新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作探討

江淑妹

摘 要：企業(yè)文書檔案保密管理是融合收集信息、整理信息并保存企業(yè)原始資料的一項工作，這是企業(yè)文書檔案的基本概念。企業(yè)文書檔案管理工作以及具有保密性且有較強原則性，不僅要落實與檔案相關(guān)的工作特點和規(guī)章制度，同時要秉承保密規(guī)章制度基本發(fā)展管理原則?；诖?，相關(guān)文書檔案工作者需充分意識到文書檔案的重要意義，并了解企業(yè)文書檔案工作中所存在的問題。針對問題提出有效解決措施，不斷提高企業(yè)文書檔案工作的保密程度，落實企業(yè)文書檔案工作。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè)文書檔案;保密管理

0引言

社會的快速發(fā)展促使檔案利用率越來越高，人們逐漸從傳統(tǒng)的人力檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化電子檔案，檔案資源中的巨大社會價值逐漸被人們所意識到。檔案資源在被大范圍利用的同時還涉及到檔案保密工作，每一個企業(yè)的檔案文書都與本企業(yè)發(fā)展建設(shè)有著緊密聯(lián)系，因此要做好檔案的保密工作。而檔案保密工作的水平會直接影響到企業(yè)的穩(wěn)定和自身經(jīng)濟利益，其中文書檔案管理水平也會對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理產(chǎn)生直接影響，每個決策取決于文書檔案信息的準確性以及機密性。這意味著文書檔案管理工作在企業(yè)管理中的重要意義是不可忽略的，因此要意識到文書檔案管理工作的重要地位，做好新形勢下企業(yè)文書檔案保密管理工作。

1新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作積極意義

1.1推動企業(yè)建設(shè)

在企業(yè)管理工作中，檔案管理有著不可忽略的重要意義，它會對企業(yè)的建設(shè)和長遠發(fā)展產(chǎn)生直接影響，而檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)所在，在企業(yè)管理中文書檔案管理起到?jīng)Q定性作用。在企業(yè)文書檔案中記載的內(nèi)容大多是企業(yè)從開始到發(fā)展的各個階段的詳細信息，其中包含范圍廣、信息量豐富，以多種形式在文本上展示企業(yè)特色發(fā)展以及發(fā)展歷史。文書檔案的保存意味著企業(yè)從發(fā)展到如今管理上的記錄是長期實踐以來的真實經(jīng)歷和隨著時代創(chuàng)新所進行的優(yōu)化措施，能夠加快企業(yè)進步步伐，這意味著企業(yè)文書檔案管理是一筆只屬于企業(yè)的無價財富。

1.2提高資源利用效率

在現(xiàn)階段市場經(jīng)濟的全新發(fā)展形勢下要強調(diào)企業(yè)文書檔案管理工作的重要意義，要不斷提高文書檔案管理保密工作水平，而這一管理工作質(zhì)量水平的提高能夠進一步提升企業(yè)重要資源利用效率。企業(yè)文書檔案管理工作是支撐企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵要素，它能夠支撐企業(yè)市場業(yè)務(wù)范圍擴大，服務(wù)水平不斷增強，為企業(yè)科學(xué)有效管理提供根本依據(jù)，在企業(yè)文書檔案中累積了豐富管理經(jīng)驗。同時，在文書檔案中還包含與企業(yè)發(fā)展層次相關(guān)的獨特知識資源，其中包含人力資源、財務(wù)支出等重要信息數(shù)據(jù)，這些海量信息都保存于文書檔案中，若文書檔案保存不當則有可能引起不必要的麻煩，給企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟損失。因此要不斷提升文書檔案管理保密工作水平，利用好信息資源，為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅實數(shù)據(jù)保障。

1.3提升企業(yè)信用值

文書檔案管理保密工作會對企業(yè)在社會中建立起來的信用值產(chǎn)生直接影響，如果企業(yè)內(nèi)部文書檔案保密管理工作質(zhì)量水平越高，則意味著企業(yè)具有更好的信用度。而信用值支持企業(yè)在愈發(fā)激烈的市場競爭中取得生存之道的關(guān)鍵，是企業(yè)賴以生存發(fā)展的基本前提，企業(yè)進行經(jīng)營活動的基礎(chǔ)是信用誠信是企業(yè)發(fā)展中不可忽略的無形財富，若企業(yè)具有較高信譽度則能夠在市場競爭中拔得頭籌，成為經(jīng)濟發(fā)展的中流砥柱。在現(xiàn)階段新形勢下，文書檔案的管理保密工作不再是簡單的有形資源管理，而是無形資源和有形資源的融合管理體系，必須增強文書檔案保密管理效率，無論是在企業(yè)內(nèi)部還是外部都需不斷提高企業(yè)經(jīng)營信譽，在潛移默化中不斷提高企業(yè)軟實力水平，加強企業(yè)軟實力建設(shè)，從而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作有效措施

2.1提升文書管理人員專業(yè)意識

企業(yè)文書檔案管理工作人員會對企業(yè)文書檔案保密管理工作產(chǎn)生直接影響，因此要不斷提升文書管理人員的專業(yè)意識，使其認識到這項工作在企業(yè)發(fā)展建設(shè)當中的重要意義，不斷提高管理人員保密工作意識和企業(yè)素質(zhì)。首先，要從提升文書管理人員職業(yè)道德素質(zhì)水平入手，主要是指文件檔案管理人員在履行工作范圍內(nèi)職責(zé)時還需自覺履行道德準則，不斷提高個人素質(zhì)水平。管理人員要秉承一顆熱愛的心，對工作保持高度熱情，同時管理人員還需妥善保管好企業(yè)文書檔案，確保文書檔案在形式和內(nèi)容上保持真實性和原始性，尊重事實、尊重歷史，這是企業(yè)文書檔案管理人員需具備的首要職業(yè)準則。其次，要有針對性地提高檔案文書管理人員文化知識素質(zhì)水平。企業(yè)需要對文件檔案管理人員進行系統(tǒng)全面的文化理論科普，定期開展新科學(xué)技術(shù)知識教育，確保工作人員的知識面能夠更加廣闊。隨著社會和科技水平的不斷提高，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)已逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，同時也廣泛應(yīng)用到了文件管理領(lǐng)域，這意味著文件檔案管理人員需掌握傳統(tǒng)文件管理知識，還需應(yīng)用現(xiàn)代化科技手段進行文書檔案管理。最后，要不斷提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，通過良好的專業(yè)水平提高文件檔案管理工作文件保密性。檔案管理工作有著較強的專業(yè)性，同時會涉及到多個學(xué)科，這是一個融合性較強的工作，這意味著相關(guān)管理人員需具備充足專業(yè)知識和豐富工作技巧。其中專業(yè)素質(zhì)主要包含工作人員履行自身職責(zé)的能力、學(xué)歷、成績以及經(jīng)驗等。相關(guān)企業(yè)可通過定期專業(yè)培訓(xùn)提高工作人員專業(yè)素質(zhì)水平，而培訓(xùn)可通過多種形式開展，例如定期或不定期地舉辦短期培訓(xùn)班、相關(guān)課程培養(yǎng)以及交流學(xué)習(xí)等。

2.2精準判定檔案類型

要確定好文書檔案保管期限原則，依據(jù)相關(guān)企業(yè)工作需求正確分析鑒別文書檔案內(nèi)容的實際作用，按照檔案文書的利用價值和檔案保存價值對檔案保管期限進行判斷。但保密期限是根據(jù)國家有關(guān)秘密事項的保密期限規(guī)定確定的，保密期限是國家秘密事項在國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)保護之后才得以實現(xiàn)的，兩者有很大區(qū)別，相關(guān)人員需要區(qū)別清楚才能對檔案作出準確判斷。這意味著要規(guī)定好有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限，對規(guī)定為長期的秘密文件資料在文件當中做出標記，完善長期保管保密管理措施，不得擅自解密或隨意將文件內(nèi)容提供給其他個人或企業(yè)。

2.3擴大文書檔案電子化管理范圍

網(wǎng)絡(luò)的快速普及和發(fā)展促使各行各業(yè)逐漸開始應(yīng)用現(xiàn)代化科技手段，企業(yè)文書檔案管理工作也不例外。文書檔案管理者需利用好網(wǎng)絡(luò)化傳輸速度，緊緊抓住文書檔案傳輸?shù)目焖?、及時、準確的特點進行文書檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，實現(xiàn)文書檔案信息資源共享并建立起并行的管理制度，利于文書檔案的科學(xué)合理使用。在此基礎(chǔ)上要不斷提高原始紙質(zhì)錄入速度，實現(xiàn)軟件管理，并提高管理設(shè)施級別，對文書檔案庫房以及檔案管理設(shè)施進行定期檢修以及更新?lián)Q代，科學(xué)管理好新型文書檔案材料。對電子檔案歸檔進行科學(xué)管理，保存兩套相同版本的電子文件，防止出現(xiàn)文書丟失，將兩套相同版本的電子文件保存在不同部門下，適應(yīng)新形勢下文書檔案管理工作基本理念。

3結(jié)語

數(shù)字化是當代社會發(fā)展的主要特征，在信息化社會環(huán)境中要對企業(yè)文書檔案保密管理工作提出更高標準，促使文書檔案能夠盡早轉(zhuǎn)化為與時代發(fā)展步伐相匹配的全新管理模式，積極運用現(xiàn)代化方法提高檔案利用效率，不斷提升檔案水平，促使文書檔案更加有效的應(yīng)用于電力企業(yè)建設(shè)發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展夯實基礎(chǔ)，這表明文書檔案保密管理工作人員需充分發(fā)揮自身職能，不斷提高自身素養(yǎng)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

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