淺談沙特阿美工程項目中的文檔控制管理

中國石油管道局工程有限公司國際事業(yè)部，河北 廊坊

1.引言

中國多數(shù)企業(yè)順應國家“一帶一路”政策潮流，將項目帶到了中東地區(qū)的沙特阿拉伯，阿拉伯國家石油公司簡稱沙特阿美，是中國企業(yè)合作最多的業(yè)主之一，同時也是對項目管理要求最高的業(yè)主之一[1]。沙特阿美公司作為全球最大的石油公司，其對項目管理的標準要求十分嚴格，擁有自己獨特且完備的項目管理體系。由于出現(xiàn)很多中國企業(yè)在沙特阿美的工程中虧損的例子，多數(shù)源于證據(jù)材料缺失，即文檔控制管理的缺位[2]。文檔控制管理是項目管理的重要組成部分，但對于我國的承包企業(yè)來講是一個不太受重視的職能管理領域，大多數(shù)情況下都是由合同管理部門擔當著整個項目文檔控制管理工作。文檔控制管理對于設計–施工–試運總承包而言如同機械裝置中的動力傳輸機構，它承載了項目所有文檔信息，對于后期索賠起到?jīng)Q定性的支持作用，同時文檔控制管理又是項目執(zhí)行過程中的潤滑劑，通過錯綜復雜的文件傳遞管理信息進而支撐起整個項目管理[3]。在執(zhí)行沙特阿美項目過程中，文檔管理系統(tǒng)性不夠、分類不清晰、過程不規(guī)范、收發(fā)不及時等都會引起項目管理成本增加，因此充分認識沙特阿美管理體制下的文檔控制管理模式十分重要[4]。在沙特阿美的工程項目中，文檔控制管理重要性常常被低估，在傳統(tǒng)承包商的項目管理模式下，多數(shù)中方承包商將文檔控制管理作為控制管理部門或者合同管理部門的附屬職能業(yè)務，不能充分發(fā)揮文檔控制的中心作用，為使承包商在沙特阿美管理模式下對項目有更加強有力的管控，文檔控制管理應該被更加重視起來。本文結合沙特阿美某天然氣管道工程總承包的實例，分析我國承包商在文檔控制管理方面的缺位并探討提高方法。

2.文檔控制管理的重要性

文檔控制管理在各項管理工作中要起到獨立平行的作用，項目管理團隊務必將文檔管理用于協(xié)調(diào)各種管理關系，視作管理系統(tǒng)中不可或缺的部分才能真正發(fā)揮它的最大作用[5]。文檔控制管理在沙特阿美的體系中主要體現(xiàn)在三大特性：全面性、及時性、反復性。沙特阿美的項目管理模式較為復雜，業(yè)主多團隊平行管理，有項目管理團隊PMT (Project Management Team)、質量管理團隊PID (Project Inspection Department)咨詢服務團隊CSD (Consulting &Services Department)，供貨商管理團隊VID (Vendor Inspection Department)等部門同時管理，文件源頭多、類型雜。承包商在項目執(zhí)行過程中，不僅要協(xié)調(diào)阿美各個管理部門之間與承包商之間的關系，而且要協(xié)調(diào)承包商內(nèi)部各部門之間以及供貨廠家和分包商之間的關系。文檔控制部門在項目執(zhí)行過程中處于信息管理的中心位置，見圖1，應當加強對文檔生成時的分類，將文檔的用途、產(chǎn)生部門、版次號等做好專門編號處理，對傳遞、檢索、存儲、提取等做出嚴格把控，以防混亂。

Figure 1.The status of document control management圖1.文檔控制管理的地位

3.沙特阿美文檔控制管理標準

3.1.嚴格把控質量和信息化

沙特阿美公司一向執(zhí)行國際一流的質量管理標準，在阿美的管理體系中，對文檔控制管理要求異常嚴格。阿美的QMIS (Quality Management Information System)質量信息管理系統(tǒng)就是高標準的體現(xiàn)，通過QMIS 系統(tǒng)對項目質量就行全面管理和評價。沙特阿美全面利用數(shù)字系統(tǒng)進行一體化線上管理，其中EPM(Enterprise Project Management)系統(tǒng)即企業(yè)項目管理系統(tǒng)，程序文件、信函、傳送單、進度報告等文件必須通過EPM 系統(tǒng)進行上傳，根據(jù)文件類型自動配發(fā)到相應負責部門。沙特阿美對程序文件重視程度很高，承包商在每項工作、施工活動之前必須編制程序文件得到業(yè)主批復，關閉業(yè)主所有的意見才能開始實施相關工作。沙特阿美體系中重視文檔流轉的及時性、有效性、規(guī)范性，一般情況下阿美在工程合同中會對文檔流轉作出時效性限制，有些文件超出時效性便被默許為接收或者無效。阿美要求文檔交接必須由文檔管理人員蓋章和簽字，文件的收發(fā)、傳遞、審批、分類、移交、保管等都要按照合同和業(yè)主管理團隊的要求執(zhí)行。

3.2.規(guī)范文檔執(zhí)行

建立有效規(guī)范的臺賬，臺賬能夠清晰反映文件詳細信息，能夠反映收發(fā)日期、收發(fā)部門、收發(fā)人、文件類型、是否閉合等信息。文檔所有交接環(huán)節(jié)都要建立臺賬，對待批復、批示和閱辦文件都要留有痕跡和跟蹤記錄[6]。加強文件審核，承包商提交給業(yè)主的文件需要在提交前嚴格審查，審核簽字必須有文件準備人、部室負責人、項目經(jīng)理三方批準，文控人員制作傳送單給項目領導審核簽字發(fā)出。提交過程，文件分軟拷貝提交和硬拷貝提交，硬拷貝提交需要一式兩份，業(yè)主在傳送單簽字蓋章后，將復印件存檔，并登記臺賬。

定期復盤檢查臺賬，沙特阿美管理團隊專人負責對項目文檔進行檢查和監(jiān)督，定期查閱項目文檔，核對項目文檔登記臺賬，及時查缺補漏，包括傳送單、圖紙、信函、會議紀要以及程序文件等，保證項目文檔業(yè)主和承包商直接的一致性，避免后期出現(xiàn)由文檔產(chǎn)生的爭議。

3.3.項目記錄書

項目記錄書是沙特阿美的文檔管理特點，與傳統(tǒng)意義上的竣工文件不同的是，沙特阿美對此具有明確的合同要求。項目記錄書錯綜復雜，覆蓋面廣，對于設計–施工–試運總承包商而言，其文件類型在投標階段均已確認，包括圖紙、設備操作說明書、設計計算書、工廠檢驗書、預調(diào)試記錄、設備操作維修手冊、廠家檢驗記錄、施工檢驗記錄、腐蝕管理程序手冊等。項目在執(zhí)行過程中，應該按照沙特阿美的標準對各項施工活動進行文件記錄，項目竣工后，必須作為竣工文件移交業(yè)主，這就保證了竣工資料和施工活動同步化，任何文件遺漏或錯誤的地方均能得到及時補救，確保文件的時效性和準確性。

4.提高中國企業(yè)文檔控制管理

面對沙特阿美這樣管理體系完備的業(yè)主，要想移交一個高質量項目，控制成本并增加利潤，中國工程總承包商在文檔控制管理方面亟需提高和加強，應將其作為各項目的管理重點。

4.1.提高重視程度

我國企業(yè)要想與沙特阿美市場融合接軌，提高項目中的文檔控制管理水平是必經(jīng)之路。企業(yè)應打破常規(guī)管理模式下文檔控制邊緣化的思維，提高文檔控制管理在項目管理中的地位，成立專門機構，加強文檔控制管理的意識[7]。在于沙特阿美打交道的過程中，阿美管理團隊均將重要的事項落實到白紙黑字的文件上面，企業(yè)要在文檔控制管理上下功夫，提高重視程度，加強檢查和審核力度，能夠使得文檔管理在處理糾紛和變更索賠中發(fā)揮重要作用。

4.2.完善管理體系

傳統(tǒng)管理模式下的文檔控制管理體系缺位，有完整文檔控制體系的公司不多，往往是各環(huán)節(jié)或各部門獨自成立體系管理自己的文檔，缺乏統(tǒng)一性，需要加強文檔管理體系，以確保文檔管理過程的高效[8][9][10][11]。建立切實高效的文檔管理制度和體系，設立專門文檔管理機構，制定專門文檔管理制度，設有專門監(jiān)督人員，加強文檔管理培訓。以文檔控制部門作為中心，業(yè)主、分包商和內(nèi)部各部門之間形成網(wǎng)格化管理，以文控部門為引領，實現(xiàn)文檔控制管理的扁平化管理。

4.3.提高信息化水平

沙特阿美工程項目文件生成數(shù)量大、速度快，為保持和沙特阿美的管理模式的相輔相成，提高承包商文檔管理系統(tǒng)的信息化是必不可少的一步。信息化不僅能夠提高文檔傳送效率，且能對文檔隨時檢索和維護，快速檢索到目標文檔，提取目標文檔進行維護或他用。沙特阿美在項目管理上已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化，承包商為了滿足管理要求，需提高文檔控制的信息化程度，保證電子檔案的高效性和完整性，實現(xiàn)從資源分散利用到共享集成利用的階梯性進步。

5.結論

沙特阿美完備的項目文檔管理體系使得項目在執(zhí)行過程中更嚴謹高效，流轉更為通暢。中資企業(yè)在沙特市場占有份額逐年增加，挑戰(zhàn)和考驗也與日俱增，通過分析沙特阿美項目管理體系特點，促使各中國際工程企業(yè)重視項目文檔控制管理，提高文檔控制管理質量及信息化水平，綜合提升企業(yè)在沙特市場的核心競爭力，確保企業(yè)利潤。