年1至8月，租賃合同到期69宗，已盤活63宗；夯實核對房租下賬差錯97萬元，按合同要求補收履約保證金92萬元和代收水電、物業(yè)費181萬元。

(三)保障收入增長

通過出租自有房屋全流程管理，2020年A企業(yè)1-8房租收入累計完成0.87億元，完成全年指標的69.95%，超時序進度3.28%。

五、結(jié)束語

在企業(yè)自有房屋出租全流程管理過程中，其不僅是為了提高企業(yè)的資產(chǎn)效益，而且是通過不斷提高精細化管理水平，加強企業(yè)內(nèi)外部風險防范意識，保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

注釋：

① 2016.詹嘉瑜.《住宅租賃合約中解約期權(quán)的定價及效應不對稱性研究》

② 2017.韓祥磊.《郵政儲蓄銀行W分行內(nèi)部控制管理流程優(yōu)化研究》.《河北工業(yè)大學碩士論文》