民航企業(yè)檔案管理工作的幾點認識

蘇恒鑫

摘 要：新形勢下民航企業(yè)檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點，民航企業(yè)應該緊緊把握時代脈搏，加強檔案管理工作創(chuàng)新，提升檔案管理水平。本文首先分析了檔案工作創(chuàng)新的背景和檔案管理基礎工作與創(chuàng)新之間的辯證關(guān)系，然后重點探討了民航企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和實踐。

關(guān)鍵詞：新形勢;民航企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新

在檔案事業(yè)“十三五”國家規(guī)劃發(fā)展綱要中明確提出，在新時代背景下企業(yè)檔案工作的開展要積極貫徹落實習近平總書記講話精神，與時俱進，轉(zhuǎn)變工作方式，創(chuàng)新工作思維，把握時代發(fā)展脈搏，不斷提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量。隨著我國民航事業(yè)的飛速發(fā)展，民航檔案信息容量越來越大，民航檔案利用價值也不斷提升。如何管理好這一龐大的信息資源，充分發(fā)揮檔案資源在民航企業(yè)戰(zhàn)略決策和生產(chǎn)經(jīng)營中的重要作用，已成為民航檔案管理工作面臨的一項緊迫任務?；诖?，本文基于民航企業(yè)檔案管理實際工作中存在的問題開展針對性探討。

1 檔案工作創(chuàng)新背景

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字政府建設受到各個城市的普遍重視，目前北京、上海等一線城市數(shù)字政府建設已經(jīng)逐漸趨于成熟。在數(shù)字政府概念下，傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸哪Ｊ剑瑱n案管理工作呈現(xiàn)出新的特點。為了更好促進我國檔案管理工作的發(fā)展，檔案事業(yè)“十三五”國家規(guī)劃明確提出，“十三五”是我國全面建成小康社會的關(guān)鍵階段，也是我國實現(xiàn)中華民族偉大復興的重要階段。因此我國企業(yè)檔案管理工作也應該積極踐行國家戰(zhàn)略發(fā)展理念，順應時代發(fā)展趨勢，與時俱進，改革創(chuàng)新，更好發(fā)揮檔案管理工作在我國社會經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用。

2 檔案管理基礎工作與創(chuàng)新之間的辯證關(guān)系

在積極倡導檔案管理工作創(chuàng)新的同時，首先應該注重檔案管理基礎工作的開展。檔案管理基礎工作是檔案管理創(chuàng)新的重要基礎，如果沒有基礎工作的有效支撐，那么檔案管理創(chuàng)新工作便是空中樓閣，便是水中月、鏡中花，難以有效落到實處[1]。檔案管理工作創(chuàng)新必須要建立在扎實有效的基礎工作上，包括檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、保管以及編輯等。因此檔案管理基礎工作與創(chuàng)新之間應該為相輔相成的關(guān)系，檔案管理工作創(chuàng)新是基礎工作的靈魂，更好推動檔案管理基礎工作的開展;檔案管理基礎工作為創(chuàng)新的重要基礎，為創(chuàng)新工作的開展提供有效支撐。

所以，本文所探討的民航企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新即是建立在扎實的檔案管理基礎工作之上。如果民航企業(yè)檔案管理基礎工作尚不扎實，筆者認為首先應該采取有效措施提升基礎工作質(zhì)量，只有在該基礎上探討檔案管理工作的創(chuàng)新才有意義。

3 民航企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新和實踐

3.1 檔案收集管理機制創(chuàng)新

在新時代背景下，民航企業(yè)檔案管理工作應該積極變革傳統(tǒng)的被動的檔案收集模式，應該綜合創(chuàng)新各種檔案收集模式，提升檔案收集工作效率和質(zhì)量。

一是創(chuàng)新檔案填空式收集方式。民航企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營項目通常規(guī)模較大，涉及到多個發(fā)展階段和控制節(jié)點，這就需要對各個發(fā)展階段和控制節(jié)點的檔案進行及時收集歸檔。填空式檔案收集方式主要是指對于應該歸檔但是沒有及時歸檔的檔案應該及時進行跟蹤，及時將各項空白檔案補充完整。對于那些由于缺少必要手續(xù)等多種原因?qū)е挛茨芗皶r辦理完畢的檔案應該向集團公司檔案室進行情況報備，并就具體情況進行詳細說明。采用檔案填空式收集方式有助于及時查缺補漏，針對性開展檔案收集工作，保障檔案管理工作的完整性。

二是創(chuàng)新“1+1”檔案收集工作方式。第一個“1”為集團公司檔案室指定一名檔案管理人員負責收集集團公司關(guān)于某些具體項目的所有檔案材料，并將檔案收集工作納入各子公司督查工作范圍中，第二個“1”為集團公司子公司以及分公司檔案管理人員，具體負責檔案收集中的各項具體問題。通過采用這種“1+1”檔案收集工作方式，有助于在集團公司與分公司和子公司之間形成檔案收集工作的無縫銜接。同時，為了更好促進檔案收集工作的開展，還應該形成檔案管理人員參與項目例會制度，有助于檔案管理人員及時跟蹤了解項目進展，更好把控項目檔案收集進度[2]。

三是構(gòu)建檔案管理VI-SIO組織框架體系圖和檔案管理樹形圖。民航企業(yè)分公司和子公司眾多，并且分散廣泛，這在很大程度上增加了檔案收集難度。采用VI？SIO組織框架體系圖有助于檔案收集工作更加清晰明確。VI？SIO組織框架體系共分為四級，其中一級為各子公司或者分公司，二級為各子公司或者分公司檔案管理工作分管領(lǐng)導，三級為檔案管理工作負責人，四級為檔案管理人員。檔案管理樹形圖是指在VI？SIO組織框架體系圖上面增加了各級人員聯(lián)系方式，可以更好了解檔案管理工作相關(guān)人員情況，提升檔案管理工作質(zhì)量。

3.2 檔案管理方式創(chuàng)新

在新時代背景下，檔案管理方式也應該積極轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新思路，提升質(zhì)量。本文主要從如下兩個方面對民航企業(yè)檔案管理方式創(chuàng)新進行探討。

一是固本培元，真抓實干，持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理機制。為了保障檔案管理體系的系統(tǒng)性科學性，民航企業(yè)可以成為專門的檔案管理工作領(lǐng)導小組，由企業(yè)各個分公司或者子公司領(lǐng)導掛帥，由中層領(lǐng)導擔任組長，由兼職的檔案管理人員作為組員，為企業(yè)檔案管理機制的優(yōu)化完善提供保障。

二是樹標桿、立典型，形成有效的獎懲激勵機制。由集團公司每年對各個子公司或者分公司的檔案管理工作進行檢查評估，對于檔案管理工作高效有序到位的分公司或者子公司進行精神鼓勵和物質(zhì)獎勵，對于檢查評估結(jié)果較差的分公司或者子公司進行通報批評，并令其定期整改。同時對于在檔案管理工作中做出突出貢獻的個人進行表彰，提高檔案管理人員工作的積極性和主動性。

3.3 檔案利用及信息共享創(chuàng)新

一是創(chuàng)新檔案資源共享機制。民航企業(yè)各個子公司、分公司或者各個部門之間應該溝通協(xié)作，將各自的信息進行系統(tǒng)整合，并實現(xiàn)不同單位或部門之間的部分信息資源共享。通過信息資源共享，可以讓不同單位或部門之間實現(xiàn)有無互通、經(jīng)驗互鑒，優(yōu)勢互補，有效提升信息資源的利用率，更好發(fā)揮檔案信息資源在國有企業(yè)發(fā)展中的重要作用。檔案信息資源共享主要包括兩種方式。第一種方式為在集團層面建立檔案信息共享文件夾，各個單位或者部門可以對其他單位和部門進行開放的信息可以基于一定的規(guī)范標準，放在該文件夾中，供其他單位或者部門使用。為了有效防止檔案信息泄露，關(guān)于共享文件夾，可以對不同的用戶設置相應的權(quán)限。通過檔案信息資源共享文件夾方式可以有效加強國有企業(yè)內(nèi)部不同單位以及不同部門之間的聯(lián)系，促使企業(yè)各項工作的順利開展[3]。第二種方式為建立公司檔案內(nèi)網(wǎng)，實現(xiàn)共享檔案信息的在線查詢。對于可以向企業(yè)內(nèi)部其他單位或部門開放的檔案信息，均上傳到公司檔案內(nèi)網(wǎng)中。這樣用戶便可以對各類檔案信息分門別類的搜索查詢。共享檔案信息目錄向企業(yè)內(nèi)部所有員工公開，但是具體內(nèi)容應該基于用戶的級別設置相應的權(quán)限。對于部分秘密檔案或者絕密檔案，則需要通過審批才能夠查閱。

二是創(chuàng)新檔案服務理念。首先應該創(chuàng)新服務意識，民航企業(yè)傳統(tǒng)檔案服務模式主要是基于檔案管理部門對于檔案操作的便利性，確定相應的服務內(nèi)容、服務方式和服務規(guī)范，該過程中沒有充分考慮到用戶對檔案資源利用的實際需求。因此民航企業(yè)檔案管理工作要想提升客戶滿意度，首先應該創(chuàng)新服務理念，將客戶需求和客戶滿意度放在檔案管理工作的首位，比如為了便利用戶對檔案資源的查閱便利性，可以構(gòu)建一站式檔案集中服務模式。其次加強對檔案資源的二次開發(fā)，民航企業(yè)檔案資源豐富，其中蘊含著較高的經(jīng)濟及科技價值。但是這些價值往往隱患在大量的檔案資源信息之后，難以輕易梳理出來。因此檔案管理工作人員應該加強對檔案資源的二次開發(fā)，有效提煉檔案資源中所隱含的信息規(guī)律以及重要價值，更好滿足客戶對于檔案資源利用的需求。

3.4 檔案庫房管理的創(chuàng)新

為了有效提升檔案庫房管理的高效性，可以將無線條碼掃描等技術(shù)應用到日常檔案庫房管理中。每盒檔案均對應唯一的可識別的條碼，這樣在對檔案進行盤點或者查詢時，便可以采用無線條碼掃描器對檔案庫房中的檔案資源進行移動盤點。在對檔案庫房中的檔案資源盤點結(jié)束之后，無線條碼掃描器會自動生成掃描數(shù)據(jù)，將該數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對，便可以自動生成盤盈盤虧明細表，實現(xiàn)對檔案庫房中的檔案資源進行查缺補漏，有效提升檔案庫房管理的自動化和智能化。

4 結(jié)束語

綜上所述，新形勢下民航企業(yè)檔案管理工作呈現(xiàn)出新的特點。為了有效提升民航企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量，民航企業(yè)檔案管理工作人員必須積極轉(zhuǎn)變思維，加強創(chuàng)新，不斷提升民航企業(yè)檔案管理水平，更好發(fā)揮檔案資源在民航企業(yè)發(fā)展中的重要作用。具體內(nèi)容包括四個方面：一是檔案收集管理機制創(chuàng)新，二是檔案管理方式創(chuàng)新，三是檔案利用及信息共享創(chuàng)新，四是檔案庫房管理的創(chuàng)新。

參考文獻：

[1]邵丹丹. 對民航企業(yè)檔案管理工作的幾點認識[J]. 黑龍江檔案，2017（03）：112.

[2]楊佳顏. 信息化建設在中小型國有企業(yè)檔案管理中的作用分析[J]. 中外企業(yè)家，2019（26）：61.

[3]李琳. 大數(shù)據(jù)時代國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理對策研究[J]. 武漢電力職業(yè)技術(shù)學院學報，2019，17（04）：50-52+56.

（中國民用航空華東地區(qū)空中交通管理局 ?上海市 ?200050）